Organisatieregeling gemeente Zwolle

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle,

Gelet op artikelen 103, tweede lid, 106, eerste lid en 160, eerste lid , aanhef en onder c van de Gemeentewet;

Vastgesteld:

De Organisatieregeling gemeente Zwolle

Toelichting

In de Organisatieregeling gemeente Zwolle zijn de belangrijkste uitgangspunten, kaders en randvoorwaarden voor de inrichting en aansturing van de gemeentelijke organisatie vastgelegd. De organisatieregeling is beperkt tot de ambtelijke organisatie.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Afdeling: elk organisatieonderdeel binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente dat wordt aangestuurd door een afdelingshoofd;

• b. Ambtelijke organisatie: het totale ambtelijke apparaat ter ondersteuning van het college en de burgemeester, met uitzondering van de griffie;

• c. College: College van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle;

• d. Concerncontroller: de functionaris belast met het zorgdragen voor controlsystemen en de onafhankelijke advisering van het college, het directieteam en de gemeentesecretaris teneinde de (be)sturing van de organisatie te optimaliseren en risico’s adequaat te adresseren;

• e. Concerndirecteur: lid van het directieteam, welke sturing geeft aan een domein, overkoepelende thema’s en ambtelijke opdrachten en als onderdeel van het directieteam leiding geeft aan de ambtelijke organisatie;

• f. Directieteam: de verantwoordelijke leiding van de ambtelijke organisatie, bestaande uit de gemeentesecretaris en de concerndirecteuren;

• g. Domein: cluster van afdelingen met een inhoudelijk werkgebied welke in onderling verband staat;

• h. Functionaris voor gegevensbescherming (FG): interne toezichthouder op naleving van wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg);

• i. Gemeentesecretaris: de door het college van B&W aangewezen secretaris zoals bedoeld in de artikelen 100 tot en met 106 e van de Gemeentewet, welke tevens algemeen directeur van de ambtelijke organisatie is;

• j. Managementteam: een ambtelijk afstemmings-/overlegorgaan gelieerd aan een domein of een vraagstuk;

• k. Topstructuur: de inrichting van de hoogste ambtelijke leiding, bestaande uit de gemeentesecretaris en de concerndirecteuren;

• l. Vraagstuk: een transitie en/of complexe maatschappelijke verhoudingen welke een domein overstijgende inzet vraagt van de ambtelijke organisatie.

Artikel 1.2 Doel van de regeling

Het College stelt de belangrijkste uitgangspunten, kaders en randvoorwaarden voor de inrichting en aansturing van de ambtelijke organisatie vast in deze organisatieregeling. Samen met onderstaande besluiten, verordeningen en regelingen vormt de organisatieregeling het formele kader voor de uitvoering van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden door de Zwolse ambtelijke organisatie:

• a. Besluit mandaat en volmacht;

• b. Besluit ondermandaat en ondervolmacht;

• c. Financiële verordening gemeente Zwolle.

Hoofdstuk 2 De structuur van de ambtelijke organisatie

Artikel 2.1 Organisatiestructuur

• 1. Er is een ambtelijke organisatie voor de ondersteuning van het College en de burgemeester als zelfstandige bestuursorganen bij de uitoefening van hun taken.

• 2. De gemeentesecretaris geeft leiding aan de ambtelijke organisatie en aan het Directieteam.

• 3. De ambtelijke organisatie van de gemeente Zwolle is ingedeeld in drie domeinen, waarbinnen door afdelingen, teams en in de context van ambtelijke opdrachten wordt gewerkt aan het realiseren van doelen:

  • a. Fysiek domein;

  • b. Sociaal domein;

  • c. Bedrijfsvoering & Dienstverlening domein.

• 4. Een concerndirecteur staat onder leiding van de gemeentesecretaris.

• 5. Een afdelingshoofd staat onder leiding van een concerndirecteur.

• 6. Een afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd.

• 7. Een teamleider staat onder leiding van een afdelingshoofd.

• 8. Het College stelt, op advies van het Directieteam, de topstructuur vast.

• 9. Het Directieteam stelt, op advies van de afdelingshoofden, de interne structuur, de naamgeving en de taken van de domeinen, afdelingen en teams vast.

Artikel 2.2 Ambtelijke opdrachten

• 1. Het Directieteam besluit of een ambtelijke opdracht wordt ingesteld of beëindigd.

• 2. Het Directieteam kan een ambtelijke opdracht instellen voor gebiedsontwikkelingen en complexe maatschappelijke vraagstukken en bepaalt de scope van de ambtelijke opdracht.

Artikel 2.3 Functionaris Gegevensbescherming (FG)

De functionaris gegevensbescherming (FG) wordt aangewezen door het college en de burgemeester en rapporteert aan beide bestuursorganen. Het directieteam draagt ervoor zorg dat de FG diens wettelijke taken binnen de organisatie kan uitvoeren.

