Reglement van orde van het college van B&W van de gemeente Kaag en Braassem 2026

Het college van burgemeester en wethouders,

gelet op artikel 52 Gemeentewet;

besluit

vast te stellen het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem 2026.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem;

• gemeentesecretaris: de functionaris van de gemeente Kaag en Braassem bedoeld in artikel 102 Gemeentewet of de door het college op grond van artikel 106 lid 1 Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Kaag en Braassem;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Kaag en Braassem of de door het college op grond van artikel 77 lid 1 Gemeentewet aangewezen vervanger.

Hoofdstuk 2 Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden en stelt de raad hiervan in kennis.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een van de wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn of haar activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan terstond melding aan de gemeentesecretaris.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergadering

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week in beslotenheid op dinsdagmorgen van 9.00 tot 12.00 uur en voorts zover de voorzitter of een wethouder het nodig acht. De dinsdagmiddag wordt gereserveerd voor collegeactiviteiten, themabesprekingen en werkbezoeken.

• 2. De vergadering vindt in de regel plaats in de b&w-kamer van het gemeentehuis.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 5. Verhindering en ontstentenis en besluitquorum

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de voorzitter en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In de vergadering van het college kan slechts worden besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 3. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering. Op deze vergadering is lid 2 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 4. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor de in lid 3 bedoelde vergadering.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning

• 1. De gemeentesecretaris is aanwezig bij de collegevergadering.

• 2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 3. Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan de besprekingen van het college deelnemen. De gemeentesecretaris nodigt deze ambtenaren uit.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding en vergaderingen

Artikel 7. Agenda

• 1. Voor elke vergadering van het college stelt de gemeentesecretaris een agenda op en deelt deze op de vrijdag vóór de vergadering digitaal met de leden van het college.

• 2. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, deelt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk met de leden van het college.

• 3. De agenda bestaat uit een algemeen gedeelte, hamerstukken, bespreekstukken en een middagsessie.

• 4. Het algemeen gedeelte bestaat in ieder geval uit het vaststellen van de agenda, informatie-uitwisseling, integriteitszaken, lijst van ingekomen stukken en lijst van uitnodigingen.

• 5. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

• 6. De gemeentesecretaris beziet alle collegevoorstellen met onderliggende stukken alvorens deze ter agendering worden opgevoerd, op zaken als volledigheid, politieke gevoeligheid, besluitwaardigheid en representativiteit.

• 7. De gemeentesecretaris maakt bij het opstellen van de agenda een onderscheid tussen openbare, niet-openbare en geheime stukken.

• 8. De collegeleden geven uiterlijk maandag 9.00 uur aan welke agendastukken zij willen bespreken en welke agendastukken kunnen worden afgedaan als hamerstuk. Indien een van de collegeleden een agendapunt wil bespreken, wordt het agendapunt op de agenda geplaatst bij de bespreekstukken. Hamerstukken worden zonder nadere bespreking besloten conform advies. Indien een van de portefeuillehouders het agendapunt bij nader inzien wil bespreken, wordt dit kenbaar gemaakt bij het vaststellen van de agenda.

• 9. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) en urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen 17.00 uur, worden aangemeld bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris beoordeelt in samenspraak met de voorzitter of het onderwerp alsnog op de agenda wordt gezet en informeert de collegeleden over het toegevoegde agendapunt.

Artikel 8. Gang van zaken tijdens collegevergadering

• 1. De burgemeester en wethouders treden als eenheid op en hebben een collegiale verantwoordelijkheid. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de collegeleden met elkaar gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouder in het college verslag gedaan.

• 2. De collegeleden doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

• 3. Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de voorzitter eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats.

• 4. De eerst verantwoordelijke wethouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in het college, besluiten het voorstel terug te nemen.

• 5. De voorzitter is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

• 6. Het college kan:

  • a. Instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet met mandaat aan de portefeuillehouder om wijzigingen door te voeren;

  • b. Het voorstel voor nadere toelichting en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en het voorstel aanhouden;

  • c. Het voorstel van de agenda afvoeren;

  • d. Het voorgestelde besluit afwijzen.

• 7. Het college kan overeenkomen dat de burgemeester, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder namens het college optreedt.

• 8. Als er sprake is van een stemming, nemen de aanwezige portefeuillehouders deel en kunnen:

  • a. Instemmen met het voorstel

  • b. Instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de besluitenlijst wordt vastgelegd;

  • c. Tegen het voorstel stemmen;

  • d. Tegen het voorstel stemmen met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de besluitenlijst wordt vastgelegd;

  • e. Zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben.

• 9. De burgemeester bewaakt de rollen, integriteit, procesgang en kwaliteit van de collegevergaderingen en andere werkzaamheden van het college en de individuele portefeuillehouders en wordt hierbij ondersteund door de gemeentesecretaris.

Artikel 9. Integriteit

• 1. De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.

• 2. Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

• 3. Het onderwerp integriteit is een vast onderdeel van de agenda van het college.

• 4. De leden van het college respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar bespreken.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft gekregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Geheimhouding

• 1. In beginsel worden de collegevoorstellen en bijbehorende documenten openbaar gemaakt. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt wanneer dat vanwege de inhoud van de documenten nodig is.

• 2. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo), omtrent het in een vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

• 3. Geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

• 4. Voor het opleggen en opheffen van de geheimhouding en het in acht nemen van de geheimhouding gelden de bepalingen zoals vastgelegd in de Gemeentewet.

• 5. Voor het verslag en de besluitenlijst over het niet openbare gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 12. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 3. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, worden de agenda en de concept-besluitenlijst op de donderdag volgend op de dinsdag van de collegevergadering openbaar gemaakt voor raad, inwoners en media.

• 4. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. bij het betreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 9, derde lid, aanwezig was en

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 5. De gemeentesecretaris zorgt voor een terugkoppeling vanuit de collegevergadering naar de ambtelijke organisatie. De secretaris deelt de uitkomsten van besluitvorming met de ambtelijke organisatie en neemt contact op met de opsteller als eventuele wijzigingen in het voorstel nodig zijn.

Artikel 13. Besluiten buiten de vergadering

• 1. In uitzonderlijke gevallen, wanneer niet kan worden gewacht op de volgende collegevergadering, kan het college besluiten buiten de vergadering om. Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

• 2. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen

Artikel 14. Uitleg

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na de publicatie en werkt terug tot en met 7 juli 20206 en wordt aangehaald als reglement van orde van het college van Kaag en Braassem 2026. De versie van 23 juni 2022 komt hiermee te vervallen.

Roelofarendsveen, 7 juli 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem,

de gemeentesecretaris,

J.J. Démoed

de burgemeester

A. Heijstee-Bolt