Subsidieregeling Evenementen Vlissingen 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen besluit, gelet op artikel 3 van de Algemene subsidieverordening (ASV) Vlissingen 2023,

de Subsidieregeling Evenementen Vlissingen 2026 vast te stellen.

Artikel 1 Definities

• In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. APV Vlissingen 2013: Algemene plaatselijke verordening Vlissingen 2013.

• 2. ASV 2023: Algemene subsidieverordening Vlissingen 2023.

• 3. Begroting: Een begroting is een gedetailleerd overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven. De inkomsten en uitgaven moeten in balans zijn. De begroting is een essentieel document waarin aanvragers specificeren hoeveel subsidie nodig is, waar dit geld aan besteed zal worden, en welke andere inkomstenbronnen en dekking zij hebben.

• 4. Categorie: De drie van elkaar te onderscheiden categorieën van evenementen zoals bedoeld in Evenementenbeleid gemeente Vlissingen 2026 – 2030 - informatie | Lokale wet- en regelgeving. Te weten: identiteitsversterkende evenementen, sterevenementen en overige evenementen.

• 5. College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen.

• 6. Evenement: Het begrip evenement zoals gedefinieerd in artikel 2:16 van de APV Vlissingen 2013.

• 7. Stimulanssubsidie: Subsidie voor nieuwe, commerciële of vernieuwende evenementen binnen de categorie overige evenementen, gericht op de opstartfase, met een maximale looptijd van drie jaar zoals bedoeld in Evenementenbeleid gemeente Vlissingen 2026 – 2030 - informatie | Lokale wet- en regelgeving.

• 8. Projectsubsidie: Subsidie van ten hoogste € 5.000 voor een kleinschalig evenement zoals bedoeld in Evenementenbeleid gemeente Vlissingen 2026 – 2030 - informatie | Lokale wet- en regelgeving.

• 9. Subsidieplafond: het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een wettelijk voorschrift.

• 10. Tendersysteem: alle aanvragen moeten binnen de indieningsperiode ingediend zijn, waarna onderlinge vergelijking van de aanvragen plaatsvindt. De subsidieaanvragen worden gerangschikt aan de hand van de mate waarin ze voldoen aan de criteria in het Beoordelingskader Evenementen Vlissingen 2026.

Artikel 2 Toepasselijkheid ASV 2023

De ASV 2023 is van toepassing, tenzij daarvan in deze subsidieregeling nadrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 3 Doel van de subsidieregeling

Het doel van deze subsidieregeling is het ondersteunen van evenementen en het bevorderen van een evenementenaanbod met kwaliteit, passend bij het Evenementenbeleid gemeente Vlissingen 2026-2030 en bij de Evenementenvisie Vlissingen 2030. Ten behoeve van evenementen vindt geen meerjarige verlening plaats.

Artikel 4 Wie kan deze subsidie aanvragen?

Subsidie kan worden aangevraagd door rechtspersonen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van een evenement in de gemeente Vlissingen.

Artikel 5 Subsidieplafond

• 1. Voor identiteitsversterkende evenementen, sterevenementen en voor overige evenementen gelden verschillende subsidieplafonds.

• 2. Het college stelt jaarlijks voor 15 juli een subsidieplafond per categorie vast voor evenementen in het daaropvolgende jaar.

Artikel 6 Wijze van verdelen

• 1. De verdeling van de subsidie vindt plaats via een tendersysteem, waarbij alle aanvragen worden verzameld, inhoudelijk worden beoordeeld en punten worden toegekend aan de aanvragen op basis van het Beoordelingskader Evenementen Vlissingen 2026.

• 2. Verlening van subsidie vindt plaats in volgorde van de rangorde die opgesteld wordt op grond van het aantal behaalde punten. De hoogst gerangschikte aanvraag komt voor het eerst in aanmerking voor subsidie. Subsidie wordt verleend aan opeenvolgende gerangschikte aanvragen, tot het subsidieplafond per categorie wordt bereikt.

• 3. In afwijking van het tweede lid worden de subsidiebedragen voor identiteitsversterkende evenementen naar rato verdeeld bij overschrijding van het subsidieplafond.

Artikel 7 Aan welke voorwaarden moet de subsidieaanvraag voldoen?

• 1. Subsidieaanvragen boven de € 5.000 kunnen tussen 1 augustus tot en met 1 september en tussen 1 januari tot en met 1 februari worden ingediend.

• 2. Subsidieaanvragen worden ingediend via het online portaal www.vlissingen.nl/subsidies/

• 3. Een subsidieaanvraag bevat ten minste een beschrijving van de activiteiten, begroting, de meest recente statuten, de meest recente jaarrekening, de meest actuele balans en het meest recente uittreksel Kamer van Koophandel.

