Paragraaf 1. Begripsbepalingen
Artikel 1 Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
raad: de gemeenteraad van de gemeente Losser;
- b.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Losser;
- c.
algemeen directeur: het hoofd van de ambtelijke organisatie;
- d.
ambtelijke organisatie: het geheel van natuurlijke personen, in dienst van de gemeente Losser, onder de verantwoordelijkheid van het college;
- e.
directie: de algemeen directeur en de adjunct-directeuren;
- f.
concerncontroller: de ambtenaar die is belast met advisering van het college en het management op het gebied van: middelen, financiën, planning en control, rechtmatigheid en doelmatigheid;
- g.
opgave: een breed, door de gemeenteraad vastgesteld, complex, domeinoverstijgend maatschappelijk vraagstuk dat niet door één team of partij kan worden opgelost, maar vraagt om een integrale en samenwerkingsgerichte aanpak;
- h.
programma: een tijdelijke en flexibele managementstructuur die meerdere projecten en gerelateerde initiatieven coördineert om strategische doelen te bereiken en blijvende verandering te realiseren en dat niet past binnen de normale werkwijze van de permanente organisatie van de gemeente Losser;
- i.
project: een tijdelijke werkorganisatie, voor het leveren van een uniek, scherp gedefinieerd resultaat binnen afgesproken tijd, budget en kwaliteitsnormen;
- j.
directeur: lid van de directie;
- k.
teamleider: de ambtenaar die eerstverantwoordelijk is voor en leiding geeft aan de medewerkers van een team;
- l.
opgaveregisseur: opdrachtnemer en verantwoordelijke voor het realiseren van de doelstellingen van de opgave;
- m.
projectleider: de verantwoordelijke voor de aansturing en realisatie van een project;
- n.
programmamanager: de eindverantwoordelijke voor het realiseren van een programma;
- o.
medewerker: de natuurlijke personen die onder verantwoordelijkheid van het college: 1) in dienst zijn van de gemeente Losser, of 2) in het kader van een dienstverleningsovereenkomst Enschede-Losser (in het vervolg dvo) diensten voor de gemeente Losser verrichten of 3) handelen in opdracht van de gemeente;
- p.
Besluit begroting en verantwoording (BBV): het besluit vastgesteld op grond van artikel 186 van de Gemeentewet, waarin regels zijn opgenomen voor gemeenten over de begrotings- en verantwoordingsdocumenten;
- q.
gemeentebegroting: het beleidsdocument van de raad, als bedoeld in artikel 7 van het BBV.
- r.
begrotingsprogramma: een samenhangend geheel van taakvelden, als bedoeld in artikel 8, lid 2 van het BBV;
- s.
taakveld: samenhangend geheel van activiteiten en taken, als bedoeld in artikel 1, onder n, van het BBV;
- t.
kostenplaats: administratieve eenheid, bedoeld om kosten te ordenen en door te berekenen naar een kostendrager;
- u.
budget: middelen die via de gemeentebegroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan taakvelden, voorzieningen en investeringskredieten voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties;
- v.
hoofdbudgethouder: de ambtelijk eindverantwoordelijke voor de realisatie van de inkomsten en uitgaven binnen de budgetten;
- w.
begrotingsprogrammabudgethouder: de algemeen directeur of de directeur, die op grond van de onderlinge verdeling binnen de directie verantwoordelijk is voor de lasten en baten binnen het toegedeelde begrotingsprogramma. De verantwoordelijkheid van de begrotingsprogrammabudgethouder omvat eveneens de aan zijn activiteiten gerelateerde investeringskredieten, reserves, voorzieningen en projecten, tenzij anders geregeld. Het budgethouderschap van de kostenplaatsen wordt door de hoofdbudgethouder afzonderlijk belegd. In de artikelen 5 tot en met 9 van deze regeling wordt onder ‘budgethouder’ eveneens ‘begrotingsprogrammabudgethouder’ verstaan;
- x.
budgethouder: het/de door de hoofdbudgethouder aangewezen directielid dat en/of de teamleider, de opgaveregisseur, de programmamanager of projectleider die verantwoordelijk is voor de lasten en baten binnen een kostenplaats en de door de begrotingsprogrammabudgethouder aangewezen teamleider, de opgaveregisseur, programmamanager of projectleider, die verantwoordelijk is voor de lasten en baten binnen het budget, waarvoor hij als zodanig is aangewezen. De verantwoordelijkheid van de budgethouder omvat eveneens de aan zijn activiteiten gerelateerde investeringskredieten, reserves, voorzieningen en projecten, tenzij anders geregeld;
- y.
