Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit het volgende reglement vast te stellen:

“Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum”

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Brunssum of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Brunssum;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Brunssum of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert elke dinsdag om 9:00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis met gesloten deuren.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden, digitaal of hybride te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

• 3. Het college kan van het eerste en tweede lid afwijken indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

• 1. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 2. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk de dag voorafgaand om 17:00 uur aan de leden van het college.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, afwezigheid en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en afwezigheid

• 1. Bij verhindering of afwezigheid van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn afwezigheid.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris bevordert, binnen de hem opgedragen taak, een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. De gemeentesecretaris adviseert omtrent de beraadslagingen.

• 3. Het college kan besluiten dat anderen dan de leden van het college en de gemeentesecretaris deelnemen aan de beraadslaging. Op degene die op grond van dit artikel deelneemt aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing.

• 4. Het college kan een niet-lid dat daartoe de wens te kennen heeft gegeven of door het college is uitgenodigd, in de gelegenheid stellen zijn opvattingen over een aangelegenheid in een collegevergadering kenbaar te maken.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op de daaraan voorafgaande donderdag vóór 12:00 uur bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde digitale zaaksysteem.

• 4. De gemeentesecretaris kan in bijzondere gevallen besluiten dat een voorstel of ander stuk, in afwijking van het in het eerste lid genoemde tijdstip, alsnog kan worden aangeleverd en geagendeerd, als de noodzaak daartoe naar zijn oordeel deugdelijk is gemotiveerd.

Artikel 9. Agenda

• 1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op, bestaande uit een openbare en een niet openbare agenda, en stuurt deze uiterlijk op donderdag vóór 17:00 uur aan de leden van het college.

• 2. De gemeentesecretaris bepaalt welke voorstellen en andere stukken op de concept-openbare of concept niet-openbare agenda worden geplaatst.

• 3. De vergaderstukken zijn voor de leden van het college digitaal raadpleegbaar via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

• 4. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

• 5. Als de gemeentesecretaris of de leden van het college vragen hebben over een voorstel of ander stuk dat op de agenda is geplaatst, dienen zij deze vragen uiterlijk op maandag vóór 9:00 uur in via het daarvoor bestemde digitale zaaksysteem. De ambtelijke organisatie beantwoordt deze vragen uiterlijk op dinsdag vóór 9:00 uur. Vragen die later worden ingediend, worden mogelijk later beantwoord.

• 6. De gemeentesecretaris kan in bijzondere gevallen besluiten dat van dit artikel wordt afgeweken, als de noodzaak daartoe naar zijn oordeel deugdelijk is gemotiveerd.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Besluitvorming en stemmingen

• 1. Onverminderd artikel 11 komt een besluit, met inachtneming van dit artikel, tot stand in een vergadering van het college als bedoeld in hoofdstuk 2.

• 2. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 3. Voorstellen of adviezen waarvan alle leden door middel van digitale accordering te kennen hebben gegeven dat zij daarmee instemmen, worden niet ter bespreking of stemming ingebracht. Het besluit wordt dan geacht te zijn genomen overeenkomstig het voorstel of advies, tenzij een lid het voorstel of advies tijdens de vergadering alsnog ter bespreking opvoert.

• 4. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

• 5. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 11. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in voorkomende gevallen, na toestemming van de voorzitter en afstemming met de gemeentesecretaris, buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een (digitaal) parafenbesluit.

• 2. Een (digitaal) parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, binnen de afgesproken circulatietermijn de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel (digitaal) voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het (digitaal) parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

• 4. Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst voor parafenbesluiten.

• 5. De parafenbesluitenlijst(en) wordt (worden) in de eerstvolgende reguliere collegevergadering bekrachtigd.

• 6. Een openbaar parafenbesluit wordt na de eerstvolgende reguliere collegevergadering op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt, samen met de openbare besluiten van de betreffende collegevergadering.

• 7. De gemeentesecretaris zorgt dat een niet-openbaar parafenbesluit, na een verzoek van de griffier om inzage door een van de leden van de raad, bij de griffier ter inzage ligt.

• 8. Stukken die als (digitaal) parafenbesluit zijn afgedaan, worden in beginsel niet meer in een vergadering besproken.

Artikel 12. Rondvraag

• 1. Bij de rondvraag kunnen de aanwezige leden van het college en de gemeentesecretaris informatie uitwisselen of vragen inbrengen waarvoor de agenda geen ruimte bood.

• 2. Het college neemt bij de rondvraag géén besluiten.

• 3. Het college kan bij de rondvraag aan de gemeentesecretaris vragen of opdrachten meegeven.

Artikel 13. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de formulering van de door het college genomen besluiten in de vorm van een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. De gemeentesecretaris kan zich daarbij laten bijstaan.

