Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2026

De raad van de gemeente Haarlemmermeer,

Gelezen het voorstel van het Seniorenconvent nr. 13006528,

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de Verordening op de fractieondersteuning Haarlemmermeer 2026

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Reglement van orde: het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer;

• b. Accountant: de accountant die is belast met het uitvoeren van de overeengekomen specifieke werkzaamheden op de verantwoording fractievergoedingen.

Waar in de verordening de begrippen fracties, seniorenconvent, zelfstandig lid, of zelfstandige groep worden gebruikt, hebben deze dezelfde betekenis als in het Reglement van orde van de gemeenteraad van Haarlemmermeer.

In alle gevallen waar het in deze verordening gaat over ‘hij’, kan ook ‘zij’ worden gelezen.

Artikel 2 Financiële tegemoetkoming fracties

• 1. Fracties ontvangen jaarlijks een tegemoetkoming in de kosten voor hun werkzaamheden als fractie, de fractieondersteuning.

• 2. Over de besteding van de fractieondersteuning leggen de fracties verantwoording af aan de gemeenteraad.

• 3. Fracties krijgen daarnaast een onkostenvergoeding voor het dagelijks functioneren van de fractie toegekend, de fractieonkostenvergoeding.

• 4. De raad stelt jaarlijks voor 1 december een bedrag hiervoor beschikbaar.

• 5. Elke fractie ontvangt een vast bedrag gebaseerd op de helft van het totale bedrag dat is gereserveerd voor fractiegelden, gedeeld door het aantal fracties zoals deze zijn gevormd op grond van de verkiezingsuitslag. Daarnaast wordt het resterende bedrag naar rato van het aantal raadsleden per fractie verdeeld.

• 6. Negentig procent van het bedrag als bedoeld in lid 5, is bedoeld voor de tegemoetkoming fractieondersteuning, zoals aangeduid staat in lid 1 van dit artikel. Tien procent is bedoeld voor de tegemoetkoming fractieonkostenvergoeding, zoals aangeduid in lid 3 van dit artikel.

• 7. De voorzitter en penningmeester zijn verantwoordelijk voor de besteding van de tegemoetkoming overeenkomstig de bepalingen van deze verordening en ondertekenen een verklaring hiertoe op het moment dat de betreffende fractie verantwoording aflegt over deze besteding.

• 8. Indien de fractievoorzitter en penningmeester weigeren een verklaring als bedoeld in het zevende lid te tekenen, dan kan de tegemoetkoming voor de betreffende fractie naar beneden worden bijgesteld met maximaal het totale bedrag dat is toegekend aan de fractie, naar rato van het aantal raadsleden in de fractie, zoals bedoeld onder artikel 2, lid 5.

• 9. De fractie maakt voor de ontvangst van de jaarlijkse tegemoetkoming en voor de uitgaven in het kader van de fractieondersteuning en fractieonkostenvergoeding gebruik van een bankrekening op naam van de fractie. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

• 10. Het beheer van de financiële tegemoetkoming op basis van dit artikel is in handen van een stichting of een vereniging die statutair uitsluitend belast is met de uitvoering van de fractieondersteuning.

• 11. Raadsleden van de betreffende fractie hebben een overwegende stem in het bestuur van deze stichting of vereniging.

Artikel 3 Financiële tegemoetkoming zelfstandig lid, of zelfstandige groep

• 1. Een zelfstandig lid ontvangt jaarlijks naar rato een bedrag van 1.500 euro, ongeacht of hij als zelfstandig lid, of als onderdeel van een zelfstandige groep optreedt.

• 2. Elk zelfstandig lid is verantwoordelijk voor de besteding van de tegemoetkoming overeenkomstig de bepalingen van deze verordening en ondertekent een verklaring hiertoe bij het afleggen van verantwoording over deze besteding.

• 3. Indien een zelfstandig lid weigert een verklaring als bedoeld in het tweede lid te tekenen, verliest hij zijn aanspraak op de jaarlijkse tegemoetkoming.

