Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Heerlen (2026)

Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van het college Heerlen;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet.

BESLUIT

Vast te stellen:

Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Heerlen (2026).

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Hierbij worden in ieder geval besluiten genomen over:

  • a. de verdeling van de portefeuilles onder de collegeleden;

  • b. de omschrijving van de portefeuilles;

  • c. de volgorde van de waarneming van de burgemeester;

  • d. de onderlinge vervanging van de wethouders;

  • e. de benoeming inzake vertegenwoordiging verbonden partijen.

• 3. Bij langdurige verhindering van één van de wethouders kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking van wat is afgesproken volgens artikel 1 lid 2 onder a door één of meer van de overige wethouders worden verricht op de wijze zoals burgemeester en wethouders bepalen.

• 4. Zo nodig kunnen in afwijking van de verdeling van de werkzaamheden krachtens artikel 1 lid 2 onder a burgemeester en wethouders de voorbe-reiding van bepaalde zaken opdragen aan één of meer door hen aan te wijzen collegeleden.

Artikel 2 De vergadering

• 1. Het college vergadert iedere dinsdag, voor zover deze dag geen erkende feestdag is.

• 2. De burgemeester roept de vergadering bijeen onder toezending van de conceptagenda.

• 3. Incidentele vergaderingen worden gehouden zo dikwijls als de burgemees-ter dit nodig acht. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de burgemeester deze bijeen te roepen.

• 4. De burgemeester kan besluiten dat een vergadering geen doorgang vindt.

• 5. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De bepalingen van dit reglement zijn eveneens van toepassing op een openbare vergadering.

• 6. De vergadering kan fysiek, digitaal of hybride plaatsvinden.

Artikel 3 Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan de locosecretaris.

Artikel 4 Agenda

• 1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een (concept)agenda samen, die aan de collegeleden ter beschikking wordt gesteld op de aan de vergadering voorafgaande vrijdag.

• 2. De agendastukken voldoen aan de kwaliteitseisen (o.a. integraliteit, volledigheid en beleidsconsistentie).

• 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 2, vierde lid, wordt naar bevind van zaken gehandeld.

• 4. Het college stelt in de vergadering de definitieve agenda vast.

• 5. De agenda is openbaar en wordt geplaatst op de gemeentelijke website. Agendapunten met uitgestelde openbaarheid en waarbij geheimhouding wordt voorgesteld worden daarbij niet vermeld.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

• 1. De secretaris is in de vergadering aanwezig en zorgt voor al hetgeen nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 2. Het college kan een medewerker of een externe deskundige voor een vergadering uitnodigen om zijn mening te geven over een onderwerp of een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.

• 3. De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededelingen doen over hetgeen in het college besproken en besloten is.

Artikel 6 Quorum

• 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten als ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

• 2. Als minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is, belegt de burgemeester een nieuwe vergadering. Het eerste lid is op die vergadering niet van toepassing.

• 3. De leden van het college worden voor de nieuwe vergadering digitaal of op een andere geschikte wijze opgeroepen.

• 4. Het college kan tijdens de nieuwe vergadering alleen over aangelegenhe-den beraadslagen of besluiten die al op de agenda stonden, tenzij alsnog ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is en die ermee instemt dat nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 7 Stemmingen

• 1. Als geen van de leden een stemming over een onderwerp nodig acht of hierom verzoekt, is het voorstel aangenomen.

• 2. Als één van de leden om een stemming verzoekt, dan wordt er mondeling gestemd.

• 3. Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitvorming en verslaglegging

• 1. Van de vergaderingen van het college wordt een besluitenlijst opgesteld.

  De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a. namen van de aanwezige en afwezige leden;

  • b. de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. een formulering van de door het college genomen besluiten;

  • d. een vermelding van de leden die om aantekeningen hebben ver-zocht dat zij niet instemmen met een bepaald besluit.

  • e. een vermelding van de gevallen waarin een lid geen deel heeft genomen aan de beraadslagingen.

• 2. De in de rondvraag ingebrachte (relevante)zaken worden vastgelegd in een verslag (mondelinge mededelingen). Dit is alleen bestemd voor de leden van het college.

• 3. De opdrachten aan de ambtelijke organisatie (die voortkomen uit de vergadering) worden vastgelegd in een actielijst.

• 4. De openbare concept-besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering intern gepubliceerd en toegezonden aan de leden van de raad.

• 5. De besluitenlijsten en het verslag worden in de eerstvolgende vergadering aan het college ter vaststelling voorgelegd. De vastgestelde openbare besluitenlijst wordt extern gepubliceerd.

• 6. De openbaarmaking van de besluiten waarop geheimhouding is opgelegd c.q. de openbaarheid is uitgesteld, blijft achterwege tot het college tot openbaarmaking heeft besloten.

• 7. De openbaarmaking van de besluiten zoals in lid 6 genoemd, wordt te zijner tijd aan het college voorgelegd, tenzij het moment van openbaar-making op voorhand vermeld is bij het besluit tot opleggen van de geheimhoudingsplicht.

Artikel 9 Parafenbesluit

• 1. In spoedeisende gevallen kan het college een besluit nemen buiten de in artikel 2 bedoelde vergadering.

• 2. Een besluit als bedoelt in eerste lid bedoelde komt tot stand als en zodra alle collegeleden akkoord hebben gegeven. Het aantal bij wijze van plaatsvervanging dient minder te zijn dan de helft van het aantal leden waaruit het voltallige college bestaat.

• 3. Als een collegelid niet akkoord is met het voorstel/besluit of heeft aangegeven het voorstel eerst te willen bespreken, wordt het voorstel voor besluitvorming in een vergadering voorgelegd.

