1e Wijziging Verordening op de raadscommissies Helmond, 1e Wijziging Reglement van orde gemeenteraad en 2e Wijziging Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019

De raad van de gemeente Helmond;

gelezen het voorstel van de Raadswerkgroep Vergaderwijze en de Tijdelijke Raadswerkgroep Vergaderwijze;

gelet op het bepaalde in artikel 82 van de Gemeentewet;

besluit:

• I. In te stemmen met de voorstellen ten aanzien van de 4 items zijnde:

  • 1. Samenwerking met college en ambtelijke organisatie

  • 2. In gesprek met inwoners, instellingen, bedrijven

  • 3. Wensen voor efficiënter vergaderen

  • 4. Werkvormen

• II. De Verordening op de raadscommissies Helmond 2024 als volgt te wijzigen:

A. Artikel 1, sub m. komt als volgt te luiden:

• m. Podiumbijeenkomst: commissiebijeenkomst georganiseerd door de raad bedoeld om informatie op te halen bij o.a. professionals, bedrijven, instellingen, gemeenten, bewoners of met hen ervaringen uit te wisselen, waardoor de raad in een vroeg stadium van het beleidsproces een beeld kan vormen en beleid kan (laten) ontwikkelen dat op enig moment kan leiden tot een kaderstellend raadsbesluit. In deze bijeenkomst wordt niet met elkaar een (politiek) debat gevoerd, maar enkel informatie uitgewisseld. Op basis van de LTA wordt (maximaal) 4x per jaar een Podiumbijeenkomst georganiseerd;

B. Onder vervanging van de punt aan het einde van sub n, door een puntkomma, worden de sub’s o tot en met w toegevoegd, die als volgt komen te luiden.

• o. Raadsinformatiebijeenkomst: bijeenkomst georganiseerd door het college bedoeld om raads- en commissieleden te informeren over onderwerpen die actueel zijn en/of belangrijk voor toekomstige besluitvorming in de raad. Tijdens de bijeenkomst kunnen collegeleden, ambtenaren of experts, informatie verstrekken en raadsleden in staat stellen zich een compleet beeld te vormen van een bepaald onderwerp. Bij deze bijeenkomst kan niet worden ingesproken;

• p. Technische Informatiebijeenkomst: bijeenkomst waarbij een of meerdere raadsstukken ambtelijk worden toegelicht, ter voorbereiding op een commissievergadering. Raads- en commissieleden kunnen technische vragen stellen;

• q. Expertmeeting: bijeenkomst waarbij 1 of meerdere deskundigen op een bepaald onderwerp worden uitgenodigd. Raads- en commissieleden kunnen vragen stellen;

• r. Werkbezoek: bezoek van raads- en commissieleden aan een bedrijf, instelling, organisatie of andere gemeente m.b.t. een bepaald thema’s;

• s. Helmonds Kwartiertje: Werkvorm waarbij raads- en commissieleden in een commissievergadering een tevoren – uiterlijk de dag voor de vergadering 17.00 uur - ingestuurde, technische vraag stellen aan een aanwezige portefeuillehouder over een actueel onderwerp. Na beantwoording mag één aanvullende vraag gesteld worden;

• t. Benen-op-tafelsessie: Vrij en open gesprek met het college om helderheid over een bepaalde problematiek te krijgen. Eventueel kunnen externen gevraagd worden;

• u. Statistisch Onderzoek: werkvorm waarbij een enquête of digi-panel over een bepaald vraagstuk wordt gehouden met als doel de mening van inwoners, bedrijven of instellingen te vernemen;

• v. Bijpraatmoment Fractie: op uitnodiging van de fractie komt een portefeuillehouder de fractie bijpraten over een bepaald onderwerp.

• w. Technische Informatie- en Ontmoetingsbijeenkomst: bijeenkomst om in contact te kunnen treden met burgers, waarbij één of meerdere raadsstukken ambtelijk toegelicht worden. Raads- en commissieleden kunnen technische vragen stellen. Burgers worden uitgenodigd om over de betreffende onderwerpen in te spreken.