• 2. De openbare besluitenlijst bevat in ieder geval:

  • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, derde of vierde lid, aanwezig was;

  • d. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; en

  • e. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden in de besluitenlijst vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

• 4. De besluitenlijst(en) wordt (worden) in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

• 6. De gemeentesecretaris zorgt dat een niet-openbaar besluit, na een verzoek van de griffier om inzage door een van de leden van de raad, bij de griffier ter inzage ligt.

Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2020” wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking een dag na de bekendmaking in het Gemeenteblad.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 26 mei 2026.

De burgemeester,

De gemeentesecretaris,

TOELICHTING

Algemeen

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de vervanging bij verhindering of afwezigheid. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. In dit artikel is vastgelegd dat het college elke dinsdag om 9:00 uur vergadert, als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis met gesloten deuren. Het tweede lid biedt het college ruimte om van de vaste dag, het vaste tijdstip of de vaste plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal of hybride te vergaderen. Bij een hybride vergadering vindt de vergadering deels fysiek en deels digitaal plaats. Als er een digitale of hybride vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop van toepassing.Het derde lid biedt het college de mogelijkheid om van het eerste en tweede lid af te wijken als bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Artikel 4. Extra vergaderingen

Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaatsvindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 9, vierde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de voorzitter op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen.

In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruitziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

Artikel 6. Verhindering en afwezigheid

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of afwezigheid. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van afwezigheid is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert en adviseert omtrent de beraadslagingen. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid en deelname van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college. In het vierde lid is geregeld dat de gemeentesecretaris in bijzondere gevallen kan besluiten dat een voorstel of ander stuk alsnog kan worden aangeleverd en geagendeerd, dit naar het oordeel van de gemeentesecretaris.

Artikel 9. Agenda

In dit artikel is de procedure rond het opstellen en versturen van de agenda opgenomen. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op. Deze bestaat uit een openbare en een niet-openbare agenda. De gemeentesecretaris bepaalt welke voorstellen en andere stukken op de openbare of niet-openbare agenda worden geplaatst. Verder is bepaald dat de vergaderstukken voor de leden van het college digitaal raadpleegbaar zijn via het daarvoor bestemde zaaksysteem. De gemeentesecretaris en de leden van het college kunnen vragen stellen over voorstellen of andere stukken. Deze vragen worden via het daarvoor bestemde digitale zaaksysteem ingediend en door de ambtelijke organisatie beantwoord. In het zesde lid is geregeld dat de gemeentesecretaris in bijzondere gevallen van dit artikel kan afwijken.

Artikel 10. Besluitvorming en stemmingen

Dit artikel regelt de besluitvorming en stemmingen in de vergaderingen van het college. Hoofdregel is dat besluiten, onverminderd de mogelijkheid van een parafenbesluit als bedoeld in artikel 11, tot stand komen in een vergadering van het college als bedoeld in hoofdstuk 2.

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. In het derde lid is geregeld dat voorstellen of adviezen waarvan alle leden door middel van digitale accordering hebben aangegeven daarmee in te stemmen, niet meer ter bespreking of stemming worden ingebracht. Het besluit wordt dan geacht te zijn genomen overeenkomstig het voorstel of advies, tenzij een lid het voorstel of advies tijdens de vergadering alsnog ter bespreking opvoert.

Als een lid van het college om een stemming vraagt, wordt mondeling gestemd. Als de stemmen staken bij een stemming die niet gaat over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen daarna opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter, overeenkomstig artikel 59 van de Gemeentewet.

Artikel 11. Parafenbesluit

Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. In het vierde tot en met zevende lid is geregeld dat er een openbare en een niet openbare besluitenlijst voor parafenbesluiten is, dat deze in de eerstvolgende reguliere collegevergadering wordt bekrachtigd en op welke wijze openbare en niet-openbare parafenbesluiten worden behandeld. In het achtste lid is tot slot bepaald dat stukken die als parafenbesluit zijn afgedaan in beginsel niet meer in een vergadering worden besproken.

Artikel 12. Rondvraag

Dit artikel regelt de rondvraag. Bij de rondvraag kunnen de aanwezige leden van het college en de gemeentesecretaris informatie uitwisselen of vragen inbrengen waarvoor de agenda geen ruimte bood. Het college neemt bij de rondvraag géén besluiten. Wel kan het college bij de rondvraag aan de gemeentesecretaris vragen of opdrachten meegeven.

Artikel 13. Besluitenlijst

In dit artikel is geregeld dat de gemeentesecretaris zorgdraagt voor de formulering van de door het college genomen besluiten in de vorm van een openbare en een niet openbare besluitenlijst. Ook is geregeld welke gegevens de openbare besluitenlijst in ieder geval bevat en wanneer stemverhoudingen daarin worden vermeld. De besluitenlijst vormt daarmee de vastlegging van de door het college genomen besluiten.