Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van Geldrop-Mierlo

Burgemeester en wethouders van de gemeente Geldrop-Mierlo;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluiten vast te stellen:

Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van Geldrop-Mierlo

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geldrop-Mierlo;

• secretaris: de gemeentesecretaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Geldrop-Mierlo of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Geldrop-Mierlo;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Geldrop-Mierlo of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een wethouder.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag vanaf 09.00 uur in het gemeentehuis.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

• 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering uiterlijk 48 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2. De secretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 24 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de secretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de voorzitter en de secretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de secretaris, informeert de secretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 3. Indien minder dan de helft van de collegeleden aanwezig is, kan de vergadering niet doorgaan. De voorzitter belegt dan opnieuw een vergadering met verwijzing naar artikel 56 Gemeentewet.

• 4. Op de vergadering bedoeld in het derde lid, is het tweede lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De secretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op de donderdag om 10 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

Artikel 9. Agenda

• 1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze met de vergaderstukken uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering digitaal aan de leden van het college.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan wegens spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

• 3. De secretaris maakt de agenda op maandagmiddag openbaar met daarin een korte neutrale omschrijving van het te bespreken agendapunt.

• 4. Op dinsdagochtend stelt het college de agenda vast onder agendapunt 1.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen op initiatief van de portefeuillehouder buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft kunnen nemen van het voorstel, geen van de leden aangeeft dat bespreking in een vergadering gewenst is en de meerderheid van het college met het voorstel instemt. Het geven van instemming kan digitaal plaatsvinden.

• 3. De secretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

• 4. Het parafenbesluit wordt in de eerstvolgende vergadering ter kennisname geagendeerd, waarna het besluit in de besluitenlijst wordt opgenomen. Daarbij wordt de datum zoals bedoeld in lid 3 vermeld.

Artikel 12. Verslag

• 1. De secretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

• 2. In het verslag staan in ieder geval:

  • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de secretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

• 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

• 1. De secretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

• 2. Indien de aard van de besluiten dit verlangt, worden de besluiten opgedeeld in twee soorten besluitenlijsten:

  • a. de openbare besluitenlijst;

  • b. de niet-openbare/geheime besluitenlijst.

• 3. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd. De niet-openbare besluitenlijst wordt conform de afspraken over vertrouwelijke en geheimstukken ter inzage gelegd bij de griffie.

• 4. Nadat de openbare besluitenlijst in de volgende vergadering is vastgesteld, wordt deze voor een ieder openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Hoofdstuk 6 – Slotbepalingen

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het Reglement van Orde college Geldrop-Mierlo 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde college Geldrop-Mierlo 2026.

Aldus vastgesteld in vergadering van Burgemeester en wethouders van de gemeente Geldrop-Mierlo dd. 23 juni 2026

Burgemeester en wethouders van Geldrop-Mierlo,

N.J.H. Scheltens

secretaris

J.C.J. van Bree

burgemeester

Toelichting

Inleiding en achtergrond actualisatie

De VNG heeft het Model Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college geactualiseerd. De vorige versie van het model was aan een update toe. Onder andere in verband met de inwerkingtreding van de Wet open overheid en de wijziging van de artikelen inzake geheimhouding in de Gemeentewet.

In het nieuwe Model heeft de VNG gekozen voor een meer concrete en gestructureerde opzet. Zo zijn nu expliciet de dag en het tijdstip van collegevergaderingen benoemd. Verder is de volgorde van de artikelen aangepast, zodat deze beter aansluit bij het chronologische verloop van de besluitvorming. Daarnaast zijn enkele bepalingen toegevoegd die in veel recente gemeentelijke reglementen terugkeren, zoals afspraken over het tijdig aanleveren en afstemmen van stukken voorafgaand aan de vergadering. Tot slot zijn de artikelen, waar mogelijk, eenvoudiger en toegankelijker geformuleerd. Wettelijke termen zijn alleen gebruikt waar dit noodzakelijk is, zoals bij de term ontstentenis uit de Gemeentewet.

