/1/png-2/vlissingen.png)
Gemeenteblad van Vlissingen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Vlissingen | Gemeenteblad 2026, 296205 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit tot retrospectieve vervanging bouwdossiers, 1904 –2020 gemeente Vlissingen
Over te gaan tot vervanging van analoge bouwdossiers, periode 1904 t/m 2000 en 2001 t/m 2020, door digitale reproducties.
De vervanging vindt plaats zoals beschreven in het Handboek retrospectieve vervanging bouwdossiers gemeente Vlissingen, 1904 t/m 2000 en 2001 t/m 2020. De tekst van dit handboek is bijgevoegd onderaan dit besluit.
De analoge dossiers worden drie maanden na bekendmaking van dit besluit vernietigd. Tot die tijd blijven ze fysiek bewaard.
Vlissingen, 16 juni 2026
burgemeester en wethouders van Vlissingen,
De secretaris,
Drs. R.D.A. Wiskerke
De burgemeester,
Drs. A.R.B. van den Tillaar
Bijlage Handboek retrospectieve vervanging bouwvergunningen gemeente Vlissingen 1904 t/m 2020
In dit handboek wordt beschreven hoe de vervanging van de papieren bouwvergunningendossiers van de gemeente Vlissingen door digitale reproducties is uitgevoerd. Deze vervanging betreft dossiers uit de perioden 1904–2000, 2001–2010 en 2011–2020. De totale omvang van het archief bedraagt circa 380 strekkende meter, waarvan ongeveer 200 meter uit de periode 1904–2000 en 185 meter uit de periode 2001–2020. Door vervanging nemen de digitale reproducties de juridische functie van de papieren originelen over.
De gemeente Vlissingen is gestart met het digitaliseringsproces als onderdeel van deze vervanging, omdat een deel van het archief (1904–2000) op grond van de Archiefwet 1995 al in 2020 had moeten worden overgebracht naar het Zeeuws Archief. Wettelijk gezien dienen archieven die ouder zijn dan twintig jaar openbaar te worden gemaakt en te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bij deze overbrenging kon de gemeente kiezen tussen overdracht van het papieren archief of van digitale reproducties.
Overbrenging in papieren vorm brengt structurele kosten met zich mee voor opslag bij het Zeeuws Archief, conform de in 2019 afgesloten Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Digitalisering daarentegen vergt een eenmalige investering, waarna de digitale dossiers duurzaam beheerd en geraadpleegd kunnen worden.
De gemeente Vlissingen heeft daarom gekozen voor vervanging van de papieren dossiers door digitale reproducties. Deze keuze is ingegeven door:
- •
- •
- •
Na digitalisering worden de digitale bouwvergunningendossiers digitaal overgebracht naar het Zeeuws Archief, waar zij worden opgenomen in Mais-Flexis. Vanuit dit systeem zijn de dossiers online te raadplegen en op te vragen voor burgers, bedrijven en ambtenaren via de website van het Zeeuws Archief.
In dit handboek wordt beschreven op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden, hoe het voorafgaande digitaliseringsproces is uitgevoerd, welke maatregelen zijn genomen om de volledigheid en authenticiteit van de informatie te borgen, en op welke gronden de analoge originelen na digitalisering worden vernietigd. Het handboek vormt daarmee de onderbouwing van het vervangingsbesluit.
De juridische grondslag voor dit vervangingstraject is vastgelegd in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.
- •
- •
- •
- •
- •
Deze onderdelen zijn in dit handboek systematisch uitgewerkt.
Met dit handboek toont de gemeente Vlissingen aan dat de digitale reproducties van de bouwvergunningendossiers juridisch gezien de status van origineel krijgen en de papieren originelen volledig vervangen.
- •
- •
- •
Het vervangingstraject heeft betrekking op het volledige papieren bouwarchief van de gemeente Vlissingen uit de perioden 1904–2000, 2001–2010 en 2011–2020, voor zover deze dossiers niet eerder door het Zeeuws Archief in beheer zijn genomen.
In overleg met het Zeeuws Archief is vastgesteld dat geen dossiers binnen deze archiefblokken in aanmerking komen voor uitzondering van vervanging. Alle te bewaren bescheiden worden volledig vervangen door digitale reproducties.
De daadwerkelijke uitvoering en coördinatie van de vernietiging van de analoge bescheiden na vervanging wordt door de afdeling DIV van de gemeente Vlissingen verzorgd.
In sommige gevallen kunnen archiefbescheiden vanwege hun oorspronkelijke vorm of materiële kenmerken waarde vertegenwoordigen als cultureel erfgoed. Ook kan wet- of regelgeving voorschrijven dat bepaalde documenten in originele vorm moeten worden bewaard.
Bij de bouwvergunningendossiers van de gemeente Vlissingen is in overleg met het Zeeuws Archief vastgesteld dat geen dossiers voldoen aan deze uitzonderingscriteria. Alle dossiers binnen de genoemde perioden komen derhalve in aanmerking voor vervanging.
1.5 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen als zorgdrager bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties en de vervangen originelen te vernietigen.
De doelstellingen van de digitale vervanging zijn als volgt:
- •
- •
- •
Conform de Archiefwet en het Archiefbesluit maakt de gemeente Vlissingen het besluit tot vervanging openbaar. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over de wijze waarop rekening is gehouden met:
- •
- •
De digitalisering van de bouwvergunningendossiers van de gemeente Vlissingen is uitgevoerd onder regie van de afdeling DIV. De werkzaamheden zijn opgesplitst in opschoning, metadata-verrijking en scanning.
De digitalisering vond plaats in twee fasen: de periode 1904–2000, waarvan de opschoning en scanning door Karmac werden uitgevoerd, en de periode 2001–2020, waarvan de opschoning door de gemeente Vlissingen en de scanning door Karmac werden uitgevoerd. Het opstellen van de aanbestedingsdocumentatie, de projectleiding en kwaliteitscontroles zijn uitgevoerd door de afdeling DIV in samenwerking met de gemeentearchivaris.
Het Zeeuws Archief is gedurende het gehele proces betrokken geweest. De digitalisering vond plaats conform de eisen die tijdens de aanbesteding in het ‘Programma van Eisen digitalisering bouwarchief gemeente Vlissingen’ zijn vastgelegd.
De analoge archiefbescheiden worden volgens vaste instellingen en kwaliteitsnormen gedigitaliseerd:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De specificaties van PDF/A-1 zijn conform NEN-ISO 19005-1:2005.
De scans geven een juiste en volledige weergave van de originele documenten. De volgende eisen zijn hierbij gehanteerd:
- •
- •
- •
- •
- •
Elk dossier is voorzien van metadata die essentieel zijn voor de ontsluiting in Mais-Flexis en het e-Depot van het Zeeuws Archief.
- •
- •
- •
- •
- •
De metadata zijn vastgelegd in het ‘Programma van Eisen digitalisering bouwarchief gemeente Vlissingen’.
3. Authenticiteit en betrouwbaarheid
De authenticiteit van de digitale vervanging is geborgd door:
- •
- •
- •
- •
De scans nemen na vernietiging van de analoge originelen de juridische status over als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
3.2 Beheer en toegankelijkheid
Na voltooiing van de digitalisering worden de digitale bestanden met metadata overgedragen aan de gemeente Vlissingen.
- •
- •
- •
De fysieke archiefbescheiden zijn voorafgaand aan de digitalisering opgeschoond en voorbereid:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Door middel van Optical Character Recognition (OCR) is de tekstlaag van de documenten doorzoekbaar gemaakt.
- •
- •
De fysieke dossiers worden door de uitvoerende partij tot drie maanden na oplevering bewaard. Daarna worden zij vernietigd door een erkend archiefvernietigingsbedrijf.
- •
- •
5.1 Doel van de kwaliteitscontrole
De kwaliteitscontrole waarborgt dat de digitale reproducties een juiste en volledige weergave vormen van de oorspronkelijke bouwvergunningendossiers. Alleen wanneer de kwaliteit aantoonbaar voldoet aan de gestelde eisen, worden de digitale reproducties geaccepteerd als vervanging van het papieren origineel.
5.2 Uitvoering kwaliteitscontrole
De controle is uitgevoerd op drie niveaus:
- 1.
- 2.
- 3.
De volgende aspecten zijn bij de kwaliteitscontrole beoordeeld:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Om de consistentie van de digitalisering te bewaken, is een steekproef van minimaal 5% van de gescande dossiers per batch gecontroleerd. Bij constatering van fouten of onvolledigheid werd de gehele batch herzien.
5.5 Correctie en herstelprocedure
Wanneer tijdens de controle afwijkingen werden vastgesteld, zijn de volgende stappen gevolgd:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Deze herstelprocedure garandeert dat de uiteindelijke digitale bestanden volledig en betrouwbaar zijn.
Alle uitgevoerde controles zijn vastgelegd in een kwaliteitsrapport per batch, inclusief:
- •
- •
- •
- •
- •
De rapportages zijn onderdeel van het projectdossier ‘Digitalisering bouwarchief Vlissingen’ en worden blijvend bewaard.
6. Formeel vervangingsbesluit en vernietiging
6.1 Formeel vervangingsbesluit
Na afronding van het digitaliseringstraject stelt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen een vervangingsbesluit vast op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995. In dit besluit wordt formeel verklaard dat de digitale reproducties de juridische status van de papieren originelen overnemen.
Het besluit bevat minimaal de acht onderdelen zoals voorgeschreven in artikel 26b van de Archiefregeling:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Het besluit wordt gepubliceerd zodat het openbaar raadpleegbaar is voor burgers, bedrijven en overheidsorganen.
6.2 Procedure van vernietiging
De vernietiging van de analoge originelen vindt pas plaats nadat:
- 1.
- 2.
- 3.
De vernietiging wordt drie maanden na vaststelling uitgevoerd door een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf, conform de eisen van de AVG en Archiefregeling.
De volgende maatregelen worden daarbij getroffen:
- •
- •
- •
6.3 Overbrenging naar het Zeeuws Archief
Na digitalisering en goedkeuring worden de digitale bouwvergunningen overgebracht naar het Zeeuws Archief, waar ze duurzaam worden opgeslagen in het e-Depot van het Zeeuws Archief en ontsloten via Mais-Flexis. De digitale dossiers zijn vervolgens online raadpleegbaar voor:
- •
- •
Met dit handboek en het formele vervangingsbesluit toont de gemeente Vlissingen aan dat:
- •
- •
- •
- •
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2026-296205.html