• 4. Een zelfstandig lid maakt voor de ontvangst van de jaarlijkse tegemoetkoming gebruik van een bankrekening op naam van het zelfstandig lid. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

• 5. Een zelfstandig lid dient over de besteding van het gehele bedrag verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad.

Artikel 4 Besteding

• 1. Gelden als bedoeld in artikel 2 zijn bedoeld voor ondersteuning van de fractie en niet voor partijpolitieke, of persoonlijke doeleinden.

• 2. Gelden als bedoeld in artikel 3 zijn bedoeld voor ondersteuning van zelfstandige leden, ongeacht of hij als zelfstandig lid of als deel van een zelfstandige groep gaat optreden, en niet voor partijpolitieke of persoonlijke doeleinden.

• 3. Fracties besteden de fractieondersteuning zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 volgens de volgende bestedingscategorieën: ‘Medewerkers’, ‘Communicatie, Bijeenkomsten & Onderzoek’, ‘Training & Scholing’ en ‘Teamverband’.

• 4. De fractieonkostenvergoeding is uitgezonderd van de besteding volgens de onder artikel 4, lid 3 genoemde bestedingscategorieën.

• 5. Zelfstandige leden, ongeacht of zij als zelfstandig lid of als deel van een zelfstandige groep gaan optreden, besteden de tegemoetkoming zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 volgens de volgende bestedingscategorieën: ‘Medewerkers’, ‘Communicatie, Bijeenkomsten & Onderzoek’, ‘Training & Scholing’ en ‘Teamverband’.

Artikel 5 Bestedingscategorieën

• 1. Per bestedingscategorie gelden voor zowel de fracties, als voor de zelfstandige leden en zelfstandige groepen de navolgende nadere voorwaarden.

• 2. Voor de bestedingscategorie ‘Medewerkers’:

  • a. Inhoudelijke en secretariële ondersteuning van fracties, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep door medewerker(s) en/of inhuur van externen en/of kosten verbonden aan het inwinnen van extern advies.

  • b. Met betrekking tot lid 2 sub a worden afspraken over loon, vergoeding en onkostenvergoeding ten aanzien van activiteiten ter ondersteuning van de fractie, zelfstandige leden, of de zelfstandige groep, juridisch bindend vastgelegd (bijvoorbeeld door een arbeidsovereenkomst, een vrijwilligerscontract, een stageovereenkomst, of door een payrollconstructie).

• 3. Voor de bestedingscategorie ‘Communicatie, Bijeenkomsten & Onderzoek’:

  • a. Communicatie van en door de fractie, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep, zoals het presenteren van standpunten en contact maken met inwoners, door middel van een website e.d. inclusief bijkomende kosten zoals het hosten van een website e.d.;

  • b. Fractiebijeenkomsten, bijeenkomsten van zelfstandige leden en van zelfstandige groepen en themabijeenkomsten, waarbij kosten voor de organisatie, zaalhuur, sprekers, uitnodigingen en dergelijke worden gemaakt;

  • c. Bijwonen of organiseren van lezingen en andere informatieve bijeenkomsten;

  • d. Kosten van het organiseren van spreekuren op locaties in de kernen van Haarlemmermeer:

    • i. Door huur van spreekruimte;

    • ii. Technische voorzieningen zoals bijvoorbeeld geluidsinstallaties;

  • e. Kosten voor opslag van materialen en kosten voor archivering;

  • f. Het doen of laten doen van onderzoek naar raad-gerelateerde onderwerpen binnen een raadsperiode waarvan de resultaten uitgewerkt worden in (en/of): mondelinge schriftelijke vragen, moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, inbreng tijdens geagendeerde bijeenkomsten van de raad;

  • g. Binnen deze bestedingscategorie mogen voor de onderdelen onder sub a, sub b en sub d geen gelden worden besteed in het kwartaal waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden.

• 4. Voor de bestedingscategorie ‘Training & Scholing’:

  • a. Fractiegerichte opleidingen, cursussen en coaching voor de fractie als geheel of haar individuele leden;

  • b. Opleidingen, cursussen en coaching voor een zelfstandig lid of een zelfstandige groep als geheel.

