Verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2026

De raad van de gemeente Tubbergen;

gelezen het voorstel van het presidium 12 mei 2026

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

Besluit:

vast te stellen de navolgende verordening:

Verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2026

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. bijzondere commissie: een door de raad ingestelde commissie als bedoeld in artikel 84 van de wet, met specifiek toebedeelde taken;

• 2. commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• 3. commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• 4. commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• 5. raadsgriffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• 6. wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Instellen raadscommissies

• 1. De raad stelt de raadscommissies in.

• 2. Er is een:

  • a. raadscommissie Sociaal Domein en Bestuur, waarvan de werkzaamheden in ieder geval de volgende onderwerpen betreffen:

    • 1. Zorg en Welzijn

    • 2. Sociale zekerheid en Arbeidsmarkt

    • 3. Sport, Kunst en Cultuur

    • 4. Openbare Orde en Veiligheid

    • 5. Publieke Dienstverlening

    • 6. Bestuurlijke zaken

    • 7. Participatie

    • 8. Financiën

    • 9. Regionale aangelegenheden

  • b. raadscommissie Omgeving en Economie, waarvan de werkzaamheden in ieder geval de volgende onderwerpen betreffen:

    • 1. Ruimtelijke Ordening

    • 2. Wonen

    • 3. Economische Zaken

    • 4. Toerisme, Recreatie en Horeca

    • 5. Openbare Ruimte

    • 6. Groen en Biodiversiteit

    • 7. Natuur en Milieu

    • 8. Infrastructuur en Verkeer

    • 9. Energie en Duurzaamheid

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

• 1. is opiniërend, informerend en voorbereidend op de raadvergadering;

• 2. concludeert of een raadsvoorstel als hamerstuk of bespreekstuk wordt aangeboden aan de raad;

• 3. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben en waarin niet door een bijzondere commissie is voorzien;

• 4. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder c;

• 5. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder c.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. De raadscommissies worden gevormd door leden van de raad en door de raad benoemde commissieleden niet zijnde raadsleden.

• 2. Het aantal commissieleden niet zijnde raadsleden, als bedoeld in het eerste lid, bedraagt voor raadsfracties met zes of meer leden maximaal drie en voor raadsfracties met vijf of minder leden maximaal vier.

• 3. Commissieleden niet zijnde raadsleden worden op voordracht van de raadsfracties door de raad benoemd. Om voor benoeming tot commissielid niet zijnde raadslid in aanmerking te komen is plaatsing op de kandidatenlijst van de betreffende fractie bij de laatste verkiezingen geen vereiste.

• 4. Bij iedere raadscommissie is het aantal deelnemende commissieleden exclusief de voorzitter per vergadering:

  • a. Voor fracties met 6 of meer raadsleden: maximaal 5.

  • b. voor fracties met 3-5 raadsleden: maximaal 4.

  • c. voor fracties met 2 of minder raadsleden: maximaal 3.

• 5. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden niet zijnde raadsleden.

• 6. De raad benoemt de commissievoorzitters en diens plaatsvervangers.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met

• 2. het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 3. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4 gestelde eisen.

• 4. De raad kan een commissielid niet zijnde raadslid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 5. De raad kan een commissievoorzitter ontslaan.

• 6. Een commissielid en commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 7. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 8. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De raadsgriffier wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de raadsgriffier aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of de raadsgriffier.

• 4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1. De commissievoorzitter zendt in de regel 10 dagen, doch ten minste 7 dagen, voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda. De agenda met de daarbij behorende stukken wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze aan de leden gezonden. De aanvullende agenda met bijbehorende stukken wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.

• 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.

• 4. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Terinzagelegging van stukken vindt plaats door elektronische plaatsing van stukken op de website van de gemeente.

• 2. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de commissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 3. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de raadsgriffier.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

• 1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in het lokale nieuwsblad en de gemeentelijke website.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 10. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van commissievergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst.