Het Reglement van Orde voor het college Geldrop-Mierlo 2026 (RvO) is gebaseerd op het nieuwe Model van de VNG. Daar waar dit passend is geacht of door het model werd gevraagd, zijn de modelbepalingen aangepast aan de lokale situatie.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Definities

Dit artikel hoeft verder geen toelichting.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af.

Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

Dit artikel geeft de procedurele kaders voor het organiseren van de collegevergaderingen. Het oude Reglement kende de mogelijkheid dat het college kon besluiten in het openbaar te vergaderen. Hier wordt het Model van de VNG gevolgd waardoor deze mogelijkheid niet terugkeert en de hoofderegel van artikel 54 van de Gemeentewet geldt dat de vergaderingen van het college met gesloten deuren plaatsvinden. Het is niet bekend of ooit gebruik is gemaakt van deze mogelijkheid. Als het college de wens heeft wel gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid in het openbaar te vergaderen, dan moet daartoe alsnog een bepaling aan het RvO worden toegevoegd. Anders staat de Gemeentewet vergaderingen in het openbaar niet toe.

Artikel 4 Extra vergaderingen

Dit artikel ziet toe op een extra vergadering. Geregeld is dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept.

Artikel 5. Opnieuw beleggen vergaderingen

Dit artikel geeft het college kaders voor het plannen van een nieuwe vergadering wanneer bij de

oorspronkelijke vergadering onvoldoende leden aanwezig zijn. Om misbruik van de regeling te voorkomen, is daarbij geregeld dat er sinds de oorspronkelijke vergadering een bepaald aantal uur verstreken moet zijn. Het is aan het college om een keuze te maken hoeveel uur dit is. In het RvO is bepaald dat deze uiterlijk 48 uur start na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

Daarnaast moet een keuze worden gemaakt hoeveel uur voor de nieuwe vergadering de oproep wordt verstuurd. Bij het bepalen van dit laatste tijdstip is het van belang dat de leden voldoende tijd moeten hebben om ervoor te zorgen dat zij aanwezig kunnen zijn en dat zij zich kunnen voorbereiden.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit facultatief op te nemen artikel geeft het college de mogelijkheid om te bepalen binnen welke termijn de ambtenaren voorstellen en stukken bij de gemeentesecretaris moeten aanleveren. Volgens afspraak is dat op de donderdag om 10.00 uur voorafgaand aan de vergadering van het college.

Daarnaast bevat dit artikel het voorschrift dat voorstellen en stukken eerst afgestemd moeten worden met de portefeuillehouder.

Artikel 9. Agenda

In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda opgenomen. Het artikel houdt rekening met de actieve openbaarmakingsplicht van de agenda op grond van de Wet open overheid.

Artikel 10. Stemmingen

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt.

Artikel 11. Parafenbesluit

Dit facultatief op te nemen artikel geeft het college de mogelijkheid om ook buiten de reguliere

vergaderingen van het college besluiten te nemen. Deze bevoegdheid is echter beperkt tot spoedeisende situaties waarbij het niet mogelijk is te wachten tot de volgende geplande vergadering. Dit sluit aan bij het uitgangspunt van de Gemeentewet dat besluitvorming tijdens de vergaderingen plaatsvindt.

Artikel 12. Verslag

Artikel 12 regelt de verslag leggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

Op grond van artikel 60 Gemeentewet dient het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar te maken. Artikel 3.3 lid 2 sub d Woo vult daarop aan dat het gaat om een verplichting tot openbaarmaking van een omschrijving van de genomen beslissingen.

Lid 2 ziet toe op verschillende soorten besluitenlijsten. Artikel 60 lid 3, tweede volzin bepaalt dat de verplichting tot openbaarmaking van de besluitenlijst vervalt indien een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Dan vervalt ook de verplichting vanuit de Woo (artikel 8.8 Woo).

Lid 3 is een verplichting die voortvloeit uit de afspraken die met de raad zijn gemaakt over vertrouwelijke en geheime stukken en stukken.

Artikelen 14, 15 en 16 Slotbepalingen

Deze artikelen behoeven gene verdere toelichting.