TVL-er (‘tekenen voor leverantie’): een medewerker die facturen accordeert op basis van de geleverde prestaties en afgesproken prijzen en voorwaarden;
- z.
technische begrotingswijziging; een door een budgethouder genomen besluit tot wijziging van budget(ten), binnen een programma/kostenplaats, van de door de raad vastgestelde begroting, gedurende het lopende begrotingsjaar.
Artikel 2 Vaststelling (jaar)budget
Door vaststelling van de gemeentebegroting door de raad wordt het college geautoriseerd te beschikken over de budgetten op begrotingsprogrammaniveau. Daarnaast kan door middel van een specifiek raadsbesluit met een begrotingswijziging budget worden toegekend of ingetrokken.
Paragraaf 3. Aanwijzing van hoofdbudgethouder, budgethouders
Artikel 3 Hoofdbudgethouder
De algemeen directeur en de griffier zijn hoofdbudgethouders. De griffier is hoofdbudgethouder voor de budgetten waar de griffie verantwoordelijk voor is. De algemeen directeur legt over de budgetten verantwoording af aan het college. De griffier legt verantwoording af aan de raad.
Artikel 4 Begrotingsprogrammabudgethouders, budgethouders
- 1.
De algemeen directeur wijst, uit hoofde van zijn rol als hoofdbudgethouder, een directeur aan als begrotingsprogrammabudgethouder voor de begrotingsprogramma’s. De algemeen directeur kan ook begrotingsprogrammabudgethouder zijn.
- 2.
Een begrotingsprogrammabudgethouder kan teamleiders en opgaveregisseurs, aanwijzen als budgethouder.
- 3.
De begrotingsprogrammabudgethouder kan bij het aanwijzen van een budgethouder bepaalde condities en beperkingen verbinden aan de uitoefening van het budgethouderschap.
- 4.
Het aanwijzen van een budgethouder ontslaat de begrotingsprogrammabudgethouder niet van de verantwoordingsplicht.
- 5.
De als budgethouder aangewezen opgaveregisseur kan de aan hem toegewezen budgetten toewijzen aan programmamanagers en projectleiders. De aanwijzing ontslaat de opgaveregisseur niet van de verantwoordingsplicht.
Artikel 5 Voorschriften en beperkingen aanwijzing budgethouders
- 1.
Bij de aanwijzing van budgethouders worden de volgende voorschriften en beperkingen in acht genomen:
- a.
budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Dit houdt in dat per budget slechts één budgethouder verantwoordelijk kan zijn;
- b.
als budgethouders kunnen teamleiders, opgaveregisseurs, programmamanagers en projectleiders worden aangewezen.
- c.
voor personele budgetten (salarissen, opleidingsbudgetten, gratificaties, reiskosten et cetera) kunnen de directeuren en de teamleiders worden aangewezen;
- d.
de functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van concerncontroller, financieel adviseur, kassier, medewerker crediteuren- en debiteurenadministratie en de rol van TVL-er.
- 2.
De begrotingsprogrammabudgethouder en de opgaveregisseur die het budgethouderschap overdragen, melden hun besluiten tot aanwijzing van budgethouders schriftelijk aan de verantwoordelijke voor de financiële administratie. Dit gebeurt onder vermelding van de desbetreffende budgetten.
- 3.
Bij de aanwijzing van budgethouders worden afspraken gemaakt over de wijze waarop monitoring en verantwoording gedurende het begrotingsjaar plaatsvindt.
Artikel 6 Vervanging budgethouders
- 1.
Budgethouders worden bij afwezigheid vervangen door degene die conform de Vervangingsregeling de budgethouder vervangt.
- 2.
Indien er niet is voorzien in een vervangingsregeling is er sprake van horizontale functievervanging.
- 3.
Op de aanwijzing van vervangende budgethouders zijn de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in artikel 5 van toepassing.
Artikel 7 Vastlegging budgethouders
De aanwijzing van budgethouders en vervangende budgethouders wordt vastgelegd in de financiële administratie. De verantwoordelijke voor de financiële administratie draagt zorg voor verwerking daarvan.
Artikel 8 TVL-ers
- 1.
Budgethouders wijzen TVL-ers aan.
- 2.
