Budgethoudersregeling gemeenten Oostzaan, Wormerland, en Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten 2026

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Oostzaan en Wormerland en de voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

 

overwegende dat:

 

het opstellen van een budgethoudersregeling noodzakelijk is om verder invulling te geven aan de verantwoordelijkheden van de budgethouders zoals die voortvloeien uit de Financiële verordeningen van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling, nader vorm te geven;

 

gelet op:

 

de Financiële verordeningen van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling;

 

het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten

 

besluiten vast te stellen:

 

Budgethoudersregeling gemeenten Oostzaan, Wormerland, en Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten 2026

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

 

Bestuurlijke organen

 

raad

de gemeenteraad van de gemeente Oostzaan respectievelijk de gemeente Wormerland;

 

college

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oostzaan respectievelijk de gemeente Wormerland;

 

gemeentesecretaris

de gemeentesecretaris van de gemeente Oostzaan of Wormerland, adviseur tussen het college en de directeur;

 

griffier

de griffier van de gemeenteraad van de gemeente Oostzaan respectievelijk de gemeente Wormerland;

 

directeur

de directeur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;

 

algemeen bestuur (AB)

het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;

 

dagelijks bestuur (DB)

het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;

 

portefeuillehouder

diegene die bestuurlijk belast is met de voorbereiding en uitvoering van besluiten. Dit kan de wethouder, maar ook de burgemeester dan wel een lid van het dagelijks bestuur zijn;

 

mandaat

de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan publiekrechtelijke rechtshandelingen te verrichten

 

Functionarissen

 

hoofdbudgethouder

de functionaris die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de financiële middelen van de gemeenten Oostzaan en Wormerland en de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;

 

sub-gemandateerd hoofdbudgethouder

een door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris aan wie taken en bevoegdheden zijn gemandateerd;

 

budgethouder

een door de (sub-gemandateerd) hoofdbudgethouder aangewezen functionaris die binnen het toegekende budget bevoegd is verplichtingen aan te gaan en verantwoordelijk is voor het financieel beheer en de rechtmatige besteding daarvan;

 

budgetbeheerder

een door de budgethouder aangewezen functionaris die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder administratieve en beheertaken uitvoert, zonder bevoegdheid tot het aangaan of verlengen van contracten;

 

Financiële structuur

 

budget

het door het college, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur vooraf vastgestelde bedrag voor een taak, activiteit, product, programma of kostensoort;

 

krediet

een door de raad of het algemeen bestuur vooraf beschikbaar gesteld investeringsbudget;

 

programma

een samenhangend geheel van producten zoals opgenomen in de programmabegroting;

 

product

een samenhangend geheel van activiteiten binnen een programma;

 

Proces- en juridische begrippen

 

verplichting

een juridisch afdwingbare verplichting die leidt tot een toekomstige uitgave of ontvangst, waaronder in ieder geval begrepen het aangaan van overeenkomsten, het verstrekken van subsidies en het erkennen van aansprakelijkheid;

 

contract

een overeenkomst tussen twee of meer partijen waaruit juridisch afdwingbare verplichtingen voortvloeien die kunnen leiden tot een (toekomstige) uitgave of ontvangst;

 

prestatielevering

het aantoonbaar leveren van goederen, diensten of werken waarvoor een financiële verplichting is aangegaan;

 

vier-ogenprincipe

het uitgangspunt dat financiële handelingen, waaronder factuurcontrole en autorisatie, door minimaal twee verschillende functionarissen worden gecontroleerd en goedgekeurd;

 

politiek gevoelige onderwerpen

een onderwerp of besluit waarvan redelijkerwijs kan worden voorzien dat dit bestuurlijke, maatschappelijke of politieke consequenties heeft, en dat aanleiding kan geven tot afstemming met de portefeuillehouder;

 

Overige

 

financiële verordening

de financiële verordening van de gemeente Oostzaan, de gemeente Wormerland of de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;

 

inkoop- en aanbestedingsbeleid

het door het college, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid;

Artikel 2 Rollen

  • 1.