• 5. Voor de bestedingscategorie ‘Teamverband’:

  • a. Activiteiten in teamverband die bijdragen aan het functioneren en presteren van een fractie, een zelfstandig lid, of een zelfstandige groep.

Artikel 6 Niet toegestane bestedingen

• 1. De financiële tegemoetkoming (fractieondersteuning én fractieonkostenvergoeding) mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep, op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • b. Giften en leningen aan personen of aan organisaties, hieronder valt ook het geven van fooien, cadeaus en bloemen;

  • c. Uitgaven waarvoor de leden op basis van het ‘Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers’ of nadere regelgeving ingevolge de artikelen 95 en 96 Gemeentewet, al een vergoeding ontvangen;

  • d. Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht of op verzoek van een fractie, zelfstandige leden, of een zelfstandige groep, verrichten;

  • e. Campagne gerelateerde activiteiten en promotieartikelen. Hieronder vallen alle artikelen die voorzien zijn van de partijnaam, de naam van zelfstandige leden, en de naam van een zelfstandige groep en die aangeschaft zijn met als doel om uit te delen.

Artikel 7 Betaling

• 1. De tegemoetkoming wordt jaarlijks vóór 31 maart als voorschot op het lopende jaar verstrekt. Een eventueel overschot van het voorgaande jaar wordt ingehouden op dit voorschot.

• 2. Uit de controle op de verantwoordingen volgt de berekening van een overschot als bedoeld in artikel 12.

Artikel 8 Gemeenteraadsverkiezingen

• 1. In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden wordt het voorgaande boekjaar verlengd tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de installatieraad wordt het voorschot naar rato verstrekt voor het gehele jaar.

• 2. Met vertrekkende fracties wordt een afrekening van de resterende reserves opgesteld nadat het fractieverantwoordingsproces volledig is afgerond.

• 3. De vertrekkende fractie blijft verantwoordelijk tót het proces is afgerond en de afrekening plaats heeft gevonden.

Artikel 9 Wijziging fractiebezetting en tegemoetkoming

• 1. Wijziging van de fractiebezetting als gevolg van een vereniging van fracties:

  • a. Indien twee of meer fracties als één fractie gaan optreden wordt hiermee bij de verdeling voor het eerstvolgende jaar rekening gehouden en is de verdelingsregeling van artikel 2 lid 6 van toepassing.

• 2. Wijziging van de fractiebezetting als gevolg van verkiezingen:

  • a. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de hoogte van de financiële tegemoetkoming met ingang van de eerste maand na de installatieraad.

• 3. Wijziging van de fractiebezetting als gevolg van de afsplitsing van een lid:

  • a. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van afsplitsing van een of meer fractieleden verandert, wijzigt de hoogte van de financiële tegemoetkoming:

    • i. Voor de oorspronkelijke fractie ter hoogte van het bedrag dat naar rato per fractielid is toebedeeld, evenredig naar het aantal bij de splitsing betrokken leden.

    • ii. Voor het afgesplitste lid blijft een vast bedrag, naar rato verdeeld, van maximaal 1.500 euro per jaar beschikbaar.

  • b. Een afgesplitst lid ontvangt dit bedrag van 1.500 euro, ongeacht of hij als zelfstandig lid of als deel van een zelfstandige groep gaat optreden.

  • c. Het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot wordt verrekend met ingang van de eerste dag van de maand na de maand waarin de raad formeel van de afsplitsing in kennis is gesteld.

Artikel 10 Verantwoording

• 1. Elke fractie, zelfstandig lid of zelfstandige groep legt, binnen 1 maand na het einde van het kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning (artikel 2 lid 1). In het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden legt de fractie conform artikel 8 verantwoording af na de verkiezingen. Voor uitgaven in het kader van de onkostenvergoeding (artikel 2 lid 3) wordt enkel het totaalbedrag vastgesteld.

• 2. De griffie levert hiertoe jaarlijks begin januari een fractieverantwoordingsformulier aan (bijlage 1) welke indien noodzakelijk aan is gepast conform afspraken van het voorgaande jaar.

