Reglement voor de Adviescommissie Kunst en Cultuur Oost

Reglement voor de Adviescommissie Kunst en Cultuur stadsdeel Oost (hierna commissie)

Dit reglement legt de taken, bevoegdheden, de wijze van benoeming van de leden en de werkwijze vast van de Adviescommissie Kunst en Cultuur stadsdeel Oost

1. Taak

• 1.1 De commissie adviseert als onafhankelijke commissie, op verzoek van het dagelijks bestuur van stadsdeel Oost, over:

  • a) subsidieaanvragen binnen de regeling Gebiedsgebonden kunst- en cultuuractiviteiten;

  • b) onderwerpen op het gebied van kunst en cultuur binnen het stadsdeel.

2. Samenstelling

• 2.1 De commissie bestaat uit vijf leden.

• 2.2 Ieder lid voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • a. heeft ruime (professionele) ervaring met één of meer kunst en/of culturele disciplines;

  • b. heeft binding met stadsdeel Oost;

  • c. heeft noch direct noch indirect een belang bij toekenning van beschikbare subsidies in stadsdeel Oost;

  • d. een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze.

• 2.3 De samenstelling van de commissie streeft naar diversiteit in disciplines, achtergronden, ervaring en persoonlijkheid, zodat de commissie een breed spectrum aan perspectieven kan bieden.

3. Benoeming

• 3.1 De leden van de commissie worden geworven via een open sollicitatieprocedure. Bij sollicitaties voor nieuwe leden neemt een aantal leden, in samenspraak met het stasdsdeel, zitting in de sollicitatiecommissie.

• 3.2 Indien meerdere kandidaten geschikt zijn dan kan het dagelijks bestuur besluiten om een achtervanglijst van maximaal drie leden op te stellen. Deze leden kunnen gevraagd worden om commissieleden tijdelijk en definitief te vervangen. Het dagelijks bestuur benoemt de leden van de achtervanglijst voor een periode van 3 jaar, met de mogelijkheid tot eenmalige verlenging van de termijn met maximaal 2 jaar.

• 3.3 Het dagelijks bestuur benoemt de leden voor een periode van 3 jaar, met de mogelijkheid tot eenmalige verlening van de termijn met maximaal 2 jaar.

• 3.4 Het dagelijks bestuur kan een lid tussentijds ontheffen van zijn/haar benoeming, hetzij op verzoek van het lid, hetzij om zwaarwegende redenen vanuit het dagelijks bestuur.

• 3.5 Het betrokken lid krijgt vooraf de gelegenheid schriftelijk of mondeling zijn of haar zienswijze kenbaar te maken op het besluit tot tussentijdse ontheffing. De uiteindelijke beslissing wordt schriftelijk meegedeeld aan het lid en de commissie.

4. Werkwijze

• 4.1 De gemeente levert organisatorische ondersteuning aan de commissie. Dat bestaat uit het organiseren van vergaderruimte (in het stadsdeelkantoor of op locatie in het stadsdeel), het leveren van informatie benodigd voor het kunnen geven van adviezen en het schriftelijk formuleren van adviezen. Vertegenwoordigers van het stadsdeel zien tijdens de vergaderingen toe op een objectieve advisering.

• 4.2 Indien een commissielid een direct of indirect belang heeft bij een aanvraag (zakelijk, familiair of anderszins), meldt het lid dit direct. Het betreffende lid onthoudt zich van de beraadslaging en besluitvorming over die specifieke aanvraag om volledige objectiviteit en onpartijdigheid te waarborgen.

• 4.3 De gemeente legt de uitkomst van de beoordeling vast in een schriftelijk advies en voorziet ieder advies van een deugdelijke onderbouwing en motivering, op basis van de vergaderingen van de commissie. De commissie geeft op dit schriftelijk advies en de onderbouwing hun akkoord.

• 4.4 De commissie adviseert schriftelijk, eenduidig en consistent, getoetst aan de criteria uit het geldende Uitwerkingsbesluit en de geldende subsidieregeling Kunst en Cultuur.

• 4.5 De beraadslagingen van de commissie zijn niet openbaar. Leden gaan zorgvuldig om met de aan hen toevertrouwde (bedrijfs)gegevens van aanvragers.

• 4.6 Het schriftelijke advies van de commissie is openbaar en wordt als bijlage gevoegd bij de beschikking van het dagelijks bestuur aan de aanvrager. In afwijking van dit artikel kan het dagelijks bestuur besluiten (delen van) het advies niet openbaar te maken indien de belangen zoals genoemd in de Wet open overheid (Woo) – zoals de bescherming van persoonsgegevens of bedrijfs- en fabricagegegevens – zwaarder wegen dan het belang van openbaarheid.

5. Adviesaanvraag Proces

• 5.1 De adviesaanvragen worden door de ambtelijke ondersteuning van het stadsdeel geagendeerd en meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering, waarin over de adviesaanvragen wordt besloten.

• 5.2 Het dagelijks bestuur geeft bij een adviesaanvraag een redelijke termijn aan. Als deze termijn onvoldoende is voor zorgvuldige advisering, kan de commissie gemotiveerd om uitstel verzoeken.

• 5.3 De commissie kan, als een zorgvuldig advies niet binnen de gevraagde termijn gegeven kan worden, het dagelijks bestuur om uitstel vragen.

• 5.4 Als het gevraagde uitstel (zie artikel 5.2 en 5.3) niet wordt verleend, mag de commissie geen advies geven.

• 5.5 De commissie kan besluiten een gevraagd advies niet uit te brengen. Dit besluit wordt binnen twee weken na het ontvangen van de adviesaanvraag schriftelijk aan het dagelijks bestuur medegedeeld met motivering.

• 5.6 Het dagelijks bestuur kan gemotiveerd afwijken van een advies. Indien het dagelijks bestuur besluit het advies niet of gedeeltelijk niet te volgen, wordt de commissie hierover schriftelijk geïnformeerd onder vermelding van de argumenten. In de uiteindelijke beschikking aan de aanvrager wordt de afwijking van het deskundigenadvies deugdelijk gemotiveerd (conform de Algemene wet bestuursrecht).

6. Vergoeding

• 6.1 De leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden per bijgewoonde vergadering (presentiegeld). De vergoeding betreft een bedrag van 210 euro per vergadering. Het dagelijks bestuur kan besluiten om de hoogte van de vergoeding aan te passen.

7. Slotbepalingen

• 7.1 Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de commissie door het dagelijks bestuur gehoord.

• 7.2 In alle gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist het dagelijks bestuur van stadsdeel Oost.

• 7.3 Het reglement treedt in werking op 8 mei 2026.