Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders van Epe;

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week in beslotenheid op dinsdag en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering met vermelding van de te bespreken onderwerpen.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en aan degene die hem vervangt.

Artikel 4 Besluitvorming

• 1. De leden van het college besluiten in de collegevergadering over de geagendeerde voorstellen.

• 2. De leden van het college adviseren over wijze van agendering, als paraaf of bespreekstuk. De secretaris duidt collegevoorstellen als paraaf, of bespreekvoorstel.

• 3. De leden van het college kunnen voorafgaand aan de vergadering aan de bestuursadviseur aangeven als zij inhoudelijke vragen hebben over een paraafvoorstel. De voorzitter kan bij vaststelling van de agenda dit voorstel dan als bespreekvoorstel op de agenda zetten.

• 4. Collegevoorstellen waarvan de afdoening is gemandateerd aan een lid van het college, is het besluit definitief zodra lid van het college akkoord is.

• 5. Een of meer leden van het college kunnen aangeven om collegevoorstellen of andere aangelegenheden te willen bespreken in de eerstkomende collegevergadering.

• 6. Voor elke vergadering, als regel op de vrijdag, wordt door de secretaris in digitale vorm aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden.

• 7. Op maandag vindt overleg plaats tussen de voorzitter van het college en de secretaris. In dit overleg kan worden besloten of er aanleiding is bespreekstukken in de nazending ter beraadslaging en besluitvorming voor te leggen.

• 8. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het vijfde lid niet mogelijk is, doch waarvan wegens spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen door de leden van het college in de vergadering ter beraadslaging en besluitvorming worden voorgelegd.

Artikel 5 Collegeoverleg (voor raadscommissie en raadsvergadering)

• 1. Voorafgaand aan een raadscommissie en raadsvergadering vindt op die donderdagen een voorbespreking plaats door het college.

• 2. Voor zover er tijdens het collegeoverleg wordt beraadslaagd en besloten zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al wat binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten ambtelijke medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het tweede lid wordt toegepast.

• 2. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 3. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Verslag en besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de openbare besluitenlijst van de vergadering.

• 2. Het verslag is vertrouwelijk.

• 3. Het verslag bevat ten minste:

  • a. de namen van de afwezige leden;

  • b. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

• 4. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6. Aan de hand van het verslag wordt een openbare besluitenlijst opgesteld. Deze wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10 Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Het reglement treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 7 juli 2026.

Het reglement wordt aangehaald als Reglement van orde college gemeente Epe.

Vastgesteld in de vergadering van het college op 7 juli 2026.

Burgemeester en wethouders van Epe,

de burgemeester,

dhr. dr. T.C.M. Horn

de secretaris,

dhr. mr. F.E. Contant