Instructie voor de secretaris van de gemeente Uitgeest 2026

Het college van de gemeente Uitgeest;

gelezen het voorstel voor het college d.d. 10 maart 2026;

gelet op het bepaalde in artikel 103 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende:

‘Instructie voor de secretaris van de gemeente Uitgeest 2026’

Artikel 1 - Relatie tot het college

• 1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2. De secretaris draagt er gevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. De secretaris adviseert het college gevraagd en ongevraagd ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.

• 4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een snelle uitvoering van de besluiten van het college.

• 5. De secretaris draagt er zorg voor dat de door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst.

• 6. Bij de uitvoering van de aan de secretaris in de leden 1 t/m 5 van dit artikel opgedragen werkzaamheden, wordt de secretaris ondersteund door de bestuursadviseur.

Artikel 2 - Relatie tot de burgemeester

• 1. De secretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de organisatie anderzijds. Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen als mede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

• 2. De secretaris staat de burgemeester terzijde bij het kenbaar maken van zijn opvattingen over voorstellen voor een collegeprogramma.

• 3. De secretaris staat de burgemeester terzijde in de uitoefening van zijn taken en ondersteunt de burgemeester bij de uitoefening en uitwerking van zijn wettelijke zorgplichten.

• 4. Het bepaalde in artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het op de burgemeester rustende taken betreft.

Artikel 3 - Relatie tot de raad

• 1. De secretaris heeft periodiek overleg met de griffier, het zogenoemde driehoeksoverleg waar de burgemeester ook deel van uitmaakt.

• 2. De secretaris staat de griffier bij in de zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en de raadscommissies, vooral waar het de inzet van de werkorganisatie betreft.

• 3. Bij de uitvoering van de aan de secretaris in de leden 1 en 2 van dit artikel opgedragen werkzaamheden, wordt de secretaris ondersteund door de bestuursadviseur.

Artikel 4 - Lid raad van secretarissen Werkorganisatie BUCH

• 1. De secretaris is onbezoldigd lid van de raad van secretarissen van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH.

• 2. De taken van de raad van secretarissen van de Werkorganisatie BUCH zijn vastgelegd in het reglement raad van secretarissen, de organisatieregeling 2025, de gemeenschappelijke regeling en het statuut van de Werkorganisatie BUCH.

Artikel 5 - Afwezigheid

• 1. Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet de secretaris daarvan tijdig mededeling aan de burgemeester.

• 2. De secretaris wordt tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen vervangen door de locosecretaris.

• 3. De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 6 - Slotbepalingen

• 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de secretaris voor zoveel als nodig met de burgemeester overleg.

• 2. Deze instructie treedt in werking op de dag van vaststelling.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Uitgeest d.d. 10 maart 2026.

Martine Enthoven

secretaris

Sebastiaan M. Nieuwland

burgemeester

Algemene toelichting instructie secretaris

Wettelijke grondslag

Artikel 103 van de Gemeentewet geeft aan dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak. Het tweede lid van artikel 103 verplicht het college tot de vaststelling van een instructie waarin nadere regels moeten worden opgenomen betreffende de taak en de bevoegdheden van de secretaris.

Artikel 103 lid 2 Gemeentewet zegt niets over de inhoud van de instructie voor de secretaris. Er zijn diverse manieren om de inhoud van de instructie samen te stellen. Er is voor gekozen om in deze instructie de relatie met het college, de burgemeester en de raad vast te leggen. Daarnaast staat de secretaris de burgemeester terzijde in zijn hoedanigheid als bestuurlijk coördinator en uitvoerder van zijn wettelijke zorgplichten.

Eerste adviseur

In het verleden werd in de gemeentewet-oud gesproken over het ‘behulpzaam zijn’ van de secretaris. In de huidige Gemeentewet is dit woord vervangen door ‘terzijde staan’. Dit heeft tot doel de positie van de secretaris als eerste adviseur van het college en de burgemeester te benadrukken en de eigensoortigheid van de functie tot uitdrukking te brengen. Om die reden kan de positie van de secretaris niet op één lijn worden gesteld met die van de overige medewerkers die zijn ondergebracht in de Werkorganisatie BUCH. De secretaris is de intermediair tussen het college, de raad, de Werkorganisatie BUCH en de samenleving. Naast de secretaris is de griffier eerste adviseur van de raad. Het is van belang dat de secretaris en de griffier een goede en nauwe werkrelatie onderhouden.