C. Artikel 2 komt als volgt te luiden:

• 1. Er is een 2-tal commissies: A en B. Deze commissie vergaderen parallel volgens het vergaderschema dat door het Fractievoorzittersoverleg wordt vastgesteld.

• 2. In deze 2 commissies kunnen zowel opiniërende en adviserende onderwerpen aan de orde komen. Daarnaast kunnen in deze commissies bijeenkomsten als bedoeld in artikel 26 gepland worden.

• 3. De Agendacommissie bepaalt welke onderwerpen in welke commissievergadering aan de orde gesteld worden.

• 4. Naast de commissies genoemd in het eerste lid, kent de raad ook commissies in de vorm van Podiumbijeenkomsten en Klankbordgroepen. Deze staan onder het voorzitterschap van één van de commissievoorzitters of een ander aangewezen raadslid. Deze commissies worden beschouwd als raadscommissie op grond van artikel 82 van de Gemeentewet.

D. Artikel 8, lid 2 komt als volgt te luiden:

• 2. Vergaderingen vangen in beginsel aan om 19.30 uur. De Agendacommissie kan bepalen dat een vergadering om 18.30 uur aanvangt. In uitzonderlijk gevallen kan de Agendacommissie bepalen dat een vergadering eerder dan 18.30 uur aanvangt, maar niet eerder dan 17.00 uur.

E. Artikel 9, lid 2 komt als volgt te luiden:

• 2. Op de voorlopige agenda kunnen raadsvoorstellen als hamerstuk worden geplaatst. De commissievoorzitter vraagt tijdens de commissievergadering of ingestemd kan worden met de conceptagenda met inbegrip van de raadsvoorstellen die als hamerstuk zijn opgenomen.

  Indien een fractie een raadsvoorstel wel in de commissie wil bespreken, wordt dit 48 uur voor de vergadering aan de griffie aangegeven.

  Een hamerstuk wordt niet besproken en wordt als hamerstuk op de concept raadsagenda geplaatst, tenzij een fractie aangeeft dit alsnog te willen bespreken. De conceptagenda is vastgesteld als minimaal de helft van de in de vergadering aanwezige commissieleden daarmee instemt.

  Een raadsvoorstel dat als hamerstuk wordt voorgesteld en dat bij de agendavaststelling als spreekstuk worden opgenomen in de agenda, wordt na het laatste agendapunt behandeld.

F. Artikel 9, lid 5 komt als volgt te luiden

• 5. Zowel de commissieleden, als het college, kunnen op eigen initiatief de Agendacommissie verzoeken een of meerdere onderwerpen op de agenda van een raadscommissie te plaatsen. Voor een dergelijk verzoek wordt de format ‘Agenderingsverzoek fractie(s)’ gehanteerd. Het verzoek wordt voorzien van een motivering en schriftelijk bij de agendacommissie ingediend waarin in ieder geval wordt aangegeven de probleemstelling, de aanleiding en het gevraagde. De Agendacommissie toetst de compleetheid van de motivering. Het verzoek van commissieleden wordt na een positieve toetsing, door de Agendacommissie doorgeleid naar het college voor een schriftelijke reactie. Het college reageert middels de aangereikte format. Agendering van het verzoek en de collegereactie daarop, volgt in beginsel in de daaropvolgende cyclus dan wel in de cyclus erna. Mocht het college meer tijd nodig hebben voor een reactie, dan kan hij verzoeken de agendering nog één cyclus uit te stellen. De Agendacommissie beslist over zo’n verzoek.

G. Artikel 14, lid 5, eerste zin, komt als volgt te luiden:

• 5. Technische vragen dienen uiterlijk om 10.00 uur een dag vóór de vergadering door de fractie bij de griffie te worden ingediend.

