Nadere regels Verantwoording voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Stichtse Vecht 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht, gelet op artikel 13, zesde lid, van de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Stichtse Vecht 2025, waarin is bepaald dat het college nadere regels kan stellen over de verantwoording, administratie en controle van de besteding van verstrekte middelen;

besluit vast te stellen de volgende:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze nadere regels wordt verstaan onder:

• a. verordening: de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Stichtse Vecht 2025;

• b. voorziening: voorzieningen in de huisvesting als bedoeld in artikel 2 van de verordening;

• c. bevoegd gezag: het bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 van de verordening dat een voorziening aanvraagt en/of bekostiging ontvangt;

• d. verantwoording: de inhoudelijke en financiële rapportage waarmee het bevoegd gezag aantoont op welke wijze de toegekende voorziening is uitgevoerd en de bekostiging doelmatig en rechtmatig is besteed, inclusief de daarbij behorende bewijsstukken zoals offertes, facturen en betaalbewijzen.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Deze nadere regels zijn van toepassing op alle vergoedingen die het college verstrekt op grond van de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Stichtse Vecht 2025.

Artikel 3. Verplichtingen van het bevoegd gezag

• 1. Het bevoegd gezag besteedt de bekostiging uitsluitend voor de voorziening waarvoor deze is verleend.

• 2. Het bevoegd gezag legt verantwoording af op een wijze die het college in staat stelt vast te stellen of de middelen rechtmatig, doelmatig en overeenkomstig de beschikking zijn besteed.

• 3. Het bevoegd gezag werkt mee aan controles die door of namens het college worden uitgevoerd.

Artikel 4. Termijn en wijze van indienen

• 1. De eindverantwoording wordt binnen twaalf maanden na de datum van eindoplevering van de voorziening ingediend.

• 2. De eindverantwoording wordt ingediend met gebruikmaking van een door het college vastgesteld formulier.

• 3. Als niet aan de in het eerste lid genoemde termijn kan worden voldaan, meldt het bevoegd gezag dit binnen tien maanden na de datum van eindoplevering aan het college, met opgave van de reden en het tijdstip waarop de verantwoording wel kan worden ingediend.

Artikel 5. Verantwoording bij normbedragen

• 1. Indien een voorziening is bekostigd op basis van normbedragen tot en met € 50.000, bevat de eindverantwoording:

  • a. een inhoudelijk verslag van de uitgevoerde werkzaamheden;

  • b. een financieel overzicht per hoofdpost (zoals bouwkosten, installaties, inrichting) met het begrote bedrag, het werkelijke bedrag en een korte toelichting op eventuele afwijkingen.

• 2. Indien een voorziening is bekostigd op basis van normbedragen van meer dan € 50.000, bevat de eindverantwoording:

  • a. een gespecificeerde financiële verantwoording van de besteding;

  • b. een digitale kopie van het volledige bouwdossier;

  • c. een specifieke verantwoording van de besteding op doelmatigheid en rechtmatigheid, voorzien van een controleverklaring door een registeraccountant of administratieconsulent met certificerende bevoegdheid.

Artikel 6. Verantwoording bij feitelijke kosten

• 1. Indien een voorziening is bekostigd op basis van feitelijke kosten, bevat de eindverantwoording in ieder geval:

  • a. een inhoudelijk verslag van de uitgevoerde werkzaamheden;

  • b. een overzicht van de betaalde facturen en betaalbewijzen.

• 2. Indien de bekostiging op basis van feitelijke kosten meer dan € 50.000 bedraagt, bevat de eindverantwoording daarnaast:

  • a. een gespecificeerde financiële verantwoording van de besteding, inclusief het overzicht van de betaalde facturen en betaalbewijzen;

  • b. een digitale kopie van het volledige bouwdossier;

  • c. een specifieke verantwoording van de besteding op doelmatigheid en rechtmatigheid, voorzien van een controleverklaring door een registeraccountant of administratieconsulent met certificerende bevoegdheid.

Artikel 7. Verwerking financieel resultaat

• 1. Als uit de verantwoording blijkt dat de overlegde en geaccordeerde kosten zijn overschreden, komt de overschrijding voor rekening van het bevoegd gezag dat optrad als bouwheer.

• 2. Indien uit de verantwoording blijkt dat er een batig saldo resteert, wordt de bekostiging verlaagd met het bedrag van het batig saldo of dient dit bedrag te worden terugbetaald.

Artikel 8. Inrichting administratie

• 1. Het bevoegd gezag houdt zijn administratie zodanig bij dat te allen tijde kan worden aangetoond op welke wijze de toegekende voorziening is uitgevoerd en besteed. Dit betekent dat in de administratie in ieder geval de bij de aanvraag en uitvoering behorende offertes, facturen, betaalbewijzen en overige relevante bescheiden zijn opgenomen.

• 2. Deze administratieve gegevens worden gedurende ten minste vijf jaren bewaard.

• 3. Door het college aangewezen ambtenaren of accountants hebben desgevraagd inzage in de boeken en bescheiden, daaronder begrepen adviezen van externe deskundigen. Zij ontvangen alle inlichtingen die voor een juiste uitoefening van hun functie in het algemeen en voor de beoordeling van de uitvoering van de voorziening in het bijzonder nodig zijn.

• 4. De in het derde lid bedoelde personen hebben de bevoegdheid tot review op de verrichte werkzaamheden van de controlerende accountant van het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat zijn accountant hiermee instemt.

Artikel 9. Hardheidsclausule

Het college kan in bijzondere omstandigheden ten gunste van het bevoegd gezag afwijken van de bepalingen in deze nadere regels.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze nadere regels treden in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

Artikel 11. Citeertitel

Deze nadere regels worden aangehaald als ‘Nadere regels Verantwoording voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Stichtse Vecht 2025’.