Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Het college van burgemeester en wethouders van Roermond;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het volgende reglement.

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Roermond of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Roermond;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Roermond of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2 verdeling van werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college

Artikel 3 Dag en plaats van de vergadering

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9:30 uur en de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4 Extra vergadering

• 1. Een extra vergadering vindt plaats indien de voorzitter dit nodig acht of als een van de leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5 Opnieuw belegde vergadering

• 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 4 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 2 uur voor de vergadering aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6 Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 Voorbereiding vergadering

Artikel 8 Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op donderdag voor 12:00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

• 2. Een voorstel of ander stuk, dat niet op donderdag voor 12:00 uur is aangeleverd, wordt enkel op de agenda geplaatst nadat een lid van het college zich tot de voorzitter heeft gewend waarbij de reden waarom het agendapunt, ondanks de te late indiening, voor de eerstvolgende vergadering moet worden geagendeerd, wordt aangegeven.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

• 4. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

• 5. De voorstellen en andere stukken die voor een vergadering zijn geagendeerd worden op donderdag om 17:00 uur naar de leden van het college verzonden.

• 6. Leden van het college kunnen tot maandag 09:00 uur aan de ambtelijke organisatie technische vragen stellen over de voorstellen en andere stukken.

Artikel 9. Agenda

• 1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op donderdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

• 2. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college in het daarvoor bestemde zaaks systeem ter inzage.

• 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

• 4. De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Verslag

• 1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

• 2. In het verslag staan in ieder geval:

  • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 6, tweede lid, aanwezig was; en

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

• 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

• 2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

• 3. Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld op 13 juli 2022 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag volgend op de vaststelling.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Roermond.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 7 juli 2026.

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris, J. van Putten

de burgemeester, Y.F.W. Hoogtanders

Dit reglement van orde is op 9 juli 2026 aan de gemeenteraad medegedeeld.