    De hoofdbudgethouder is de directeur van OVER-gemeenten.

  • 2.

    Sub-gemandateerde hoofdbudgethouders zijn de afdelingshoofden van OVER-gemeenten.

  • 3.

    Budgethouders zijn in de regel teamleiders, maar kunnen ook projectleiders of afdelingshoofden zijn.

  • 4.

    Budgetbeheerders zijn vakambtenaren van OVER-gemeenten, Wormerland of Oostzaan.

Artikel 3 Rol gemeentesecretaris en griffier

  • 1.

    De gemeentesecretaris is adviseur tussen het college en de directeur van OVER-gemeenten.

  • 2.

    De gemeentesecretaris is budgethouder van de budgetten van het college.

  • 3.

    De griffier is de budgethouder van de budgetten van de raden.

Artikel 4 Mandatering

  • 1.

    De gemeenteraad kan taken mandateren aan het college.

  • 2.

    Het algemeen bestuur kan taken mandateren aan het dagelijks bestuur.

  • 3.

    Het college en het dagelijks bestuur kan taken mandateren aan de directeur.

  • 4.

    De hoofdbudgethouder kan taken mandateren aan afdelingshoofden.

  • 5.

    Budgethouders kunnen uitvoering en beheer van budgetten mandateren aan budgetbeheerders.

  • 6.

    Het aangaan of verlengen van contracten kan niet worden gemandateerd aan budgetbeheerders.

Artikel 5 Vervanging

  • 1.

    Hoofdbudgethouders kunnen elkaar bij afwezigheid horizontaal vervangen.

  • 2.

    Budgethouders kunnen elkaar bij afwezigheid horizontaal vervangen.

  • 3.

    Budgetbeheerders kunnen elkaar bij afwezigheid horizontaal vervangen.

Artikel 6 Functiescheiding

  • 1.

    Voor dezelfde grootboekrekening mogen de functies budgethouder en budgetbeheerder niet door dezelfde persoon worden vervuld.

  • 2.

    Functionarissen die betaalvoorstellen kunnen creëren of applicatiebeheer van financiële systemen uitvoeren, kunnen geen rol hebben binnen deze regeling.

Artikel 7 Aangaan en verlengen van verplichtingen

  • 1.

    Bevoegdheden (bedragen excl. btw)

    • -

      Hoofdbudgethouder en sub-gemandateerde hoofdbudgethouder: leveringen en diensten vanaf € 35.000, werken vanaf: € 100.000

    • -

      Budgethouder: leveringen en diensten tot € 35.000, werken tot: € 100.000;

    • -

      Budgetbeheerder: tot € 2.000.

  • 2.

    Inkoop en aanbesteding vinden plaats binnen de kaders van:

    • a.

      de vastgestelde begroting;

    • b.

      het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid.

  • 3.

    Voor het aangaan van verplichtingen vanaf € 2.000 vindt vier-ogencontrole plaats tussen de budgethouder en de budgetbeheerder, conform de werkafspraak.

  • 4.

    Het aangaan of verlengen van verplichtingen past binnen de doelstelling waarvoor het budget is toegekend.

  • 5.

    De hoofdbudgethouder, sub-gemandateerde hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder tekenen niet voor facturen waarbij zij zelf optreden als leverancier of opdrachtnemer.

  • 6.

    Bij politieke of financieel gevoelige verplichtingen vindt consultatie plaats met de portefeuillehouder en/of directeur voordat een verplichting wordt aangegaan of verlengd.

  • 7.

    Indien nodig vindt consultatie plaats met het afdelingshoofd door de budgethouder of budgetbeheerder voordat een verplichting wordt aangegaan of verlengd.

Artikel 8 Administratieve voorschriften

  • 1.

    Verplichtingen en contracten worden geregistreerd conform de administratieve voorschriften.

  • 2.

    Prestatieleveringen vanaf € 2.000 worden (in)direct geregistreerd conform de administratieve voorschriften

  • 3.

    De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking.

  • 4.

    De budgethouder is eindverantwoordelijk.

Artikel 9 Factuurcontrole

  • 1.

    Facturen tot € 2.000 worden zelfstandig gecontroleerd door de budgethouder of de budgetbeheerder.

  • 2.

    Facturen vanaf € 2.000 worden gecontroleerd volgens het vier-ogenprincipe door de budgethouder en budgetbeheerder.

  • 3.

    Facturen waarbij de budgethouder of budgetbeheerder zelf optreedt als leverancier of opdrachtnemer worden behandeld door een collega budgethouder of budgetbeheerder.

Artikel 10 Budgetverschuivingen

  • 1.

    Budgetverschuivingen binnen hetzelfde product en programma, die betrekking hebben op:

    • a.

      lasten binnen één product,

    • b.

      baten binnen één product, of

    • c.

      een krediet,

    worden voorbereid door de budgetbeheerder en besloten door de budgethouder.

    De portefeuillehouder wordt geïnformeerd indien nodig, bijvoorbeeld bij politiek gevoelige onderwerpen.

  • 2.

    Budgetverschuivingen binnen hetzelfde product en programma, waarbij zowel lasten als baten wijzigen, worden voorbereid door de budgetbeheerder en besloten door de budgethouder.De portefeuillehouder wordt geïnformeerd indien nodig, bijvoorbeeld bij politiek of bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Consultatie met het afdelingshoofd vindt plaats indien nodig.

  • 3.

    Budgetverschuivingen tussen producten binnen een programma worden voorbereid door de budgethouder of budgetbeheerder en besloten door het college of dagelijks bestuur.

  • 4.

    Budgetverschuivingen tussen programma’s of nieuwe budgetten vergen een raads- of ab-besluit. Deze worden voorbereid door de budgethouder of budgetbeheerder.

  • 5.

    De portefeuillehouder wordt altijd vooraf geïnformeerd indien dit politiek relevant is.

Artikel 11 Budgetafwijkingen en verantwoording

  • 1.

    Afwijkingen of onregelmatigheden worden gesignaleerd door de budgetbeheerder en gemeld aan de budgethouder indien nodig, bijvoorbeeld bij politiek gevoelige onderwerpen.

  • 2.

    Bij politiek gevoelige afwijkingen wordt de portefeuillehouder geïnformeerd.

  • 3.

    Afwijkingen worden verantwoord in de P&C-documenten.

  • 4.

    De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de totale rapportage in P&C-documenten.

  • 5.

    De gemandateerde hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de eigen afdeling.

  • 6.

    De budgethouder is inhoudelijk verantwoordelijk.

  • 7.

    De budgetbeheerder bereidt de rapportage voor.

Artikel 12 Aanpassen van budgethouder en budgetbeheerder

  • 1.

    De gemandateerde hoofdbudgethouder is bevoegd om de budgethouder aan te passen.

  • 2.

    De budgethouder is bevoegd om de budgetbeheerder aan te passen.

  • 3.

    Wijzigingen in mandaat en autorisaties worden schriftelijk vastgelegd.

  • 4.

    De administratie verwerkt de wijzigingen in de financiële systemen.

Artikel 13 Slotbepalingen

  • 1.

    In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College of het Dagelijks Bestuur.

  • 2.

    De “Budgethoudersregeling Gemeenschappelijke Regeling OVER 2010”, vastgesteld op 22 juni 2010 wordt ingetrokken

  • 3.

    Deze regeling treedt in werking met ingang van 26 juni 2026.

  • 4.

    De regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling gemeenten Oostzaan, Wormerland en Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten 2026.

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oostzaan, gehouden op 14 april 2026.

D.J. van Huizen

de secretaris,

M.D. Polak

de burgemeester,

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Wormerland, gehouden op 14 april 2026.

E. van der Linden

de secretaris

A.J. Michel-de Jong

de burgemeester

Aldus besloten in de vergadering van het Dagelijks Bestuur inclusief de algemeen directeur van OVER-gemeenten, gehouden op 15 april 2026.

J. van Nieukerken

Algemeen directeur

S. Nijssen

Voorzitter Dagelijks Bestuur

Naar boven