Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2026

Nijverdal, 7 april 2026, kenmerk 2026-004906;

Het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

b e s l u i t:

vast te stellen het

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2026

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hellendoorn;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Hellendoorn of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Hellendoorn;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Hellendoorn of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is om diens activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9.00 uur als die dag geen algemene erkende feestdag is en verder zo vaak de voorzitter dit nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden. Het college vergadert in voorkomende gevallen in één van de kernen van de gemeente Hellendoorn.

• 4. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

• 5. Indien een tweede vergadering, als bedoeld in artikel 56, tweede lid van de Gemeentewet, moet worden gehouden, vindt deze niet eerder plaats dan 24 uur na de oorspronkelijke vergadering.

Hoofdstuk 3 Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 4 Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een andere lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan een vergadering

• 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 Voorbereiding vergaderingen

Artikel 6 Aanleveren van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen een andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op dinsdag 23.59 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijk lid van het college.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde systeem.

Artikel 7 Agenda

• 1. Voor elke vergadering zijn uiterlijk de donderdag, voorafgaand aan de vergadering, om 16.00 uur de agenda met bijbehorende stukken beschikbaar in Notubiz.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering, als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van de reden(en) van urgentie uiterlijk op maandag om 15.00 uur worden aangemeld bij de gemeentesecretaris.

• 3. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 3, vijfde lid stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

Hoofdstuk 5 Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 8 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 4. Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist de voorzitter.

• 5. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussentijdse stemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Indien bij de tussentijdse stemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 9 Verslag en besluitenlijst

• 1. Een besluit komt tot stand in een collegevergadering. Daarvoor worden ambtelijke adviezen geagendeerd die door één of meer collegeleden voorafgaand aan de vergadering voor ‘bespreken’ zijn geparafeerd in Notubiz of waarvoor de gemeentesecretaris bespreking adviseert.

• 2. De adviezen die door alle collegeleden in Notubiz geparafeerd worden als ‘hamerstuk’, zijn een paraaf voor akkoord. Deze adviezen komen wel op de agenda van de collegevergadering te staan en worden vastgesteld in de collegevergadering.

• 3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering. De gemeentesecretaris kan zich daarvoor laten bijstaan.

• 4. Van de vergadering wordt een besluitenlijst opgemaakt die te raadplegen is via Notubiz.

• 5. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering;

  • c. een vermelding van de zaken die relevant zijn voor de besluitvorming;

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 6. Stemverhoudingen en minderheidsstandpunten worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 7. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 8. De besluitenlijst wordt ter kennisname van de raad gebracht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 60, eerste en tweede lid van de Gemeentewet.

• 9. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt, met in achtneming van het overig bepaalde in artikel 60, derde lid van de Gemeentewet.

Artikel 10 Parafenbesluit

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

• 4. Het parafenbesluit wordt op de besluitenlijst van de betreffende collegevergadering vermeld.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als een gehele vergadering betreffen. Een besluit tot het houden van een openbare vergadering wordt bij unanimiteit van stemmen van de aanwezige leden genomen.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 12 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat een bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.

Artikel 13 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2026’.

Artikel 14 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag, volgende op die van zijn bekendmaking.

• 2. Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn 2024, vastgesteld bij besluit van 12 maart 2024, wordt ingetrokken op de datum, als vermeld in het eerste lid.

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

de secretaris, de burgemeester,

Toelichting

Algemeen

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld, zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden wordt de onderlinge vervanging geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergadering van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Bij het derde lid is hieraan toegevoegd dat het college in sommige gevallen in één van de kernen van de gemeente Hellendoorn vergaderd. Op deze manier is het college zichtbaar voor alle inwoners van de gemeente Hellendoorn. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat niet alleen de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Het bepaalde in het vierde lid biedt het college de ruimte om in bijzondere gevallen van vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing.

Artikel 56 van de Gemeentewet bevat een regeling voor het geval het quorum voor de vergadering niet aanwezig is. In dat geval kan de burgemeester een nieuwe vergadering beleggen, waardoor het vereiste van het quorum niet geldt. Het vijfde lid regelt de termijn waarop deze nieuwe vergadering kan worden gehouden.

Artikel 4 Verhindering en ontstentenis

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.  

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Artikel 6 Aanleveren van voorstellen en andere stukken

Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college.

Artikel 7 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de gemeentesecretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie voor de gemeentesecretaris en in de organisatieverordening.

In dit artikel wordt aangegeven dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Artikel 8 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het volgens de Memorie van Toelichting bij dit artikel het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet hierover opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 van de Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat, indien de stemmen over personen, tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist de voorzitter. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruik gemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 9 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de gemeentesecretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgelegd. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de gemeentesecretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur heeft het begrip ‘besluitenlijst’ geïntroduceerd. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college hij op de hoogte gesteld wil worden. In het vierde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 10 Parafenbesluit

Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. Vanzelfsprekend moet het besluit tot slot op grond van vierde lid op de besluitenlijst van de desbetreffende collegevergadering worden vermeld.

Artikel 11 Openbare vergadering

Volgens artikel 54 van de Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 11 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 12 Uitleg reglement

Indien over een bepalingen in dit reglement onduidelijkheden ontstaan of indien een bepaling op meerdere manieren kan worden uitgelegd, beslist het college op voorstel van de voorzitter.