Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg (SIO) gemeente Lelystad 2025

Het college van de gemeente Lelystad;

In de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995;

gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;

gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Lelystad 2022;

BESLUIT

vast te stellen het navolgende:

Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg (SIO) gemeente Lelystad 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

• a. SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft.

• b. Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten;

• c. Informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijke bepaalde termijn.

Artikel 2 Organisatie

• 1. Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Lelystad (verder genaamd: SIO).

• 2. De taak van het SIO wordt als volgt omschreven:

  • Het uitbrengen van advies aan het college inzake vraagstukken over het functioneren van de informatiehuishouding

  • Het waar nodig leggen van een verband tussen (projecten) informatiehuishouding en de zorg voor sec het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 3 Bevoegdheden

• 1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

• 2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

  • a. situaties van vervreemding van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, en van vervanging en migratie van archiefbescheiden;

  • b. situaties van uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijsten gemeentelijke en intergemeentelijke organen als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e van het Archiefbesluit 1995;

  • c. overige waarderingsvraagstukken, zoals vermeld in artikel 4, eerste lid, van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Lelystad 2022, waaronder de hotspotmonitor.

Artikel 4 Samenstelling SIO

• 1. In het SIO hebben zitting:

  - Gemeentearchivaris

  - Chief Information Officer (tevens voorzitter)

  - Teamleider team Digitaal Informatie- en Archiefbeheer (DIA)

  - Informatie adviseur (tevens secretaris)

• 2. Op verzoek van één of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp. Dit kan ook een externe inhoudelijk deskundige zijn.

Artikel 5 Werkwijze

• 1. Het SIO vergadert minimaal tweemaal per jaar.

• 2. De voorzitter van het SIO is verantwoordelijk voor de agenda.

• 3. De secretaris nodigt de deelnemers uit, stelt de agenda op, deelt de agenda met de deelnemers en maakt het verslag op. Ook draagt de secretaris zorg voor de archivering van de agendabundel en de notulen van de SIO-overleggen.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Het instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg (SIO) 2025 gemeente Lelystad.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 14 oktober 2025 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad.

Secretaris,

C.J.M. Swart

Burgemeester,

A.E.H. Baltus

Toelichting

Het Strategisch Informatieoverleg (SIO) is geïntroduceerd in de Nota van toelichting (Staatsblad 2012, 444) op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995.

Binnen de gemeente Lelystad is met de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Lelystad 2022 en de Aanwijzingsbesluiten informatiebeheer gemeente Lelystad 2022 het SIO ingesteld. Het doel van het Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg (SIO) 2025 gemeente Lelystad is om de taken, bevoegdheden en werkwijze van het SIO nader te omschrijven en te borgen.

Vanwege een wijziging van de deelnemers aan het SIO wordt gelijktijdig de Aanwijzingsbesluiten informatiebeheer gemeente Lelystad 2022 ingetrokken en vervangen door de Aanwijzingsbesluiten informatiebeheer gemeente Lelystad 2025.

Met het SIO is een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding op strategisch niveau. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein multidisciplinair bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijk deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en informatiespecialisten. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Op verzoek kunnen aan het SIO aanvullende deskundigen worden toegevoegd, afhankelijk van het onderwerp. Bijvoorbeeld de strategisch informatiemanager, de recordmanager of de concernstrateeg bedrijfsvoering. Dit kan ook extern zijn, bijvoorbeeld in afstemming met de Omgevingsdienst.

Het instellen van een SIO is de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager voor de archiefbescheiden.