• 3. De presentielijst wordt aan het einde van de vergadering ondertekend door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ter vaststelling.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Aanwezigheid burgemeester, wethouders, secretaris en ambtenaren

• 1. De burgemeester, de wethouders en de secretaris worden uitgenodigd in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2. Aan de secretaris kan worden verzocht andere ambtenaren bij de vergadering aanwezig te doen zijn voor het verstrekken van informatie.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. Voor adviezen over raadsvoorstellen gelden de volgende regels:

  • a. Voor agendering in de raadsvergadering als ‘hamerstuk’ geldt: unanimiteit onder de aanwezige leden.

  • b. Voor agendering in de raadsvergadering als ‘bespreekstuk’ geldt: verzocht door tenminste één van de aanwezige leden.

  • c. Voor terugverwijzing van een voorstel naar het college of aanhouden van een voorstel tot een volgende commissievergadering geldt: unanimiteit onder de aanwezige leden.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding, procedurele onderwerpen zoals vaststelling van de agenda en besluitenlijst en met betrekking tot de orde.

• 4. Een in stemming gebracht voorstel zoals bedoeld in het vierde lid wordt geacht te zijn aangenomen bij een meerderheid van stemmen onder de aanwezige leden.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16. Spreekrecht

• 1. Burgers, bedrijven, instellingen of bestuursorganen kunnen in een openbare vergadering het woord voeren over onderwerpen die ter voorbereiding voor de raadsvergadering op de agenda staan.

• 2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • b. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • c. Vaste agendapunten die elke vergadering opnieuw geagendeerd worden;

  • d. Voorstellen die al in een vorige raadscommissie aan de orde zijn geweest, tenzij het betreffende voorstel afwijkt van het voorstel dat eerder is behandeld of de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van bijzondere omstandigheden.

• 3. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit vóór 12:00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 4. De commissievoorzitter verleent inspreker voor ten hoogste 5 minuten het woord, op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering. De voorzitter kan, gelet op het aantal sprekers en de agenda, de spreektijd inkorten dan wel verlengen.

• 5. Overdracht van spreekrecht aan een andere inspreker is niet mogelijk. De commissievoorzitter kan besluiten hier in bijzondere omstandigheden van af te wijken indien inspreker niet in staat is zelf van het inspreekrecht gebruik te maken. Inspreker moet een daartoe strekkend verzoek voor aanvang van de vergadering kenbaar maken bij de commissievoorzitter.

• 6. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 7. Als een spreker beledigende woorden, gebaren of persoonlijke aantijgingen, tegen wie dan ook, bezigt, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen en na herhaling wordt hem het recht van spreken ontzegd.

Artikel 17. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Als het voorstel is aangenomen, verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 19. Toehoorders en pers

• 1. Voor toehoorders en vertegenwoordigers van de pers zijn er plaatsen beschikbaar.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is niet toegestaan.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Hoofdstuk 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1. Beeld-/geluidsverslagen van besloten vergaderingen worden uitsluitend op de griffie bewaard en kunnen bij de commissiegriffier door de deelnemers aan die vergadering op verzoek worden beluisterd.

• 2. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 3. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 4. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 4. Beeldverslag en besluitenlijsten

Artikel 23. Beeld- en/of geluidsregistraties

• 1. De openbare vergadering van de commissie wordt met beeld en geluid via de website van de gemeente uitgezonden en is daarop terug te bekijken.

• 2. Degenen die van een openbare vergadering beeldregistraties en/of geluidsregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 24. Besluitenlijsten en verslaglegging

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor de besluitenlijst en het beeld-/geluidsverslag van openbare vergaderingen.

• 2. Het beeld-/geluidsverslag:

  • a. omvat de volledige vergadering;

  • b. wordt geïndexeerd naar de onderwerpen die besproken zijn en de sprekers die het woord hebben gevoerd;

  • c. wordt zo spoedig mogelijk via de gemeentelijke website toegankelijk gemaakt.

• 3. Uit de besluitenlijst blijkt in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 15 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 25. Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter.

Artikel 26. Intrekking oude verordening

De verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2024 wordt ingetrokken.

Artikel 27. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking nadat op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2026.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 mei 2026.

