Controleverordening gemeente Wijk bij Duurstede 2025-2028

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder

• 1) Accountant, een door de raad benoemde registeraccountant belast met de controle van de (in artikel 197 Gemeentewet bedoelde) jaarrekening.

• 2) Accountantscontrole, de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• 3) Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheer handelingen en de vastlegging daarvan met ter zake geldende wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. Aansluitend betreft de rechtmatigheidsverantwoording de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• 4) Deelverantwoording, een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1) De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van ten hoogste vier jaar. Deze termijn kan twee maal met een jaar worden verlengd.

• 2) Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountant voor.

• 3) De toe te passen goedkeuringstoleranties worden bepaald overeenkomstig de eisen in het Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

• 4) De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse controle opgenomen:

  • a. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • b. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • c. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• 5) De raad kan in het controleprotocol opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt, aan welke gemeentelijke organisatieonderdelen de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1) Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende in- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2) Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3) Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4) Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met het jaarverslag, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 14 juli volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft aan de raad.

• 5) Het college draagt zorg voor rapportage naar de toezichthouder uiterlijk 15 juli, na goedkeuring van de jaarrekening door de raad.

• 6) Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt zo spoedig mogelijk door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1) De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2) De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3) Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiging uit) de raad, (een vertegenwoordiging uit) het college, de raadsgriffier, de algemeen directeur en de concerncontroller.

• 4) Van het in het derde lid genoemde overleg wordt door de griffie een verslag gemaakt.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1) De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2) De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De algemeen directeur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3) Het college draagt er zorg voor, dat de medewerkers van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de in artikel 1 onder b genoemde aandachtsgebieden.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1) Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2) Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, voor zover die specifieke uitkering niet via het SISA-regime (single information, single audit) moet worden verantwoord.

• 3) Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

• 1) Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2) In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen aan de algemeen directeur en de concerncontroller, indien die bevindingen niet van bestuurlijk belang zijn.

• 3) De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4) De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een daarvoor door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad, de portefeuillehouder financiën, de algemeen directeur en de concerncontroller.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1) Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2025.

• 2) Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt ingetrokken de Controleverordening gemeente Wijk bij Duurstede 2021-2024, vastgesteld door de raad op 14 december 2021.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Wijk bij Duurstede 2025-2028”.