Verordening auditcommissie 2012

De raad van de gemeente Ouder-Amstel,

Gelezen het voorstel d.d. 17 september 2012, nummer 2012/49,

Gezien het advies van de begeleidingscommissie accountant d.d. 25 september 2012;

Gelet op de bepalingen van de gemeentewet;

Overwegende dat het voor de rechtmatigheid van de taken en bevoegdheden, de samenstelling en werkwijze van de commissie wenselijk is om hieromtrent een verordening vast te stellen,

Besluit

vast te stellen de volgende verordening:

‘Verordening auditcommissie 2012’

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissie: de auditcommissie zijnde een adviescommissie van de raad en een overlegcommissie namens de raad ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.

Artikel 2 Doelstelling

De commissie behartigt een algemene (advies)functie voor de gehele raad over de taakvelden, die staan beschreven in artikel 5. De commissie is een overlegorgaan waarin de raad, vertegenwoordigd door de leden van de commissie, in overleg treedt met het college, de rekenkamercommissie en de accountant om op die manier het auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt op elkaar af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten te voorkomen.

Artikel 3 Leden en voorzitter

• 1. Elke fractie uit de gemeenteraad kan een afgevaardigde, zijnde raadslid of fractie-assistent, voordragen als lid voor de commissie.

• 2. De leden worden door de raad benoemd.

• 3. De commissie benoemd uit haar midden een voorzitter.

• 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en doet daarvan mededeling aan de raad.

• 5. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, draagt de betreffende fractie een nieuwe afgevaardigde voor.

Artikel 4 Vaste adviseurs en gesprekspartners

• 1. De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de externe accountant en de directeur en plaatsvervangend directeur van de rekenkamercommissie.

• 2. De commissie heeft de volgende vaste gesprekspartners: de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, het afdelingshoofd financiën en de controller;

• 3. Hiernaast kunnen anderen door de commissie als adviseur of gesprekspartner worden uitgenodigd.

• 4. De commissie wordt ondersteund door de griffier.

Artikel 5 Taakomschrijving

De commissie:

• 1. voert namens de raad de coördinatie ten aanzien van de controlerende instrumenten voor de raad (waaronder accountantscontrole, rekenkameronderzoek, doelmatigheidsonderzoeken college en vragen van externe adviezen);

• 2. houdt toezicht op de interne en externe financiële rapportages en maakt zo nodig afspraken met vaste gesprekspartners over de planning en controlecyclus binnen de gemeente;

• 3. adviseert de raad over de uitvoering en eventuele aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet;

• 4. is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en benoeming van een accountant en de invulling van de rekenkamerfunctie en brengt hierover aan de raad advies uit;

• 5. is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant en voert voor aanvang van de controles met de accountant het afstemmingsoverleg.

• 6. is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen rekenkamercommissie en voert voor aanvang van het rekenkameronderzoek met de rekenkamer-commissie het afstemmingsoverleg;

• 7. bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim)-controles en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

• 8. adviseert de raad over de wijze van behandeling van de (interim)-rapportages van de accountant en de onderzoeksrapporten van de rekenkamercommissie;

• 9. adviseert zo nodig aan de raad over het jaarverslag en de programmarekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

• 10. adviseert over het controleprotocol en de onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid;

• 11. assisteert de raad in zijn controlerende functie door toezicht te houden op de opvolging van door de raad overgenomen aanbevelingen uit de onderzoeksrapporten uitgevoerd door de rekenkamercommissie.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert minimaal tweemaal per jaar of zo dikwijls er zaken aan de orde zijn welke binnen haar taakomschrijving vallen en waaromtrent een vergadering, naar het oordeel van de commissie is gewenst.

• 2. De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats.

• 3. De adviezen van de commissie en de verslagen van de vergaderingen zijn openbaar tenzij dat naar het oordeel van de commissie niet dienstig is gelet op het belang van een bepaald onderwerp of dat er geheimhouding is opgelegd.

• 4. De directeur of plaatsvervangend directeur van de rekenkamercommissie zal worden uitgenodigd indien een onderwerp is geagendeerd dat de rekenkamercommissie betreft.

• 5. Met de accountant zullen afspraken worden gemaakt bij welke vergadering hij aanwezig zal zijn (minimaal twee per jaar).

• 6. In principe zijn alle vaste gesprekspartners voor alle bijeenkomsten uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs en vaste gesprekspartners.

Artikel 7 Besluitvorming

• 1. De commissie besluit bij meerderheid van stemmen, berekend naar verhouding van het aantal zetels dat elke fractie in de gemeenteraad heeft.

• 2. Het staken van de stemmen wordt in het verslag vermeld.

Artikel 8 Geheimhouding

De commissie of de voorzitter van de commissie kan op grond van het gestelde in artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur over hetgeen besproken is in de commissievergadering geheimhouding opleggen. Hiernaast kan naast de commissie of de voorzitter van de commissie of het college omtrent de inhoud van de stukken die worden voorgelegd geheimhouding opleggen.

Artikel 9 Verantwoording

De commissie legt middels haar verslagen verantwoording af aan de raad over haar werkzaamheden

Artikel 10 Slotbepaling

Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 11 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als 'Verordening auditcommissie 2012'.

Ouder-Amstel, 4 oktober 2012

De raad voornoemd,

de raadsgriffier,

W. van Zanen

de voorzitter,

M.T.J. Blankers-Kasbergen