De gemeenteraad van Tubbergen,

De raadsgriffier,

E.C.B. Hoitink

De voorzitter,

drs. A.H. Postma

Toelichting - Verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2026

Artikelsgewijs

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit artikel bevat de begripsbepalingen die in de verordening worden gebruikt. Door begrippen te definiëren wordt eenduidig vastgelegd wat in deze verordening onder die termen wordt verstaan. Ook is vastgelegd dat met ‘de wet’ de Gemeentewet wordt bedoeld, zodat verwijzingen in de verordening helder zijn.

Artikel 2. Instellen raadscommissies

Op grond van artikel 82 Gemeentewet kan de raad raadscommissies instellen. Dit artikel bepaalt welke raadscommissies in Tubbergen zijn ingesteld en welke onderwerpen tot hun werkzaamheden behoren. De onderwerpenlijsten geven een praktisch kader voor de indeling van raadsvoorstellen en andere onderwerpen naar de meest passende commissie, zodat de voorbereiding van besluitvorming door de raad overzichtelijk en consistent kan plaatsvinden.

Artikel 3. Taken

De Gemeentewet biedt de raad de mogelijkheid raadscommissies in te stellen om de besluitvorming van de raad voor te bereiden en overleg te voeren met het college of de burgemeester. In Tubbergen hebben de raadscommissies een opiniërende, informerende en adviserende functie richting de raad. De commissie bespreekt onderwerpen binnen haar werkterrein, kan hierover een inhoudelijk advies aan de raad meegeven en concludeert of een raadsvoorstel als hamerstuk of bespreekstuk aan de raad wordt aangeboden. De besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering.

De commissie voert daarnaast overleg met het college of de burgemeester over de geagendeerde onderwerpen, waaronder in ieder geval over verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur. De agenda wordt bij aanvang van de vergadering vastgesteld. De voorlopige agendering en afstemming tussen raad en raadscommissies vindt plaats via het presidium, dat de voorlopige agenda’s voor raads- en commissievergaderingen voorbereidt en vaststelt.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Daarbij geldt op grond van artikel 82, derde lid, Gemeentewet dat de raad zorgt voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. In deze verordening is daarom geregeld dat fracties commissieleden voordragen en dat de raad deze benoemt.

Een raadscommissie kan bestaan uit raadsleden en uit commissieleden die geen raadslid zijn. Fracties bepalen zelf wie zij voordragen voor de commissies. De raad benoemt de voorgedragen commissieleden. Benoeming van een voorgedragen niet-raadslid kan worden geweigerd als niet wordt voldaan aan de wettelijke vereisten die voor dergelijke commissieleden gelden.

Voor commissieleden die geen raadslid zijn, zijn de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Daarmee is geborgd dat dezelfde basisvereisten en onverenigbaarheden gelden als bij raadsleden, voor zover passend bij het commissielidmaatschap.

In Tubbergen is expliciet bepaald dat plaatsing op de kandidatenlijst bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen geen vereiste is om als commissielid (niet zijnde raadslid) te kunnen worden benoemd. Daarnaast bevat dit artikel maxima voor het aantal te benoemen niet-raadsleden per fractie en – waar opgenomen – voor het aantal deelnemende commissieleden per vergadering. Dit borgt een werkbare vergaderorde en een evenwichtige inzet per fractie.

De commissievoorzitter wordt door de raad benoemd. Op grond van artikel 82, vierde lid, Gemeentewet is een raadslid voorzitter van een raadscommissie.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van commissieleden en commissievoorzitters eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad. Daarmee eindigen benoemingen van rechtswege; een afzonderlijk ontslagbesluit van de raad is daarvoor niet nodig.

Het lidmaatschap van een commissielid dat geen raadslid is, eindigt eveneens van rechtswege als niet langer wordt voldaan aan de wettelijke vereisten die in artikel 4 voor dergelijke commissieleden gelden. Ook eindigt het lidmaatschap van commissieleden die zijn benoemd op voordracht van een fractie die niet langer in de raad is vertegenwoordigd.