De secretaris verbindt

Naast de eerste adviseur van het college en de burgemeester is er een andere hoofdtaak voor de secretaris weggelegd, namelijk als lid van de raad van secretarissen zorg te dragen voor de ontwikkeling van de Werkorganisatie BUCH. Daarmee levert de secretaris een bijdrage aan de sturing, geeft de koers aan, zorgt voor samenhang en bewaakt de integriteit.

Het leggen en onderhouden van goede verbindingen vormt de essentie van het beroep van een secretaris: verbindingen tussen bestuur en organisatie, verbindingen tussen de verschillende organisatie onderdelen, verbindingen tussen processen en verbindingen van ambtelijk processen in relatie tot de samenleving.

De secretaris adviseert en ondersteunt, samen met de bestuursadviseur en de leidinggevenden van de Werkorganisatie BUCH, het college bij de besluitvorming en houdt zicht op de uitvoering van die besluiten. Daarnaast bewaakt de secretaris de uitvoering door de werkorganisatie van de (politieke) besluiten van de raad, het college en de burgemeester van Uitgeest.

De secretaris vernieuwt

Voor inwoners is met onder andere internet en sociale media de toegang tot gemeentelijke informatie gemakkelijker geworden. Inwoners zijn mondiger en kennen hun rechten. De samenleving als geheel is minder hiërarchisch dan een aantal decennia geleden en het handelen van de overheid wordt niet meer als vanzelfsprekend ervaren: motivering en argumentatie van vaststelling en uitvoering van beleid is belangrijk. Deze ontwikkelingen moeten terugkomen in de wijze van besluitvorming. De secretaris levert een wezenlijke bijdrage hieraan.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

In dit artikel wordt nader ingegaan op de relatie van de secretaris ten opzichte van het college waarvan hij eerste adviseur is.

Artikel 2

De burgemeester heeft naast de secretaris, de griffier als adviseur. Deze ondersteuning heeft betrekking op de taken van de burgemeester als voorzitter van de raad. Het belangrijkste blijft de ondersteuning door de secretaris ter uitvoering van zijn taken als voorzitter van het college en zelfstandig portefeuillehouder. Het maakt in het laatste geval niet uit of het alleen om de wettelijke portefeuilles gaat of dat de burgemeester ook niet wettelijke portefeuilles heeft. Ging het vroeger om de tandem van burgemeester en secretaris, tegenwoordig moet ruimte worden geboden om de griffier te laten deelnemen en ontstaat een driehoek die van groot belang is voor de aansturing van zowel de organisatie als de bestuurlijke processen.

Artikel 3

De secretaris heeft periodiek overleg met de griffier tijdens het driehoeksoverleg. De burgemeester neemt ook deel aan het driehoeksoverleg. De secretaris staat de griffier bij in de zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en de raadscommissies, vooral waar het de inzet van de werkorganisatie betreft. Hoewel de secretaris niet het eerste aanspreekpunt is voor raadsleden (dat is de griffier), is het mogelijk om vragen te stellen aan de secretaris als dat op het werkterrein van de secretaris ligt.

Artikel 4

Als lid van de raad van secretarissen van de Werkorganisatie BUCH is de secretaris mede verantwoordelijk voor de organisatie. Hij deelt deze verantwoordelijkheden met de overige leden van de raad van secretarissen.

Artikel 5

In het derde lid van dit artikel is geregeld dat de secretaris zorgdraagt voor een adequate vervanging bij verlof of afwezigheid. Hiermee wordt bedoeld dat de locosecretaris de lopende zaken moet kunnen overnemen en daartoe regelmatig overleg heeft met de secretaris.

Artikel 6

Dit artikel geeft een regeling voor zaken die aan de orde kunnen komen en waarvoor niets in deze instructie is geregeld. Daarnaast geeft het aan wanneer de instructie in werking treedt.