H. Artikel 14, lid 7, komt als volgt te luiden:

• 7. Technische vragen worden binnen 2 werkdagen beantwoord, tenzij de portefeuillehouder binnen die termijn gemotiveerd aangeeft dat dit niet mogelijk is en aangeeft wanneer ze wel beantwoord worden. Uitgangspunt is dat technische vragen zoveel mogelijk voorafgaand aan de vergadering worden beantwoord.

  Technische vragen gesteld tijdens de behandeling, worden nadien binnen 5 werkdagen schriftelijk beantwoord.

I. Artikel 14, lid 8, komt als volgt te luiden:

• 8. Ter ondersteuning van een stuk dat opiniërend wordt besproken kan door of namens het college een presentatie worden gegeven.

  Een (PowerPoint)presentatie wordt niet steeds gepresenteerd in de Opiniecommissie. De presentatie moet toegevoegde waarde hebben (iets nieuws brengen) ten aanzien van de aangereikte dossierstukken. Als dat niet zo is, wordt de presentatie wel gedeeld in het raadsinformatiesysteem, maar niet gepresenteerd in de commissievergadering. De commissievoorzitter beoordeelt dit. De commissie kan over de presentatie wel een verhelderende vraag stellen.

  Een presentatie duurt maximaal 10 minuten. In overleg met de voorzitter kan hiervan gemotiveerd afgeweken worden. Commissieleden nemen hun vragen over de presentatie mee naar de 1e termijn van de behandeling.

J. Artikel 15, lid 2, eerste zin, komt als volgt te luiden:

• 2. Een burger die gebruik wenst te maken van het inspreekrecht, dient dit uiterlijk op de dag vóór de vergadering vóór 14.00 uur te melden bij de commissiegriffier.

K. Aan artikel 17 worden 3 leden (7 t/m 9) toegevoegd die als volgt komen te luiden:

• 7. Bij de behandeling van een raadsvoorstel in de commissie, wordt de ruimte geboden om moties en amendementen te bespreken, als fracties voornemens zijn deze in te dienen.

• 8. Het college kan een korte schorsing (maximaal 3 minuten) vragen om voor een korte, bondige beantwoording zorg te dragen; integraal en niet per fractie. Indien meer tijd nodig is beslist de voorzitter daarover.

• 9. De behandeling van een agendapunt wordt beëindigd als de ingeplande tijd verstreken is. Daarbij hanteren we een bandbreedte van 10 of 15 minuten per onderwerp, zodat een agendapunt niet rigoureus beëindigd wordt, als dit een goede bespreking heeft. De commissievoorzitter bepaalt de bandbreedte.

L. Artikel 26 komt als volgt te luiden:

• 1. Ten behoeve van de beeldvorming door de raads- en commissieleden kunnen de volgende, in artikel 1 omschreven, beeldvormende bijeenkomsten en werkvormen gehanteerd worden:

  • De Podiumbijeenkomst;

  • De Hoorzitting;

  • De Raadsinformatiebijeenkomst;

  • De Technische Informatiebijeenkomst;

  • De Expertmeeting;

  • Het Werkbezoek;

  • Het Helmonds Kwartiertje;

  • De Benen-op-tafelsessie;

  • Het Statistisch Onderzoek;

  • Het Bijpraatmoment Fractie;

  • De Technische Informatie- en Ontmoetingsavond’

• 2. Een verzoek om een bijeenkomst te plannen of werkvorm te hanteren kan worden gedaan door een raadscommissie, door een fractie of door het college. De Agendacommissie beslist over het verzoek en bepaalt bij het vaststellen van de conceptagenda’s van de vergaderavonden de tijd die voor een bijeenkomst of werkvorm nodig is. De Agendacommissie geleidt het verzoek voor het organiseren door naar het college voor wat betreft de Raadsinformatiebijeenkomst, de Technische Informatiebijeenkomst, de Technische Informatie- en Ontmoetingsavond en het Statistisch Onderzoek en voor de overige bijeenkomsten en werkvormen naar de Griffie.

• 3. Bijeenkomsten als bedoeld in het eerste lid worden opgenomen in het vergaderschema van de raad in het raadsinformatiesysteem en, als dat aan de orde is, in de agenda van een raadscommissie.