• 4. Projectsubsidieaanvragen kunnen tot 8 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend.

• 5. Voor stimulanssubsidies geldt een maximale subsidieduur van 3 jaar waarbij de subsidie geleidelijk wordt afgebouwd (jaar 1 maximaal €15.000, jaar 2 maximaal €10.000 en jaar 3 maximaal €5.000).

• 6. Het evenement waarvoor subsidie wordt aangevraagd, vindt plaats in het daaropvolgende kalenderjaar (bij aanvraag tot en met 1 september) of hetzelfde kalenderjaar (bij aanvraag tot en met 1 februari).

• 7. In afwijking van artikel 7 lid 6 kan voor evenementen die plaatsvinden op 1 januari van het jaar volgend op het kalenderjaar waarvoor de aanvraagtermijn geldt, een subsidieaanvraag worden ingediend binnen de in lid 1 genoemde termijnen, indien het college dit in het belang van de openbare orde en veiligheid noodzakelijk acht.

• 8. De gemeente kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor het financiële resultaat van het gesubsidieerde evenement. De subsidieontvanger dient zich ervan bewust te zijn dat in het geval van een negatief resultaat van het evenement, de gemeente hier niet in zal bijdragen.

• 9. Voorwaarde voor subsidieverlening is dat, indien van toepassing, de verantwoording van de meest recente afgeronde editie is ontvangen.

• 10. Subsidie wordt alleen verleend ter dekking van kosten van een evenement dat zonder gemeentelijke subsidie niet kostendekkend kan zijn.

• 11. De subsidie heeft uitsluitend betrekking op de kosten die naar het oordeel van het college noodzakelijk en redelijk zijn voor de uitvoering van het evenement.

• 12. De begroting voldoet ten minste aan de volgende punten:

• A. De organisatie dient ten minste 60 procent zelf bij te dragen in de inkomsten van het evenement, bijvoorbeeld door inkomsten uit verkoop van consumpties, entree, sponsoring, fondsen etc.

• B. Kosten zijn in overeenstemming met de reguliere commerciële tarieven.

• C. Kosten staan in overeenstemming met het beoogde aantal bezoekers.

• D. In de begroting worden kosten en inkomsten uitgesplitst benoemd.

• E. Kosten vanaf € 5.000 worden onderbouwd met een offerte. Als een offerte niet toegevoegd kan worden, wordt er een document met onderbouwing van de marktwaarde toegevoegd.

• F. Inkomsten vanaf € 5.000 worden onderbouwd met bewijsvoering.

• G. De organisatie meldt bij de aanvraag of ook bij andere overheden subsidie is gevraagd voor hetzelfde evenement en onderbouwt dit met bewijsvoering.

• H. Ruilhandel zoals in natura-barters en in-kind bijdragen mogen slechts als inkomsten in de begroting worden opgenomen in het geval een overeenkomst met onderbouwing van het in de begroting opgenomen bedrag en de marktwaarde is toegevoegd.

• I. In de begroting worden de posten inclusief btw benoemd. Als uw organisatie btw-plichtig is worden de posten exclusief btw benoemd.

• J. De te verlenen subsidies worden niet belast met btw. De gemeente draagt geen btw af over de subsidie waardoor de btw ook niet verrekend kan worden met de Belastingdienst.

• K. Onvoorziene kosten komen niet voor subsidie in aanmerking.

• L. Kosten in verband met reis- en verblijf, afschrijving, accountantsverklaring, juridische bijstand, oprichting website, de aanschaf van duurzame gebruiksgoederen, de reguliere exploitatiekosten van een organisatie en kosten die gemaakt zijn voorafgaand aan het indienen van de subsidieaanvraag komen niet voor subsidie in aanmerking.

• M. In afwijking van lid l kunnen aanvragen waarvoor een accountantsverklaring verplicht is gesteld een maximaal bedrag van € 2.000 opnemen in de begroting ten behoeve van de accountantsverklaring.

Artikel 8 Inhoudelijke criteria waaraan de aanvragen worden getoetst

De aanvraag wordt getoetst aan de hand van de criteria die in het ‘Beoordelingskader Evenementen Vlissingen 2026’ zijn opgenomen. Een inhoudelijke beoordeling vindt alleen plaats indien aan alle voorwaarden voor de subsidieaanvraag (artikel 7) is voldaan.

Artikel 9 Weigeringsgronden

Subsidieverlening kan naast de in de artikelen 4:25 en 4:35 Awb en artikel 10 van de ASV 2023 geregelde gevallen ook (deels) geweigerd worden indien:

• 1. De aanvraag niet voldoet aan de gestelde voorwaarden in artikel 7.

