Convenant gegevensuitwisseling Basisregistratie personen tussen de gemeente Staphorst en Woonstichting Vechthorst met betrekking tot adres gerelateerde fraude

De ondergetekenden:

De gemeente Staphorst, gevestigd aan de Binnenweg 26 te Staphorst, vertegenwoordigd door de burgemeester en wethouders, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester de heer J. ten Kate, hierna te noemen: ‘de gemeente’.

en

Woonstichting VechtHorst, gevestigd aan de Raiffeisenstraat 2 te Nieuwleusen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur, hierna te noemen: ‘de woonstichting’.

Hierna te noemen: partijen

Overwegende dat:

• 1. partijen belang hebben bij het correct registreren van (bewoners op) adressen ter voorkoming en bestrijding van iedere vorm van adres gerelateerde fraude en partijen belang hebben bij een eerlijke woonruimteverdeling;

• 2. een gezamenlijke aanpak van het voorkomen en bestrijden van adres gerelateerde fraude effectief is, zoals onder andere blijkt uit het project Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA);

• 3. partijen afspraken over de veilige en rechtmatige uitwisseling van persoonsgegevens wensen vast te leggen in een convenant;

• 4. de uitwisseling van persoonsgegevens moet voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving, waaronder op het gebied van de basisregistratie personen (BRP) en gegevensbescherming;

• 5. de woonstichting "een derde" is in de zin van artikel 1.1 onder u Wet BRP en is aangewezen in het Reglement gegevensverstrekking BRP van de gemeente Staphorst als derde met een gewichtig maatschappelijk belang.

Verklaren de partijen het onderstaande te zijn overeengekomen:

Artikel 1 Begrippen

AVG:	de Algemene verordening gegevensbescherming;
Betrokkene(n):	degene van wie persoonsgegevens wordt/worden verwerkt in het kader van dit convenant;
BRP:	Basisregistratie personen (de gemeentelijke voorziening);
Convenant:	dit convenant;
Woonstichting:	Woonstichting VechtHorst;
Gegevensuitwisseling:	iedere vorm van gegevensuitwisseling tussen de BRP en de bestanden van de Woonstichting;
Gemeente:	gemeente Staphorst;
Persoonsgegevens:	alle informatie die tot een persoon herleidbaar is, zoals gedefinieerd in art. 4 sub 1 AVG;
UAVG:	Uitvoeringswet Algemene Verordening Persoonsgegevens;
Verwerken van persoonsgegevens:	zoals omschreven in art. 4 lid 2 AVG;
Verwerkingsverantwoordelijke:	zoals omschreven in art. 4 Sub 7 AVG;

adresgerelateerde fraude:

• het krijgen of behouden van een voorziening waar betrokkene op grond van de feitelijke woon- of leefsituatie geen recht heeft of had. Signalen van adres gerelateerde fraude kunnen zijn;

• het verkrijgen of behouden van een sociale huurwoning zonder te voldoen aan de geldende regelgeving dan wel contractuele verplichtingen;

• onjuiste opgave van woonadres/briefadres, de inschrijving in de BRP is niet conform de werkelijkheid;

• woonadres misbruiken om een uitkering, huurtoeslag of subsidie te verkrijgen;

• onrechtmatige bewoning, geen bewoning, onderhuur of overbewoning;

• gebruik van woningen in strijd met de bestemming en/of toestemming van de eigenaar/verhuurder en de voorwaarden behorende bij die overeenkomst (in strijd met landelijke en lokale regelgeving);

• gebruik van woningen dat leidt tot (brand)onveilige situaties.

Artikel 2 Doel en grondslag van de gegevensuitwisseling

• 1. De gegevensuitwisseling tussen partijen heeft de volgende doelen:

  • verbeteren van de kwaliteit en de actualiteit van de BRP en de verhuuradministratie van de woonstichting;

  • het voorkomen, signaleren en bestrijden van adresgerelateerde fraude;

  • het bevorderen van een rechtmatige en eerlijk benutting van de woningvoorraad.