• 4. Van een parafenbesluit wordt melding gemaakt op de in artikel 7 bedoelde besluitenlijst met vermelding van de dagtekening van het besluit.

Artikel 10 Besluiten tijdens reces

• 1. In spoedeisende gevallen tijdens een reces is parafenbesluitprocedure van toepassing, conform artikel 9.

• 2. Indien een collegelid niet akkoord is met het voorstel of heeft aangegeven het voorstel eerst te willen bespreken, wordt hiervoor zo spoedig mogelijk een (digitale) vergadering belegd.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement wordt van kracht op de dag, volgend op de dag van publicatie overeenkomstig de Wet elektronische publicaties.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 4 juni 2026,

de burgemeester,

drs. R. Wever

de secretaris a.i.,

drs. R. van Wuijtswinkel

Toelichting op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 – Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

Na benoeming van de wethouders verdeelt het college in de eerste vergadering (constituerend beraad) de portefeuilles en taken. Hoewel individuele leden taken uitvoeren, blijft het college als geheel verantwoordelijk. Ook vervanging bij afwezigheid wordt hier geregeld.

Bij langdurige afwezigheid (zoals ziekte of zwangerschap) kan de standaard vervanging te belastend zijn. In dat geval kan de portefeuille tijdelijk verdeeld worden over meerdere leden. Tijdelijke vervanging van de burgemeester is wettelijk toegestaan, behalve voor het voorzitterschap van de raad. De vervanging van de burgmeester bij langdurige afwezigheid is een aangelegen-heid waar de commissaris van de koning over gaat door het voorzien in een waarnemer voor het ambt.

Bij bijzondere situaties, zoals mogelijke belangenverstrengeling, kan een dossier worden overgedragen aan een andere wethouder om de integriteit te waarborgen.

Artikel 2 – Vergaderingen

Het college houdt reguliere vergaderingen. Daarnaast kunnen extra vergaderingen plaatsvinden op verzoek van een lid, bijvoorbeeld bij urgente onderwerpen. Dit bevordert de samenwerking en betrokkenheid binnen het college.

Artikel 3 – Verhindering

Als een lid verhinderd is, dient het dit door te geven. Het is van belang om voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming wel/niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). Indien het quorum (minimaal aantal aanwezigen) niet wordt gehaald, kan de voorzitter een nieuwe vergadering plannen.

De locosecretaris wordt aangewezen volgens het Organisatiebesluit.

Artikel 4 – Agenda

Formeel is secretaris verantwoordelijk voor het opstellen en verspreiden van de agenda. In de praktijk is deze taak aan de bestuurssecretaris opgedragen.

Het tweede lid waarborgt de kwaliteit van besluitvorming. Adviezen moeten volledig en integraal zijn, met betrokkenheid van relevante disciplines.

Artikel 5 – Ambtelijke ondersteuning en deelname derden

De gemeentesecretaris en bestuurssecretaris ondersteunen de vergadering. De bestuurssecretaris legt besluiten en afspraken vast. Derden kunnen deelnemen. De onschendbaarheid en de geheimhoudingsplicht is voor de aanwezigen onverkort van toepassing.

Artikel 6 – Quorum

Voor een geldige vergadering moet minimaal de helft van de leden aanwezig zijn. Als dit niet lukt, belegt de burgemeester een nieuwe vergadering. Voor die vergadering geldt het quorum niet voor eerder geagendeerde onderwerpen; voor nieuwe onderwerpen blijft het quorum van toepassing.

Artikel 7 – Stemmingen

Stemmen gebeurt zelden. Alleen als een lid dit wenst, wordt er gestemd. Dit gebeurt mondeling, tenzij het om personen gaat en schriftelijke stemming wordt gevraagd.

Artikel 8 – Besluitvorming en verslaglegging

Besluiten, afspraken en opdrachten worden vastgelegd. Voorstellen kunnen worden aangehouden voor latere behandeling. Portefeuillehouders kunnen voorstellen terugnemen.

De secretaris is wettelijk verantwoordelijk voor verslaglegging; in de praktijk doet de bestuurssecretaris dit.

Er zijn drie soorten besluitenlijsten: openbaar, uitgesteld openbaar en geheim. Geheimhouding blijft van kracht tot deze vervalt. Dan worden besluiten alsnog openbaar gemaakt.

Mondelinge mededelingen blijven vertrouwelijk. Actiepunten uit de rondvraag worden opgenomen in de actielijst. Inhoudelijke besluiten worden via formele voorstellen behandeld.

De concept openbare besluitenlijst wordt snel gepubliceerd op intranet en aan de raad verstuurd. Er is een interne versie (met opmerkingen) en een externe versie (zonder opmerkingen).

Artikel 9 – Parafenbesluit

In spoedgevallen kan een besluit buiten de vergadering worden genomen via een parafenbesluit. Alle leden (of hun vervangers) moeten akkoord gaan. Bij bezwaar wordt het voorstel alsnog in een vergadering besproken.

Accordering gebeurt per e-mail. De bestuurssecretaris verwerkt het besluit in het systeem. De datum van het besluit wordt vermeld. De Raad van State heeft bevestigd dat deze werkwijze juridisch is toegestaan.

Artikel 10 – Besluiten tijdens reces

Besluiten tijdens reces volgen dezelfde procedure als bij een parafenbesluit (zie artikel 9).

Artikel 11 – Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting

Aldus besloten tijdens de vergadering van het college van burgemeester en wethouders der gemeente Heerlen van 4 juni 2026.

de burgemeester,

drs. R. Wever

de secretaris a.i.,

drs. R. van Wuijtswinkel