Mandaatregeling OWO-Bedrijfsvoering Ooststellingwerf 2026

Burgemeester en wethouders van Ooststellingwerf

en

de burgemeester van Ooststellingwerf;

ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

overwegende dat de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland:

• 1. werkafspraken hebben gemaakt met betrekking tot het samenwerken bij de uitvoering van specifieke (toekomstige) wettelijke taken en een daaruit voortvloeiende doelmatige taakverdeling;

• 2. in gezamenlijkheid zijn overgegaan tot het aanwijzen van een ambtelijk team OWO-Bedrijfsvoering belast met:

  • a. het uitvoeren van taken op meerdere gebieden, waarbij in het kader van dit besluit met name (maar niet alleen) gedacht moet worden aan de gebieden inkoop, verzekeringen, ICT, Informatiemanagement en archief;

  • b. het adviseren van het college omtrent activiteiten genoemd onder 2 lid a;

  • c. het uitvoeren van alle handelingen voortvloeiende uit bovengenoemde taken;

zowel ten behoeve van de gemeente Ooststellingwerf, de gemeente Weststellingwerf als de gemeente Opsterland;

in aanmerking nemend dat hiertoe is vereist:

• a. mandaat te verlenen aan het afdelingshoofd van de afdeling OWO-Bedrijfsvoering in dienst van de gemeente Weststellingwerf, die niet in een ambtelijke rechtsbetrekking staat tot de gemeente Ooststellingwerf, maar wel met betrekking tot de uitvoering van deze taak werkzaam is onder zijn verantwoordelijkheid; en

• b. volmacht en machtiging te verlenen aan het afdelingshoofd van de afdeling OWO-Bedrijfsvoering in dienst van de gemeente Weststellingwerf met betrekking tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en/of het verrichten van handelingen die noch als een besluit, noch als een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn aan te merken;

gelet op het bepaalde in artikel 160 Gemeentewet, in samenhang met Afdeling 10.1.1. Algemene wet bestuursrecht;

besluiten vast te stellen de

Mandaatregeling OWO-Bedrijfsvoering Ooststellingwerf 2026

Artikel 1 Reikwijdte mandaat

• 1. Burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf en de burgemeester van de gemeente Ooststellingwerf, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, (hierna zowel gezamenlijk als afzonderlijk: mandaatgever), geven mandaat aan het afdelingshoofd van de afdeling OWO-Bedrijfsvoering (hierna: gemandateerde) in dienst van de gemeente Weststellingwerf voor de in de bijlage genoemde bevoegdheden en/of taken.

• 2. Het is gemandateerde toegestaan ondermandaat te verlenen voor de in de bijlage genoemde bevoegdheden en/of taken.

Artikel 2 Volmacht en machtiging uitvoering

• 1. Burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf en de burgemeester van de gemeente Ooststellingwerf, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, (hierna zowel gezamenlijk als afzonderlijk: volmachtgever), verlenen volmacht aan het afdelingshoofd van de afdeling OWO-Bedrijfsvoering (hierna volmachtnemer) tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, en machtiging tot het verrichten van handelingen die geen besluit en geen privaatrechtelijke rechtshandeling zijn voor zover dit nodig is voor de vervulling van de in de bijlage genoemde taken.

• 2. Volmachtgever staat volmachtnemer toe ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen voor de in de bijlage genoemde taken.

Artikel 3 Verantwoording

• 1. Gemandateerde stelt de mandaatgever in kennis van:

  • a. in (onder)mandaat genomen besluiten; en/of

  • b. bij (onder)volmacht of machtiging verrichte handelingen,

  waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat kennisneming door de mandaat- en volmachtgever van belang is.

• 2. Mandaatgever kan zich door gemandateerde laten of doen informeren over alle in (onder)mandaat genomen besluiten en/of alle bij (onder)volmacht of machtiging verrichte handelingen.

Artikel 4 Herroeping

De (onder)mandaten, (onder)volmachten of machtigingen, die met inachtneming van dit besluit worden uitgeoefend, eindigen door herroeping van mandaatgever.

Artikel 5 Slotbepalingen

• 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

• 2. Alle bestaande mandaatbesluiten aangaande de werkzaamheden van OWO-Bedrijfsvoering, worden ingetrokken.

• 3. Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaatregeling OWO-Bedrijfsvoering 2026".

Oosterwolde,

Burgemeester en wethouders,

E.H.C. van der Laan

secretaris.

J. Werkman

burgemeester.

Burgemeester

J. Werkman

Algemene regels

• 1. De gemandateerde raadpleegt alvorens een besluit te nemen, een lid van het bestuursorgaan dat fungeert als de mandaatgever, als

  • a. het gaat om onderwerpen ten aanzien waarvan nog geen beleidslijn is geformuleerd;

  • b. inwilliging van een verzoek zou leiden tot strijdigheid met ingezet beleid, met richtlijnen of met voorschriften;

  • c. de afdoening van een zaak niet als een routineaangelegenheid kan worden gekwalificeerd;

  • d. de afdoening van een zaak naar redelijkerwijs mag worden aangenomen grote politieke consequenties met zich mee zal brengen dan wel precedentwerking zal oproepen;

  • e. reeds tijdens de voorbereidingsfase, onder meer door het indienen van bedenkingen, duidelijk is geworden dat tegen de te nemen beslissing bezwaar of beroep zal worden aangetekend;

  • f. het zaken betreft ten aanzien waarvan de standpunten van portefeuillehouder, adviseur en de gemandateerde omtrent de te nemen beslissing uiteenlopen;

  • g. de mandaatgever, de desbetreffende portefeuillehouder, de gemeentesecretaris dan wel de gemandateerde de wens daartoe te kennen geeft.

• 2. Bij afwezigheid van de gemandateerde treedt zijn formele plaatsvervanger bij de afdeling OWO-Bedrijfsvoering als zodanig op.

• 3. Onder 'het nemen van een besluit' wordt tevens verstaan: het wijzigen en het verbinden van beperkingen, voorschriften en/of voorwaarden aan het besluit;

• 4. Onder 'het beslissen op' wordt naast het verlenen ook het weigeren/afwijzende besluiten verstaan;

• 5. Daar waar staat 'uitvoeren van' wordt bedoeld dat het bevoegde orgaan of persoon met deze bevoegdheid alle besluiten, zowel toekenningen als afwijzingen, die in het kader van de betreffende regeling of wet kunnen worden genomen, mag nemen. Dus ook besluiten waar een machtiging of volmacht voor nodig is;

• 6. De gemandateerde mag alle voorbereidende en afrondende handelingen verrichten welke nodig zijn om zijn gemandateerde bevoegdheid te kunnen uitoefenen;

• 7. Het mandaat wordt uitgeoefend binnen het vastgestelde of vast te stellen beleid en binnen het raam van de toegekende budgettaire bevoegdheden en het financieel beleid.

• 8. Besluiten/overeenkomsten die genomen dan wel gesloten worden door een medewerker, dienen door een tweede medewerker te worden nagelezen.

• 9. In de krachtens mandaat, machtiging of volmacht genomen besluiten wordt tot uitdrukking gebracht dat zij namens het bevoegde bestuursorgaan zijn genomen.

• 10. In geval van wijziging van wet- en regelgeving waarop een verleende bevoegdheid berust, blijft de bevoegdheid verleend en wordt de bevoegdheid geacht te zijn verleend op grond van de corresponderende bepalingen in de gewijzigde wet- en regelgeving.

Bijlage: MANDAATREGISTER OWO-Bedrijfsvoering OOSTSTELLINGWERF

Algemeen

• Het horen van belanghebbenden in het kader van de voorbereiding van een besluit

• Het verstrekken van feitelijke gegevens van informatieve aard

• Het voeren van correspondentie in het kader van de voorbereiding van besluitvorming, en in het kader van de besluitvorming zelf, van het onderstaande

• Het doen uitgaan en ondertekenen van brieven die uitsluitend mededelingen en informatie bevatten van feitelijke aard (geen beslissingen of standpunten van een bestuursorgaan), alsmede het verstrekken van eenvoudige statistische gegevens

PSA

• Het uitvoeren van de salarisadministratie, waaronder in ieder geval het betalen van salarissen en het afdragen van premies. Dit op basis van besluiten van de daartoe in de OWO gemeente bevoegde functionaris.

Financiële administratie

• Het doen van aangifte inzake omzetbelastingen.

• Het doen van aangifte inzake btw-compensatiefonds.

• Het doen van aangifte (teruggave) inzake dividendbelasting.

• Het tekenen van betalings- en inningsopdrachten.

• Het versturen van nota’s.

• Het besluiten tot het opnemen en uitzetten van (kasgeld)leningen. Dit namens en ten laste van de bankrekening van de betreffende OWO-gemeente, ter uitvoering van een besluit van de betreffende in de OWO-gemeente bevoegde budgethouder. Bij bedragen boven de 10 miljoen euro moet de portefeuillehouder tijdig worden ingelicht.

Inkoop

• het, in overleg met de opdrachtgever(s) van de OWO-gemeenten, voorbereiden van de aanbestedingsdocumenten

• het publiceren van de aankondiging van opdracht

• het, in overleg met het aanbestedingsteam van de OWO-gemeenten, inhoudelijk beoordelen van de inschrijving

• het nader onderhandelen (indien mogelijk,

• op grond van de geldende wet- en regelgeving)

• het voorlopig gunnen van de aanbesteding

• het definitief gunnen van de aanbesteding

• het informeren van afgewezen inschrijvers

• het publiceren van de aankondiging van gegunde opdracht

• het opstellen van het aanbestedingsdossier conform daarvoor geldende richtlijnen

• Na definitieve gunning zorgdragen voor het opstellen van een overeenkomst die ondertekend dient te worden door alle partijen. Alle partijen aan opdrachtnemers kant, evenals aan opdrachtgevers kant, zijn hiervoor zelfstandig verantwoordelijk

Verwerkersovereenkomsten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

• het (besluiten tot) het aangaan, wijzigen, ontbinden en opzeggen van verwerkersovereenkomsten (artikel 160 lid 1 sub d en artikel 171 Gemeentewet), na afstemming met de verantwoordelijke PO, CISO of FG

Verzekeringen

• het actualiseren en beheren van de verzekeringsportefeuille en het risicobeheer hiervan

• het voeren van de polis- en schadeadministratie en het onderhouden van contacten met verzekeraars en schade-experts

• Het afwikkelen van schadegevallen veroorzaakt door derden, inclusief het aansprakelijk stellen van derden

• Het uitoefenen van het verhaalsrecht als bedoeld in (artikel 2 van) de Verhaalswet ongevallen ambtenaren

• Het uitoefenen van het verhaalsrecht als bedoeld in (artikel 2.4.3 van) de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo-regres)

• Op grond van de verzekeringsovereenkomst overdragen van schadeclaims aan de verzekeraar in geval van letselschade en schade boven het eigen risico.

• Het afwikkelen van schades onder het eigen risico van de verschillende verzekeringspolissen, waaronder het afhandelen van aansprakelijkstellingen en/of schademeldingen door derden

• Het uitvoeren, beheren en controleren van alle handelingen voortvloeiende uit bovengenoemde taken

Archief

• Alle handelingen en uitvoering van procedures die nodig zijn ter voorbereiding van besluitvorming op grond van de Archiefwet

• het nemen van besluiten op grond van artikel 3 Archiefwet

• Het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten m.b.t. opneming, bewaring, overdracht, schenking en bruikleen van archiefbescheiden

• Het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (artikel 32 lid 1 Archiefwet)

• Toezicht op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

ICT

• Het beheer van de technische infrastructuur en het applicatielandschap

• Het nemen van besluiten over ICT-gerelateerde incidenten, wijzigingen of implementaties

Informatiemanagement

• Het beheer van gegevensarchitectuur en datakwaliteit

• Het afstemmen van informatievoorziening met (nieuwe) wetgeving

Wet open overheid

• Het beslissen op verzoeken om informatie o.g.v. de Wet open overheid (Woo).

• Het verdagen van de beslistermijn

• Het opvragen van ontbrekende gegevens op grond van artikel 4:5 Awb

Wet hergebruik overheidsinformatie

• Beslissen op verzoeken om informatie o.g.v. de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who)

• Het verdagen van de beslistermijn

• Het opvragen van ontbrekende gegevens op grond van artikel 4:5 Awb