De raad kan een commissielid dat geen raadslid is ontslaan op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen. Deze bepaling ziet op situaties waarin een fractie haar vertegenwoordiging in de commissie wil wijzigen. Raadsleden vallen hier niet onder; hun positie in de commissie volgt uit hun raadslidmaatschap en wordt niet via ontslag beëindigd.

Artikel 6. De commissiegriffier

Dit artikel regelt de ondersteuning van de raadscommissie door de commissiegriffier. De raadsgriffier wijst per raadscommissie een commissiegriffier aan; dit is een op de griffie werkzame ambtenaar. De commissiegriffier ondersteunt de commissie procedureel en organisatorisch, is aanwezig bij vergaderingen en zorgt voor een ordelijk verloop van het proces rond agenda en stukken, de presentielijst en de vastlegging (besluitenlijst en, waar van toepassing, beeld-/geluidsregistratie). Bij verhindering wordt de commissiegriffier vervangen conform dit artikel. De commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter deelnemen aan beraadslagingen, bijvoorbeeld om procedurele vragen toe te lichten.

Artikel 7. Oproep en agenda

Dit artikel regelt de oproeping voor een commissievergadering en de verzending/publicatie van de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken. De commissievoorzitter verzendt de oproep binnen de in dit artikel genoemde termijnen. De oproep vermeldt in ieder geval dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

Er wordt gewerkt met een voorlopige agenda. In de praktijk kunnen actualiteiten of late besluitvorming aanleiding geven om na verzending van de oproep een aanvullende agenda en aanvullende stukken te verzenden. Dit artikel biedt daarvoor de grondslag en stelt daarvoor een minimale termijn.

De agenda en stukken worden gepubliceerd op de gemeentelijke website, zodat commissieleden en inwoners tijdig over dezelfde informatie beschikken. In Tubbergen wordt uitgegaan van een oproeptermijn van 10 dagen en minimaal 7 dagen vóór de vergadering. Bij spoed geldt dat een aanvullende agenda uiterlijk 48 uur vóór aanvang wordt toegezonden en gepubliceerd.

De agenda wordt bij aanvang van de vergadering door de raadscommissie vastgesteld. De voorlopige agendering en afstemming tussen raad en raadscommissies vindt plaats via het presidium, overeenkomstig het reglement van orde van de raad.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om de vergaderstukken in te zien. Daarom bepaalt dit artikel dat agenda en stukken voor een openbare commissievergadering gelijktijdig met het verzenden van de oproep ter inzage worden gelegd. In Tubbergen worden openbare agenda’s en stukken in ieder geval digitaal beschikbaar gesteld via de gemeentelijke vergaderpagina’s. Zo kunnen inwoners en pers zich tijdig informeren over de te behandelen onderwerpen.

Voor informatie waarop geheimhouding rust geldt een ander regime. Stukken met opgelegde geheimhouding worden niet openbaar ter inzage gelegd, maar blijven onder beheer van de griffie en kunnen door commissieleden op verzoek worden ingezien overeenkomstig de bepalingen over geheimhouding in deze verordening.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Dit artikel regelt de openbare kennisgeving van commissievergaderingen. Het doel is dat inwoners, pers en andere belangstellenden tijdig weten wanneer en waar de commissie vergadert en waar de agenda en stukken zijn in te zien. In Tubbergen vindt de kennisgeving plaats via het lokale nieuwsblad én via de gemeentelijke website. In spoedeisende gevallen kan de kennisgeving uitsluitend digitaal plaatsvinden. Met deze bepaling is ook voor volledig elektronische kennisgeving in spoedgevallen een duidelijke grondslag in de verordening opgenomen.

Artikel 10. Presentielijst

De presentielijst wordt door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig was. Daarnaast is de presentielijst van belang voor de vaststelling van vergoedingen van commissieleden die geen raadslid zijn.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

Dit artikel regelt wanneer een commissievergadering kan worden geopend. Uitgangspunt is dat een vergadering alleen wordt geopend als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is. Daarmee is geborgd dat de commissie representatief kan beraadslagen.

