Beleid Hotspotmonitor

1. Inleiding

In de Gemeente Hardenberg wordt de ‘hotspotmonitor’ ingezet om bijzondere, maatschappelijk relevante gebeurtenissen te signaleren, vast te leggen en informatie van bijzondere cultuur historische waarde blijvend te bewaren. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO), als onderdeel van de i-tafel, fungeert als besluitvormend orgaan.

2. Doelstelling

Dit beleid beoogt een systematische, transparante en gedragen aanpak te bieden voor het identificeren, selecteren en opvolgen van hotspots. Deze hotspots vormen input voor het besluiten tot het uitzonderen van vernietigen (en dus blijvend bewaren van relevante informatieobjecten).

3. Definities

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie met hoge maatschappelijke impact, die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en samenleving, en die cultuurhistorisch of bestuurlijk van betekenis is. Hotspots kunnen zowel positief als negatief van aard zijn.

4. Wettelijk en beleidsmatig kader

De hotspotmonitor is verankerd in het Archiefbesluit 1995 (art. 5 lid 1e) en de Selectielijst gemeenten 2017. De VNG-handreiking 'Periodieke Hotspotmonitor' en de lokale toepassing binnen het SIO van Hardenberg vormen de leidende kaders.

5. Criteria voor het benoemen van hotspots

Een hotspot voldoet aan ten minste één van de volgende criteria van toepassing op de Gemeente Hardenberg (dus geen landelijke thema’s):

• 1. Maatschappelijke beroering en/of media-aandacht.

• 2. Principiële tegenstellingen en publiek debat.

• 3. Kritiek of waardering m.b.t. het functioneren van de overheid.

• 4. Politieke impact op het openbaar bestuur.

6. Organisatie en rollen

Het SIO stelt de hotspots vast. De i-tafel draagt samen met DIV zorg voor signalering en voorbereiding. De projectleider DIV (DIB/informatiebeheer) organiseert een jaarlijkse expertbijeenkomst en verzorgt besluitvoorstellen. In de expertbijeenkomst worden voorstellen uit de eigen organisatie besproken en kunnen externe experts voorstellen doen. Zowel interne (juridisch, maatschappelijk domein, communicatie) als externe experts (historici, journalisten) worden betrokken. De experts worden eenmalig benoemd, bij vertrek wordt voor opvolging gezorgd. Na de eerste twee jaar evelueert de groep haar functioneren. De uitkomsten van de bijeenkomst worden voorgelegd aan het SIO (i-tafel).

7. Processtappen

De uitvoering verloopt dan volgens deze stappen:

• Uitnodiging en briefing experts

• Expertbijeenkomst en concept-hotspotlijst

• Voorstel voor besluitvorming SIO

• Vaststelling en publicatie hotspotlijst

• Uitzondering van vernietiging

9. Frequentie en actualisatie

De hotspotmonitor wordt minimaal jaarlijks uitgevoerd en besproken in het SIO. Tussentijdse vaststelling van urgente hotspots is mogelijk.

10. Evaluatie en kwaliteitsborging

Elke twee jaar wordt het beleid en de werking van de hotspotmonitor geëvalueerd in het SIO, op basis van effectiviteit en bruikbaarheid.

11. Bijlagen

• 5. Bijlage A: Procesvoorstel hotspotmonitor

• 6. Bijlage B: Stroomschema besluitvorming

• 7. Bijlage C: Sjabloon hotspotlijst

• 8. Bijlage D: Sjabloon beschrijving hotspotlijst

Bijlage A: Procesvoorstel Hotspotmonitor Gemeente Hardenberg

Status: Concept

Vastgesteld door: Strategisch Informatie Overleg (SIO) – Gemeente Hardenberg

Periode: 2020 – 2025

Interval: Jaarlijks (met tussentijdse signalering mogelijk)

Projectleider: Coördinator Informatiebeheer / DIV

Samenwerking: i-tafel, regionale gemeenten indien van toepassing

Aandachtsgebieden interne experts:

• Sociaal domein

• Juridische zaken

• Communicatie

• Beheer openbare ruimte

• Omgevingsmanager

Aandachtsgebieden externe experts:

• Historici

• Journalisten

• Regionale maatschappelijke organisaties

• Archivarissen

• Oudheidkundige vereniging

Bijlage B: Stroomschema Proces Hotspotmonitor

Bijlage C: Sjabloon Hotspotlijst

Nr.	Omschrijving Hotspot	Beginjaar	Eindjaar	Criteria	Toelichting / Prioritering
1	Verzakkingen kanaal Almelo-De Haandrik	2011	2014	1,2,3	Impact van de gehele situatie is enorm voor de individuele eigenaren en bewoners, maar ook voor de regio.
2	Vestigen van een asielzoekerscentrum aan de Jachthuisweg	2016	2023	1,2	Het vestigen van het asielzoekers centrum, dat plaats biedt aan 700 mensen heeft de nodige impact gehad in de loop der jaren
3	Bestuurlijke samenwerking en ontvlechting tussen Hardenberg en Ommen	2012	2024	1,3,4
4	Corona	2020	2023	1,2,3	De impact van de gehele situatie is enorm voor de samenleving in Hardenberg.

