Burgemeester en wethouders van de gemeente Borsele
Gelet op de:
- •
Wet basisregistratie personen (Wet BRP);
- •
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
- •
- •
Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN);
Besluiten:
vast te stellen, de navolgende Regeling beheer en toezicht BRP en reisdocumenten.
Hoofdstuk 1: Aanwijzen functionarissen
Artikel 1:
De informatiebeheerder BRP is de domeinmanager Dienstverlening. Als plaatsvervanger is de teamcoördinator Burgerzaken aangewezen.
Artikel 2:
De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met en bevoegd zijn tot
- •
- •
Het functioneel beheer BRP;
- •
- •
De gegevensverwerking BRP;
- •
- •
Het beveiligingsbeheer BRP en reisdocumenten;
- •
Het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet BRP bedoelde verklaring;
- •
De toegang tot en verwerking in Burgerzaken gerelateerde applicaties;
Hoofdstuk 2: Het informatiebeheer BRP
Artikel 3
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening.
Artikel 4
De informatiebeheerder voorziet in:
- a.
de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
- b.
de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
- c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;
- d.
het administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
- e.
het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;
- f.
de richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie Personen.
Artikel 5
De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor
- •
De uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;
- •
De periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 6
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
- a.
persoonsinformatievoorziening;
- b.
- c.
- d.
personeelsaangelegenheden.
Artikel 7
De informatiebeheerder beslist:
- a.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
- b.
op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
- c.
op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet BRP en als genoemd in de, bij Verordening en Reglement BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
- d.
over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.
Artikel 8
De informatiebeheerder ziet erop toe dat:
- a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
- b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet BRP, de Verordening BRP en AVG;
- c.
de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;
- d.
alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede systeembeheer op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
- e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel 9
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg (Bevelands Burgerzaken overleg) betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen aangaan.
Hoofdstuk 3: Het gegevensbeheer BRP
Artikel 10
De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
- a.
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen;
- b.
het beheer van documentatie op het gebied van de overige wet- en regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen;
- c.
de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen omtrent gegevensverwerking;
- d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;
- e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens, binnen de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentieke) gegevens en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.
Artikel 11
De gegevensbeheerder BRP voorziet in:
- •
De behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;
- •
De controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.
Artikel 12
De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de Informatiebeheerder, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.
Artikel 13
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie personen, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.
Artikel 14
De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan
- •
het in artikel 4 genoemde overleg;
- •
het Bevelands Burgerzakenoverleg;
- •
het gebruikersoverleg Pinkroccade;
- •
het kwaliteitsoverleg Zeeland-Zuid-Holland.
Hoofdstuk 4: Het functioneel beheer BRP
Artikel 15
De functioneel beheerder BRP voorziet in:
- •
De communicatie bij storingen in hard- en software;
- •
De verzorging van een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- •
De toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen, aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel beheerder BRP en de informatiebeheerder, op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- •
De bijhouding van een dossier omtrent de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
- •
Het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- •
De beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- •
De bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- •
Een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder artikel 15 punt 7 genoemde problemen en klachten;
- •
De voorlichting aan de alle in artikel 1 en 2 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- •
De coördinatie van werkzaamheden in geval van uitwijk, die gebruikers weer in staat stelt de BRP te gebruiken en werkzaamheden te hervatten, in overleg met ICT;
- •
De opmaak van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie personen worden ontleend;
- •
Het faciliteren in de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
- •
Een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.
Artikel 16
De functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen;
- c.
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
Artikel 17
De functioneel beheerder BRP is bevoegd:
- a.
gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen, aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
instructies op te stellen omtrent het gebruik van het toepassingssysteem BRP.
Artikel 18
De functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen BRP.
Artikel 19
De functioneel beheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures vanuit functioneel beheertaken worden nageleefd.
Artikel 20
De functioneel beheerder BRP neemt deel aan:
- •
het overleg genoemd in artikel 4;
- •
het Bevelands Burgerzakenoverleg;
- •
het Bevelands applicatiebeheerdersoverleg;
- •
het gebruikersoverleg Pinkroccade.
Hoofdstuk 5: Het privacy beheer BRP
Artikel 21
De privacy beheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening en Reglement BRP.