Wanneer bij de eerste oproep het vereiste aantal leden niet aanwezig is, wordt een nieuwe vergadering belegd. In die tweede vergadering kan de commissie de onderwerpen behandelen waarvoor de eerste vergadering was uitgeschreven, ook als het quorum dan niet wordt gehaald. Voor andere onderwerpen blijft de quorumeis gelden. Zo wordt enerzijds voorkomen dat behandeling onnodig wordt vertraagd en blijft anderzijds de waarborg bestaan dat nieuwe onderwerpen alleen met voldoende aanwezigheid worden besproken.

Artikel 12. Aanwezigheid burgemeester, wethouders, secretaris en ambtenaren

Dit artikel regelt dat burgemeester, wethouders en de secretaris worden uitgenodigd om bij commissievergaderingen aanwezig te zijn en desgevraagd aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit ondersteunt de informatiepositie van de commissie en maakt het mogelijk dat het college of de burgemeester vragen kan beantwoorden en toelichting kan geven op het gevoerde bestuur en op voorstellen.

Daarnaast kan via de secretaris worden verzocht dat andere ambtenaren aanwezig zijn om feitelijke informatie te verstrekken of een toelichting te geven. Ambtenaren nemen niet deel aan de politieke oordeelsvorming; hun bijdrage is bedoeld voor informatievoorziening. De commissievoorzitter bewaakt de orde en kan zo nodig aanwijzingen geven over de wijze waarop en het moment waarop collegeleden en ambtenaren het woord voeren.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

Dit artikel regelt op welke wijze de raadscommissie haar bespreking afrondt en welk advies aan de raad wordt meegegeven. De raadscommissie is niet besluitvormend in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. De besluitvorming over raadsvoorstellen vindt plaats in de raadsvergadering. Het woord “beslissen” in het eerste lid ziet daarom niet op het nemen van bestuursrechtelijke besluiten, maar op de interne wijze waarop de commissie vaststelt welke inhoud en welke conclusie zij als commissieadvies aan de raad meegeeft.

Het tweede lid bevat de Tubbergse werkwijze voor de conclusie hamerstuk of bespreekstuk. Een raadsvoorstel kan als hamerstuk aan de raad worden aangeboden als daar in de commissie unanimiteit over bestaat. Zodra één of meer leden inhoudelijke bespreking in de raad wensen, wordt het voorstel als bespreekstuk geagendeerd. Daarmee is geborgd dat elk lid kan aangeven dat nadere politieke bespreking in de raad gewenst is.

Het derde lid regelt dat terugverwijzing naar het college of aanhouding tot een volgende commissievergadering alleen plaatsvindt bij unanimiteit. Dit is een zware drempel, omdat terugverwijzen of aanhouden directe gevolgen heeft voor het besluitvormingsproces en de planning van de raad. Wanneer unanimiteit ontbreekt, blijft het voorstel in behandeling en kan de commissie haar inhoudelijke aandachtspunten aan de raad meegeven.

In het vierde lid is vastgelegd dat in commissievergaderingen in beginsel niet wordt gestemd. De commissie is immers primair een overleg- en adviesorgaan. Uitzonderingen zijn noodzakelijk voor een ordelijk verloop van de vergadering en voor de wettelijke geheimhoudingssystematiek. Daarom kan wel worden gestemd over geheimhouding, procedurele onderwerpen (zoals het vaststellen van de agenda en de besluitenlijst) en over ordevoorstellen.

Het vijfde lid bepaalt dat voorstellen als bedoeld in het vierde lid zijn aangenomen bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Dit betreft dus uitsluitend de genoemde uitzonderingen (geheimhouding, procedure en orde) en niet de inhoudelijke advisering over raadsvoorstellen.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

Dit artikel regelt de structuur van de beraadslaging in de raadscommissie. Uitgangspunt is behandeling in maximaal twee termijnen. Dit bevordert een ordelijk debat: in de eerste termijn kunnen commissieleden vragen stellen en standpunten uitwisselen; in de tweede termijn kan worden gereageerd en kan de commissie toewerken naar afronding. De raadscommissie kan hiervan afwijken als de aard of omvang van het onderwerp daarom vraagt.

