Besluit mandaat, volmacht en machtiging

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leidschendam-Voorburg (voorstel d.d. 9 december 2025, nummer 4525),

en

de burgemeester van de gemeente Leidschendam-Voorburg,

ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft,

verder te noemen: de ‘Deelnemer’:

gelet op:

• de artikelen 10:3, 10:4, eerste lid, 10:5, 10:6, eerste lid en 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 160 lid 1 onder d en e en 171 lid 1 van de Gemeentewet;

overwegende, dat:

• de gemeente Rotterdam aan een nieuwe aanbesteding voor het plaatsen, beheren, onderhouden en exploiteren van openbare laaddiensten in opvolging van eerdere soortgelijke aanbestedingen werkt;

• de huidige aanbesteding, net als de eerdere aanbestedingen, tevens ziet op het aanbesteden van openbare laaddiensten in deelnemende gemeenten, ditmaal tevens op het aanbesteden van openbare laaddiensten ten behoeve van gemeenten in de NAL regio Zuid West;

• eerdere aanbestedingen hebben uitgewezen dat het uitvoeringproces voor zowel de aanbesteding als het contractmanagement van de aanbestede concessieopdracht effectiever en efficiënter kan worden ingericht;

• het voor een doelmatige uitvoering noodzakelijk is dat gemeente Rotterdam, als aanbestedende dienst, wordt gemandateerd om de aanbesteding uit te voeren, de concessieovereenkomst namens de deelnemende gemeenten te ondertekenen, besluiten te nemen over wijzigingen van die overeenkomst en deze wijzigingen te ondertekenen, het concessiemanagement namens de deelnemende gemeenten te voeren en de deelnemende gemeenten in rechte te (laten) vertegenwoordigen voor alle aangelegenheden die voortvloeien uit de aanbesteding of de concessieopdracht;

• aan de deelnemende gemeenten eerder een volmachtsbesluit is voorgelegd dat onder andere niet mede zag op de ondertekening van de concessieovereenkomst door de gemeente Rotterdam, het nemen van besluiten tot wijzigingen van die overeenkomst en het ondertekenen van deze wijzigingen, alsmede het in rechte te (laten) vertegenwoordigen voor alle aangelegenheden die voortvloeien uit de aanbesteding of de concessieopdracht;

• onderhavig besluit mandaat, machtiging en volmacht het voornoemde met de deelnemende gemeenten gedeelde volmachtsbesluit vervangt;

• Deelnemer als een van de deelnemende gemeenten middels onderhavig besluit een besluit mandaat, machtiging en volmacht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam dan wel een andere gemandateerde, gemachtigde en gevolmachtigde binnen de gemeente Rotterdam een mandaat, machtiging en volmacht wenst te verlenen, om mede namens Deelnemer voornoemde aanbesteding uit te voeren de nieuwe concessieovereenkomst(en) te ondertekenen, uit te voeren en te wijzigen, aan te vullen dan wel te beëindigen alsmede ten behoeve van de benodigde procesvoering, zijnde vertegenwoordiging in rechte tijdens de aanbestedingsprocedure, alsmede als gevolg van eventuele geschillen met de concessiehouder, uitgezonderd zaken waarvoor de deelnemende gemeenten zelfstandig het (proces) risico dragen.

besluit:

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

Aanbesteding:	de door gemeente Rotterdam in 2025 uit te voeren Aanbesteding Openbare laaddiensten Rotterdam voor Zuidwest Nederland (kenmerk 1-D-0019753-25);
Aanbesteder:	gemeente Rotterdam;
Deelnemende gemeenten:	de gemeenten die deelnemen aan de door gemeente Rotterdam georganiseerde Aanbesteding.
Concessiemanagement:	al het benodigde ter zake van het beheer en toezicht met betrekking tot de uitvoering van de concessieovereenkomst, waaronder besluiten aangaande wijzigingen en beëindiging van de concessie en concessieovereenkomst.
Concessieovereenkomst	Één of meerdere als gevolg van de Aanbesteding te sluiten overeenkomsten voor openbare laaddiensten voor elektrisch vervoer met één of meerdere concessiehouders.

Artikel 2 Mandaat, volmacht en machtiging Aanbesteding en concessieovereenkomst

• 1. Aan de directeur Bestuurs- en Concernondersteuning van de gemeente Rotterdam wordt door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Leidschendam-Voorburg respectievelijk mandaat en volmacht verleend tot het uitvoeren van de door gemeente Rotterdam georganiseerde Aanbesteding voor haar eigen organisatie alsmede een verzameling van deelnemende gemeenten, waaronder Deelnemer, gericht op het afsluiten van de Concessieovereenkomst. Tevens wordt machtiging verleend tot het verrichten van alle benodigde feitelijke handelingen in het kader van deze bevoegdheid.