De privacy beheerder is in het kader van de wet BRP verantwoordelijk voor:
- a.
de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;
- b.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacy voorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 22
De privacy beheerder adviseert in het kader van de wet BRP over:
- a.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet BRP respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage);
- b.
de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacy toets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP;
- e.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.
Artikel 23
De privacy beheerder is bevoegd:
- a.
op grond van het in artikel 21, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.
Artikel 24
De privacy beheerder is betrokken bij alle aan de Wet BRP gerelateerde bezwaarschriften-procedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 6: De gegevensverwerking BRP
Artikel 25
De gegevensverwerkers die vallen onder de functie beleidsmedewerker Burgerzaken/allround medewerker Burgerzaken/trainee Burgerzaken voorzien in:
- •
Het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel beheerder geautoriseerd;
- •
Het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
- •
De archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
- •
De behandeling van mutaties;
- •
De behandeling van het netwerkverkeer;
- •
De behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
- •
De toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de Wet BRP en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;
- •
De dagelijkse controle van de in de Basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;
- •
De kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
- •
Wijziging van het naamgebruik;
- •
Vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de Basisregistratie personen;
- •
De toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene in geval van een inschrijving in de Basisregistratie personen;
- •
De behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP;
- •
De gegevensverwerkers, tevens beleidsmedewerker Burgerzaken/allround medewerker Burgerzaken, voorzien in:
- •
De afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de Wet BRP respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage)
- •
De afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.
- •
De gegevensverwerkers, tevens beleidsmedewerker Burgerzaken/allround medewerker Burgerzaken:
- •
Beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet BRP worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 25 van deze Regeling en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;
- •
Beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;
- •
Stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing.
Hoofdstuk 7: Het toezicht BRP
Artikel 26
De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.
Artikel 27
De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38 Wet BRP), de wijziging van diens adres (artikel 2.39 Wet BRP), het rechtmatig gebruik van een briefadres (artikelen 2.40 t/m 2.42 Wet BRP), zijn vertrek uit Nederland (artikel 2.43 Wet BRP), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
Artikel 28
De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.
Artikel 29
De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.
De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 27 van de regeling BRP, bevoegd:
- •
Met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met inbeslagname van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);
- •
Zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;
- •
Zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;
- •
Inlichtingen te vorderen;
- •
Inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;
- •
Zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;
- •
- •
Rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.
Artikel 30
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
Artikel 31
De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.
De toezichthouder neemt bij gebruik van deze bevoegdheid binnen de gemeente Borsele ter zake geldende beleidsregels in acht.
Artikel 32
De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.
Hoofdstuk 7: Het beveiligingsbeheer BRP en reisdocumenten
Artikel 33
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.
De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het plan Informatiebeveiliging voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee gemeente Borsele uitvoering geeft aan de Wet BRP, Paspoortwet en Paspoortuitvoeringsregeling Nederland.
Artikel 34
De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op dusdanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.
De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het plan Informatiebeveiliging BRP en reisdocumenten.
Artikel 35
De beveiligingsbeheerder is bevoegd:
- •
uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
- •
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen en reisdocumenten, waarbij de beveiliging in het geding is.
Artikel 36
De beveiligingsbeheerder:
- a.
onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;
- b.
stelt passende normen en controlemaatregelen op;
- c.
implementeert beveiligingsmaatregelen;
- d.
coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.
Artikel 37
De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
Artikel 38
De beveiligingsbeheerder:
- •
neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg;
- •
participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.
Artikel 39
De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks, in samenwerking met de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de BRP en reisdocumenten.
Hoofdstuk 10: Het beveiligingscontrol
Artikel 40
De controller informatiebeveiliging (functionaris concern controller) is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan, met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
Artikel 41
De controller informatiebeveiliging is bevoegd om de domeinmanager Dienstverlening dwingende adviezen te geven, ten aanzien van de naleving van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan BRP en reisdocumenten.
Artikel 42
De controller informatiebeveiliging ziet erop toe dat:
- •
beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten, worden nageleefd;
- •
de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Artikel 43
De controller informatiebeveiliging adviseert het college van burgemeester en wethouders rechtstreeks over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten voortvloeien.
Artikel 44
De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening BRP.
Hoofdstuk 11: Het beveiligingsbeheer reisdocumenten
Artikel 45
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten heeft rechtstreekse verantwoordelijkheid naar de burgemeester zonder tussenkomst van leidinggevenden in de lijn.
Artikel 46
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten mag geen werkzaamheden uitvoeren die betrekking hebben op de processen reisdocumenten en rijbewijzen. Er dient sprake te zijn van volledige functiescheiding met zowel de operationele taken, de beheersactiviteiten en/of de ICT-aspecten.
Artikel 47
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten is verantwoordelijk voor:
- •
Het organiseren van functiescheiding;
- •
Het toezicht op het beheer en de ontwikkeling van beveiligingsprocessen reisdocumenten;
- •
Het toetsen van de uitvoering van regelgeving en procedures ten aanzien van het reisdocumentenproces;
- •
De evaluatie van de beveiligingsprocessen en het verzorgen van een managementrapportage aan de burgemeester.
Artikel 48
De werkzaamheden van de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten bevatten ten minste:
- •
Het zo nodig laten ontwikkelen van nieuwe beveiligingsprocedures;
- •
Het laten onderhouden/aanpassen van bestaande beveiligingsprocedures;
- •
Het bekend laten maken en toelichten van (nieuwe/gewijzigde) procedures bij medewerkers;
- •
Het laten verzorgen van de beveiligingsonderwerpen tijdens het werkoverleg;
- •
Het aanspreken van medewerkers in het geval van (bijna) incidenten of gevaarlijk gedrag;
- •
Het laten verzorgen van periodieke voorlichting (tenminste 1 x per jaar) op het gebied van beveiliging om het risicobewustzijn op peil te houden/te verhogen;
- •
Overleg binnen de eigen organisatie of met derden indien de te behandelen beveiligingsaspecten raakvlakken vertonen met de beveiliging van de Basisregistratie personen, reisdocumenten en rijbewijzen (waardedocumenten);
- •
Het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen ten aanzien van technische, organisatorische of fysieke verbeteringen;
- •
Het laten beheren van voorraadadministratie, de status van fysieke en financiële voorraden, de toepassing van functiescheiding en de kwaliteit van de uitvoering van procedures;
- •
Het laten uitvoeren van een periodiek onderzoek naar de bouwkundige en elektrotechnische staat van de beveiliging;
- •
Het bewaken van de uit te voeren acties voortvloeiend uit dit onderzoek of het jaarlijkse beveiligingsplan;
- •
Het laten verrichten van onderzoek bij afwijkingen in de levering en/of voorraden;
- •
Het bijstellen van het jaarlijkse beveiligingsplan op basis van de gehouden audit;
- •
Het onderzoeken of de betreffende inspanningen en uitgaven in de onderzochte periode daadwerkelijk hebben bijgedragen aan de realisatie van het beoogde doel (effectiviteit) en het nagaan of de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten (doelmatigheid);
- •
Het steekproefsgewijs laten uitvoeren van tussentijdse controles op het gebied van Rapportage en verantwoording.
Artikel 49
De jaarlijkse rapportage aan de burgemeester bevat minimaal informatie over:
- •
De uitkomsten of verrichtingen van de uit te voeren/uitgevoerde onderzoeken;
- •
Geconstateerde afwijkingen bij de levering van documenten;
- •
Geconstateerde afwijkingen in de fysieke/administratieve/financiële voorraad;
- •
Gevaarlijk gedrag van medewerkers of het niet opvolgen van procedures;
- •
Geconstateerde tekortkomingen in de beveiligingsvoorzieningen;
- •
De wijziging van procedures/afspraken of de naleving hiervan;
- •
Handelingen die afwijken van de voorgeschreven functiescheidingsprocedure.
Hoofdstuk 12: Het autorisatiebeheer reisdocumenten
Artikel 50
De autorisatiebevoegde reisdocumenten is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de burgemeester (zonder tussenkomst van de leidinggevenden in de lijn).
Artikel 51
De autorisatiebevoegde reisdocumenten is verantwoordelijk voor:
- •
Het autorisatiebeheer (onder andere: aanvraag, verstrekking en intrekking) van identificatiekaarten en de registratie van de personen aan wie hij gedurende een bepaald tijdvak een identificatiekaart verstrekt en daarmee hem de bevoegdheid verleend tot het verrichten van handelingen binnen het Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation (RAAS) of het rijbewijssysteem.
- •
Het in bewaring houden en het gebruik van de opstartkaarten ten behoeve van de aanvraagstations.
- •
Het houden van toezicht op het zorgvuldige en stipt uitvoeren van de regelgeving en procedures geldend voor de omgang met het RAAS en het rijbewijssysteem.
Artikel 52
De werkzaamheden van de autorisatiebevoegde reisdocumenten omvatten ten minste:
- •
Het dagelijks (laten) controleren of de gegevens op de back-up tapes goed zijn weggeschreven, door het controleren van de logbestanden;
- •
Het indien nodig afhandelen van systeemsignalen;
- •
Het dagelijks (laten) opstarten van de aanvraagstations;
- •
Het na gebruik onmiddellijk (laten) opslaan van de opstartkaarten in de kluis in de kluisruimte;
- •
Het onderhouden van contact met de leverancier van de systemen;
- •
Het bekend maken van en toelichting geven over nieuwe of gewijzigde procedures binnen het RAAS of het rijbewijssysteem, in de richting van de betrokken medewerkers;
- •
Het toekennen, wijzigen en intrekken van autorisaties na overleg met beveiligingsfunctionaris reisdocumenten;
- •
Het bijhouden van een registratie van uitgereikte autorisaties en het afleggen van verantwoording hierover;
- •
Het aan de leverancier melden van diefstal, verlies of onzorgvuldig gebruik van identificatiekaarten;
- •
Het bijhouden van de registratie van ontvangen opstartkaarten;
- •
Het aan de leverancier melden van een defecte of verloren opstartkaart;
- •
Het opsturen van defecte opstartkaarten naar de leverancier;
- •
Het op juiste wijze laten archiveren van brondocumenten;
- •
Het periodiek uitvoeren van controles op het gebied van autorisaties, functioneel gebruik en correcte verslaglegging van handelingen.
Hoofdstuk 13: Overige functies
Artikel 53
In de bijlage van deze regeling worden tevens aangewezen:
Medewerkers die namens het college van burgemeester en wethouders bevoegd zijn tot het afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet BRP bedoelde verklaring (VOE);
Hoofdstuk 14: Slotbepalingen
Artikel 54
- 1.
Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking in het Gemeenteblad van de gemeente Borsele.
- 2.
Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de ‘Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen gemeente Borsele 2016’ ingetrokken.
Artikel 55
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen en reisdocumenten gemeente Borsele 2026.
Heinkenszand, 24 februari 2026
Het college van burgemeester en wethouders van Borsele,
Bijlage 1
Begrippen
In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:
De Wet BRP: de Wet Basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);
Gemeentelijke voorziening: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens omtrent de ingeschrevenen van de gemeente Borsele waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de Wet verantwoordelijk is;
De ingeschrevene: diegene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP, in de basisregistratie is opgenomen;
Centrale voorzieningen: de centrale voorzieningen waarmee de minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;
Het autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de Wet BRP betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
De informatiebeheerder: de functionaris die namens het college burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening en het beheer van autorisatiebesluiten;
Het informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de Basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
Het plan Informatiebeveiliging: het Informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening en waardedocumenten;
Beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;
Beveiligingscontrol: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het plan Informatiebeveiliging;
Gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
Systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;
Functioneel/applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
Privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de Basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
Gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
Toezicht: het geheel van activiteiten die worden ondernomen ter bewerkstelliging van het nakomen van verplichtingen door burgers, die op grond van de Wet BRP voor hen gelden.
Bijlage 2:
Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 1 en 2 van de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen en reisdocumenten zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Informatiebeheer
Als informatiebeheerder is aangewezen: Domeinmanager Dienstverlening
Als plaatsvervanger is aangewezen: coördinator team Burgerzaken/beleidsmedewerker Burgerzaken
Gegevensbeheer
Als gegevensbeheerder is aangewezen: beleidsmedewerker Burgerzaken
Als plaatsvervanger is aangewezen: beleidsmedewerker Burgerzaken
Beveiligingsbeheer
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen: beleidsmedewerker Burgerzaken
Als plaatsvervanger is aangewezen: beleidsmedewerker Burgerzaken
Privacy beheer
Als privacy beheerder is aangewezen: beleidsmedewerker Burgerzaken
Als plaatsvervanger is aangewezen: beleidsmedewerker Burgerzaken
Systeembeheer
Als systeembeheerder is aangewezen: medewerkers van de GR De Bevelanden, ICT
Als plaatsvervanger is aangewezen: Zij vervangen elkaar.
Functioneel beheerder
Functioneel beheerder: de functioneel beheerder Burgerzaken
Als plaatsvervanger is aangewezen: allround medewerker/beleidsmedewerker
Toezicht
Als toezichthouder BRP is aangewezen: Beleidsmedewerkers Burgerzaken en allround medewerkers Burgerzaken. Zij vervangen elkaar.
Beveiligingscontrol
Als controller informatiebeveiliging is aangewezen: de concerncontroller
Gegevensverwerking
Als gegevensverwerker BRP zijn aangewezen: De medewerkers van het team Burgerzaken
Plaatsvervanger is: Zij vervangen elkaar hierin.
Naast de gegevensverwerking zijn tevens belast met het beheer van het berichtenverkeer BRP:
De functioneel/applicatiebeheerder Burgerzaken
Plaatsvervanger is: allround medewerker
Afnemen verklaringen artikel 2.8, lid 2 van de Wet Basisregistratie personen.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet Basisregistratie personen, bedoelde verklaring wordt toegekend aan: de beleidsmedewerkers Burgerzaken en de allround medewerkers Burgerzaken.
Toezichtbeheer
De toezichthouders BRP worden aangewezen door het college van burgemeester en wethouders. De aanwijzing geldt voor beleidsmedewerkers Burgerzaken en de allround medewerkers Burgerzaken.
Beveiligingsfunctionaris
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten wordt aangewezen door de burgemeester. De concerncontroller is aangewezen als beveiligingsfunctionaris reisdocumenten.
Autorisatiebevoegde reisdocumenten
De autorisatiebevoegde wordt aangewezen door de burgemeester. Beleidsmedewerker en functioneel beheerder zijn aangewezen als autorisatiebevoegde.
Heinkenszand, 2 maart 2026
domeinmanager Dienstverlening,
Bijlage 3
Benoeming/aanwijzing functionarissen waardedocumenten en registratie bevoegdheden
In de gemeente Borsele worden de hieronder beschreven taken betreffende het waardedocumenten proces (reisdocumenten en rijbewijzen) uitgeoefend door:
|
Reisdocumenten
|
Functie
|
Bevoegdheden
|
|
Naam
|
functie
|
BF
|
AB
|
LBR
|
A
|
V
|
O
|
B
|
U
|
MA
|
|
concerncontroller
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
sr. beleidsmedewerker BUZA
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
beleidsmedewerker BUZA
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
beleidsmedewerker BUZA
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
Functioneel beheerder BUZA
|
|
X
|
X
|
|
X
|
|
|
|
|
|
allround medewerker BUZA
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
allround medewerker BUZA
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
allround medewerker BUZA
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
allround medewerker BUZA
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
trainee
|
|
|
|
X
|
|
|
|
X
|
|
|
trainee
|
|
|
|
X
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
trainee
|
|
|
|
X
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
trainee
|
|
|
|
X
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
Receptioniste/telefoniste
|
|
|
|
X
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
Receptioniste/telefoniste
|
|
|
|
X
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
medewerker I&O
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
medewerker I&O
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
medewerker I&O
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tijdelijk personeel
|
Zie dossier tijdelijk personeel
|
|
|
|
X
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Legenda
|
BF
|
Beveiligingsfunctionaris reis- en waardedocumenten
|
|
AB
|
Autorisatiebevoegde
|
|
LBR
|
Lokaal beheer RAAS (server)
|
|
A
|
Aanvraag (vaststellen identiteit en aannemen aanvraag)
|
|
V
|
Verstrekken (beoordelen aanvraag en verzenden aanvraag)
|
|
O
|
Ontvangst (ontvangen documenten)
|
|
B
|
Beheren (inklaren en beheren documenten)
|
|
U
|
Uitreiken (verifiëren identiteit, innemen en vernietigen, uitreiken)
|
|
MA
|
Mobiel aanvraagstation
|
De aanwijzing van personen, alsmede de registratie van hun bevoegdheden geschiedt met inachtneming van de functionele beschrijvingen met betrekking tot het aanvraagsysteem reisdocumenten en overeenkomstig de beveiligingsprocedure, bedoeld in artikel 93 Paspoortuitvoeringsregeling Nederland.
Heinkenszand, 2 maart 2026
de burgemeester van Borsele,
G.M. Dijksterhuis
/2/png-2/RGB.png)
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen