Mandaat- en machtigingsbesluit informatie- en archiefbeheertaken HRM Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Borsele, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

overwegende dat;

• in 2015 de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden is opgericht, waarbij bepaalde HRM-taken zijn gemandateerd aan het dagelijks bestuur;

• in de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden geen specifieke bepalingen zijn opgenomen over de zorg voor de archiefbescheiden die voortvloeien uit de uitvoering van de gemandateerde HRM-taken;

• het wenselijk is duidelijkheid te verkrijgen over de verantwoordelijkheden ten aanzien van deze archivering;

• deze regeling ertoe strekt om het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden te verplichten uitvoering te geven of te doen geven aan informatie- en archiefbeheertaken ten aanzien van de archiefbescheiden die voortkomen uit de uitvoering van de gemandateerde HRM-taken;

gelet op het bepaalde in:

• afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

• hoofdstuk V van de Archiefwet 1995;

• artikel 5, tweede lid, onder C, van de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

besluit vast te stellen het:

Mandaat- en machtigingsbesluit informatie- en archiefbeheertaken HRM Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden

Artikel 1. Begrippen

In dit mandaat- en machtigingsbesluit worden de hierna genoemde begrippen gebruikt:

• a. archiefbescheiden: de bescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995, die zijn ontstaan bij de uitvoering van de gemandateerde HRM-taken;

• b. archiefbewaarplaats: een door GR de Bevelanden aangewezen bewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden;

• c. archivaris: de door GR de Bevelanden aangewezen functionaris die is belast met het beheer van de in dit artikel onder a bedoelde archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, alsmede het toezicht op de in dit artikel onder a bedoelde archiefbescheiden voor zover deze nog niet daar naartoe zijn overgebracht;

• d. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• e. GR de Bevelanden: het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

• f. HRM-taken: de taken, zoals omschreven in artikel 5, tweede lid, onder C, van de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

• g. machtiging: de bevoegdheid om in naam van de zorgdrager handelingen te verrichten die noch een publiekrechtelijke rechtshandeling, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• h. mandaat: de bevoegdheid om in naam van de zorgdrager besluiten te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;

• i. selectielijst: de vigerende selectielijst van de zorgdrager, de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’;

• j. zorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden.

Artikel 2. Mandaat en machtiging

• 1. Aan GR de Bevelanden wordt mandaat verleend voor de hierna te vermelden publiekrechtelijke rechtshandelingen, dan wel een machtiging gegeven voor de hierna aan te geven feitelijke handelingen:

  • a. Het aanwijzen van een archivaris, overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet 1995;

  • b. Het aanwijzen van een beheerder;

  • c. Het aanwijzen van een gemeentelijke archiefbewaarplaats voor de over te brengen archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995;

  • d. Het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van de archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet 1995;

  • e. Het uitvoeren van conversie, migratie of emulatie van archiefbescheiden indien de kans bestaat dat niet langer kan worden voldaan aan de gestelde eisen ten aanzien van een goede, geordende en toegankelijke staat van de digitale archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 25 van de Archiefregeling;

  • f. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 2, eerste lid en artikel 6, eerste en tweede lid van het Archiefbesluit 1995;

  • g. Het opmaken van een verklaring van vervanging van archiefbescheiden door reproducties, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;

  • h. Het toekennen van bewaartermijnen aan de hand van de selectielijst;

  • i. Het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden op basis van de selectielijst en adviesvraag bij de archivaris;

  • j. Het opmaken van een verklaring van vernietiging van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995;

  • k. Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15, eerste en tweede lid en artikel 16, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit 1995;

  • l. Het volgens de geldende overbrengingstermijn overbrengen van de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen naar de archiefbewaarplaats en het opmaken van de bijbehorende verklaring van overbrenging, overeenkomstig artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

• 2. GR de Bevelanden kan de bevoegdheden, zoals bedoeld in het eerste lid, in ondermandaat opdragen aan de ambtelijk secretaris of medewerkers die onder de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris werkzaam zijn, tenzij dat ten aanzien van een concreet mandaat in het eerste lid uitdrukkelijk is uitgesloten.

• 3. GR de Bevelanden kan de feitelijke handelingen, zoals bedoeld in het eerste lid, in ondermachtiging verlenen aan de ambtelijk secretaris of medewerkers die onder de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris werkzaam zijn.

Artikel 3. Informatieplicht

• 1. GR de Bevelanden informeert de zorgdrager over iedere door GR de Bevelanden ten behoeve van de zorgdrager verrichte conversie, migratie of emulatie, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder e, van dit besluit;

• 2. GR de Bevelanden informeert de zorgdrager over iedere door GR de Bevelanden ten behoeve van de zorgdrager verrichte vernietiging, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder i, van dit besluit;

• 3. GR de Bevelanden informeert de zorgdrager over iedere door GR de Bevelanden ten behoeve van de zorgdrager verrichte overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder l, van dit besluit.

Artikel 4. Verzoeken tot raadpleging of gebruik van overgebrachte archiefbescheiden

De zorgdrager en GR de Bevelanden maken nadere afspraken over verzoeken tot raadpleging of gebruik van overgebrachte archiefbescheiden die al dan niet beperkt openbaar zijn, overeenkomstig artikel 17 van de Archiefwet 1995.

Artikel 5. Inlichtingenplicht

GR de Bevelanden verstrekt aan zorgdrager en aan de archivaris alle archiefbescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige informatie om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

Artikel 6. Geheimhoudingsplicht

De zorgdrager en GR de Bevelanden maken wat hen door de uitvoering van dit mandaat- en machtigingsbesluit ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter hen daartoe verplicht.

Artikel 7. Einde mandaat- en machtigingsbesluit

Na het einde van de werking van dit mandaat- en machtigingsbesluit draagt GR de Bevelanden de onder haar beheer zijnde archiefbescheiden en de daarbij behorende metadata in goede, geordende en toegankelijke staat over aan zorgdrager.

Artikel 8. Slotbepalingen

• 1. Dit mandaat- en machtigingsbesluit treedt in werking per 1 maart 2026;

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaat- en machtigingsbesluit informatie- en archiefbeheertaken HRM Gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden.

Aldus vastgesteld op 3 februari 2026.

Burgemeester en wethouders van gemeente Borsele,

de secretaris,

J.M. Jansen

de burgemeester,

G.M. Dijksterhuis

en

Burgemeester van de gemeente Borsele,

G.M. Dijksterhuis

Het dagelijks bestuur van GR de Bevelanden stemt – gelet op het bepaalde in artikel 10:4, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht – in met het mandaat.

Goes,

De voorzitter

Toelichting

Met dit mandaat- en machtigingsbesluit wordt beoogd (juridische) duidelijkheid te geven over de verantwoordelijkheid voor- en het beheer van de archiefbescheiden, die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door de colleges van de deelnemende gemeenten gemandateerde taken.

Overeenkomstig de Archiefwet 1995 zijn, wanneer er hierover geen aanvullende afspraken gemaakt worden, de colleges zorgdrager voor de archiefbescheiden die bij de uitvoering door de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden van de gemandateerde taken worden ontvangen of opgemaakt.

Dit betekent concreet dat de colleges van de deelnemende gemeenten, als zorgdrager, bestuurlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer van de archiefbescheiden, conform Bepalingen van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de betreffende gemeente. De gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden zou maatregelen moeten treffen om aan deze Archiefverordeningen en Besluiten Informatiebeheer te voldoen. Dit mandaat- en machtigingsbesluit is opgesteld om juridisch verantwoorde afspraken te maken die voor alle vijf de Bevelandse gemeenten en de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden gelden.