• 2. Partijen hebben hiervoor de volgende wettelijke grondslagen:

  • Het college van burgemeester en wethouders is op grond van artikel 1.4 Wet BRP verantwoordelijk voor het juist en actueel bijhouden van de persoonsgegevens in de BRP. In dat kader is het noodzakelijk om signalen van mogelijke onjuistheden in de BRP te kunnen ontvangen en verifiëren, waaronder signalen van adresfraude. De gegevensverstrekking zoals beschreven in dit convenant is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang en de uitoefening van openbaar gezag, als bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder e AVG.

  • De woonstichting is een toegelaten instelling als bedoeld in artikel 19 van de Woningwet en voert taken uit op gebied van woonruimteverdeling (als bedoeld in de  artikelen 42 en 47 van de Woningwet). Om deze taken goed uit te kunnen voeren heeft de woonstichting belang bij een juiste administratie. Zij heeft daarom een gerechtvaardigd belang bij de uitwisseling van gegevens als beschreven in dit convenant (AVG art. 6 lid 1 onder f: ‘gerechtvaardigd belang’).

  • Partijen hebben een wettelijke grondslag voor gegevensuitwisseling in het gerechtvaardigd en maatschappelijk belang, mede overeengekomen in de Prestatieafspraken wonen.

• 3. Noodzakelijkheid en proportionaliteit

  Partijen wisselen uitsluitend persoonsgegevens uit voor zover dit:

  • noodzakelijk is voor de in dit artikel genoemde doelen;

  • proportioneel is in relatie tot het doel;

  • voldoet aan het beginsel van dataminimalisatie.

• Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats op basis van concrete signalen of lopende onderzoeken naar adresgerelateerde fraude.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid

• 1. Partijen bepalen deels gezamenlijk het doel en de middelen van de verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van adres gerelateerde fraude. Voor dat deel worden partijen aangemerkt als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken.

  Partijen leggen in dit convenant op transparante wijze hun verantwoordelijkheden vast, met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de betrokkenen en de verplichtingen om bepaalde informatie over de verwerkingsactiviteiten te verstekken.

• 2. Onverminderd het bepaalde in het voorgaande lid, zijn partijen in het convenant ieder voor zich alleen verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens in de eigen gegevensbestanden en de verstrekking vanuit de eigen gegevensbestanden en gegevensdragers aan elkaar.

• 3. De door partijen ontvangen persoonsgegevens worden alleen verwerkt in de eigen gegevensbestanden van de partijen, conform op de partijen van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

• 4. Partijen zijn zich ervan bewust dat bij het verwerken van persoonsgegevens sprake moet zijn van doelbinding en dat ook de beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit afgewogen moeten worden. Waar kan worden volstaan met geanonimiseerde informatie, gebeurt dat ook.

Artikel 4 Fraudesignalen, meldingen en uitwisseling

• 1. Medewerkers van de woonstichting en de gemeente informeren elkaar over signalen die kunnen duiden op adres gerelateerde fraude en over de adressen waarop zij een onderzoek naar vermeende adres gerelateerde fraude starten.

  Onder signaal wordt verstaan: een op feiten of waarnemingen gebaseerd vermoeden van een onjuiste inschrijving of gebruik van een adres.

• 2. Als het onderzoek loopt, stemmen de medewerkers hun werkwijze op elkaar af. Zij delen hun bevindingen slechts voor zover deze noodzakelijk en relevant zijn voor de betreffende partij(en).

• 3. In geval van een signaal als bedoeld in het eerste lid kan de gemeente een onderzoek naar de vermeende adres gerelateerde fraude starten.

Artikel 5 Verstrekken van gegevens

• 1. Gegevensuitwisseling vindt plaats voor zover dat noodzakelijk is en uitsluitend op basis van een concreet signaal of lopend onderzoek, waarbij er niet meer gegevens worden uitgewisseld dan noodzakelijk.

• 2. De woonstichting verzoekt slechts gemotiveerd om verstrekking of raadpleging van persoonsgegevens die betrekking hebben op huurwoningen van de eigen woonstichting en beperkt zich tot de gegevens opgenomen in bijlage 2, voor zover noodzakelijk voor het doel van het onderzoek.

• 3. Genoemde gegevens worden verstrekt aan de medewerkers genoemd in de bijlage 1 bij dit convenant. Deze bijlage kan in overeenstemming met de leidinggevenden van de, in de vorige zin bedoelde, medewerkers worden gewijzigd.

• 4. Als er sprake is van een onderzoek als bedoeld in artikel 4 derde lid, kunnen de benodigde gegevens beschikbaar worden gesteld aan de functionarissen die op basis van specifieke bevoegdheden namens partijen tegen de vermeende adres gerelateerde fraude op kunnen treden.

Artikel 6 Verplichting woonstichting

• 1. De woonstichting is niet gerechtigd de uitvoering van dit convenant geheel of ten dele uit te besteden aan derden.

• 2. Het is de woonstichting niet toegestaan om de ontvangen persoonsgegevens voor een ander doel verder te verwerken dan genoemd in dit convenant, waaronder mede wordt verstaan het verstrekken van persoonsgegevens aan anderen dan de medewerkers genoemd in de bijlage 1 of derden.

• 3. De woonstichting bewaart en verwerkt de op basis van het convenant verkregen gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn.

• 4. In geval de door Burgerzaken verstrekte gegevens afwijken van de gegevens in de verhuuradministratie van de woonstichting, stelt de woonstichting Burgerzaken hiervan onverwijld in kennis.

• 5. De woonstichting stelt woningzoekenden/huurders op de hoogte, dat zij persoonsgegevens in de BRP van de gemeente controleert en bestandsvergelijkingen uitvoert.

Artikel 7 Verplichting gemeente

• 1. De gemeente verstrekt uitsluitend de voor het doel noodzakelijke en relevante gegevens, zoals het aantal ingeschreven personen op een adres.

• 2. De woonstichting kan persoonsgegevens opvragen voor zover sprake is van een concreet en onderbouwd signaal. De woonstichting geeft aan wie er op het adres woonachtig is en welk adres het betreft. De gemeente zal dit nakijken in de BRP en terugkoppeling geven over de juistheid van de gegevens op het adres.

• 3. Geen gegevensverstrekking vindt plaats over personen, met een ‘indicatie geheimhouding’ op grond van art. 3.21 lid 1 onder b Wet BRP.

• 4. De gemeente bewaart en verwerkt gegevens die de gemeente op basis van dit convenant verkrijgt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn. De bewaartermijn bedraagt maximaal de wettelijke bewaartermijn, zoals vastgelegd in de selectielijst van de VNG.

• 5. Het is de gemeente niet toegestaan om de van de woonstichting ontvangen persoonsgegevens voor een ander doel verder te verwerken dan een van de doelen genoemd in artikel 2 van dit convenant.

Artikel 8 Privacybescherming en geheimhoudingsplicht

• 1. Gegevens worden door de woonstichting niet overgedragen of ter beschikking gesteld aan anderen dan partijen en zijn niet te raadplegen door externen tenzij:

  • a. de woonstichting krachtens de wet daartoe verplicht is of

  • b. de woonstichting toestemming heeft van de betrokkene of

  • c. er sprake is van een gerechtelijke procedure, indien door de woonstichting is geconstateerd dat er sprake is van adres gerelateerde fraude.

• 2. Partijen nemen geheimhouding in acht voor zover het informatie betreft die als vertrouwelijk is aan te merken of waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kan worden vermoed.

• 3. Naast de geheimhouding bedoeld in het tweede lid, blijft onverminderd de geheimhouding op grond van de AVG van toepassing.

• 4. Na beëindiging van dit convenant blijft de geheimhoudingsplicht overeenkomstig dit artikel van kracht.

Artikel 9 Beveiliging

• 1. Partijen dragen zorg voor de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de persoonsgegevens. Hiertoe treffen partijen afdoende technische en organisatorische maatregelen ten behoeve van de beveiliging van de persoonsgegevens en de verwerkingen daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Als onderdeel van de op partijen rustende verplichtingen ter zake van de beveiliging van de persoonsgegevens zal iedere partij procedures in stand houden die erop gericht zijn om beveiligingsincidenten en datalekken redelijkerwijs te detecteren en daarop actie te ondernemen, daaronder begrepen maatregelen tot herstel.

• 2. Partijen zijn zich bewust dat ondanks alle afspraken incidenten kunnen optreden. Ieder incident aangaande een (mogelijk) inbreuk op de beveiliging van gegevens wordt terstond aan de andere partijen gemeld, indien de mogelijke inbreuk voldoet aan de interne criteria van de partij. De melding van de ene partij aan de andere gebeurt via beveiligde e-mail en bevat een korte beschrijving – geanonimiseerd – van het soort incident en de eventueel getroffen mitigerende maatregelen.

• 3. Als er sprake is van een datalek dat betrekking heeft op het deel waarvoor partijen gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk zijn, draagt de gemeente zorg voor de afhandeling hiervan en de vervulling van de verplichtingen uit hoofde van art. 33 en 34 AVG.

• 4. Als er sprake is van een datalek dat betrekking heeft op het deel waarvoor partijen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk zijn, is de partij bij wie het datalek is geconstateerd verantwoordelijk voor de afhandeling hiervan.

• 5. Als gezien de aard van het datalek melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens wettelijk verplicht is, stemmen partijen de melding en woordvoering met elkaar af. Partijen zullen op dat moment een nader onderzoek (laten) uitvoeren voor zover dit hun eigen gegevensverwerking betreft waarvoor zij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Artikel 41 lid 1 sub d UAVG en art. 23 lid 1 j 27 lid 1 onder a Wpg bieden de mogelijkheid om de betrokkene, als er sprake is van een opsporingsbelang, niet of op een later moment te informeren.

Artikel 10 Rechten van betrokkene

• 1. Betrokkene kan bij partijen een verzoek indienen om:

  • a) Inzage in de persoonsgegevens die over hem of haar worden verwerkt;

  • b) Rectificatie of wissen van gegevens, tenzij er sprake is van de uitvoering van een taak in het algemeen belang zoals bedoeld in art. 17 lid 3 sub b AVG van hem of haar betreffende persoonsgegevens; dan wel

  • c) Beperking van de verwerking.

• 2. Bij een verzoek zoals bedoeld onder artikel 10.1 van dit convenant, is de AVG van toepassing.

• 3. De burgemeester draagt zorg voor de afhandeling van een verzoek zoals bedoeld onder artikel 10.1 van dit convenant, voor zover het verzoek betrekking heeft op het deel waarvoor partijen gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk zijn. Partijen zijn elk verantwoordelijk voor de afhandeling van een verzoek dat betrekking heeft op de verwerkingen die vallen onder hun eigen verwerkingsverantwoordelijkheid.

• 4. Ten aanzien van partijen die persoonsgegevens verwerken op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG kan betrokkene bij die partijen die op grond van die betreffende grondslag gegevens verwerken, te allen tijde bezwaar daartegen aantekenen in verband met zijn bijzondere omstandigheden.

• 5. Partijen die vallen onder het regime van de AVG hebben het recht om een verzoek geheel of gedeeltelijk af te wijzen op grond van de criteria zoals genoemd in artikel 41 UAVG.

• 6. Partijen stemmen eerst onderling af alvorens betrokkene wordt beantwoord conform de op de partijen van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de daarin geldende termijnen.

Artikel 11 Aansprakelijkheid

De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen conform artikelen 5 tot en met 8 van dit convenant is tegenover de andere partij aansprakelijk voor vergoeding van de door de andere partij geleden c.q. te lijden schade.

Artikel 12 Looptijd

• 1. Dit convenant wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en wordt na het verstrijken van deze termijn met stilzwijgen van de partijen automatisch verlengd met telkens 1 jaar.

• 2. Dit convenant is niet afdwingbaar; partijen kunnen om wat voor reden dit convenant ontbinden door middel van een aangetekend schrijven van een van de partijen.

Artikel 13 Slotbepalingen

• 1. In geval van beëindiging van dit convenant, om welke reden dan ook, zullen partijen de verstrekking van de gegevens beëindigen. De beëindiging van dit convenant heeft geen gevolgen voor de rechten van partijen op verwerking van gegevens die partijen eerder krachtens dit convenant hebben verkregen.

• 2. Dit convenant treedt in werking op de dag na de datum van wederzijdse ondertekening.

• 3. Dit convenant kan worden aangehaald als ‘Convenant gegevensuitwisseling BRP Staphorst en Woonstichting VechtHorst m.b.t. adres gerelateerde fraude’.

• 4. De bijlages bij dit convenant kunnen aangepast worden, zonder dat het convenant opnieuw overeengekomen hoeft te worden.

Artikel 14 Toepasselijk recht

Op dit convenant is Nederlands recht van toepassing.

Ondertekening

Aldus overeengekomen en ondertekend op 14 juli 2026,

De gemeente Staphorst,

Woonstichting Vechthorst,

Toelichting

Een verbetering van de samenwerking en het uitwisselen van gegevens tussen partijen is noodzakelijk om woonfraude tegen te kunnen gaan. Woonfraude kent namelijk vele facetten en kan grote gevolgen hebben op verschillende terreinen. Dit vraagt om een integrale aanpak.

De optimalisatie van de kwaliteit van de BRP is van groot belang voor een goed functionerende overheid. Zo zijn vanaf 2014 overheidsinstellingen verplicht om gebruik te maken van gegevens uit de basisregistratie personen (BRP). Hierdoor is het belang van juistheid van gegevens van inschrijving in de BRP toegenomen. Anderzijds kan het voor inwoners van belang zijn zich niet in te schrijven op het adres waar men feitelijk woont.

De redenen hiervoor lopen uiteen van onterecht aanspraak willen maken op sociale voorzieningen of juist niet gekort willen worden, wonen op een adres waar dat niet mag volgens de verordening of verhuurder, tot het ontlopen van schuldeisers.

Een andere vorm van woonfraude is onrechtmatige bewoning, zoals het huisvesten van buitenlandse (illegale) migranten, het niet bewonen van de woning of het onrechtmatig onderverhuren van woningen. Ook kan een woning onrechtmatig gebruikt worden. Wonen is dan niet de hoofdactiviteit, maar de woning wordt bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk gebruikt voor andere doeleinden, zoals prostitutie, drugsverkoop of het onderbrengen van een hennepkwekerij. Dit heeft negatieve gevolgen, zowel voor de eerlijke verdeling van sociale huurwoningen als voor de leefbaarheid in een wijk. Een wijk 'leeft' als buurtbewoners elkaar kennen, er wederzijdse hulprelaties kunnen bestaan en gezamenlijke activiteiten worden georganiseerd. Dat maakt het prettig om in een wijk te wonen of te werken. Illegale onderverhuur- en/of misbruik van panden, (administratieve) leegstand en overbewoning komt de leefbaarheid in wijken over het algemeen niet te goede. Deze vormen van woonfraude kunnen overlast en (brand)onveilige situaties veroorzaken.

Door signalen te delen kunnen in een vroeg stadium misstanden worden aangepakt. Ook kan dit leiden tot het eerder in beeld krijgen van schrijnende gevallen, waardoor wordt voorkomen dat sociaal zwakkeren tussen wal en schip belanden.

Bijlage 1

Bijlage bij artikel 5 derde lid:

Namen en e-mailadressen van de personen van de organisaties die informatie mogen opvragen en die het mogen ontvangen.

Bijlage 2

Naam verwerking, doeleinden categorieën van betrokkenen, soort persoonsgegevens

Naam verwerking	Verwerkings doeleinden	Categorieën van betrokkenen	Soort persoonsgegevens
Uitwisselen persoons- gegevens van de gemeente aan de woonstichting	Voorkomen en bestrijden van adres gerelateerde fraude	Woningzoekende, huurder van de woonstichting, inwoner van de gemeente	Uit de BRP: Algemene gegevens over naam; Het geslacht; Naamgebruik (achternaam van de (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner; Het huidige adres; De functie van het adres (woon- of briefadres); De geboortedatum; De datum overlijden; Aantal personen op het adres. Bij afwijking hiervan stemmen partijen nader af; De datum waarop betrokkene op het adres is ingeschreven
Uitwisselen persoons- gegevens van de woonstichting aan de gemeente	Voorkomen en bestrijden van adres gerelateerde fraude en eerlijk benutten van de woning- voorraad	Woningzoekende, huurder van de woonstichting, inwoner van gemeente	Uit de huurdersadministratie en administratie woningzoekenden: Algemene gegevens over de naam; Het geslacht; Naamgebruik (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner; Het adres dat huurder heeft verlaten; Het huidige adres; De geboortedatum; De datum waarop betrokkene het adres heeft verlaten.