De commissievoorzitter sluit de spreektermijnen af. Daarmee bewaakt de voorzitter het verloop van de beraadslaging en voorkomt hij of zij dat termijnen door elkaar lopen.

Per termijn voert een commissielid in beginsel niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel. Dit ondersteunt een overzichtelijke vergaderorde en zorgt dat alle leden aan bod kunnen komen. Het doen van een voorstel van orde telt hierbij niet mee, omdat dit een procedureel instrument is dat het verloop van de vergadering betreft en niet de inhoudelijke beraadslaging

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Dit artikel geeft de raadscommissie de mogelijkheid om, wanneer dat voor de behandeling van een onderwerp wenselijk is, anderen dan commissieleden te laten deelnemen aan de beraadslaging. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om externe deskundigen, vertegenwoordigers van organisaties of andere betrokkenen die de commissie kunnen informeren of een inhoudelijke toelichting kunnen geven.

Artikel 16. Spreekrecht

Dit artikel regelt het spreekrecht in openbare commissievergaderingen. Het spreekrecht biedt burgers, bedrijven, instellingen en bestuursorganen de mogelijkheid in te spreken over onderwerpen die ter voorbereiding van de raadsvergadering zijn geagendeerd.

Het spreekrecht is begrensd. Inspreken is niet mogelijk over persoonsbenoemingen, over klachten die via de Awb-klachtenregeling kunnen worden ingediend, over vaste (procedurele) agendapunten die elke vergadering terugkeren (bijvoorbeeld opening, vaststelling agenda, vaststelling besluitenlijst, mededelingen, rondvraag, sluiting) en over voorstellen die al eerder in de raadscommissie zijn behandeld, tenzij sprake is van een gewijzigd voorstel of bijzondere omstandigheden.

Aanmelding verloopt via de griffie uiterlijk 12.00 uur op de dag van de vergadering, met vermelding van contactgegevens en onderwerp. De commissievoorzitter bepaalt de volgorde van insprekers en verleent in beginsel maximaal vijf minuten spreektijd; afhankelijk van agenda en aantal insprekers kan de voorzitter de spreektijd aanpassen.

Overdracht van het spreekrecht is niet mogelijk, behalve in bijzondere omstandigheden en na voorafgaand verzoek. De commissievoorzitter kan korte, verhelderende vragen toestaan; er vindt geen discussie plaats. Bij beledigende uitlatingen of persoonlijke aantijgingen kan de voorzitter de inspreker tot de orde roepen en bij herhaling het spreekrecht ontzeggen.

Dit artikel is grotendeels gelijkluidend aan de VNG-modelverordening of betreft een procedurele bepaling. De bedoeling is om een ordelijk verloop van commissievergaderingen te waarborgen en de informatiepositie van raad en commissieleden te ondersteunen.

Artikel 17. Handhaving orde en schorsing

Dit artikel regelt de bevoegdheden van de commissievoorzitter om de orde in de vergadering te handhaven. Het uitgangspunt is dat de voorzitter het verloop van de beraadslaging bewaakt en ingrijpt wanneer het debat de grenzen van een ordelijke vergadering overschrijdt.

Het tweede lid beschrijft situaties waarin een spreker tot de orde kan worden geroepen, zoals het gebruik van beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen, het afwijken van het onderwerp, herhaald interrumperen of andere verstoringen. Als een spreker geen gevolg geeft aan een oproep tot de orde, kan de voorzitter het woord ontnemen over het aanhangige onderwerp. Dit instrument is bedoeld om de beraadslaging doelmatig en respectvol te houden.

Het derde lid geeft de voorzitter de mogelijkheid de vergadering te schorsen en, als na heropening opnieuw ordeverstoring ontstaat, de vergadering te sluiten. Hiermee kan escalatie worden voorkomen en kan de voorzitter ingrijpen wanneer voortzetting niet verantwoord is.

