Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Wijchen

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijchen;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Wijchen

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijchen;

• gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Wijchen of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

• raad: de gemeenteraad van de gemeente Wijchen;

• voorzitter: de burgemeester van de gemeente Wijchen of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Integriteit

• 1. De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.

• 2. Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

• 3. Leidend bij de weging van de in het vorige lid benoemde dilemma’s is de Gedragscode en integriteit voor politieke ambtsdragers.

• 4. Het onderwerp integriteit wordt tijdens de collegevergadering besproken in de vorm van een training of casus wanneer daar aanleiding toe is.

• 5. De leden van het college respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar bespreken.

Artikel 4. Eenheid van het college

• 1. Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouders in het college verslag gedaan.

• 2. Portefeuillehouders verdedigen het collegebeleid. Alleen in die gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn (de zogenaamde aantekening) is er ruimte om met verschil in zienswijze naar buiten te treden. Hiervan wordt melding gemaakt in het college.

• 3. Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

Artikel 5. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag om negen uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het Huis van de Gemeente Wijchen.

• 2. Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 6. Extra vergaderingen

• 1. Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

• 2. De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 7. Quorum en opnieuw belegde vergaderingen

• 1. Het college kan alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is, conform artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet.

• 2. Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens twee uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

• 3. De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk één uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 8. Openbaarheid vergadering

• 1. Het college vergadert in de regel met gesloten deuren.

• 2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als een gehele vergadering betreffen.

• 3. De voorzitter maakt dag en plaats van de openbare vergadering en het tijdstip van de opening, alsmede de agenda en de bijbehorende voorstellen bekend.

• 4. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning

Artikel 9. Verhindering en ontstentenis

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van:

  • a. de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • b. een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

  • c. de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

• 2. In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 10. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2. Het college kan besluiten derden voor een vergadering of meerdere vergaderingen uit te nodigen.

Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen

Artikel 11. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, worden uiterlijk op de donderdag vóór die vergadering aangeleverd. In gevallen waarbij dit niet haalbaar is, kan alleen met expliciete toestemming door de gemeentesecretaris worden besloten voorstellen en andere stukken nog aan de agenda toe te voegen.

• 2. De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

• 3. De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

Artikel 12. Agenda

• 1. Het college vergadert aan de hand van een openbare en niet-openbare vergadering. Het uitgangspunt is dat zo veel mogelijk besluiten in de openbare vergadering worden genomen.

• 2. Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stelt deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering beschikbaar aan de leden van het college.

• 3. De vergaderstukken liggen voor de leden van het college via het zaaksysteem ter inzage.

• 4. Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stelt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk beschikbaar aan de leden van het college.

• 5. De gemeentesecretaris maakt de openbare agenda zo spoedig mogelijk algemeen openbaar.

Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging

Artikel 13. Stemmingen

• 1. Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

• 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4. Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

• 5. Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 14. Spoedprocedure

• 1. Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

• 2. Een parafenbesluit komt tot stand via een spoedprocedure, als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• 3. De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 15. Verslag

• 1. De gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen ondersteunend ambtenaar zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

• 2. In het verslag staan in ieder geval:

  • a. de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

  • b. een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

  • c. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten en indien noodzakelijk een toelichting op deze besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

• 4. Het verslag wordt aan het einde van de vergadering vastgesteld.

Artikel 16. Besluitenlijst

• 1. De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

• 2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst van de openbare agenda zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

• 3. Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

• 4. Het college kan besluiten de vergaderstukken onder embargo met derden te delen direct na de vergaderingen, ten behoeve van de voorbereiding op een persgesprek.

Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen

Artikel 17. Uitleg reglement

• 1. Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 12, eerste lid.

• 2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 18. Intrekking oude reglement

Het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen van het college’ zoals vastgesteld op 9 november 2004, wordt per 1 april 2026 ingetrokken.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking de dag na de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 april 2026.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Wijchen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 31 maart 2026.

De secretaris,

J.M. Hendrix

De burgemeester,

R.D. Helmer-Englebert

TOELICHTING

Algemeen

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan.

Artikelsgewijs

Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Verder is van belang dat, naast de verdeling van de werkzaamheden, dit artikel er ook in voorziet dat het college afspraken maakt over de onderlinge vervanging. Ook als het op de waarneming van de burgemeester op grond van artikel 77 van de Gemeentewet aankomt.

Artikel 3. Integriteit

Dit artikel bevat afspraken over hoe in een collegevergadering omgegaan kan worden met bestuurlijke integriteit. De burgemeester is verantwoordelijk voor de bevordering van de bestuurlijke integriteit op grond van artikel 170, lid 2 van de gemeentewet. Het tweede lid bepaalt dat een integriteitskwestie besproken kan worden in de collegevergadering. Het vijfde lid bepaalt dat deze bespreking in vertrouwelijkheid plaatsvindt. Het vierde lid bepaalt dat het college naast bespreking van een specifiek dilemma, ook in de vorm van een training of casus stil kan staan bij integriteit. Nadere afspraken over de bestuurlijke integriteit worden vastgelegd in de Gedragscode integriteit voor politieke ambtsdragers.

Artikel 4. Eenheid van het college

De werkzaamheden van het college vinden in eenheid plaats. Dit artikel beschrijft hoe deze eenheid van het college in de praktijk uitgevoerd wordt. In dit artikel wordt beschreven hoe collegeleden in de collegevergaderingen relevante informatie en relevante besprekingen kunnen delen met andere collegeleden. Daarnaast is vastgelegd in welke gevallen collegeleden met een afwijkende zienswijze naar buiten kunnen treden, dit is enkel mogelijk na een stemming in het college die op verzoek van een collegelid is opgenomen in het verslag (zoals beschreven in artikel 13 en artikel 15). Het laatste lid beschrijft dat portefeuillehouders geen toezeggingen kunnen doen zonder een verkregen mandaat door het college.

Artikel 5. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing.

Artikel 6. Extra vergaderingen

Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 12, tweede en derde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen.

Artikel 7. Quorum en opnieuw belegde vergaderingen

Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen.

In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruitziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

Artikel 8. Openbaarheid vergadering

Dit artikel bevat de mogelijkheid om een openbare vergadering te houden en beschrijft dat een openbare vergadering zover mogelijk volgens de bepalingen uit dit reglement gehouden wordt.

Artikel 9. Verhindering en ontstentenis

Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 10. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt.

Artikel 11. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college.

Artikel 12. Agenda

In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen.

Artikel 13. Stemmingen

In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering.

Artikel 14. Spoedprocedure

Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Dit is dus in het tweede lid vastgelegd. Verder moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. In het derde lid staat dat de gemeentesecretaris daarvoor zorgt. Dit is dan het moment waarop de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft. Vanzelfsprekend moet het besluit tot slot op grond van het reglement of op grond van een vaste praktijk bekend zijn gemaakt.

Artikel 15 en 16. Verslag en besluitenlijst

In artikel 15 is vastgelegd wie zorg draagt voor het verslag van de vergaderingen van het college en welke informatie het verslag in elk geval moet bevatten. Artikel 16 gaat vervolgens op de besluitenlijst in. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het eerste lid van artikel 16 is tegen die achtergrond uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld, tenzij daar inhoudelijke, juridische of bestuurlijke redenen voor zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij vertrouwelijkheid, onvolledigheid of benodigde correcties.