• 2. Aan de directeur Stedelijke Inrichting in gezamenlijkheid met de directeur Economie en Duurzaamheid van de gemeente Rotterdam wordt door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Leidschendam-Voorburg mandaat en volmacht verleend tot respectievelijk het besluiten tot het aangaan en ondertekenen van de Concessieovereenkomst en de in dit kader opgedragen bevoegdheden, waaronder mede het uitvoeren van alle rechtshandelingen ter voorbereiding of uitvoering van de Concessieovereenkomst, voor zover dit binnen de scope en doelstelling van de Concessieovereenkomst valt. Tevens wordt machtiging verleend tot het verrichten van alle benodigde feitelijke handelingen in het kader van deze bevoegdheid. Een en ander met inachtneming van de hiertoe van kracht zijnde beperkingen zoals neergelegd in de interne regelgeving van de gemeente Rotterdam ten aanzien van de uitoefening van bevoegdheden.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders van en de burgemeester van [Leidschendam-Voorburg verleent aan de Aanbesteder tevens een mandaat en volmacht in het kader van voornoemde concessie te verrichten Concessiemanagement.

Artikel 3 Mandaat en Machtiging vertegenwoordiging in en buiten rechte

Aan de directeur Stedelijke Inrichting in gezamenlijkheid met de directeur Economie en Duurzaamheid van de gemeente Rotterdam wordt mandaat en machtiging verleend tot het op grond van artikel 160, eerste lid, onderdeel e, van de Gemeentewet besluiten namens Deelnemer rechtsgedingen te voeren, zowel eisend als verwerend, of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten en het verrichten van alle benodigde feitelijke handelingen in het kader van, alsmede het (laten) vertegenwoordigen van de Deelnemer in en buiten rechte in het kader van de Aanbesteding en de in dit kader opgedragen bevoegdheden, waaronder mede het uitvoeren van alle rechtshandelingen ter voorbereiding of uitvoering van de in dat kader te sluiten en gesloten Concessieovereenkomst, uitgezonderd aangelegenheden waarvoor de deelnemende gemeenten zelfstandig het (proces) risico dragen.

Artikel 4 Ondermandaat, ondervolmacht, ondermachtiging

De directeur Bestuurs- en Concernondersteuning, directeur Economie en Duurzaamheid en directeur Stedelijke inrichting van de gemeente Rotterdam, kunnen met betrekking tot de aan hen opgedragen bevoegdheden en taken schriftelijk ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging verlenen aan onder hun verantwoordelijkheid werkzame medewerkers bij de gemeente Rotterdam.

Artikel 5

Deelnemer verklaart voor het overige:

• zich te binden aan het op grond van de Aanbesteding door Aanbesteder te nemen gunningsbesluit, de op grond daarvan af te sluiten Concessieovereenkomst en het door Aanbesteder te voeren Concessiemanagement en om tijdens de looptijd van de Concessieovereenkomst, de aanbestede diensten (met uitzondering van lopende expoitatiecontracten van bestaande laadpalen) niet van andere partijen te betrekken dan van de concessiehouder(s);

• een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan met de overige deelnemende gemeenten en Aanbesteder ten behoeve van het Concessiemanagement. In deze samenwerkingsovereenkomst wordt onder andere vastgelegd: de overlegstructuur, opzegtermijnen en financiële bijdrage voor het uitvoeren van het Concessiemanagement;

• in te stemmen met het gegeven dat Aanbesteder de kosten die gemoeid gaan met het aanbestedingstraject voor haar rekening zal nemen. RAL Zuid-West levert hiertoe een capaciteitsbijdrage. Aan deze diensten zijn geen kosten voor Deelnemer verbonden. Inzet van Deelnemer zelf aan het aanbestedingstraject is voor rekening van Deelnemer. Indien er (onvoorziene) omstandigheden zijn die extra kosten met zich meebrengen, zoals een kort geding zullen deze kosten evenredig verdeeld worden onder alle Deelnemers, tenzij er sprake is van een zelfstandig (proces) risico van Deelnemer;

• te accepteren, voor zover niet expliciet anders aangeven, dat de activiteiten van Aanbesteder met betrekking tot de uitvoering van de Aanbestedingsprocedure als inspanningsverplichting dienen te worden beschouwd;

• ervoor zorg te dragen dat dit besluit tijdig wordt ondertekend door een daartoe rechtsgeldig bevoegd vertegenwoordiger van Deelnemer en ter beschikking gesteld aan Aanbesteder, die zorg draagt voor de instemming van de genoemde functionarissen en het college van B&W en burgemeester van Rotterdam;

• zich te conformeren aan de op basis van de samenvatting collectieve aanpak laadinfrastructuur RAL-ZW 2026, de samenwerkingsovereenkomst deelnemende gemeenten en eventuele andere documenten die Deelnemer gedurende het traject in het kader van de voorgenoemde aanbesteding ontvangt, aan de aanbestedingsdocumenten alsmede de uitkomst van de aanbestedingsprocedure.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 7

Dit besluit wordt aangehaald als: BBV4525 - De aangepaste mandatering “Besluit mandaat, volmacht en machtiging” voor de gemeente Rotterdam goed te keuren voor de nieuwe concessie voor het plaatsen van laadpalen (SGZH2.0).

Aldus vastgesteld in de vergadering van 9-12-2025

De gemeentesecretaris

R. de Haan

De burgemeester,

M. Vroom

Gemachtigde Wethouder: J. Keus