Nadere regel subsidie energiemonitoring en -management bij MKB-ondernemingen gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• gelet op artikel 156 Gemeentewet;

• gelet op artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht;

Overwegende dat:

• Netcongestie in Utrecht en de regio leidt tot beperkingen in uitbreidingsmogelijkheden, verduurzaming en elektrificatie bij midden- en kleinbedrijven

• Midden- en kleinbedrijven relatief kwetsbaar zijn voor stijgende energiekosten, netcongestie en economische onzekerheid

• Energiemonitoring en energiemanagement bewezen effectieve instrumenten zijn om energieverspilling te verminderen, piekbelasting te beperken en energiebesparingsmaatregelen inzichtelijk te maken

Besluiten vast te stellen de volgende Nadere regel subsidie energiemonitoring en -management bij MKB-ondernemingen gemeente Utrecht.

Artikel 1 Definities

Deze nadere regel verstaat onder:

• ASV: de Algemene subsidieverordening gemeente Utrecht;

• Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• Burgemeester en wethouders: burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• Bedrijfsprocessen: (technische) processen die door de onderneming uitgevoerd worden en een bepaald product of dienst ten gevolge hebben (bijvoorbeeld koken), niet zijnde het transport;

• Bedrijfsvastgoed: onroerend goed binnen de gemeente Utrecht dat in de geldende ruimtelijke plannen een bedrijfsbestemming heeft;

• De-minimisverklaring: verklaring als bedoeld in de de-minimisverordening;

• De-minimisverordening: verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun (PbEU 2023, L 2023/2831);

• Energiemonitoring: het systematisch en doorlopend meten, registreren en analyseren van het energieverbruik van een onderneming of gebouw, met gebruikmaking van (sub)meters en digitale meetinfrastructuur, teneinde inzicht te verkrijgen in verbruiksprofielen, afwijkingen, besparingsmogelijkheden en de effecten van energiemaatregelen;

• Energiemanagement: het systematisch en continu sturen, bewaken en verbeteren van het energieverbruik binnen een organisatie, op basis van meetgegevens, analyse, doelstellingen en continue optimalisatie;

• Energiemanagementsysteem (EMS): een digitaal systeem dat energieverbruik stuurt en ondersteunt bij de energie-optimalisatie van installaties en bedrijfsvoering;

• MKBonderneming: een onderneming die minder dan 250 werknemers heeft en die daarnaast een jaaromzet van ten hoogste €50.000.000 of een jaarlijks balanstotaal van ten hoogste €43.000.000 realiseert;

• Subbemetering: meetapparatuur waarmee energieverbruik van afzonderlijke installaties of processen wordt gemeten.

Artikel 2 Doel

Deze nadere regel heeft als doel om MKB-ondernemingen te ondersteunen bij de aanschaf en implementatie van systemen om hun energiegebruik slimmer, efficiënter en toekomstbestendig te organiseren.

Artikel 3 Eisen aan de subsidieaanvrager

• 1. De subsidie kan worden aangevraagd door:

  • a. Een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;

  • b. Een natuurlijke persoon met een onderneming die in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is ingeschreven

• 2. De aanvrager:

  • a. heeft een MKB-onderneming; en

  • b. huurt bedrijfsvastgoed of heeft bedrijfsvastgoed in eigendom of in erfpacht, in de gemeente Utrecht voor de MKB-onderneming.

Artikel 4 Vaststellen subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

• 1. De volgende activiteiten komen voor subsidie in aanmerking:

  • a. De activiteiten die zijn opgenomen in bijlage 1

• 2. De activiteiten uit lid 1 komen alleen voor subsidie in aanmerking voor zover:

  • a. Zij worden uitgevoerd in bestaand bedrijfsvastgoed;

  • b. Zij aantoonbaar bijdragen aan het realiseren van betere energiemonitoring en/of beter energiemanagement de MKB-onderneming.

