Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Laren

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laren;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit het volgende reglement vast te stellen:

Reglement van orde van het college van Laren houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Laren)

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laren;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Laren of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Laren;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Laren of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het Bureau Gemeentebestuur in het Brinkhuis.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Quorum en opnieuw belegde vergaderingen

• 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2. De gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger is in de vergadering van het college aanwezig.

• 3. De voorzitter kan vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering beleggen.

• 4. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 5. Als de voorzitter een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 6. De gemeentesecretaris zorgt voor een tijdige oproep voor deze vergadering.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op donderdag om 12.00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

Artikel 9. Agenda

• 1. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda op en stuurt deze toe aan de leden van het college.

• 2. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college via het zaaksysteem ter inzage.

• 3. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan vanwege spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van de reden(en) van de urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris. Met toestemming van de voorzitter kan deze termijn worden bekort.

• 4. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

• 5. De agenda is openbaar.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 10. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vijfde lid van toepassing is.

• 3. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

• 4. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter

• 5. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 6. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 7. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college (digitaal) kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris stelt een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

  • 1. Wanneer het een besluit betreft waarvoor de burgemeester alleen de bevoegdheid heeft, wordt hiervan een aparte besluitenlijst gemaakt.

  • 2. In de besluitenlijst wordt ook het volgende opgenomen:

    • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

    • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

    • c. een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

  • 4. Indien de aard van de besluiten dit verlangt, worden de besluiten opgedeeld in verschillende soorten besluitenlijsten. Van het behandelde waaromtrent geheimhouding is opgelegd wordt een afzonderlijke (niet-openbare/geheime) besluitenlijst opgemaakt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een onderwerp dat in zijn geheel geheim is en afzonderlijk geheim document bij een openbaar voorstel.

  • 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad verstuurd en aan de andere personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

  • 6. De besluitenlijst wordt na vaststelling openbaar gemaakt.

Artikel 13. Geheimhouding

• 1. Het college en de burgemeester kunnen geheimhouding opleggen op informatie die bij hen berust, wanneer een uitzonderingsgrond uit artikel 5.1 leden 1 en 2 Wet open overheid van toepassing is.

• 2. Bij het opleggen dienen de belangen zorgvuldig te worden afgewogen. Het besluit om geheimhouding op te leggen wordt gemotiveerd.

• 3. Het verstrekken van geheime informatie aan derden geschiedt na verstrekking aan de raad. De reden voor verstrekking aan derden wordt ter kennisgeving medegedeeld aan de raad.

• 4. Vertrouwelijkheid wordt niet gebruikt wanneer de met meer waarborg omklede procedure van geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet mogelijk is. Het college houdt een register bij van alle stukken waarbij geheimhouding is opgelegd. Het register wordt 1 keer per jaar door het college doorgenomen op actualiteit. Zo nodig wordt besloten op welke stukken geheimhouding kan worden opgeheven.

Artikel 14. Werkwijze in recesperiode

• 1. Het college stelt een aan- en afwezigheidsoverzicht op voor tijdens recesperioden. Op basis van dit overzicht stelt het college de periode vast waarin geen reguliere collegevergaderingen plaatsvinden.

• 2. In het geval dat tijdens de recesperiode het quorum niet behaald kan worden en een besluit door (digitale) accordering niet mogelijk is, zijn de (loco-) burgemeester en de (loco-) secretaris gemachtigd om namens het college alle spoedeisende besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college. De genomen besluiten worden in de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is bekrachtigd.

Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen

Artikel 15. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Laren.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 19 mei 2026

De burgemeester,

De secretaris,