Beleidsregels Impulsfonds Evenementen Gemeente Weert

Burgemeester en wethouders van Weert;

gelet op artikel 3 van de Algemene Subsidieverordening Weert 2017, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten de volgende regeling vast te stellen:

Beleidsregels Impulsfonds Evenementen Gemeente Weert

• 1. De Subsidieregeling Evenementen Gemeente Weert 2017 in te trekken.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:

• 1. Impulsfonds: het door de gemeente Weert ingestelde fonds ter stimulering van evenementen onder beheer en uitvoering van Stichting Weert Marketing

• 2. Stichting Weert Marketing: Organisatie die Weert promoot op het gebied van toerisme, evenementen, wonen en werken, met als doel het imago van de stad te versterken en meer bezoekers en bedrijven aan te trekken

• 3. Evenement: een georganiseerde activiteit die plaatsvindt in de openbare ruimte of op een publiek toegankelijke locatie.

• 4. Kleine evenementen: evenementen met een omvang tot max. 500 bezoekers.

• 5. Middelgrote evenementen: evenementen met een omvang tussen max. 500 en 5.000 bezoekers.

• 6. Grote evenementen: evenementen met een omvang vanaf max. 5.000 bezoekers en/of met regionale uitstraling.

• 7. Aanvrager: een rechtspersoon of bewonersinitiatief met penvoerder die een aanvraag indient.

• 8. Thema’s: merkversterkend, binnenstad, natuur, leisure, erfgoed, wonen, bedrijven en sociale cohesie.

• 9. College; het college van burgemeester en wethouders van gemeente Weert

• 10. ASV: de Algemene Subsidieverordening Weert 2017.

• 11. Programmaraad: Het onafhankelijke adviesorgaan dat toetst of ingediende aanvragen binnen het Impulsfonds Evenementen aansluiten bij het strategisch beleid, de gemeentelijke ambities en de vastgestelde thema’s.

Artikel 2. Doel van het Impulsfonds

• 1. Het Impulsfonds heeft tot doel evenementen te stimuleren die bijdragen aan:

  • Positionering en profilering van gemeente Weert;

  • Economische spin-off voor gemeente Weert en regio;

  • Social cohesie en participatie;

  • Versterking van imago, trots en leefbaarheid.

• 2. Het Impulsfonds werkt volgens het principe van impulsfinanciering. Ondersteuning van eenmalige evenementen of tijdelijke ondersteuning gericht op groei, zelfstandigheid en doorontwikkeling.

Artikel 3. Thematische aansluiting

• 1. Een evenement komt uitsluitend in aanmerking indien het aantoonbaar aansluit bij minimaal één van de volgende thema’s:

  • Merkversterkend; een evenement met bovenregionale uitstraling, zoals Winterparadijs;

  • Binnenstad; een evenement in de binnenstad van Weert, die de samenhang en samenwerking in de binnenstad versterken;

  • Natuur; een evenement waarin de natuurlijke omgeving een belangrijk onderdeel is, zoals een fiets- en wandelweek;

  • Leisure; een evenement gericht op vermaak en recreatie, zoals een interactieve natuurexpo;

  • Erfgoed; een evenement gericht op het herbeleven van (im)materieel erfgoed;

  • Wonen; een evenement gericht op wonen in Weert, zoals interactieve rondleidingen door vernieuwde stadswijken;

  • Bedrijven; een evenement gericht op de bedrijvigheid in gemeente Weert, zoals een festival waarin duurzaamheid, innovatie en maatschappelijk verantwoord ondernemen de kern vormen;

  • sociale cohesie; een evenement waarbij verbinding binnen de maatschappij centraal staat, zoals wijk- en buurtfeesten.

Artikel 4. Categorieën evenementen

• 1. Kleine evenementen

  • Omvang tot maximaal 500 bezoekers;

  • Gericht op wijken, buurten en sociale cohesie.

• 2. Middelgrote evenementen

  • Omvang tussen 500 en maximaal 5.000 bezoekers;

  • Gericht op gemeente-impact en groei.

• 3. Grote Evenementen

  • Omvang vanaf 5.000 bezoekers;

  • Gericht op regionale uitstraling en merkversterking.

Artikel 5. Aanvrager

• 1. Aanvragen kunnen uitsluitend gedaan worden door:

  • Stichtingen, verenigingen en maatschappelijke organisaties;

  • Publiek-private samenwerkingsverbanden;

  • Bewonersinitiatieven met rechtspersoon of penvoerder.

• 2. Niet in aanmerking komen:

  • Organisatoren van voorstellingen, optredens of evenementen die primair een winstoogmerkt hebben;

  • Organisatoren van evenementen die structureel exploitatieverlies afwentelen op de gemeente;

  • Organisatoren van evenementen zonder vrijwilligers- of gemeenstschapscomponent;

  • Organisatoren van een besloten bijeenkomsten of voorstellingen die niet openbaar toegankelijk zijn.

  Toepasselijkheid weigeringsgronden ASV

  De weigeringsgronden zoals opgenomen in de Algemene Subsidieverordening Weert 2017 zijn onverkort van toepassing op aanvragen binnen deze beleidsregels.

Artikel 6. Financiële bepalingen

• 1. Cofinanciering is verplicht:

  • Minimaal 25% voor kleine en middelgrote evenementen;

  • minimaal 40% voor grote evenementen.

• 2. Cofinanciering kan bestaan uit geld, sponsoring, bijdragen in natura of andere aantoonbare middelen.

• 3. Meerjarige ondersteuning is uitsluitend mogelijk indien:

  • het evenement aantoonbaar groeit;

  • de afhankelijkheid van het Impulsfonds afneemt.

Artikel 7. Indieningsvereisten per categorie

Kleine evenementen

• 1. Leveren een vereenvoudigde aanvraag aan, bestaande uit:

  • Een kort plan van aanpak;

  • Een eenvoudige begroting;

  • Een beknopte risico-inschatting.

• 2. Bijlagen zijn niet verplicht, tenzij de aard van het evenement dit vereist.

Middelgrote evenementen

• 1. Leveren een volledige aanvraag aan bestaande uit:

  • Plan van aanpak;

  • Veiligheidsinformatie;

  • Begroting.

• 2. Relevante bijlagen.

Grote evenementen

• 1. Leveren een uitgebreide aanvraag aan, bestaande uit:

  • Volledig plan van aanpak;

  • Volledig veiligheids- en calamiteitenplan;

  • Uitgebreide begroting en dekkingsplan;

  • Marketing- en communicatieplan;

  • Samenwerkingsafspraken en partnerschappen.

Artikel 8. Subsidieplafond

• 1. Het subsidieplafond voor kleine evenementen bedraagt € 50.000 per kalenderjaar.

• 2. Het subsidieplafond voor middelgrote evenementen bedraagt € 75.000 per kalenderjaar.

• 3. Het subsidieplafond voor grote evenementen bedraagt € 200.000 per kalenderjaar.

Artikel 9. Vaststelling per categorie

Uiterlijk 13 weken na afloop van de activiteit een aanvraag tot vaststelling van de subsidie worden ingediend. Bij deze aanvraag tot vaststelling dient het navolgende te worden overgelegd:

Kleine evenementen

• 1. Kleine evenementen hoeven geen uitgebreide evaluatie aan te leveren.

• 2. Een korte terugkoppeling volstaat, bestaande uit:

  • een globale inschatting van het aantal bezoekers;

  • een korte beschrijving van het verloop van het evenement;

  • Vrijwilligersinzet wordt vermeld, maar hoeft niet gedetailleerd worden onderbouwd.

Middelgrote evenementen

• 1. Middelgrote evenementen leveren een standaard evaluatie aan, bestaande uit:

  • Bezoekersaantallen;

  • Samenwerkingspartners;

  • Vrijwilligersinzet;

  • Media- en online bereik;

  • Korte evaluatie van resultaten en verbeterpunten.

Grote evenementen

• 1. Grote evenementen leveren een uitgebreide verantwoording aan, bestaande uit:

  • Exacte bezoekersaantallen ;

  • economische spinn-off (indien van toepassing);

  • Vrijwilligers- en personeelsinzet;

  • Mediabereik en marketingresultaten;

  • Evaluatie met verbeterpunten en groeiperspectief.

• 2. Deze verantwoording is verplicht voor meerjarige ondersteuning.

Artikel 10. Besluitvorming

• 1. De Programmaraad toetst de strategische aansluiting bij gemeentelijk beleid.

• 2. Stichting Weert Marketing beoordeelt de inhoud en beslist over de financiële toekenning.

• 3. Het college behandelt bezwaren/beroepszaken conform de Awb.

• 4. Besluiten worden openbaar gemaakt.

Artikel 11. Slotbepalingen

• 1. Deze beleidsregels treden in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze beleidsregels worden aangehaald als: Beleidsregels Impulsfonds Evenementen Gemeente Weert

Artikel 12. Hardheidsclausule

Het college handelt overeenkomstig deze subsidieregeling, tenzij dat voor de subsidieaanvrager gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de subsidieregeling te dienen doelen.

Bijlage: Toetsingscriteria voor meerjarige ondersteuning

Meerjarige ondersteuning is uitsluitend mogelijk als het evenement voldoet aan de onderstaande criteria.

1. Het evenement toont aantoonbare groei

Het evenement laat over de afgelopen jaren een duidelijke positieve ontwikkeling zien op ten minste één van de volgende onderdelen:

• Bezoekers- of deelnemersaantallen nemen toe.

• Programmering of inhoudelijke kwaliteit breidt uit (bijv. meer programmalijnen, hogere artistieke kwaliteit, grotere diversiteit).

• Bereik en zichtbaarheid groeien (bijv. meer media-aandacht, groter regionaal of landelijk bereik).

• Professionalisering van de organisatie is aantoonbaar (bijv. verbeterde governance, meer structurele partners, professionalisering van vrijwilligersbeleid).

Hoe toetsen:

• Analyse van jaarverslagen, bezoekersregistraties, ticketdata of evaluatierapporten.

• Vergelijking van minimaal drie opeenvolgende edities om trends te bepalen.

• Beoordeling van kwalitatieve onderbouwing door de organisatie (bijv. inhoudelijke groei, nieuwe partners, uitbreiding van het programma).

• Eventueel: verificatie via gesprekken met de organisatie of partners.

2. De afhankelijkheid van het Impulsfonds neemt aantoonbaar af

Toetsingscriteria

Het evenement werkt actief aan een gezondere en meer diverse financieringsmix, waardoor de structurele afhankelijkheid van het Impulsfonds afneemt. Dit blijkt uit:

• Een stijgend aandeel eigen inkomsten (bijv. ticketverkoop, horeca, merchandising).

• Een toename van bijdragen van andere financiers, zoals sponsors, fondsen of gemeenten.

• Een realistische meerjarenbegroting waarin het aandeel van het Impulsfonds jaarlijks kleiner wordt.

• Een strategie voor financiële verduurzaming, bijvoorbeeld door nieuwe inkomstenbronnen of kostenbeheersing.

Hoe toetsen:

• Vergelijking van meerjarenbegrotingen en realisaties over minimaal drie jaar.

• Analyse van de financieringsmix (percentage eigen inkomsten, sponsors, andere fondsen).

• Toetsing van de realiteitswaarde van de plannen voor afbouw van de bijdrage.

• Controle of de organisatie concrete stappen heeft gezet (bijv. sponsorcontracten, nieuwe inkomstenmodellen).