• 3. Kosten— zoals arbeidsuren, materialen en benodigde softwarelicenties (voor maximaal 1 jaar) — zijn subsidiabel voor zover zij direct voortvloeien uit de activiteiten uit lid 1.

Artikel 6 Eisen aan de aanvraag

• 1. De aanvraag van de subsidie wordt ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidieenergiemkb.

• 2. Een rechtspersoon of een natuurlijke persoon met een onderneming die in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is ingeschreven dient de aanvraag in met e-Herkenning.

• 3. Bij de aanvraag worden de volgende documenten ingeleverd:

  • a. Een offerte van niet meer dan 3 maanden oud waarin wordt toegelicht en waaruit blijkt:

    • i. Het adres van het pand of van de panden waarvoor de subsidie wordt ingezet;

    • ii. Met betrekking tot energiemonitoring en -management, wat de huidige situatie is en wat de beoogde situatie na het uitvoeren van het project is;

    • iii. Hoe de uit te voeren activiteiten bijdragen aan minder energieverspilling, piekbelasting beperken en energiebesparingsmaatregelen inzichtelijk maken;

    • iv. Dat de activiteiten op de offerte overeenkomen met de subsidiabele activiteiten zoals benoemd in artikel 5 lid 1;

    • v. Welke subsidiabele kosten onderdeel zijn van het project; en

    • vi. Dat de offerte is gericht aan de aanvrager van de subsidie.

• 4. Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:

  • a. Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;

  • b. Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;

  • c. Een MKB-verklaring, waaruit blijkt dat de onderneming een MKB-onderneming is. De verklaring is te vinden op www.utrecht.nl/subsidieenergiemkb;

  • d. De statuten of akte van oprichting, als de aanvrager een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is.

Artikel 7 Indieningstermijn aanvraag

De subsidieaanvraag kan vanaf 15 juni 2026 tot en met 31 december 2027 worden ingediend.

Artikel 8 Maximale subsidie

• 1. De hoogte van de subsidie bedraagt:

  • a. Ten minste €1.500 en maximaal €5.000;

  • b. Maximaal 50% van de subsidiabele kosten

• 2. De subsidieontvanger ontvangt binnen 2 weken na ontvangst van het besluit tot subsidieverstrekking een voorschotbetaling van 80% van het verleende bedrag.

Artikel 9 Criteria verdeling subsidie

• 1. In afwijking van artikel 4, eerste lid, tweede volzin, van de ASV verdelen burgemeester en wethouders het budget op de volgorde van binnenkomst over de volledige aanvragen.

• 2. Als een aanvraag krachtens een verzoek conform artikel 4:5 van de Awb is aangevuld, geldt het moment waarop de aanvraag volledig is aangevuld als het moment van binnenkomst.

Artikel 10 Beslistermijn

Burgemeester en wethouders nemen een beslissing over een aanvraag binnen 13 weken na de aanvraagdatum, mits de aanvraag volledig is ontvangen.

Artikel 11 Verplichtingen

In aanvulling op de verplichtingen uit hoofdstuk 4 van de ASV gelden de volgende verplichtingen:

• 1. Het project moet binnen 4 maanden na subsidieverlening uitgevoerd worden.

• 2. Binnen 8 weken na uitvoering van het project moeten de volgende documenten worden ingediend:

  • a. De factuur en het bijbehorende betalingsbewijs die overeenkomen met de werkzaamheden op de offerte van de uitgevoerde verduurzamingsmaatregel.

Artikel 12 Staatssteun

• 1. Een subsidie als bedoeld in artikel 5, lid 1, kan staatssteun bevatten en rechtmatig verstrekt worden door de de-minimisverordening; 

• 2. Wanneer gebruikgemaakt wordt van de uitzondering uit lid 1, moet, voordat de subsidie kan worden verleend, een ingevulde de-minimisverklaring worden overgelegd.

Artikel 13 Evaluatie

• 1. Het beleid waarvoor de subsidie wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd.

• 2. De evaluatie kan leiden tot aanpassing van deze nadere regel.

