Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Koggenland 2025

De raad van de gemeente Koggenland;

heeft het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 november 2025 gelezen en neemt de onderbouwing daarvan over, en

BESLUIT

• 1. De “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Koggenland (Controleverordening gemeente Koggenland 2014)” in te trekken;

• 2. De “Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Koggenland 2025” vast te stellen.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• boardletter: de aan auditcommissie gerichte bestuurlijke rapportage van de accountant, waarin de kernbevindingen, oordelen en strategische aandachtspunten uit de controle worden samengevat;

• deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• auditcommissie: commissie als bedoeld in de “Verordening Auditcommissie gemeente Koggenland” 2020.

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De raad heeft in haar besluit van 5 februari 2024 Publieke Sector Accountants aangewezen als accountant voor de uitvoering van de accountantscontrole over de verslagjaren 2024 tot en met 2027 met de mogelijkheid tot verlenging van tweemaal 2 boekjaren.

• 2. Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Nu de aanbestedingsprocedure reeds in 2024 is afgerond, blijft de bestaande overeenkomst met de van kracht voor de contractueel vastgestelde periode.

• 3. In afwijking van het door de raad bij de in lid 1 bedoelde aanbesteding van de accountantscontrole vastgestelde programma van eisen, gelden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval de volgende eisen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen zoals vastgesteld in het Besluit Begroting (BBV) en Verantwoording en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) per 16 april 2025;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties zoals vastgesteld in het BBV en Bado per 16 april 2025;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter;

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende in het BBV en Bado per 16 april 2025 vastgestelde rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende in het BBV en Bado per 16 april 2025 vastgestelde rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Informatievoorziening en samenwerking

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college overlegt uiterlijk in de eerste week van juni in het jaar T+1, volgend op het boekjaar T, de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ter vaststelling voor aan de raad.

• 5. De door de raad vastgestelde jaarrekening wordt vóór 15 juli van het jaar T+1 aan de Gedeputeerde Staten van de Provincie verzonden.

• 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 7. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslaguit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende medewerkers.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De “Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Koggenland (Controleverordening gemeente Koggenland 2014)” wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op één januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Koggenland 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 15 december 2025.

De voorzitter,

De griffier,

De raad van de gemeente Koggenland,

15 december 2025

De griffier,

drs. E.M.L. Marijnissen

De voorzitter,

P.C. van Maaren