Artikel 2.4 Concerncontroller

• 1. De concerncontroller heeft een onafhankelijke, strategische en toetsende rol op het gebied van (het systeem van) sturing, planning en control, interne beheersing, doelrealisatie, efficiency, risicobeheersing en consistentie in besluitvorming.

• 2. De concerncontroller kan het directieteam, de gemeentesecretaris en het College gevraagd en ongevraagd adviseren.

• 3. De concerncontroller geeft hier onder meer invulling aan door:

  • a. Het borgen van het systeem van control door het samenspel tussen auditors, toezichthouders, controllers en de rest van de organisatie te monitoren en te interveniëren waar deze dit noodzakelijk acht;

  • b. Het (doen laten) uitvoeren van interne onderzoeken, audits en onderzoeken op grond van artikel 213a Gemeentewet op verzoek van het College naar doelmatigheid, effectiviteit en compliance;

  • c. Toe te zien op de naleving van wettelijke kaders, bestuurlijke richtlijnen en rechtmatigheid

• 4. Voor de uitvoering van taken heeft de concerncontroller toegang tot alle informatie binnen de organisatie en heeft een functionele relatie met ander control-, auditerende en toezichthoudende functionarissen.

Hoofdstuk 3 Aansturing van de ambtelijke organisatie

Artikel 3.1 Gemeentesecretaris

• 1. De gemeentesecretaris is aangesteld door het college. De gemeentesecretaris is als algemeen directeur ambtelijk verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en draagt in het bijzonder zorg voor:

  • a. het functioneren van het directieteam;

  • b. de kwaliteit (tijdigheid en compleetheid) van de ambtelijke adviezen en voorstellen;

  • c. de doelmatigheid en doeltreffendheid in het functioneren van de organisatie;

  • d. het signaleren van alle ontwikkelingen in het bestuur en beleid, die een strategische interventie vragen en het tot stand komen en actueel houden van een strategische visie;

  • e. de juridische en financiële rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • f. de verbinding tussen de ambtelijke organisatie en de samenleving;

  • g. de nadere uitwerking van de bevoegdheden;

• 2. Dit artikel wordt beschouwd als de instructie van de secretaris, bedoeld in artikel 103 lid 2 van de Gemeentewet.

Artikel 3.2 Directieteam

• 1. Het directieteam is het hoogste ambtelijke besluitvormingsorgaan binnen de organisatie.

• 2. Het directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris en de concerndirecteuren.

• 3. Het directieteam heeft wekelijks overleg, waarvan de besluitenlijsten met het college worden gedeeld.

• 4. In het directieoverleg vindt collectieve bespreking en besluitvorming plaats op basis van ambtelijke voorstellen.

• 5. Het directieteam functioneert onder leiding van de gemeentesecretaris met behoud van diens eindverantwoordelijkheid als gemeentesecretaris.

• 6. Het directieteam heeft periodieke afstemming met het college.

Artikel 3.3 Taken en verantwoordelijkheden Directieteam

Het Directieteam heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• 1. Binnen de vastgestelde bestuurlijke kaders nadere regels stellen voor de verdeling en werkwijze binnen de afdelingen en ambtelijke opdrachten.

• 2. Het ondersteunen van het College bij het strategisch positioneren van Zwolle.

• 3. Het aansturen en het nemen van besluiten over de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie.

• 4. Het bewaken van de samenhang tussen de afdelingen en ambtelijke opdrachten onderling en de integraliteit van de totale werkzaamheden.

• 5. Het vaststellen van de missie en visie van de organisatie.

• 6. Het geven van een advies af bij de verschillende producten van de planning- en controlcyclus.

Artikel 3.4 Managementteams (lijnsturing)

• 1. Ieder managementteam is gekoppeld aan een concerndirecteur, welke de eindverantwoordelijkheid draagt voor het functioneren hiervan.

• 2. Ieder managementteam is gelieerd aan een domein en/of aan een vraagstuk.

• 3. Het directieteam is bevoegd tot het instellen en opheffen van een Managementteam.

Artikel 3.5 Aansturing van ambtelijke opdrachten (opdrachtsturing)

• 1. Iedere ambtelijke opdracht is gekoppeld aan een concerndirecteur, welke de eindverantwoordelijkheid draagt voor het functioneren hiervan.

• 2. De ambtelijk opdrachtgever staat onder leiding van een concerndirecteur.

• 3. De ambtelijk opdrachtnemer staat onder leiding van een ambtelijk opdrachtgever.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 4.1 Onvoorziene gevallen

Bij twijfel over de uitleg van deze regeling of in gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College.

Artikel 4.2 Inwerkingtreding/citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling gemeente Zwolle 2026’.

• 3. Het directiestatuut, vastgesteld door het college op 20 juni 2016 en de aanvulling op deze regels van 1 maart 2023 worden ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van deze regeling.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 17 maart 2026.

de secretaris,

de burgemeester,