• 3. De evaluatie bestaat uit:

  • a. Een analyse van de rapportages van subsidieontvangers;

  • b. Een analyse van de ingevulde vragenlijsten. Steekproefsgewijs worden er vragenlijsten verstuurd over de gerealiseerde maatregelen.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze nadere regel geldt vanaf de dag na bekendmaking in het gemeenteblad tot en met 31 december 2027 en blijft van toepassing op aanvragen die onder de werking van die nadere regel zijn ingediend en op subsidiebesluiten die onder de werking van die nadere regel zijn genomen.

Artikel 15 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als: Nadere regel subsidie energiemonitoring en -management bij mkb-ondernemingen gemeente Utrecht.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, in de vergadering van 2 juni 2026.

De burgemeester

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Michiel J. Ruis

Bijlage 1: Subsidiabele activiteiten Artikel 5, lid 1, onder a

• 1. Intake, nulmeting en energiescan

  • a. Vaststellen van relevante installaties en processen

  • b. Bepalen van meetpunten en databehoefte

  • c. Inventarisatie van technische en organisatorische randvoorwaarden

• 2. Ontwerp en configuratie van een energiemonitoringsoplossing

  • a. Opstellen van een meetplan

  • b. Selectie en configuratie van hardware en software

  • c. Ontwerp van datastromen, koppelingen en dashboards

• 3. Installatie en inbedrijfstelling van meetapparatuur

  • a. Sub-bemetering (elektrisch, thermisch, gas, proces)

  • b. Dataloggers, gateways, sensoren

  • c. Bekabeling, aansluitmateriaal en kastaanpassingen

  • d. Koppelingen met bestaande installaties (HVAC, koeling, procesinstallaties)

• 4. Inrichting van software en EMS platforms

  • a. Configuratie van dashboards, alarmen en rapportages

  • b. Koppeling met slimme meters of procesinstallaties

  • c. Inrichting van gebruikersbeheer en datatoegang

• 5. Functionele testen en oplevering

  • a. Verificatie van meetdata

  • b. Controle op datakwaliteit

  • c. Opleverrapportage aan de subsidieontvanger

• 6. Training en begeleiding van medewerkers

  • a. Instructie in het gebruik van dashboards en rapportages

  • b. Uitleg over interpretatie van data

  • c. Ondersteuning bij het opzetten van interne routines voor energiemanagement

• 7. Eerste analyse- en optimalisatieronde

  • a. Identificatie van verspilling (nachtverbruik, koeling, ventilatie, pieken)

  • b. Aanbevelingen voor optimalisatie van instellingen en bedrijfsvoering

  • c. Opstellen van een actieplan voor energiebesparing

• 8. Projectmanagement

  • a. Coördinatie tussen huurder, verhuurder en leverancier

  • b. Planning, afstemming en administratieve werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor uitvoering

Bijlage 2: Toelichting bij Nadere regel subsidie energiemonitoring en -management bij MKB-ondernemingen gemeente Utrecht

Algemene toelichting

Burgemeester en wethouders hebben deze nadere regel vastgesteld met het doel mkb-ondernemingen te ondersteunen bij de aanschaf en implementatie van energiemonitoring- en -managementsystemen.

De regeling richt zich specifiek op het verbeteren van inzicht, sturing en optimalisatie als eerste stap richting efficiënter en meer flexibel energieverbruik en duurzame groei. Hierdoor kunnen bedrijven, in tijden van netcongestie, realistisch en verantwoord groeien en verduurzamen. Daarnaast biedt deze stap voor een belangrijke basis om meer complexe vervolgstappen, zoals integrale energiesystemen, collectieve samenwerkingen en e-hubs, te kunnen verkennen.

Toelichting staatssteun:

Subsidieverstrekking op grond van deze nadere regel vormt staatssteun. Daarom wordt de subsidie alleen versterkt voor zover wordt voldaan aan de vereisten van de de-minimisverordening.