Het vierde lid regelt de zwaarste maatregel: het ontzeggen van het verdere verblijf in de vergadering aan een commissielid dat de geregelde gang van zaken belemmert. De commissie beslist hierover zonder beraadslaging, zodat snel en duidelijk kan worden opgetreden. Bij herhaald gedrag kan daarnaast de toegang tot vergaderingen voor maximaal drie maanden worden ontzegd. Deze maatregelen zijn uitzonderlijk en bedoeld om de veiligheid, orde en integriteit van het vergaderproces te waarborgen

Artikel 18. Voorstellen van orde

Dit artikel geeft commissieleden de mogelijkheid tijdens de vergadering een voorstel van orde te doen over het verloop van de vergadering. De raadscommissie beslist daar direct over, zodat de vergadering ordelijk en werkbaar kan worden voortgezet.

Artikel 19. Toehoorders en pers

Dit artikel regelt de orde op de publieke tribune en de positie van de pers. Toehoorders en pers kunnen de vergadering bijwonen vanaf de daarvoor bestemde plaatsen, maar mogen de vergadering niet beïnvloeden of verstoren. Daarom zijn tekenen van goed- of afkeuring en andere ordeverstoringen niet toegestaan.

De commissievoorzitter kan bij verstoring toehoorders laten vertrekken en, bij herhaalde verstoring, de toegang tot vergaderingen voor maximaal drie maanden ontzeggen. Deze bevoegdheden zijn bedoeld om het openbare karakter te waarborgen én de vergadering ordelijk te laten verlopen.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Openbaarheid is het uitgangspunt bij vergaderingen van raadscommissies. In uitzonderlijke gevallen kan een vergadering (of een gedeelte daarvan) besloten plaatsvinden. Dit artikel regelt dat ook in dat geval de verordening als kader blijft gelden: de gebruikelijke regels over oproeping, orde, verslaglegging en het verloop van de vergadering blijven van toepassing, voor zover dat verenigbaar is met het besloten karakter.

“Voor zover dat niet strijdig is” betekent dat bepalingen die juist op openbaarheid zijn gericht (zoals openbare terinzagelegging of uitzending) in een besloten vergadering niet gelden of anders worden toegepast. De kern is dat besloten vergaderen een uitzondering blijft, met dezelfde procedurele waarborgen als bij openbare vergaderingen, maar met beperking van toegang en informatieverstrekking waar dat vanwege vertrouwelijkheid noodzakelijk is.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

Dit artikel regelt de vastlegging en het beheer van informatie bij besloten commissievergaderingen. Omdat de vergadering besloten is, gelden strengere eisen voor bewaring, inzage en verspreiding dan bij openbare vergaderingen. Het uitgangspunt is dat de informatie niet openbaar wordt gemaakt en dat toegang tot de vastlegging beperkt blijft tot degenen die aan de besloten vergadering hebben deelgenomen, voor zover de verordening dat toestaat.

Het eerste lid bepaalt dat beeld- en geluidsregistraties van besloten vergaderingen uitsluitend op de griffie worden bewaard. Deelnemers kunnen deze op verzoek beluisteren bij de commissiegriffier. Hiermee wordt de vertrouwelijkheid geborgd en wordt voorkomen dat opnamen buiten de griffie circuleren.

Het tweede lid regelt dat conceptverslagen van besloten vergaderingen niet worden verspreid. Concepten blijven uitsluitend ter inzage bij de commissiegriffier. Dit beperkt de kans op ongecontroleerde verspreiding en waarborgt dat concepten niet als “definitief” gaan rondgaan.

Het derde lid sluit aan bij de wettelijke systematiek voor besloten vergaderingen: het verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering vastgesteld. Bij die vaststelling beslist de raadscommissie tevens of geheimhouding op (delen van) het verslag kan worden opgeheven. Daarmee wordt geborgd dat alleen informatie die verantwoord openbaar kan worden, later ook daadwerkelijk openbaar wordt. Zolang geen opheffing plaatsvindt, blijft het verslag vertrouwelijk.

Het vierde lid bepaalt dat het vastgestelde verslag door de commissievoorzitter en de commissiegriffier wordt ondertekend. Daarmee is de vaststelling formeel en controleerbaar vastgelegd.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Dit artikel regelt het overlegmoment wanneer de raad voornemens is geheimhouding op te heffen op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet. Als de raadscommissie eerder geheimhouding heeft opgelegd en de raad die geheimhouding wil opheffen, kan de raadscommissie verzoeken om hierover eerst in beslotenheid overleg te voeren.