Een budgethouder neemt bij de aanwijzing van een TVL-er de volgende voorschriften in acht:
- a.
medewerkers, zoals omschreven in artikel 1, onder o, leden 1, 2 en 3, kunnen als TVL-er worden aangewezen;
- b.
medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente (zoals genoemd in artikel 1, onder o lid 3) en de te beoordelen prestatie leveren, kunnen niet worden aangewezen als TVL-er voor de desbetreffende dienst en levering.
- 3.
De functie van TVL-er is onverenigbaar met de functie van concerncontroller, kassier, medewerker crediteuren- en debiteurenadministratie en de rol van budgethouder.
Artikel 9 Vervanging TVL-er
- 1.
De TVL-er wordt bij afwezigheid vervangen door de medewerker die hem in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden vervangt.
- 2.
Op de aanwijzing van een vervangende TVL-er zijn de bepalingen uit artikel 8 van toepassing.
- 3.
Bij afwezigheid van zowel de TVL-er als diens plaatsvervanger treedt de naast- hogere functionaris in zijn plaats.
Paragraaf 4. Verantwoordelijkheden
Artikel 10 Hoofdbudgethouder eindverantwoordelijk
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de gemeentebegroting, inclusief de begrotingswijzigingen gedurende het lopende boekjaar.
Artikel 11 Verantwoordelijkheid budgethouders
De directeur, teamleiders en de opgaveregisseurs en de programmamanagers of projectleiders die door de begrotingsprogrammabudgethouder of de opgaveregisseur zijn aangewezen als budgethouder, zijn verantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de gemeentebegroting.
Artikel 12 Handelen conform lokale en andere regelgeving
De budgethouder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:
- a.
het Mandaatbesluit gemeente Losser;
- b.
het Inkoop- en aanbestedingsbeleid;
- c.
de Financiële verordening gemeente Losser.
Artikel 13 Accordering betalingen en prestaties
- 1.
De budgethouder accordeert facturen ten laste van zijn budgetten en is verantwoordelijk voor het vastleggen van een zogenoemd ‘bewijs van levering’.
- 2.
De TVL-er accordeert op gefactureerde en geleverde prestaties ten laste van de budgetten van de budgethouder.
- 3.
De accordering zoals bedoeld in lid 1 en 2 geeft aan dat is vastgesteld dat:
- •
de aangegeven codering juist is;
- •
de gefactureerde werken zijn uitgevoerd;
- •
de goederen en diensten zijn geleverd conform opdracht en afgesproken prijs;
en vervolgens tot betaling kan worden overgegaan.
- 4.
De medewerkers van de financiële administratie stellen de facturen betaalbaar met in achtneming van de betaaltermijnen.
Artikel 14 Opstellen en accorderen betaal- en inningsopdrachten
- 1.
De budgethouder en TVL-er kunnen betaal- en inningsopdrachten opstellen.
- 2.
Voor een betaal- en inningsopdracht wordt het standaardformat, zoals vastgesteld door de verantwoordelijke voor de financiële administratie, gebruikt.
- 3.
De betaal- en inningsopdracht wordt onderbouwd met stukken waaruit het te betalen of te innen bedrag blijkt.
- 4.
De TVL-er accordeert de geleverde prestaties op de betaal- en inningsopdrachten ten laste van de budgetten van de budgethouder.
- 5.
De budgethouder accordeert de betaal- en inningsopdracht. De financiële administratie verwerkt deze.
Paragraaf 5. Bevoegdheden
Artikel 15 Aangaan verplichtingen
- 1.
Verplichtingen worden onderscheiden in ‘verplichtingen betreffende uitgaven’ en ‘verplichtingen betreffende inkomsten’ (rechten).
- 2.
Budgethouders krijgen bij de aanwijzing zoals bedoeld in artikel 4 naast de toekenning van een budget, tevens de bevoegdheid om namens het college, contractuele en financiële verplichtingen aan te gaan:
- a.
tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;
- b.
tot maximaal het saldo van een voorziening waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;
- c.
tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investeringskrediet, waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen. Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen ten laste van het investeringskrediet wordt het college een voorstel met inhoudelijke en financiële invulling van de investering ter vaststelling aangeboden.
- d.
Dit met inachtneming van de bepalingen in het derde lid.
- 3.
Verplichtingen mogen worden aangegaan met inachtneming van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Losser, waarbij het volgende geldt:
- a.
