Vaststellen ‘Reglement van orde voor collegevergaderingen en collegewerkzaamheden gemeente Someren 2026’

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren;

overwegende dat:

• het college van burgemeester en wethouders wettelijk verplicht is een reglement van orde te hebben voor het handelen tijdens collegevergaderingen en andere werkzaamheden;

• het huidige reglement dateert van 1995 en geactualiseerd moet worden;

• het geactualiseerde reglement na vaststelling ter kennisname aan de gemeenteraad moet worden gezonden;

gelet op:

artikel 52 Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen het “Reglement van orde voor collegevergaderingen en collegewerkzaamheden gemeente Someren”;

Hoofdstuk 1 Algemene bepaling

Artikel 1. Definities

• 1. College:

  het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren.

• 2. Gemeentesecretaris:

  de functionaris van de gemeente Someren bedoeld in artikel 102 Gemeentewet of de door het college op basis van artikel 106, lid 1, Gemeentewet aangewezen vervanger;

• 3. Raad:

  de gemeenteraad van de gemeente Someren;

• 4. Voorzitter:

  de burgemeester van de gemeente Someren of de door het college op grond van artikel 77, lid 1, Gemeentewet aangewezen waarnemer.

• 5. Bestuursondersteuner:

  de functionaris die de gemeentesecretaris ondersteunt bij de uit te voeren werkzaamheden.

Hoofdstuk 2 Verdeling werkzaamheden

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van de werkzaamheden, ondergebracht in portefeuilles, onder de collegeleden.

• 2. Het college bepaalt:

  • a. de onderlinge vervanging bij afwezigheid van één der wethouders,

  • b. de vervanging van de burgemeester bij diens afwezigheid.

• 3. In afwijking van het bepaalde in lid 1 van dit artikel kan het college besluiten bij langdurige afwezigheid van een wethouder om diens werkzaamheden door een of meer van de overige wethouders te laten uitvoeren.

• 4. Wanneer een onderwerp meerdere portefeuilles direct raakt, wijst het college een coördinerend wethouder aan, onverminderd de inhoudelijke verantwoordelijkheid van de individuele wethouders.

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

Artikel 3. Dag en plaats vergadering

• 1. Het college vergadert eenmaal per week op dinsdagmorgen, tenzij anders wordt besloten.

• 2. Er wordt een extra vergadering gehouden wanneer de voorzitter dit nodig acht.

• 3. Wanneer een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij de voorzitter van het college hierom onder opgaaf van reden.

• 4. Vergaderingen worden in het gemeentehuis gehouden, tenzij anders wordt besloten.

Hoofdstuk 4 Verhindering en ondersteuning

Artikel 4. Verhindering en langdurige afwezigheid

Bij verhindering of langdurige afwezigheid om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen door:

• 1. de voorzitter, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan zijn waarnemer en de gemeentesecretaris.

• 2. een collegelid, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

• 3. de gemeentesecretaris, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan zijn plaatsvervanger en aan de voorzitter.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

• 1. Het college wordt ambtelijk ondersteund door de gemeentesecretaris.

• 2. De gemeentesecretaris wordt ambtelijk bijgestaan door de bestuursondersteuner.

• 3. De bestuursondersteuner:

  • a. bereidt namens de gemeentesecretaris de vergadering voor,

  • b. stelt de conceptagenda op,

  • c. stelt de conceptbesluitenlijst op.

Hoofdstuk 5 Voorbereiding vergaderingen

Artikel 6. Agenda

• 1. De agenda wordt uiterlijk drie werkdagen om uiterlijk 16.00 uur voorafgaand aan de eerstvolgende collegevergadering op de gebruikelijke wijze aan alle collegeleden beschikbaar gesteld, tenzij anders wordt besloten.

• 2. Een voorstel waarover het college expliciet moet besluiten, wordt uitsluitend op de collegeagenda geplaatst na:

  • a. (voor)bespreking met de betreffende portefeuillehouder en

  • b. een toets door of namens de gemeentesecretaris op besluitwaardigheid, inhoudend:

    1˚ wettelijke correctheid,

    2˚ duidelijkheid en

    3˚ volledigheid.

• 3. Voorstellen en bij deze voorstellen behorende stukken worden aangeboden via het daarvoor bestemde systeem.

Artikel 7. Openbaarmaking agenda

• 1. De secretaris laat namens het college de agenda van de vergadering openbaar maken uiterlijk op de maandag voorafgaand aan de eerstvolgende collegevergadering.

• 2. Openbaarmaking als bedoeld in het vorige lid vindt plaats door publicatie op de gemeentelijke website.

• 3. Deze verplichting geldt niet voor agendapunten waarvan openbaarmaking in strijd is met de belangen als bedoeld in artikel 5.1, lid 1 en 2, Wet open overheid.

• 4. Bij de agendapunten, als bedoeld in lid 3 van dit artikel, waarop geheimhouding rust, wordt dit expliciet en met de reden hiervan vermeld.

• 5. De burgemeester stelt bij aanvang van de vergadering de agenda formeel vast.

Hoofdstuk 6 Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 8. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en alle collegeleden het voorstel voor akkoord geparafeerd hebben.

• 3. Een parafenbesluit wordt genomen in een extra collegevergadering die digitaal wordt gehouden.

Artikel 9. Deelname vergadering

• 1. De gemeentesecretaris is bij elke collegevergadering aanwezig.

• 2. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt hij vervangen door degene die daarvoor is aangewezen via het schema vervanging gemeentesecretaris.

• 3. De bestuursondersteuner mag bij elke collegevergadering aanwezig zijn ten behoeve van het opstellen van de conceptbesluitenlijst.

• 4. Bij afwezigheid van de bestuursondersteuner wordt deze niet vervangen.

• 5. Het college kan bepalen dat anderen dan de hiervoor genoemden tijdens een vergadering aanwezig zijn om een toelichting te geven bij een agendaonderwerp.

• 6. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 10. Stemming

• 1. Een voorstel wordt geacht te zijn aangenomen wanneer geen van de collegeleden bij het nemen van een besluit om stemming vraagt.

• 2. Wanneer een collegelid bij het nemen van een besluit om stemming vraagt wordt mondeling gestemd.

• 3. Bij het besluiten over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen wordt gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes wanneer een collegelid hierom vraagt.

• 4. Bij het staken van stemmen over een voorstel ten aanzien van personen, dan wel bij het staken van stemmen in een niet voltallige vergadering, wordt het voorstel aangehouden tot de volgende vergadering.

• 5. Wanneer de stemmen in deze vergadering wederom staken beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 11. Verslag en besluitenlijst

• 1. De bestuursondersteuner draagt, onder verantwoordelijkheid van de secretaris, zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de collegevergadering.

• 2. Het verslag bevat:

  • a. de namen van de aan- en afwezige collegeleden, de gemeentesecretaris en eventueel de bestuursondersteuner.

  • b. de formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Het verslag wordt in de eerstvolgende collegevergadering vastgesteld.

• 4. Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld. Voor zover aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling openbaar gemaakt en naar de gemeenteraad gezonden.

• 5. Van genomen paraafbesluiten, zoals bedoeld in artikel 8, wordt een aparte besluitenlijst opgemaakt.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 12. Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist het college van burgemeester en wethouders op voorstel van de voorzitter van het college.

Artikel 13. Citeertitel en inwerkingtreding

• 1. Dit reglement kan worden aangehaald als: “Reglement van orde voor collegevergaderingen en collegewerkzaamheden gemeente Someren 2026”.

• 2. Dit Reglement treedt in werking op de dag na elektronische bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van het “Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 1995”, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 19 september 1995.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren,

de secretaris,

J. Weekers

de burgemeester,

D. Blok