Verordening Auditcommissie gemeente Montferland 2024

De raad van gemeente Montferland;

Gelezen het voorstel van de griffie van 19 september 2024;

Overwegende dat het wenselijk is de Verordening Auditcommissie te actualiseren;

BESLUIT

In te trekken:

De verordening auditcommissie gemeente Montferland

Vast te stellen:

De Verordening Auditcommissie gemeente Montferland 2024

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Commissie: de auditcommissie

• 2. Lid: lid van de auditcommissie

• 3. Voorzitter: voorzitter van de auditcommissie

• 4. Accountant: de door de raad benoemde externe accountant

• 5. Rekenkamer: de rekenkamer van gemeente Montferland

Artikel 2 Taken

De auditcommissie:

• 1. Is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming.

• 2. Is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

• 3. Bespreekt de relatie tussen gemeente Montferland en de accountant één keer per jaar en vaker indien daar aanleiding toe is.

• 4. Bespreekt jaarlijks de toets op de rechtmatigheidscontrole van de accountant met de portefeuillehouder financiën.

• 5. Bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole, de rechtmatigheidscontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad.

• 6. Formuleert desgewenst een advies aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

• 7. Adviseert aan de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

• 8. Laat zich informeren over (verbeter)acties die voortkomen uit de accountantscontrole en managementletter.

• 9. Adviseert de raad over de uitvoering, invulling, onderzoeken en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A van de Gemeentewet.

• 10. Bevordert dat de uitkomsten van de onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de gemeenteraad en het college van B&W op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.

• 11. Adviseert de raad over het toe te passen normenkader en de vast te stellen tolerantie in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 3 Bevoegdheden

• 1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde taken voorstellen uit brengen voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

• 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 genoemde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college van B&W, de concerncontroller, de gemeentelijke rekenkamer en de accountant.

• 3. De auditcommissie kan de gemeenteraad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen.

• 4. De auditcommissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant.

• 5. De auditcommissie is bevoegd de portefeuillehouder Financiën te adviseren over de kwaliteit van bestuurlijke financiële voorstellen alvorens deze aan de raad worden aangeboden.

• 6. De auditcommissie kan jaarlijks aandachtspunten aan de accountant meegeven waarover zij rapporteert in het accountantsverslag.

• 7. De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand.

Artikel 4 Samenstelling

• 1. De commissie bestaat uit tenminste drie, doch maximaal zoveel leden als de raad fracties telt.

• 2. Per fractie kan één raadslid worden voorgedragen.

• 3. Een lid van de commissie kan zich laten vervangen.

Artikel 5 Benoeming en ontslag

• 1. De raad benoemt de leden alsmede hun plaatsvervangers.

• 2. De zittingsperiode van de leden eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 3. De raad kan een lid ontslaan.

• 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

• 5. Ingeval van vertrek van een lid van de commissie, door ontslag of om welke reden dan ook, zal de gemeenteraad, op verzoek van de fractie waar het lid toe behoorde, onverwijld overgaan tot de benoeming van een nieuw lid ter vervanging van het vertrekkende lid.

• 6. Ingeval van vorming van een nieuwe fractie, kan een lid van die nieuwe fractie worden voorgedragen ter benoeming als lid van de commissie.

Artikel 6 Voorzitter en secretariaat

• 1. De leden kiezen uit hun midden een voorzitter.

• 2. De voorzitter, ondersteund door de ambtelijk secretaris, zorgt voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van de uitgangspunten van de commissie.

• 3. De griffier draagt zorg voor het aanwijzen van een ambtelijk secretaris en een plaatsvervangend ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris ondersteunt de commissie.

Artikel 7 Openbare en besloten vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de auditcommissie worden in beginsel in het openbaar gehouden.

• 2. Er wordt in beslotenheid vergaderd als ten minste twee leden of de voorzitter dit nodig oordelen.

  Vervolgens besluit de auditcommissie of in beslotenheid vergaderd zal worden.

• 3. Als de auditcommissie besluit om besloten te vergaderen beslist zij tevens of, en zo ja welke, andere personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

Artikel 8 Geheimhouding

• 1. De auditcommissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, omtrent het in die vergadering in beslotenheid behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgeleverde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie die opheft.

• 2. Indien de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

• 3. Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college van B&W en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de auditcommissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.

• 4. De auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in artikel 87 e.v. van de Gemeentewet is van toepassing.

• 5. Indien ten aanzien van stukken die zijn gericht aan de auditcommissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de auditcommissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘verordening auditcommissie gemeente Montferland 2024’.

• 2. Deze verordening treedt in werking op 20 september 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van gemeente Montferland op 19 september 2024.

’s-Heerenberg, 19 september 2024 De raad van gemeente Montferland,

De griffier

A.A. Meijer

De voorzitter

H.H. de Vries