Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Ridderkerk

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit het volgende reglement vast te stellen:

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Ridderkerk

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Ridderkerk of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• bestuurssecretaris: de functionaris die de gemeentesecretaris ondersteunt en adviseert bij de voorbereiding van de collegevergaderingen en samen met de gemeentesecretaris zorgt voor de afwikkeling hiervan.

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Ridderkerk of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2 Constituerend beraad

• 1. In de eerste vergadering van het college, volgend op de eerste vergadering van de gemeenteraad waarin de wethouders worden benoemd, worden vastgesteld:

  • a. de portefeuilleverdeling en een korte beschrijving van de portefeuilles van de burgemeester en de wethouders;

  • b. de volgorde van plaatsvervanging van de burgemeester en de wethouders.

• 2. De gemeentesecretaris adviseert en de bestuurssecretaris maakt van deze vergadering een besluitenlijst.

• 3. Het bepaalde in het eerste lid is eveneens van toepassing op de eerste collegevergadering nadat één of meer nieuwe collegeleden in functie zijn getreden of met langdurig verlof gaan.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 09:30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis in de B&W-kamer.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats (fysiek/digitaal) te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

• 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 24 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

Bij verhindering of ontstentenis van:

• a. de voorzitter, informeert hij/zij diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• b. een ander lid van het college, informeert hij/zij de voorzitter en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

• c. de gemeentesecretaris, informeert hij/zij diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over;

• d. de bestuurssecretaris, informeert hij/zij diens vervanger en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt samen met de bestuurssecretaris voor de juiste voorbereiding van de agendapunten.

• 3. De bestuurssecretaris maakt aparte besluitenlijsten van de openbare en van de niet-openbare agendapunten van de vergadering.

• 4. De gemeentesecretaris en de bestuurssecretaris zorgen voor een terugkoppeling van de behandelde onderwerpen aan de ambtelijke organisatie.

• 5. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op maandag 09.00u in de week voorafgaand aan die vergadering zijn aangeleverd bij de gemeentesecretaris en de bestuurssecretaris. Zij beoordelen de voorstellen en schakelen indien nodig met de voorzitter of de portefeuillehouder.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten ambtelijk zijn afgestemd en goedgekeurd door het verantwoordelijke lid (portefeuillehouder) van het college. Deze laatstgenoemde agendeert het voorstel voor de vergadering.

Artikel 9. Agenda

• 1. Voor elke vergadering stellen de gemeentesecretaris en bestuurssecretaris een voorlopige agenda op en sturen deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

• 2. De vergaderstukken zijn voor de leden van het college digitaal beschikbaar.

• 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, sturen de gemeentesecretaris en de bestuurssecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

• 4. De bestuurssecretaris maakt de agenda uiterlijk bij aanvang van de betreffende vergadering openbaar.

• 5. Indien een collegelid dit noodzakelijk acht, kan een agendapunt op de niet-openbare agenda worden geplaatst.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt een herstemming plaats. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

• 6. Indien er sprake is van belangenverstrengeling onthoudt een lid van het college zich van stemming. Hier wordt een aantekening van gemaakt bij het besluit.

• 7. Een lid van het college kan een aantekening van zijn opvattingen over het genomen besluit laten opnemen in de besluitenlijst.

• 8. Een lid van het college kan bij toepassing van het tweede lid van dit artikel aangeven, dat hij zijn opvattingen over het genomen besluit openbaar kenbaar zal maken.

Artikel 11. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Mandaat tijdens afwezigheid quorum

• 1. Indien vanwege de afwezigheid van meerdere leden niet ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig kan zijn, mandateert het college vooraf één van de leden voor het nemen van besluiten die geen uitstel kunnen lijden.

• 2. Het lid dat conform het eerste lid is gemandateerd maakt slechts na afstemming met de overige aanwezige leden gebruik van dit mandaat en informeert de afwezige leden hierover.

• 3. De overeenkomstig dit artikel genomen besluiten worden opgenomen in de eerstvolgende besluitenlijst van het college van de vergadering waarin het quorum aanwezig is.

Artikel 13. Besluitenlijsten

• 1. De gemeentesecretaris en de bestuurssecretaris zorgen voor de openbare en niet-openbare besluitenlijsten van de vergaderingen van het college.

• 2. In de besluitenlijsten staan in ieder geval:

  • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren, de gemeentesecretaris en de bestuurssecretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, vijfde lid, aanwezig was; en

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. De besluitenlijsten worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de openbare besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de gemeenteraad gestuurd.

• 5. Nadat de openbare besluitenlijst aan de gemeenteraad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2022 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Ridderkerk.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 14 juli 2026.

De secretaris

mevr. M. Kitselar

De burgemeester,

dhr. C.A. Oosterwijk

TOELICHTING

Algemeen

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde.

Artikel 2. Constituerend beraad

Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing.

Artikel 4. Extra vergaderingen

Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 9, derde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen.

In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruit ziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college, de gemeentesecretaris of de bestuurssecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college, de gemeentesecretaris of de bestuurssecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid en rol van de bestuurssecretaris en de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college.

Artikel 9. Agenda

In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen.

Artikel 10. Stemmingen

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering.

Artikel 11. Parafenbesluit

Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. Vanzelfsprekend moet het besluit tot slot op grond van het reglement of op grond van een vaste praktijk bekend zijn gemaakt.

Artikel 12. Mandaat tijdens afwezigheid quorum

Dit artikel is opgenomen voor vakantieperiodes waarin het quorum van artikel 56 Gemeentewet niet gehaal kan worden. Het kan voorkomen dat er besluiten moeten worden genomen die geen uitstel kunnen lijden, waar artikel 11 geen uitkomst voor biedt. In deze, over het algemeen voorzienbare, gevallen kan het college één van de leden mandaat geven om deze besluiten tijdens de vakantieperiode te nemen. Daartoe is aangegeven dat, om het collegiaal bestuur zoveel mogelijk te benaderen, vooraf afstemming met de aanwezige leden plaatsvindt en de afwezige leden hierover geïnformeerd worden.

Vanuit oogpunt van transparantie worden deze in mandaat genomen besluiten ook op de eerstvolgende besluitenlijst van het college geplaatst.

Bij het gebruik maken van deze bevoegdheid blijven uiteraard de bepalingen van Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Dat betekent bijvoorbeeld dat alleen van het mandaat gebruik kan worden gemaakt wanneer de aard van de bevoegdheid zich niet tegen het mandaat verzet en het niet gaat om het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften.

Artikel 13. Besluitenlijsten

In artikel 13 is vastgelegd wie zorg draagt voor de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college en welke informatie het in elk geval moet bevatten. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden.