Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Dronten 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Dronten;

gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Dronten 2020;

overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;¹

besluit vast te stellen de volgende beheerregeling:

Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Dronten 2026.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• a. archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• b. archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

• c. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;²

• d. archivaris: een aangewezen gediplomeerde gemeentearchivaris die de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en tevens toeziet op de naleving van de Archiefwet 1995 ten aanzien van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• e. beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• f. conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;³

• g. hotspots: gebeurtenissen die leiden tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling;⁴

• h. informatiehuishouding: het samenhangende geheel van informatievoorziening, ICT-voorziening en informatiebeheervoorziening;⁵

• i. kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• j. migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• k. overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• l. selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• m. Strategisch Informatieoverleg (SIO): structureel overleg waarin alle betrokken en vereiste kennisdisciplines en expertise verenigd zijn bij het bespreken van vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding;

• n. vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• o. vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.⁶

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.⁷

Hoofdstuk 2. De inrichting en uitvoering van het beheer van niet-overgebrachte archief bescheiden

Artikel 3. Het Regionaal Historisch Archief

• 1. Gemeente Dronten is deelnemer van Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief.

• 2. Dit Openbaar Lichaam behartigt in gezamenlijkheid de belangen die haar deelnemers hebben bij goed beheer van de archiefbescheiden en alle daarbij behorende aangelegenheden.⁸

• 3. De organisatie kent een geleed bestuur, waarbij de portefeuillehouder van de gemeente Dronten zitting heeft in het Algemeen Bestuur en de Informatiemanager / I-adviseur Archief- en Informatiebeheer namens de gemeente deelneemt aan het Ambtelijk Vooroverleg.

• 4. Gemeente Dronten levert een jaarlijkse financiële bijdrage aan deze Gemeenschappelijke Regeling.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris

• 1. Aan het Strategisch Informatieoverleg worden ter besluitvorming voorgelegd:

  • a. vervreemding, vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

  • b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken over de waardering van informatie, bijvoorbeeld met betrekking tot hotspots;

  • c. overige verrichtende zaken rondom informatiemanagement (creëren, gebruiken en beheren van informatie).

• 2. In het Strategisch Informatieoverleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd, waaronder de CIO, de gemeentearchivaris en de Informatiemanager / I-adviseur Archief- en Informatiebeheer van Gemeente Dronten.

• 3. De gemeentearchivaris geeft de beheerder in ieder geval advies over:

  • a. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

  • b. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

  • c. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • d. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden;

  • e. keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden;⁹

  • f. aanschaf, inrichting, wijziging of vervanging van informatiesystemen (waaronder vakapplicaties) die worden gebruikt voor de vastlegging, opslag of het beheer van informatie;

  • g. opstellen en uitvoeren van verbeterplannen van het cluster Archief- en Informatiebeheer.

Artikel 5. Leidraad en Ontwikkelplan Informatiemanagement

• 1. Het Informatiemanagement van Gemeente Dronten volgt het gemeentelijke beleid om datagedreven, effect-, proces- en opgavegericht te werken.

• 2. Teneinde onze ontwikkelstrategie organisatorisch te ondersteunen wordt gewerkt met drie kernactiviteiten:

  • a. digitale samenwerking faciliteren;

  • b. analoge en handmatige processen digitaliseren;

  • c. creatie, verwerking en beheer van informatie volgens wettelijke vereisten informatiseren.¹⁰

• 3. Teneinde voorgenoemde te realiseren wordt een voorzichtige en doordachte aanpak gerealiseerd door:

  • a. gericht te optimaliseren;

  • b. kwaliteit, bescherming en beveiliging bestendig te waarborgen;

  • c. gepland technologisch te vernieuwen;

  • d. gedoseerd te innoveren;

  • e. doelgericht de kwaliteit te verbeteren.¹¹

• 4. Daarnaast wordt gewerkt met vier contextgebieden:

  • a. portfoliomanagement;

  • b. architectuur, informatie- en projectmanagement;

  • c. compliance, beveiliging en risicomanagement;

  • d. dienstenstrategie, ICT en servicekader.¹²

• 5. Op elk van de kerngebieden is een informatiemanager en op elk van de contextgebieden een functionaris in de lead, met continue afstemming tussen deze medewerkers binnen het gremium ‘regieteamoverleg’ dat wordt behandeld in lid 7 van dit artikel.

• 6. Bovenstaande beleidsuitgangspunten voor het beheren en verbeteren van de gemeentelijke informatiehuishouding zijn vastgelegd in een IM Ontwikkelplan en i-Leidraad die zijn vastgesteld door het college. Deze documenten bieden houvast voor het uitwerken en toetsen van concrete doelen, acties en kaders voor de besturing van de informatiehuishouding.¹³

• 7. Wekelijks vindt regieteamoverleg plaats tussen de Teammanager Informatiemanagement, Informatiemanagers, Adviseur Proces-, Informatie- & Applicatie-architectuur, Adviseur Proces- & Portfoliomanagement, ICT Service Level Manager en Informatiemanagement ondersteuner.¹⁴

• 8. In het regieteam vindt afstemming plaats over de visie, strategie en werkwijzen op het gebied van de informatievoorziening en relevante veranderingen binnen de organisatie.¹⁵ De Informatiemanager / I-adviseur Archief- en Informatiebeheer informeert de overige deelnemers over plannen en resultaten op gebied van archief- en informatiebeheer en betrekt hen bij de uitvoering. Belangrijke informatie en wijzigingen worden door de leden van het regieteam vervolgens gedeeld met de medewerkers in de verschillende clusters.¹⁶

Artikel 6. Verantwoordelijkheid van de Teammanager Informatiemanagement (IM) en de rol Chief Information Officer (CIO)

• 1. Vanuit de functie Teammanager Informatiemanagement (1e lijn - inrichten en verrichten) en de rol van CIO (2e lijn - richten) wordt invulling gegeven aan de verantwoordelijkheden voor en het bewaken van het:

  • a. opstellen van kaders en richtlijnen ten aanzien van de informatiehuishouding;

  • b. laten uitvoeren van conversie en migratie en bewaken van de kwaliteit daarvan;

  • c. toezien op het beheren van de informatie in overeenstemming met de eisen van het kwaliteitssysteem;

  • d. afstemmen van informatiebeleid en -beheer op de domeinen informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens;

  • e. op organisatieniveau bepalen, besturen en bewaken van de informatiehuishouding;

  • f. zorgdragen voor informatisering, digitalisering en gewenste organisatieontwikkeling;

  • g. afstemmen van performance management en de invloed op budgetallocatie;

  • h. integreren van organisatie- en ICT planning met management processen.

  • i. functioneel leidinggeven aan de centrale IV-functies;

  • j. zorgdragen voor de IV-strategie, -processen en bijbehorende -tools;

  • k. ontwikkelen, sturen en bewaken van het portfolio van I-projecten;

  • l. prioriteren en toezien op de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van bovenstaande;

  • m. bewaken van de wettelijke kaders en regels waaraan de gemeente moet voldoen;

  • n. coördineren en borgen van het interne toezicht op het gebied van beveiliging, architectuur en privacy;

  • o. direct verantwoording afleggen aan de Gemeentesecretaris.

• 2. De CIO-rol is naast de concern controller gepositioneerd in de driehoek met de Gemeentesecretaris, waarmee het een top spilfunctie in relatie met de business vervult; daarnaast zijn onder leiding van de CIO-rol enkele centrale i-functies toegewezen met besturende, organiserende en bewakende bevoegdheden.

• 3. De CIO-rol verhoudt zich, vanuit de top spilfunctie en in gezamenlijkheid met de Gemeentesecretaris en controller, als een integrale besturende en bewakende rol ten opzichte van alle activiteiten en betrokkenen op het gebied van de informatiehuishouding.

Artikel 7. Rollen en verantwoordelijkheden van het team Informatiemanagement

• 1. De Informatiemanagers / I-adviseurs van Team Informatiemanagement zijn verantwoordelijk voor:

  • a. ondersteunen van proces- en systeemeigenaren in hun verantwoordelijkheid voor het creëren, beheren, gebruiken en ontwikkelen van informatie(technologie) binnen de gemeentelijke organisatie;

  • b. adviseren over en implementeren van informatiebeleid en -strategie, waarbij rekening wordt gehouden met relevante wet- en regelgeving;

  • c. adviseren en faciliteren van de organisatie en haar bedrijfsonderdelen bij vraagstukken over informatie(technologie);

  • d. identificeren en implementeren van innovaties aangaande informatie(technologie);

  • e. fungeren als aanspreekpunt en verbinding ten opzichte van de overige teams;

  • f. volgen trends en ontwikkelingen zodat de organisatie hier optimaal gebruik van maakt;

  • g. vervullen van de rol van lead voor het eigen cluster en deelnemen aan het regieteam informatiemanagement;

  • h. deelnemen aan het intaketeam.¹⁷

• 2. De Informatiemanager / I-adviseur van het cluster Archief- & Informatiebeheer is medeverantwoordelijk voor de hierboven genoemde taken en specifiek voor het:

  • a. ontwikkelen en actualiseren van beleid, beheersinstrumenten, richtlijnen en procedures op het gebied van archief- en informatiebeheer;

  • b. voorbereiden en annoteren van bestuurlijke stukken voor de verantwoordelijk portefeuillehouder van de gemeente Dronten als onderdeel van de rol in het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Het Flevolands Archief;

  • c. opstellen van bestuurlijke voorstellen (college- en raadsvoorstellen) inzake de programmabegroting en wijzigingsbesluiten van de GR Het Flevolands Archief;

  • d. zorgdragen voor de correcte archivering van bestuurlijke stukken en het onderhouden van structureel contact met de griffie, inclusief het geven van advies, het maken van passende werkafspraken en het ondersteunen van de griffie op het gebied van informatiebeheer en archivering;

  • e. zorgdragen voor voldoende en kwalitatief passend personeel voor het archief- en informatiebeheer;

  • f. inhoudelijk coördineren en van de medewerkers binnen het cluster archief- en informatiebeheer;

  • g. budgetteren en beheren van de financiële middelen van het cluster archief- en informatiebeheer door het vervullen van de rol van budgetbeheerder;¹⁸

  • h. opstellen van verbeterplannen, bewaken van de voortgang daarvan en uitvoeren van interne audits;

  • i. rapporteren over de voortgang aan de Teammanager Informatiemanagement/CIO, het college, de raad, Het Flevolands Archief en de provincie.

• 3. De Adviseurs Informatiebeheer zijn verantwoordelijk voor:

  • a. adviseren over archief- en informatiebeheer door landelijke en interne ontwikkelingen te volgen en te vertalen naar beleidsaanpassingen.

  • b. beoordelen van project- of applicatie-initiatieven op aspecten van archief- en informatiebeheer;

  • c. voorbereiden van afspraken over informatiebeheer met samenwerkingsverbanden en toezien op naleving daarvan;

  • d. onderzoek doen naar uitvoeringsprocessen en -procedures en het bewaken van de kwaliteit daarvan;

  • e. zorgdragen voor behoud, borging en toegankelijkheid van informatie, onder andere bij migraties van applicaties en bij het beheer van digitale archieven;

• 4. De Allround Medewerkers Archief- en Informatiebeheer zijn verantwoordelijk voor:

  • a. ondersteunen bij de implementatie van beleid en beheersinstrumenten en toezien op de correcte toepassing daarvan in de dagelijkse praktijk;

  • b. implementeren van het metadataschema op de informatiesystemen conform MDTO;

  • c. uitvoeren van kwaliteitscontroles volgens het kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer;

  • d. controleren of documenten correct zijn geregistreerd en voldoen aan de kwaliteitsnormen, waarbij het juist en volledig vastleggen van metadata een essentieel onderdeel vormt;

  • e. inventariseren van archiefwaardige digitale bestanden in de organisatie;

  • f. verzorgen van communicatie over goed informatiebeheer naar de vakafdelingen;

  • g. uitvoeren van analoge en digitale vernietigingsprocessen van archiefbescheiden.

• 5. De Medewerkers Archief- en Informatiebeheer zijn verantwoordelijk voor:

  • a. ordenen, scannen en registreren van poststukken en documenten volgens vaste richtlijnen;

  • b. zorgvuldig en tijdig verwerken van inkomende post en digitale documenten;

  • c. controleren of documenten goed zijn geregistreerd en voldoen aan de kwaliteitseisen;

  • d. verstrekken van archiefstukken aan collega’s en ondersteunen bij informatieverzoeken.

  • e. inventariseren, sorteren en verzorgen van fysieke dossiers in de archiefruimte;

  • f. ondersteunen bij het uitvoeren van vernietigingsprocessen.

Artikel 8. Verantwoordelijkheden van de vakafdelingen

• 1. Gemeente Dronten ontwikkelt zich tot een procesgerichte organisatie, ten behoeve waarvan alle werkprocessen in kaart worden gebracht, beschreven en vastgelegd.¹⁹ Dit wordt beschreven als een volledig ketenproces, van buiten naar binnen en vanuit het perspectief van de klant.²⁰ Per proces wordt een eigenaar aangewezen. In de regel is dit – net als het systeemeigenaarschap – belegd bij de verantwoordelijke Teammanager, tenzij deze verantwoordelijkheid conform meest actuele mandaat- en volmachtsbesluit aan een medewerker is gemandateerd.²¹

• 2. De proces- en systeemeigenaren zijn verantwoordelijk voor het:

  • a. beheer en de optimalisatie van de specifieke processen c.q. informatiesystemen voor het betreffende bedrijfsdomein en bedrijfsactiviteiten;

  • b. conform voorschriften creëren, bewerken, gebruiken en beheren van informatie(technologie);

  • c. uitvoering geven aan voorschriften en aanwijzingen gericht op het waarborgen van de integriteit, juistheid en tijdigheid van informatie volgens de AVG en het privacybeleid.

• 3. Binnen de gemeente Dronten wordt procesgericht gewerkt, vanuit het uitgangspunt van enkelvoudig opslaan, kwalitatief archiveren en meervoudig gebruiken. Binnen iedere vakapplicatie waar archiefwaardige informatieobjecten worden opgeslagen, moet de informatie op zaakniveau worden geordend en de metadata worden vastgelegd conform het geldende schema voor metadatering.

• 4. De vakinhoudelijke behandelaars van processen zijn verantwoordelijk voor:

  • a. het juist registreren en ordenen van de dossiers waarvoor zij behandelaar zijn;

  • b. de volledigheid van dossiers, dit omvat ook het vastleggen van metadata conform de geldende afspraken en het opslaan van gerelateerde interne communicatie.

• 5. Zodoende wordt samengewerkt in de nieuwste versie van een document en is het overheidshandelen transparant en te reconstrueren ten behoeve van onze verantwoordingsplicht.

Artikel 9. Conversie en migratie

• 1. Volgens artikel 25 van de Archiefregeling geldt het volgende: “Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan. De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.”

• 2. Laatstgenoemde document (de verklaring) wordt aangeboden aan de gemeentearchivaris.

• 3. Een conversie- of migratieplan moet, voordat dit ter besluitvorming aan het SIO wordt voorgelegd, voorzien zijn van een formeel advies van de gemeentearchivaris.

• 4. De Teammanager Informatiemanagement is verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie, met inachtneming van het feit dat het proces- en systeemeigenaarschap is belegd bij de betreffende teammanager van de vakafdeling.

Artikel 10. Vernietiging

• 1. Om het proces van vernietiging in goede banen te leiden wordt een procedure gevolgd die is opgesteld conform het document Procedure Vernietigen van Het Flevolands Archief.

• 2. Een informatiebeheerder²² start en coördineert de jaarlijkse procedure tot vernietiging van archiefbescheiden, waarbij geldt dat:

  • a. een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden wordt opgesteld met inachtneming van de geldende selectielijst voor gemeenten;

  • b. een voorstel wordt voorgelegd aan de proceseigenaar, die verantwoordelijk is om te beoordelen of de vernietigingslijst in orde is met het oog op bedrijfsvoering;

  • c. een (concept)vernietigingslijst aan de archivaris wordt voorgelegd;

  • d. na verwerking van eventuele opmerkingen of wijzigingen de archivaris een definitieve vernietigingslijst zal goedkeuren middels een verklaring van instemming met vernietiging. Deze goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging;

  • e. de vernietiging wordt uitgevoerd door medewerkers van het cluster Archief- en Informatiebeheer, middels het vier ogen principe;

  • f. voorgaande handeling wordt teruggekoppeld aan de archivaris met als product het afschrift van het besluit tot vernietiging;

  • g. het vernietigingsdossier wordt gearchiveerd door een informatiebeheerder.

Hoofdstuk 3. Beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven.

Artikel 11. Archiefbewaarplaats

• 1. De archiefbewaarplaats, zoals bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995, bevindt zich bij Het Flevolands Archief.

• 2. Conform artikel 2 van Archiefverordening Gemeente Dronten 2020 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders van Gemeente Dronten over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die zijn overgebracht.

• 3. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 12. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van één of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

• b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

• c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

• e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Artikel 13. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

• a. opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

• b. bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• c. faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• d. toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• e. uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen [en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen];

• f. (twee)jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties, en

• g. zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.²³

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 14. Intrekking oud besluit informatiebeheer

De Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Dronten 2024 wordt ingetrokken.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze beheerregeling treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking.

• 2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Dronten 2026.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten op 6 mei 2026.

Burgemeester en wethouders van Dronten,

R. Hammenga MA

gemeentesecretaris

drs. J.P. Gebben

burgemeester

---

1

Vereniging Nederlandse Gemeenten. (2019). Model Beheerregeling informatiebeheer

2

Ibid.

3

Ibid.

4

Hotspotlijst maken. (z.d.). Nationaal Archief.

5

Team Informatiemanagement, Gemeente Dronten. (2024a). Drontense i-Leidraad Informatiehuishouding, p. 6

6

Vereniging Nederlandse Gemeenten. (2019). Model Beheerregeling informatiebeheer

7

Vereniging Nederlandse Gemeenten. (2019). Model Beheerregeling informatiebeheer

8

Wetten.nl - Regeling - Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief - BWBR0039545. (2017, 1 juni). https://wetten.overheid.nl/BWBR0039545/2017-06-01

9

Vereniging Nederlandse Gemeenten. (2019). Model Beheerregeling informatiebeheer

10

Team Informatiemanagement, Gemeente Dronten. (2024). IM Ontwikkelplan, p. 9

11

Ibid., p. 13

12

Ibid., p. 15

13

Bres, M. (2024). Collegevoorstel IM Ontwikkelplan en i-Leidraad.

14

Team Informatiemanagement, Gemeente Dronten. (2024). IM Ontwikkelplan, p. 18

15

Ibid.

16

Ibid.

17

Team Informatiemanagement, Gemeente Dronten. (2024). IM Ontwikkelplan, p. 23

18

De clusters betreffen (1) Informatiemanagement en I-advies, (2) GEO, Data en BI, (3) Archief- en Informatiebeheer, (4) Digitale Dienstverlening en (5) ICT en Digitale werkruimte.

19

Team Informatiemanagement, Gemeente Dronten. (2024). IM Ontwikkelplan, p. 10.

20

Ibid.

21

Diel, N. & Nieuwenhuizen, D. (2025). Proces intake informatiemanagement.

22

De rol van informatiebeheerder wordt ingevuld door medewerkers van het cluster Archief- en Informatiebeheer volgens de structuur zoals benoemd in hoofdstuk 2.

23

Vereniging Nederlandse Gemeenten. (2019). Model Beheerregeling informatiebeheer