Het doel hiervan is een zorgvuldige besluitvorming. De raadscommissie kan in het besloten overleg toelichten waarom geheimhouding is opgelegd en of (gedeeltelijke) opheffing verantwoord is. De raad behoudt de bevoegdheid om uiteindelijk te besluiten over opheffing, maar krijgt zo de relevante afwegingen van de raadscommissie betrokken bij dat besluit.

Artikel 23. Beeld- en/of geluidsregistraties

Dit artikel regelt de beeld- en geluidsregistratie van openbare commissievergaderingen. In het eerste lid is vastgelegd dat openbare vergaderingen met beeld en geluid worden uitgezonden via de gemeentelijke website en daar ook terug te bekijken zijn. Daarmee wordt het openbare karakter versterkt en wordt het voor inwoners en raadsleden makkelijker om vergaderingen te volgen.

Het tweede lid regelt opnamen door derden. Wie zelf beeld- en/of geluidsregistraties wil maken, meldt dit vooraf aan de commissievoorzitter en volgt diens aanwijzingen. Zo kan de commissievoorzitter de orde bewaken, verstoring voorkomen en praktische afspraken maken over plaatsing en gebruik van apparatuur.

Artikel 24. Besluitenlijsten en verslaglegging

Dit artikel regelt de vastlegging van openbare commissievergaderingen. Het eerste lid bepaalt dat de commissiegriffier zorgdraagt voor twee vormen van verslaglegging: een besluitenlijst en een beeld-/geluidsverslag. Daarmee is zowel een zakelijke, formele vastlegging als een volledige registratie beschikbaar.

Het tweede lid werkt uit wat onder het beeld-/geluidsverslag wordt verstaan. Het betreft de volledige vergadering, die wordt geïndexeerd op onderwerp en spreker en vervolgens zo spoedig mogelijk via de gemeentelijke website toegankelijk wordt gemaakt. Indexering maakt het terugkijken praktisch bruikbaar en ondersteunt de vindbaarheid van relevante onderdelen.

Het derde lid beschrijft de minimale inhoud van de besluitenlijst. De besluitenlijst is een zakelijke weergave waaruit in ieder geval blijkt wie aanwezig waren (voor zover aanwezig), welke onderwerpen zijn besproken en – per agendapunt – welke personen op grond van artikel 15 aan de beraadslaging hebben deelgenomen en in welke hoedanigheid. Daarmee is voor de lezer duidelijk wie wanneer aan het debat heeft bijgedragen, ook wanneer derden deelnemen.

Artikel 25. Uitleg verordening

Dit artikel bevat een praktische “vangnetbepaling”. Niet elke situatie kan vooraf in regels worden vastgelegd. Als de verordening niet voorziet in een geval of als twijfel bestaat over de toepassing, kan de commissie een beslissing nemen op voorstel van de commissievoorzitter. Daarmee blijft de vergadering werkbaar en kan de commissie binnen de kaders van wet en verordening een passende procedurele oplossing kiezen.

Artikel 26. Intrekking oude verordening

Met dit artikel wordt de geldende Verordening op de raadscommissies gemeente Tubbergen 2024 ingetrokken. Daarmee wordt voorkomen dat twee verordeningen naast elkaar blijven gelden. Vanaf de inwerkingtreding van deze verordening is uitsluitend deze (nieuwe) verordening van toepassing op de raadscommissies.

Artikel 27. Inwerkingtreding en citeertitel

Het eerste lid regelt het moment waarop de verordening gaat gelden. De datum van inwerkingtreding wordt ingevuld in het raadsbesluit en sluit aan bij de bekendmaking van de verordening. Vanaf die datum geldt deze verordening voor de raadscommissies.

Het tweede lid bevat de citeertitel: de officiële naam waarmee naar deze verordening wordt verwezen in besluiten, stukken en correspondentie. Hiermee is eenduidig vastgelegd hoe de verordening wordt aangehaald.