Voor enkelvoudige aankopen en opdrachten mogen budgethouders zelfstandig verplichtingen aangaan tot een bedrag van maximaal € 75.000 (excl. btw), mits passend binnen het vastgestelde inkoopbeleid en de geldende mandaten.
- b.
Voor bedragen tussen € 75.000 en € 214.000 (excl. btw) geldt dat verplichtingen uitsluitend mogen worden aangegaan na toepassing van een meervoudig onderhandse procedure conform het inkoopbeleid en in overleg met de directie.
- c.
Voor bedragen vanaf € 214.000 (excl. btw) worden verplichtingen uitsluitend aangegaan na een (Europees) aanbestedingstraject en formele besluitvorming conform het inkoopbeleid en mandaatbesluit. Afstemming met de wethouder is noodzakelijk
- 4.
Medewerkers onder de directe leiding van een budgethouder zijn conform het bepaalde bij of krachtens (ondermandaat) het mandaatbesluit Losser bevoegd om verplichtingen aan te gaan.
- 5.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget (voor het lopende jaar, maar ook meerjarig) aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.
- 6.
Bij het aangaan van verplichtingen worden de volgende voorschriften in acht genomen:
- a.
verplichtingen worden schriftelijk aangegaan;
- b.
de codering van het budget wordt in de opdrachtbevestiging aan de leverancier opgenomen en door de leverancier op de facturen vermeld;
- c.
de leverancier gaat akkoord met digitale facturatie;
- d.
de inkoopvoorwaarden worden aan de leverancier verstrekt en door hem geaccepteerd;
- e.
het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het mandaatbesluit en het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Artikel 16 Uitzonderingen op bevoegdheid
- 1.
Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
- a.
- b.
posten betreffende stortingen in en onttrekkingen aan reserves;
- c.
posten betreffende stortingen in voorzieningen;
- d.
stelposten en onvoorziene uitgaven;
- e.
posten ten behoeve van administratieve boekingen.
Paragraaf 6. Technische begrotingswijzigingen
Artikel 17 Technische begrotingswijzigingen
- 1.
Begrotingsprogrammabudgethouders kunnen gebruik maken van technische begrotingswijzigingen om dynamisch budgetbeheer binnen de begrotingsprogramma’s mogelijk te maken.
- 2.
De verplaatsing van middelen is alleen mogelijk als:
- a.
het bijdraagt aan de realisatie van de aan het beleidsveld gekoppelde doelstelling;
- b.
deze het begrotingsprogramma niet overstijgt;
- c.
het saldo van de wijziging van de budgetten € 0 is (sprake is van budgettaire neutraliteit);
- d.
de omvang van het begrotingstotaal niet wijzigt;
- e.
het niet één van de volgende middelen betreft:
- 1.
- 2.
stortingen in en onttrekkingen aan reserves;
- 3.
stortingen in voorzieningen;
- 4.
- 5.
- 6.
post onvoorziene uitgaven;
- 7.
ruimte die beschikbaar is gesteld voor investeringen en voorzieningen, tenzij het college daarvoor toestemming heeft gegeven.
- 3.
Het verplaatsen van middelen binnen een begrotingsprogramma, tussen twee of meer budgethouders, is toegestaan. De verplaatsing van middelen gebeurt in overleg met de budgethouders.
- 4.
De financiële administratie verwerkt de technische begrotingswijzigingen en legt deze vast in een register.
Paragraaf 7. Rapportage en verantwoording
Artikel 18 Informatieverstrekking
- 1.
Een budgethouder heeft de mogelijkheid om het financiële systeem te raadplegen om de inzet van de budgetten, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, in te zien.
- 2.
De financiële administratie draagt zorg voor het digitaal ontsluiten van actuele en volledige informatie over de budgetten aan de aangewezen budgethouders.
Artikel 19 Interne verantwoording
- 1.
De budgethouder legt aan zijn direct leidinggevende of opgaveregisseur verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van taken en over afwijkingen in de beleidsuitvoering en/of het budget.
- 2.
De budgethouder informeert de concerncontroller tijdig over de door hem gesignaleerde of verwachte financiële afwijkingen van het toegekende budget.
- 3.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de producten uit de planning- en controlcyclus.
Paragraaf 8. Overige bepalingen
Artikel 20 Onvoorziene omstandigheden
In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 21 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Losser”.
Paragraaf 9. Slotbepalingen
Artikel 22 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking.
/1/png-2/losser.png)
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen