Reglement van orde Sportraad Barendrecht

BESLUIT:

  • 1.

    Het nieuwe reglement van orde Sportraad Barendrecht vast te stellen per 1 december 2020;

  • 2.

    Het oude reglement van orde Sportraad Barendrecht met ingang van de datum waarop het nieuwe RvO in werking treedt, in te trekken.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement van orde wordt verstaan onder:

  • a)

    College: het college van burgemeester en wethouders;

  • b)

    Commissie: de adviescommissie Sportraad Barendrecht;

  • c)

    Raad: de gemeenteraad van de gemeente Barendrecht

  • d)

    Lid: lid van de adviescommissie Sportraad Barendrecht;

  • e)

    Voorzitter: voorzitter van de adviescommissie Sportraad Barendrecht of diens vervanger;

  • f)

    Secretaris: secretaris van de adviescommissie Sportraad Barendrecht of diens vervanger;

  • g)

    Vergadering: vergadering van de adviescommissie Sportraad Barendrecht.

  • h)

    Advies: een formeel uitgebracht advies van de Commissie aan het College, gevraagd dan wel ongevraagd

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling, taken en samenstelling van de commissie

  • 1.

    Het College stelt een adviescommissie ex artikel 84 Gemeentewet in onder de naam Sportraad Barendrecht.

  • 2.

    De Commissie heeft de volgende taken:

    • a)

      het College formeel adviseren over beleidsvoornemens op het gebied van sport en/of gezond bewegen, op basis van een schriftelijk verzoek daartoe van het College. Het College zal de daarvoor benodigde stukken tijdig ter beschikking stellen aan de Commissie en het tijdschema aangeven voor het uitbrengen van het gevraagde advies;

    • b)

      meedenken over beleidsontwikkeling en bestaand sportbeleid evalueren;

    • c)

      het College ook eventueel ongevraagd te adviseren over ontwikkelingen in de gemeente Barendrecht op het gebied van sport en gezond bewegen in het algemeen;

    • d)

      de sportverenigingen en hun leden op hun verzoek te ondersteunen in hun algemeen functioneren en bij het oplossen van sportvraagstukken van allerlei aard door het geven van informatie, door het verwijzen naar daartoe geëigende instanties en door het bemiddelen tussen sportverenigingen. De Commissie waakt daarbij voor ongelijke behandeling van verenigingen en van hun leden.

    • e)

      de Commissie voert regelmatig overleg om haar taken uit te voeren.

  • 3.

    De Commissie is als volgt samengesteld:

    • a)

      de Commissie bestaat uit de voorzitter en minimaal vier leden;

    • b)

      kandidaat-leden voor de Commissie hebben interesse in en/of betrokkenheid bij de Barendrechtse sport en melden zich op basis van een oproep in de lokale pers;

    • c)

      geïnteresseerden die lid zijn van het bestuur van een sportvereniging of een sportgerelateerde organisatie kunnen geen deel uitmaken van de Commissie.

    • d)

      de leden worden door het College benoemd op voordracht van de Commissie;

    • e)

      de Voorzitter wordt op voordracht van de leden van de Commissie door het College in functie benoemd;

    • f)

      leden van de Raad van de gemeente Barendrecht kunnen op grond van de Wet dualisering gemeentebestuur geen deel uitmaken van de Commissie;

Artikel 3 Voorzitter

  • 1.

    De Voorzitter is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de in dit artikel genoemde taken en de verantwoording daarvan naar het College.

  • 2.

    De Voorzitter is belast met:

    • a)

      het verdelen van de taken in de Commissie met inbegrip van het aanwijzen van het lid dat hem bij zijn afwezigheid vervangt;

    • b)

      het voeren van overleg met het College;

    • c)

      het faciliteren van communicatie met de sportverenigingen en andere belanghebbenden in de Gemeente Barendrecht;

    • d)

      het leiden van de Commissievergadering;

    • e)

      het doen naleven van dit reglement van orde;

    • f)

      hetgeen dit reglement van orde hem verder opdraagt.

Artikel 4 Zittingsduur en vacatures

  • 1.

    De Voorzitter en de leden van de Commissie worden voor een periode van vier jaar benoemd en kunnen eenmaal worden herbenoemd.

  • 2.

    Het College kan een individueel lid dan wel de Voorzitter van de Commissie uitsluitend schriftelijk en onder opgaaf van redenen ontslaan.

  • 3.

    De Commissie kan bij meerderheid van stemmen uitsluitend schriftelijk en onder opgaaf van redenen een van de leden of de voorzitter voor ontslag bij het College voordragen.

  • 4.

    Voorzitter en leden kunnen te allen tijde uitsluitend schriftelijk ontslag vragen bij het College.

    Het College deelt binnen een maand schriftelijk aan betrokkene mee of het ontslag aanvaard is. Het ontslag gaat vervolgens een maand na deze schriftelijke mededeling in.

  • 5.

    Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, zal deze vacature worden gepubliceerd in de lokale pers en daarmee een procedure worden gestart voor de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 2, lid 3.

  • 6.

    Indien door overlijden of ontslag de functie van Voorzitter vacant komt, beslist het College zo spoedig mogelijk op de voordracht van de leden van de Commissie over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 2, lid 3.

    In de tussentijd zal het lid dat als vervanger is aangewezen, de functie van Voorzitter bekleden.

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 5 Vergaderfrequentie en locatie

  • 1.

    De Commissie vergadert minimaal vier keer per jaar en de Vergaderingen vinden plaats in het gemeentehuis.

  • 2.

    De Commissie vergadert voorts, indien de voorzitter en twee (2) leden het nodig oordelen.

  • 3.

    De Voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 6 Oproep

  • 1.

    De Voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een Vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de Vergadering.

  • 2.

    De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

  • 3.

    Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 7, eerste lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk aan de leden gezonden met dien verstande dat bedoelde voorstellen tenminste 48 uur voor aanvang van de Vergadering (elektronisch) in hun bezit zijn.

Artikel 7 De agenda

  • 1.

    In spoedeisende gevallen kan de Voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een Vergadering een aanvullende agenda opstellen.

  • 2.

    Bij aanvang van de Vergadering stelt de Commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid kan de Commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

  • 3.

    Op voorstel van een lid of de Voorzitter kan de Commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

  • 4.

    Formele adviesaanvragen van het College maken deel uit van de agenda en de Commissieberaadslagingen daarover hebben ten doel een gevraagd advies binnen de gestelde randvoorwaarden te kunnen uitbrengen.

  • 5.

    Wanneer de Commissie een formele adviesaanvraag van het College onvoldoende voorbereid vindt om over te kunnen adviseren binnen de gestelde tijd, bepaalt de Voorzitter op welke wijze en binnen welke termijn het advies wordt opgesteld en aan het College wordt uitgebracht. De Voorzitter meldt dit onverwijld aan het College.

 

Paragraaf 2 Orde der Vergadering

Artikel 8 Aanwezigheid

  • 1.

    De Commissie kan over bepaalde aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 2.

    Indien er bij ontbreken van een quorum geen Advies kan worden opgesteld op een voorgenomen besluit of voorstel van het College, schrijft de Voorzitter binnen acht dagen een nieuwe Vergadering uit om het advies te kunnen afronden. De meerderheid van de Vergadering bepaalt dan het standpunt van de Commissie ook al ontbreekt het quorum.

  • 3.

    De Commissie nodigt de gemeentelijke beleidsambtenaar voor sportzaken uit bij alle reguliere Vergaderingen, om zich op de hoogte te kunnen stellen van actuele ontwikkelingen op het beleidsterrein van sport en bewegen in de gemeente.

    Vanwege de belangrijke rol van de buurtsportcoaches in de uitvoering van gemeentelijk beleid nodigt de Commissie ook een vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches uit om deel te nemen aan alle reguliere Vergaderingen. Hoewel de gemeentelijke beleidsambtenaar en de vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches geen onderdeel vormen van de Commissie, zijn deze functionarissen ten aanzien van geheimhouding, omschreven in Artikel 9, gelijkgesteld aan leden van de Commissie.

    Op aanwijzingen van de Voorzitter van de Commissie kunnen beraadslagingen omtrent bepaalde onderwerpen worden gevoerd zonder aanwezigheid van de gemeentelijke beleidsambtenaar en/of de vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches.

  • 4.

    De Commissie kan zich laten adviseren door een of meer deskundigen of adviseurs. Op verzoek van de voorzitter kunnen deskundigen/adviseurs deelnemen aan de beraadslagingen van de sportraad tijdens de behandeling van het betrokken agendapunt. Indien aan het inroepen van ondersteuning van deskundigen/adviseurs kosten verbonden zijn, dan dient de Commissie hier vooraf een besluit te nemen en hiervoor een machtiging is verkregen van het College.

Artikel 9 Openbaarheid

  • 1.

    De Commissie vergadert in het openbaar.

  • 2.

    De Commissie vergadert in beslotenheid indien in de Vergadering stukken aan de orde komen waaromtrent overeenkomstig artikel 25 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.

  • 3.

    De Commissie kan, op voorstel van de Voorzitter of één van zijn leden, besluiten in beslotenheid te vergaderen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

Artikel 10 Spreekrecht van toehoorders

  • 1.

    Een ieder kan zich, voor aanvang van een Vergadering, melden bij de Voorzitter met het verzoek het woord te mogen voeren.

  • 2.

    Onmiddellijk na aanvang van de vergadering verleent de voorzitter aan degene, die zich aldus heeft aangemeld, het woord. Indien er meerdere sprekers zijn wordt hun het woord verleend in volgorde van aanmelding.

  • 3.

    Een spreker mag gedurende maximaal vijf minuten het woord voeren, doch alleen met betrekking tot punten van de agenda.

Artikel 11 Besluitvorming/Uitbrengen Advies

  • 1.

    De Commissie neemt besluiten bij voorkeur in unanimiteit of, indien dat niet mogelijk is, bij meerderheid van stemmen.

  • 2.

    Indien een even aantal leden van de Commissie deelneemt aan de Vergadering en de stemmen staken, dan telt de stem van de Voorzitter zwaarder dan van een van de aanwezige leden.

  • 3.

    Evenals een besluit wordt een Advies van de Commissie aan het College bij voorkeur geformuleerd in unanimiteit, of als dat niet mogelijk is bij meerderheid van stemmen.

  • 4.

    Een Advies wordt uitgebracht op schrift. Indien van toepassing, onder vermelding van de namen van de leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden die zich niet uitgelaten hebben.

Artikel 12 Verslag

  • 1.

    Het conceptverslag van de Vergadering wordt onder verantwoordelijkheid van de Voorzitter zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk vijftien dagen na de Vergadering aan de leden toegezonden. Het conceptverslag wordt op hetzelfde moment aan de gemeente beleidsambtenaar voor sportzaken, de vertegenwoordiger van de buurtsportcoaches en eventuele overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

  • 2.

    Aan het begin van de daarop volgende Vergadering wordt het verslag vastgesteld.

  • 3.

    De leden van de Commissie en het College hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de Voorzitter van de Commissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen besloten is.

    Een voorstel tot wijziging kan voor aanvang van de Vergadering schriftelijk bij de Secretaris worden ingediend, of aan het begin van de Vergadering anderszins kenbaar worden gemaakt.

  • 4.

    Het verslag dient in te houden:

    • a)

      de namen van de Voorzitter en de leden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

    • b)

      welke leden afwezig waren;

    • c)

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • d)

      een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

    en indien van toepassing:

    • e)

      besluiten die zijn genomen;

    • f)

      vermelding van het uitbrengen van Advies;

    • g)

      vervolgacties die zijn afgesproken, met vermelding van de naam van degene die de actie zal opvolgen.

  • 5.

    Het verslag wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de Voorzitter.

  • 6.

    Het vastgestelde verslag wordt door de Voorzitter gedateerd en in de volgende vergadering goedgekeurd / vastgesteld.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 13 Uitleg reglement van orde

In de gevallen waarin dit reglement van orde niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement van orde, beslist de Commissie op voorstel van de Voorzitter.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit reglement van orde treedt in werking na vaststelling in het College.

Artikel 15 Citeertitel

Dit reglement van orde wordt aangehaald als "Reglement van orde Sportraad Barendrecht". Vastgesteld in de Vergadering van het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Barendrecht van 1 december 2020.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders Barendrecht van 1 december 2020.

Gemeentesecretaris

Dhr. G.J. Bravenboer

De burgemeester

Drs. J. van Belzen

Naar boven