Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Groene Metropool – gemeente Heumen 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heumen en de burgemeester van de gemeente Heumen, ieder voor zover bevoegd;

overwegende dat:

• de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Nijmegen en de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Regio Arnhem op 1 januari 2026 zijn gefuseerd tot de gemeenschappelijke Omgevingsdienst Groene Metropool;

• op 16 december 2025 het Algemeen mandaatbesluit Omgevingsdienst Groene Metropool- gemeente Heumen 2026 is vastgesteld, onder intrekking van het Algemeen mandaatbesluit Omgevingsdienst Regio Nijmegen;

• het gewenst is het eerder verleende Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) 2018 in te trekken en een nieuw Mandaatbesluit archiefbeheer vast te stellen;

gelet op:

• de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

• de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Groene Metropool;

• de afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten vast te stellen het:

Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Groene Metropool - gemeente Heumen 2026.

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

• a. de Wet: de Archiefwet 1995;

• b. Informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• c. Documenten: de In de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

• d. Beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen; die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• e. het College: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Heumen;

• f. ODGM: Openbaar lichaam gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Groene Metropool.

Hoofdstuk II. Het mandaat

Artikel 2

Het College mandateert aan het Dagelijks Bestuur van de ODGM de verantwoordelijkheid om, overeenkomstig de bepalingen over het beheer van bij de ODGM van toepassing zijnde geldende regelgeving en de in dit mandaatbesluit genoemde instructies, het beheer vorm te geven van de archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door het College aan de ODGM opgedragen taken.

Artikel 3

• 1. Het mandaatbesluit heeft betrekking op alle documenten die door de ODGM zijn gegenereerd per 1 januari 2026.

• 2. Het mandaatbesluit heeft eveneens betrekking op alle archiefbescheiden van de gemeente Heumen, gegenereerd door de Omgevingsdienst Regio Nijmegen, welke nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgedragen.

Artikel 4

Het Dagelijks Bestuur kan voor de uitoefening van de in artikel 2 aan haar gemandateerde bevoegdheden ondermandaat verlenen.

Hoofdstuk III. Nadere instructies

Artikel 5

• 1. In geval van uittreding van de gemeente Heumen uit de ODGM en in geval van opheffing van de ODGM door de deelnemende partijen, zal het Dagelijks Bestuur van de ODGM alle, nog niet naar een archiefbewaarplaats overgedragen archiefbescheiden van het college, in goede, geordende en toegankelijke staat overdragen aan het College van de gemeente Heumen.

• 2. Het College geeft na overdracht van archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt zijn in een werkproces waarbij meerdere, in de ODGM participerende, partijen betrokken zijn, de ODGM toegang tot (een kopie van) deze archiefbescheiden.

Artikel 6

De ODGM werkt, in alle processen die voortkomen uit de aan de ODGM door deelnemende partijen opgedragen taken, digitaal en zaakgericht. De archivering van de bij deze processen ontvangen en gevormde archiefbescheiden vindt daarom zaakgericht en digitaal plaats.

Artikel 7

De ODGM werkt bij archivering volgends de verplichtingen die gesteld worden in de wet en overige regelgeving waaronder het stelsel van basisregistraties.

Artikel 8

In de uitvoering van de aan de ODGM door het College opgedragen taken, kan de ODGM brondocumenten in het kader van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) ontvangen of opmaken. Deze brondocumenten worden gearchiveerd volgens de eisen die daaraan door de wet en de wet Basisregistratieadressen en gebouwen worden gesteld.

Artikel 9

De archiefbescheiden die overgedragen moeten worden naar een e-depot, zullen overgedragen worden naar het Regionaal Archief Nijmegen.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 10

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Groene Metropool - gemeente Heumen 2026.

Artikel 11

• 1. Het mandaatbesluit treedt in werking op de dag na bekendmaking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026.

• 2. Het mandaatbesluit archiefbeheer Omgevingsdienst Regio Nijmegen 2018, zoals vastgesteld op 16 januari 2017, wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heumen op 1 juni 2026.

Burgemeester en wethouders,

mr. J. de Graaf

Gemeentesecretaris

mr. J.W.M.S. Minses

Burgemeester

Aldus vastgesteld door de burgemeester op 1 juni 2026.

mr. J.W.M.S. Minses

Burgemeester