Bijlage D: Sjabloon beschrijving hotspot

Hotspots
Uniek nummer	1
Hotspot	Problematiek met betrekking tot het beter bevaarbaar maken van het kanaal Almelo-De Haandrik voor zwaardere en grotere schepen, waardoor huizen langs het kanaal zijn gaan verzakken. Een kwestie die in eerste instantie de provincie aangaat, maar waar de gemeente nauw bij is betrokken.
Datering	2011 – 2024
Criteria	Maatschappelijke beroering / media-aandacht ☒ Tegenstellingen tussen burgers / emoties ☒ Debat functioneren overheid ☒ Positie politiek verantwoordelijke(n) ☐
Nadere omschrijving	De provincie Overijssel heeft het kanaal in de periode 2011-2016 laten uitbaggeren. Een deel van het kanaal loopt door de gemeente Hardenberg. Het gevolg van het uitbaggeren is geweest dat er aan vele woningen door verzakking schade is aangebracht. Zodanig zelfs dat woningen onbewoonbaar zijn geworden of er zodanig aan toe zijn dat ze zijn gestut en geheel zullen moeten worden hersteld. De provincie is hiervoor aansprakelijk gesteld. De impact van de gehele situatie is enorm voor de individuele eigenaren en bewoners, maar ook voor de regio. De situatie heeft met regelmaat het landelijke nieuws gehaald, maar ook de landelijke politiek.
Rol organisatie	De gemeente speelt een ondersteunende en bemiddelende rol in het geheel voor zover het eigen grondgebied betreft.
Mogelijke andere betrokken openbare lichamen	Provincie Overijssel is als overheid hoofdspeler. Deels vindt het onderwerp in de gemeente Hardenberg plaats.
Uniek nummer	2
Hotspot	Opvang van Oekraïners en het vestigen van een asielzoekerscentrum aan de Jachthuisweg in Hardenberg
Datering	2016 – 2023
Criteria	Maatschappelijke beroering / media-aandacht ☒ Tegenstellingen tussen burgers / emoties ☒ Debat functioneren overheid ☐ Positie politiek verantwoordelijke(n) ☐
Nadere omschrijving	In 2016 openende het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) in samenwerking met de gemeente Hardenberg een asielzoekerscentrum. Na een evaluatie in 2020 is besloten deze periode te verlengen tot 1 maart 2026. Het vestigen van het asielzoekerscentrum, dat plaats biedt aan 700 mensen heeft de nodige impact gehad in de loop der jaren. Er is in de gemeenschap veel overlast ervaren van een kleine groep, vaak zogenaamde veilige landers. Er zijn met het COA in 2020 afspraken gemaakt deze groep in de loop der jaren terug te brengen naar nul en slechts plaats te bieden aan met name gezinnen met minderjarige kinderen, vrouwen en mensen, die vanwege oorlog, hun religie, sekse of politieke overtuiging hebben moeten vluchten.
Rol organisatie	Hardenberg biedt de landelijke vluchtelingenopvang gelegenheid om mensen op het grondgebied van de gemeente onder te brengen.
Mogelijke andere betrokken organisaties	De rijksoverheid en het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA)
Uniek nummer	3
Hotspot	De bestuurlijke samenwerking en beëindiging daarvan waaronder de ontvlechting van de samenwerking tussen Hardenberg en Ommen
Datering	[2012] – [2024]
Criteria	Maatschappelijke beroering / media-aandacht ☒ Tegenstellingen tussen burgers / emoties ☐ Debat functioneren overheid ☒ Positie politiek verantwoordelijke(n) ☒
Nadere omschrijving	In de jaren 2012-2018 hebben de gemeenten Hardenberg en Ommen ambtelijk met elkaar samengewerkt. Daarbij was het uitgangspunt een ambtelijke organisatie voor beide gemeenten. Vanuit een andere visie is door de gemeente Hardenberg besloten deze samenwerking na 2019 niet verder door te zetten. De samenwerking werd daarmee niet meteen stopgezet maar wel afgebouwd. Er kwamen dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s), waarbij de gemeente Ommen taken afnam van de gemeente Hardenberg. Inmiddels is besloten dat lopende afspraken via genoemde DVO’s niet worden verlengd, maar ook niet voortijdig beëindigd. Ommen blijft middels deze DVO’s tot 1 januari 2025 taken van de gemeente Hardenberg afnemen.
Rol organisatie	De gemeente Hardenberg is verantwoordelijk voor de ontstane samenwerking en de gevolgen die dat ambtelijk en bestuurlijk heeft gehad.
Mogelijke andere betrokken organisaties	Gemeente Hardenberg als mede-initiatiefnemer, provincie Overijssel als toezichthouder
Uniek nummer	4
Hotspot	Corona
Datering	2020 – 2023
Criteria	Maatschappelijke beroering / media aandacht ☒ Tegenstellingen tussen burgers / emoties ☒ Debat functioneren overheid ☒ Positie politiek verantwoordelijke(n) ☐
Nadere omschrijving	In 2020 vonden de eerste besmettingen plaats, was er een intelligente lockdown, testen op corona voor iedereen. Tenslotte komt er in het najaar een tweede coronagolf. In 2021 is er een avondklok ingesteld, start de vaccinatie en de samenleving gaat weer open. Vervolgens was er een harde lockdown. In 2022 vervalt het coronatoegangsbewijs en de laatste maatregelen en wordt er gekeken naar een langetermijnstrategie. De impact van de gehele situatie is enorm voor de samenleving. De burgemeester doet een oproep naar haar inwoners om elkaar te helpen en hulp te vragen waar nodig. De burgemeester steekt de getroffen horeca-ondernemers een hart onder de riem.
Rol organisatie	De gemeente speelt een ondersteunende rol in het geheel voor zover het eigen grondgebied betreft.
Mogelijke andere betrokken openbare lichamen	De rijksoverheid is hoofdspeler.