• 2. Het aangevraagde subsidiebedrag of een gedeelte daarvan niet of onvoldoende in relatie staat tot de beoogde doelstellingen van het evenement.

• 3. De kosten van de activiteiten in de aanvraag niet in verhouding staan tot het beoogde aantal bezoekers van het evenement.

• 4. De kosten of opbrengsten van het evenement niet overeenkomstig de reguliere commerciële tarieven zijn.

• 5. Uit de begroting blijkt dat het aangevraagde subsidiebedrag hoger is dan hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van de activiteiten.

• 6. Indien toekenning ertoe zou leiden dat de evenwichtige en rechtvaardige verdeling van de beschikbare middelen in het geding komt.

• 7. Noodzakelijkheid van subsidie is gebaseerd op onrealistische bezoekersaantallen.

• 8. Er voor grotendeels vergelijkbare evenementen subsidie is aangevraagd. In dat geval krijgt de aanvraag voorrang die in het Beoordelingskader Evenementen Vlissingen 2026 de hoogste score heeft.

• 9. De aanvraag op het onderdeel ‘Bijdrage aan Evenementenvisie 2030’ in het Beoordelingskader Evenementen Vlissingen 2026 minder dan 10 punten behaalt.

• 10. Het evenement lager dan de benodigde 50 punten scoort in het Beoordelingskader Evenementen Vlissingen 2026.

• 11. Bij andere overheden aangevraagde financiële bijdragen niet daadwerkelijk ter beschikking worden gesteld en daardoor de begroting niet meer sluitend is.

• 12. Een evenement in het verleden plaats heeft gevonden zonder subsidie vanuit de gemeente Vlissingen.

• 13. Er voor de editie van het evenement al een evenementensubsidie is toegekend.

• 14. Het evenement niet toegankelijk is voor mensen met een beperking.

Artikel 11 Verantwoording

• 1. Uiterlijk 12 weken na afloop van het evenement wordt een complete aanvraag tot vaststelling van de subsidie ingediend via de website/portaal.

• 2. Een inhoudelijk verslag met daarin de beschrijving van de activiteiten en een beantwoording van alle prestatie-eisen maken onderdeel uit van de verantwoording.

• 3. Een financieel verslag met daarin een overzicht van alle kosten en opbrengsten en een toelichting daarop, maken onderdeel uit van de verantwoording.

• 4. Bij verleende subsidies vanaf €50.000 maakt een accountantsverklaring onderdeel uit van de verantwoording.

• 5. Ten behoeve van de verantwoording van de subsidie kunnen onder andere facturen en betaalbewijzen opgevraagd worden zolang deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.

Artikel 12 Hoe verloopt de subsidieprocedure?

Subsidieaanvragen kunnen vanaf 1 augustus tot en met 1 september en tussen 1 januari tot en met 1 februari worden ingediend.

Projectsubsidies kunnen tot en met 1 september en tot en met 1 februari worden aangevraagd en meegewogen worden in de tender. Aanvullend kan het ook tot 8 weken voorafgaand aan het evenement, mits het subsidieplafond nog niet is bereikt.

De subsidieaanvraag wordt na indiening getoetst op ontvankelijkheid (artikel 7). Indien de aanvraag ontvankelijk is, wordt deze getoetst aan het Beoordelingskader Evenementen Vlissingen 2026 en gerangschikt in het tendersysteem.

Indien u een ontvankelijke aanvraag heeft ingediend ontvangt u uiterlijk 12 weken na de uiterste indieningsdatum een besluit op uw aanvraag, tenzij het besluit verdaagd wordt.

Subsidieverlening tot € 20.000 wordt 100% bevoorschot. Bij subsidieverlening boven € 20.000 wordt een voorschot van 80% uitbetaald.

Uiterlijk 12 weken na afloop van het evenement wordt een complete aanvraag tot vaststelling van de subsidie ingediend. De subsidie wordt vastgesteld op grond van de ingediende verantwoording.

Artikel 13 Hardheidsclausule

Het college kan een of meer bepalingen van deze subsidieregeling in individuele gevallen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover de toepassing van die bepalingen voor de subsidieaanvrager gevolgen zou hebben die onevenredig zijn in verhouding tot de met de betrokken bepaling te dienen doelen.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1. Deze subsidieregeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

• 2. De Subsidieregel Evenementen 2024 wordt ingetrokken.

• 3. Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling Evenementen Vlissingen 2026.

Vlissingen, juli 2026

Burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen,

de secretaris,

drs. R.D.A. Wiskerke

de burgemeester,

drs. A.R.B. van den Tillaar

Ondertekening