Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gunning en ondertekening bij inkoop en aanbesteding (boven-) regionale jeugdhulp inkoopregio’s Noord- en Midden – Drenthe, Jeugdhulp Zuid-Drenthe en Jeugdhulpregio Drenthe

Burgemeester en wethouders van de gemeente Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld;

en

de burgemeesters van de gemeente Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld,

ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Gezien het voorstel van 24 maart 2026;

gelet op

• afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, met name artikel 10:4 en artikel 10:12;

• titel 3 van Boek 3 Burgerlijk Wetboek;

• artikel 8:24 van de Algemene wet bestuursrecht;

• artikel 160 lid 1, aanhef en onder a, b, d, e en f, en lid 4, artikel 168 en artikel 171 van de Gemeentewet;

overwegende:

• dat de Hervormingsagenda Jeugd ontwikkelingen met zich meebrengt waardoor de inkoop en aanbesteding van de in bijlage 1 genoemde vormen van jeugdhulp in de Jeugdhulpregio Drenthe gezamenlijk door de Drentse gemeenten moet worden gedaan;

• dat bij de uitoefening van dit mandaat de taken en bevoegdheden worden uitgevoerd met inachtneming van, en zoveel mogelijk in lijn met de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdhulpregio Drenthe (nader genoemd Samenwerkingsovereenkomst), gesloten op 12 december 2018, inclusief de daarbij behorende bijlagen en het addendum van 6 mei 2020;

• dat deze mandaatregeling een tijdelijk karakter heeft en de bevoegdheden die uit deze mandaatregeling voortvloeien van rechtswege vervallen zodra de gemeenschappelijke regeling voor de gezamenlijke inkoop in een bredere Jeugdhulpregio (vanuit de komende wetgeving) is aangegaan en mandaat heeft ontvangen voor het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures;

• dat de inkoopregio’s NMD-samenwerking en Jeugdhulp Zuid-Drenthe, die binnen de Jeugdhulpregio Drenthe zijn gevormd, al nauw samenwerken om deze gezamenlijke inkoop te realiseren om goed voorbereid te zijn op de komende wettelijke verplichtingen en daarom – in lijn met de afspraken gemaakt in de Regionale Inkoopagenda – willen overgaan tot gezamenlijke inkoop- en aanbestedingstrajecten van andere zorgvormen in het Sociaal Domein dan die zijn genoemd in de bestaande Samenwerkingsovereenkomst;

• dat er behoefte is om in de inkoopregio’s NMD-samenwerking en Jeugdhulp Zuid-Drenthe te beschikken over een gezamenlijk mandaat om te zorgen dat de besluitvorming binnen de inkoop- en aanbestedingsprocedures met vaste termijnen snel, efficiënt en soepel verloopt, waarbij de samenwerking nu al vorm wordt gegeven in aanloop naar de nieuwe governancevorm van de Jeugdhulpregio;

• dat de gemeente Assen administratief wordt aangewezen voor het (laten) uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures, waarbij de verantwoordelijkheid van de gemeente Assen zich beperkt tot het (laten) uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures conform de Aanbestedingswet 2012 en het (laten) aan- en afkondigen van de inkoop- en aanbestedingsprocedures op TenderNed;

• dat met deze mandaatregeling de gemeenten bij de inkoop, de financiële en juridische rechtmatigheidsvereisten die in de deelnemende gemeenten gelden, opvolgen en dat met betrekking tot de overlegstructuur wordt aangesloten bij de bestaande Samenwerkingsovereenkomst;

besluiten;

Vast te stellen het

Mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit gunning en ondertekening bij inkoop en aanbesteding (boven-) regionale jeugdhulp inkoopregio’s NMD-samenwerking en Jeugdhulp Zuid-Drenthe.

Artikel 1 Aanwijzing gemandateerde, gevolmachtigde en gemachtigde

• 1. Als gemandateerde, gevolmachtigde en gemachtigde wordt aangewezen:

• de voorzitter van het Prestatie Management Team (PMT) inkoopregio Jeugdhulp Zuid-Drenthe;

• De manager van de samenwerking van de Noord- en Midden-Drentse gemeenten, zoals bedoeld in de gemeenschappelijke regeling Noordmidden-Drentse samenwerking;

• De regiomanager van de Jeugdhulpregio Drenthe, zoals bedoeld in de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdhulpregio Drenthe.

• 2. Ingevolge artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht behoeft de mandaatverlening de instemming van de gemandateerde en degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt, waardoor dit mandaat alleen geldigheid verkrijgt als het door de gemandateerde of zijn opvolger en degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkzaam is, ondertekend wordt geretourneerd aan de mandaatgever.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1. Dit mandaat, de volmacht, danwel de machtiging, zoals genoemd in dit besluit heeft uitsluitend betrekking op het opstellen en vaststellen van inkoopdocumenten, het uitvoeren van de inkoopprocedures (inclusief klacht-, bezwaar- en beroepsprocedures uitsluitend in civielrechtelijke aangelegenheden en derhalve bij de civiele rechter), het voorlopig en definitief gunnen c.q. toelaten danwel afwijzen van partijen en het aangaan van de raamovereenkomsten.

• 2. Het gaat om uitoefening van de volgende bevoegdheden:

• a. het plaatsen van een aankondiging van de aanbestedingsprocedure;

• b. het nemen van het besluit tot toelating van partijen die zich hebben ingeschreven;

• c. het nemen van de voorlopige gunningsbeslissing;

• d. het nemen van de definitieve gunningsbeslissing;

• e. het bewaken van de rechtmatigheid bij het doorlopen van de aanbestedingsprocedure;

• f. behandeling van (civielrechtelijke) klachten en procedures tijdens de aanbestedingsprocedure;

• g. het ondertekenen van de te sluiten (raam)overeenkomsten.

• 3. Voor vele feitelijke handelingen is mandaat niet nodig en wordt verondersteld dat er mandaat is, zoals inventariseren van de inkoopprocedure, adviseren, opstellen van inkoopdocumenten, het feitelijk voeren van de inkoopprocedure, het betrekken van de deelnemende gemeenten voorafgaand aan en tijdens de inkoopprocedure; het monitoren van data met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en het evalueren van de aanbestedingsprocedure van inkoopproces tot en met het sluiten van de raamovereenkomsten. Hiervoor hoeft dan ook geen expliciete mandaat te worden gegeven.

• 4. Het mandaat, machtiging en volmacht zoals bedoeld in dit besluit omvat niet:

• a. het aangaan van verplichtingen die afwijken van de gestelde inkoop en/of beleidskaders;

• b. het aangaan van verplichtingen waarvan de geprognosticeerde waarde in de eerste 12 maanden van de nieuwe overeenkomst minimaal 10% afwijkt van de waarde van de toegekende beschikkingen in de laatste 12 maanden onder de huidige overeenkomst (exclusief indexering) vereist voorafgaande goedkeuring van mandaatgever;

• c. het aangaan van verplichtingen die politiek gevoelig zijn, bijvoorbeeld het aangaan van verplichtingen die naar verwachting kan leiden tot publieke of media-aandacht of maatschappelijke discussie.

Artikel 3 Mandaat, machtiging en volmacht

• 1. De persoon die op grond van dit besluit een bevoegdheid uitoefent is gemachtigd tot het ondertekenen van besluiten, overeenkomsten, correspondentie en andere bewijsstukken die in een rechtstreekse relatie staan tot de uitoefening van de bevoegdheid.

• 2. In het geval de mandaatgever zelf beslist, is de gemandateerde bevoegd om namens het college dan wel de burgemeester te ondertekenen.

• 3. De bepalingen van dit besluit zijn van overeenkomstige toepassing in geval van afzonderlijke machtiging en volmacht.

• 4. Mandaat of volmacht om een beslissing te nemen heeft tevens betrekking op alle daarvoor benodigde voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

Artikel 4 Verantwoording en rapportage

De gemandateerde rapporteert jaarlijks, en wel het eerste kwartaal van het jaar volgend op de uitgevoerde inkoopprocedure, aan de colleges van de gemeenten. De verantwoording en rapportage (s) worden uitgevoerd met inachtneming van de Samenwerkingsovereenkomst Jeugdhulpregio Drenthe, gesloten op 12 december 2018, inclusief de daarbij behorende bijlagen en het addendum van 6 mei 2020.

Artikel 5 Vertegenwoordiging in rechte

De gemandateerden zijn gemachtigd om ten aanzien van de uitoefening van die bevoegdheid de gemeente, het college dan wel de burgemeester te vertegenwoordigen bij de behandeling van civielrechtelijke bezwaarschriften, behandeling van civiele klachten, civielrechtelijke (hoger) beroepschriften, civiele procedures (inclusief kort geding), en verzoeken om civielrechtelijke herzieningsverzoeken. Zij zijn tevens gemachtigd om procesbesluiten te nemen en om derden te machtigen om het woord te voeren in de hiervoor genoemde procedures.

Artikel 6 Kaders

Bij de uitoefening van een bevoegdheid gelden in ieder geval de volgende kaders:

• de van toepassing zijnde Europese regelgeving, waaronder de richtlijn voor overheidsaanbestedingen;

• de Aanbestedingswet 2012;

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG);

• de integriteitsregels van de gemeente Assen;

• de van toepassing zijnde wettelijke regelingen van rijk, provincies en gemeenten;

• de algemene inkoopvoorwaarden van de VNG conform de landelijke contractstandaarden;

• de van toepassing zijnde gemeentelijke besluiten;

• juridische rechtmatigheidsvereisten van de gemeenten;

• financiële rechtmatigheidsvereisten van de gemeenten.

Artikel 7 Opvolging, vervanging en waarneming

De bepalingen van dit besluit zijn van overeenkomstige toepassing bij opvolging, vervanging en bij waarneming van taken.

Artikel 8 Ondertekening

• 1. De op grond van artikel 3 lid 1 genomen besluiten worden als volgt ondertekend:

namens burgemeester en wethouders van de gemeente Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld

<handtekening>

<naam medewerker>,

<functieaanduiding>

• 2. De op grond van artikel 3 lid 2 genomen besluiten worden als volgt ondertekend:

overeenkomstig het door / namens burgemeester en wethouders van de gemeente Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld genomen besluit;

<handtekening>

<naam medewerker>

<functieaanduiding>

• 3. Als het besluit, de overeenkomst of andere feitelijke- of rechtshandeling namens meerdere deelnemende gemeenten wordt genomen dan wel gedaan, worden deze gemeenten telkens voluit genoemd in uitgaande stukken, in elk geval in de aanhef en in de ondertekening.

• 4. De ondertekening als bedoeld in het derde lid van artikel 3 is als volgt:

namens de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten <<…>>, <<...>>, en <<...>>

<handtekening>

<naam medewerker>,

<functieaanduiding>

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Datum: 14 april 2026

De Secretaris De burgemeester

J.L. Beikes-Heidema J. Zwiers