III. Het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2024 als volgt te wijzigen:

A. Aan artikel 3 wordt een vierde lid toegevoegd, dat als volgt komt te luiden:

• 4. De Griffie kan raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug leggen bij college/organisatie, als naar haar oordeel de raad onvoldoende procesmatig wordt betrokken en/of de raadsstukken incompleet of onduidelijk zijn.

B. Artikel 6, lid 3, onder a. komt als volgt te luiden:

• a. het toetsen van voorstellen op raadsrijpheid. De Agendacommissie kan raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken, na besluitvorming in het college, terug leggen bij het college, als de raad naar het oordeel van de Agendacommissie tijdens de beeldvormende fase niet volgens de wensen voldoende is betrokken en/of de raadsstukken niet voldoende compleet zijn.

C. Artikel 6, lid 5, komt als volgt te luiden:

• 5. De voorzitter van de raad is vaste adviseur van de agendacommissie en wordt voor elke vergadering uitgenodigd. De gemeentesecretaris kan door de agendacommissie voor een vergadering worden uitgenodigd.

D. Artikel 18, lid 3, komt als volgt te luiden:

• 3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, dient dit uiterlijk op de dag vóór de vergadering vóór 14.00 uur te melden bij de griffier.

E. Artikel 34, lid 1, komt als volgt te luiden:

• 1. Ieder lid kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Er kan alleen beraadslaagd worden over amendementen die ingediend zijn door leden, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.

  Een amendement wordt minstens 48 uur voor aanvang van de vergadering aangekondigd met vermelding van het onderwerp. Dit laat onverlet dat amendementen ook nog ter vergadering ingediend kunnen worden.

F. Artikel 35, lid 1, komt als volgt te luiden:

• 1. Ieder lid kan ter vergadering een motie indienen.

  Een motie wordt minstens 48 uur voor aanvang van de vergadering aangekondigd met vermelding van het onderwerp. Dit laat onverlet dat moties ook nog ter vergadering ingediend kunnen worden.

G. Artikel 35, lid 4, komt als volgt te luiden:

• 4. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (motie vreemd) vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld. De motie wordt gesplitst behandeld, tenzij deze actueel en urgent is. Indiening en discussie vinden plaats in de (eerste) raadsvergadering en in de daaropvolgende vergadering de besluitvorming. (Toelichting RV 2026-021 *)

H. Artikel 41, lid 2, komt als volgt te luiden:

• 2. Het lid dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, zend de vragen uiterlijk om 17.00 uur de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering, aan de voorzitter. Van deze termijn zijn urgente kwestie uitgezonderd, dit ter beoordeling door de voorzitter. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering van die dag aan de orde komt.

I. Na artikel 43 wordt een nieuw artikel 43a ingevoegd, dat als volgt komt te luiden:

43a Raadsleden en eventuele andere deelnemers dienen bij een besloten vergadering tijdig – dus bij aanvang van de vergadering - aanwezig te zijn. Indien een raadslid of andere deelnemer onverhoopt te laat ter vergadering komt, wordt de reden van beslotenheid niet nogmaals toegelicht. Dit doet niets af aan het besluit om besloten te vergaderen.

IV. De Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning 2019 als volgt te wijzigen:

A. Na artikel 2 wordt een nieuw artikel 2a toegevoegd, dat komt te luiden:

2a. Raadsleden kunnen over raadsvoorstellen/-besluiten en commissiestukken mondeling technische vragen stellen aan ambtelijke opstellers van stukken. Vragen en antwoorden worden genoteerd en voor iedereen beschikbaar gesteld. Voorafgaand aan het mondeling overleg reikt het raadslid de vragen schriftelijk aan; de opsteller van het stuk noteert de antwoorden en eventuele vervolgvragen met de antwoorden.

V. Dit wijzigingsbesluit op de dag na bekendmaking in werking te laten treden.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 9 juni 2026.

De raad voornoemd,

de voorzitter,

de griffier,