Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Noordoostpolder

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Noordoostpolder:

gelet op het bepaalde in artikel 52 tot en met 59a van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Noordoostpolder

Artikel 1. Definities

Dit Reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder.

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Noordoostpolder;

• loco-secretaris: de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Noordoostpolder;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Noordoostpolder;

• loco-burgemeester: de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

• 3. Indien sprake is van een onderwerp, dat meerdere portefeuilles direct raakt, wordt een coördinerend portefeuillehouder aangewezen door het college.

• 4. De inhoudelijke verantwoordelijkheid van de individuele portefeuillehouders blijft bij toepassing van het derde lid onverminderd van kracht.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis, tenzij het college anders beslist.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als één van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

• 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 48 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris de loco-secretaris en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen. De gemeentesecretaris draagt zog voor de uitnodiging van die derden.

• 3. De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededeling doen over hetgeen in het college besproken en besloten is.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12.00 uur vóór die vergadering zijn aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

Artikel 9. Agenda

• 1. Voor elke vergadering ontvangen de voorzitter en de gemeentesecretaris een voorlopige agenda en bereiden de agenda voor het college voor.

• 2. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college digitaal of fysiek ter inzage.

• 3. De voorzitter stelt de agenda bij aanvang van de vergadering vast.

• 4. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

• 5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een agenda die openbaar gemaakt kan worden, met daarin een omschrijving van de te bespreken stukken. Deze wordt uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar gemaakt.

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Collegeleden geven door middel van parafering op de stukken aan of zij een stuk in het college wensen te bespreken, nog nadere informatie wensen of dat zij met het voorstel kunnen instemmen.

• 2. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij één van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 3. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 4. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 5. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 6. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, dan beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een lijst met de genomen besluiten.

• 2. De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a. de namen van de voorzitter, de gemeentesecretaris en de aan- en afwezige collegeleden;

  • b. vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. de genomen besluiten (voor zover het besluit dit toelaat);

  • d. een vermelding van collegeleden die om aantekening hebben verzocht dat zij niet instemmen met een bepaald besluit;

  • e. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

• 3. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Uitleg Reglement

In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het Reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14. Intrekken oude Reglement

Het Vergaderreglement college Noordoostpolder, vastgesteld op 18 mei 2021, wordt ingetrokken.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit Reglement treedt in op de dag na bekendmaking, met uitzondering van artikel 9, lid 5. De verplichting uit dit artikel treedt in werking wanneer de verplichtingen uit artikel 3.3 Wet open overheid in werking treden.

• 2. Dit Reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Noordoostpolder.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 23 juni 2026.

De secretaris,

de burgemeester,