Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit het volgende reglement vast te stellen:

Reglement van orde van het college van Stichtse Vecht houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college van de gemeente Stichtse Vecht

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Stichtse Vecht of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Stichtse Vecht;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 10.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

• 2. De voorzitter kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 5. Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Bij de collegevergaderingen wordt de gemeentesecretaris bijgestaan door een ambtenaar ten behoeve van het opstellen van het verslag en de besluitenlijst van de vergaderingen.

• 3. Het college kan besluiten andere derden dan de in lid 2 genoemde ambtenaar uit te nodigen om het college te adviseren ten aanzien van een onderwerp dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 7. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. De in een vergadering te behandelen voorstellen worden bij de gemeentesecretaris ingediend.

• 2. De gemeentesecretaris kan instructies geven over de wijze en tijdstip van aanbieding van de stukken, de te gebruiken formats, de bij te voegen stukken en over andere voor het proces van de behandeling van voorstellen van belang zijnde zaken een en ander met inachtneming van door het college gegeven aanwijzingen.

Artikel 8. Agenda

• 1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda op en stuurt deze uiterlijk op donderdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

• 2. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college via de daarvoor bestemde applicatie digitaal ter inzage.

• 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

• 4. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de bestuurlijke spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie en na toestemming van de voorzitter voor aanvang van de vergadering worden aangemeld bij de voorzitter en de gemeentesecretaris.

• 5. De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 9. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Stukken of adviezen waarvan alle leden door middel van – digitale – accordering te kennen hebben gegeven dat zij met het daarop betrekking hebbend advies instemmen, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is dan genomen overeenkomstig het uitgebrachte advies, tenzij een van de leden staande de vergadering een stuk of advies alsnog ter bespreking opvoert.

• 3. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 4. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 5. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 6. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 10. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in voorkomende gevallen na toestemming van de voorzitter en afstemming met de gemeentesecretaris buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als door geen van de collegeleden ten aanzien van het voorstel is aangegeven dat bespreking of stemming in een vergadering van het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten de vergadering voor, digitaal, akkoord, is geparafeerd binnen een daartoe afgesproken termijn.

• 3. Voor het tot stand komen van een parafenbesluit vanwege spoedeisendheid, volstaat in afwijking van het tweede lid, digitale, parafering voor akkoord van tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden. Het overig bepaalde in het tweede lid blijft onverminderd van toepassing.

• 4. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

• 5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opnemen van het parafenbesluit op de besluitenlijst van de eerstvolgende collegevergadering.

Artikel 11. Verslag

• 1. De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

• 2. In het verslag staan in ieder geval:

  • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 6, derde lid, aanwezig was; en

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt. Alleen het door het betreffende collegelid ingenomen standpunt wordt dan vastgelegd.

• 4. Een collegelid kan vragen om een enkele aantekening, in welk geval in het verslag melding wordt gemaakt van de tegenstem, of een dubbele aantekening in welk geval van de tegenstem melding wordt gemaakt in het verslag en de besluitenlijst.

• 5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt het vastgestelde verslag via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

Artikel 12. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

• 2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

• 3. De besluitenlijst wordt openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst, aan de raad wordt kenbaar gemaakt dat de besluitenlijst voor hem beschikbaar is voor inzage.

Hoofdstuk 7 - Slotbepalingen

Artikel 13. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, zoals vastgesteld bij besluit van 28 april 2018, wordt ingetrokken.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Stichtse Vecht 2026.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 17 juni 2026.

De gemeentesecretaris,

drs. R.C.L. Heijdra

De burgemeester,

drs. A.J.H.T.H. Reinders

TOELICHTING

Algemeen

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt de voorzitter vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing.

Artikel 4. Extra vergaderingen

Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 8, derde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.

Artikel 5. Verhindering en ontstentenis

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt. Lid 2 regelt dat een ambtenaar aanwezig is voor het bijstaan van de secretaris ten behoeve van het opstellen van het verslag en de besluitenlijst van de vergaderingen. Lid 3 maakt het daarnaast mogelijk om eventuele andere derden uit te nodigen.

Artikel 7. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit artikel regelt dat een voorstel op de agenda wordt geplaatst indien door of namens de gemeentesecretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, de compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de collegevergadering.

Artikel 8. Agenda

In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen.

Artikel 9. Stemmingen

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het derde lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het vierde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vijfde en zesde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering.

Artikel 10. Parafenbesluit

Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in uitzonderingsgevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als voor elk lid van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit in een collegevergadering en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het eerste lid vastgelegd. Het tweede lid bevat een voorziening voor parafenbesluiten die door spoedeisendheid geboden zijn. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid c.q. alle leden van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. Vanzelfsprekend moet het besluit tot slot op grond van het reglement of op grond van een vaste praktijk bekend zijn gemaakt.

Artikel 11 en 12. Verslag en besluitenlijst

In artikel 11 is vastgelegd wie zorg draagt voor het verslag van de vergaderingen van het college en welke informatie het verslag in elk geval moet bevatten. Artikel 12 gaat vervolgens op de besluitenlijst in. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het eerste lid van artikel 12 is tegen die achtergrond uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld, tenzij daar inhoudelijke, juridische of bestuurlijke redenen voor zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij vertrouwelijkheid, onvolledigheid of benodigde correcties. De besluitenlijst wordt openbaar gemaakt en op de website geplaatst, de raad ontvangt van de griffie melding dat de besluitenlijst voor hem beschikbaar is voor inzage.