• 3. De verantwoording wordt opgesteld op grond van het kasstelsel.

• 4. Onder verantwoordelijkheid van de fractievoorzitter en penningmeester van de fractie wordt de eventuele toelichting die de accountant vraagt verstrekt.

• 5. Verantwoording vindt plaats onder overlegging van de bankafschriften én alle hiertoe behorende facturen en bewijsstukken. De stukken worden digitaal aangeleverd bij de griffie conform de gestelde deadlines.

• 6. Voor elke uitgave geldt dat:

  • a. Wordt toegelicht onder welke bestedingscategorie de uitgave valt (zie artikel 5);

  • b. Wordt toegelicht waarom de uitgave met het fractie werk te maken heeft;

  • c. De uitgave onderbouwd moet worden met zowel een leverings- als betalingsbewijs: een bon, factuur, contract, beschikking of andere externe documentatie waarmee de uitgave kan worden onderbouwd.

  • d. Indien van toepassing, een lijst van alle bij een activiteit aanwezige fractieleden wordt aangeleverd, ondertekend door de fractievoorzitter en de penningmeester (niet de aanwezigen).

• 7. Na vaststelling door de raad wordt het raadsbesluit met achterliggende stukken digitaal gepubliceerd, inclusief de fractieverantwoordingsformulieren.

• 8. Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de bij de fractie behorende fractiemedewerkers op.

• 9. Alvorens de verantwoordingen ter onderzoek aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het formulier en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken en toelichtingen.

• 10. Handelen in strijd met de verordening leidt tot het verrekenen van de extra gemaakte kosten met de jaarlijkse tegemoetkoming. Dit behoudens nadere sancties op te leggen door het seniorenconvent, te bekrachtigen door de raad.

• 11. Zelfstandige leden dienen de besteding van het aan hen toegekende vaste bedrag ook te verantwoorden. De bepalingen van dit artikel zijn ook op hen van toepassing.

Artikel 11 Onderzoek en verslag

• 1. Onderzoek van de door de fracties aangeleverde verantwoordingen vindt vóór 1 maart plaats door een accountant of administratiekantoor dat hiertoe door de gemeenteraad is aangewezen.

• 2. De onderzoeker stelt vast of de bestedingen passen binnen de bestedingscriteria die zijn genoemd in art. 5 van de Verordening en geeft een rapport van feitelijke bevindingen af over het geheel.

• 3. Er is sprake van een goedkeuringstolerantie:

  • a. Alleen bestedingen boven de 35 euro worden onderzocht;

  • b. Indien er sprake is van een verschil van meer dan 10 euro leidt dit tot een bevinding, er zal eerst nader onderzoek plaatsvinden en de betreffende fractie wordt om een toelichting gevraagd.

• 4. Het seniorenconvent neemt kennis van het rapport van feitelijke bevindingen van de accountant en adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van de fractieverantwoordingen.

• 5. De raad stelt na ontvangst van het advies van het seniorenconvent de definitieve tegemoetkoming vast.

Artikel 12 Overschot en reserves

• 1. Het verstrekte voorschot dient uiterlijk in het daaropvolgende jaar besteed te worden.

• 2. Een reserve uit niet-besteding van een voorschot is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam. Dit betekent dat de ‘maximale reserve’ het bedrag betreft dat het voorgaande jaar onder de ‘berekende fractiegelden’ op het fractieverantwoordingsformulier stond.

• 3. Een reserve uit niet-besteding moet altijd aansluiten op de bankafschriften behorend bij de door de fractie gebruikte rekening voor de fractiegelden.

• 4. Wanneer blijkt dat het overschot uit het voorgaande jaar niet is besteed, wordt dit overschot ingehouden op het voorschot voor het dan lopende jaar.

• 5. Het is voor fracties niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitenoverschot op een andere rekening te storten dan de in artikel 2, lid 9 genoemde rekening.

• 6. Het is voor zelfstandige leden niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitenoverschot op een andere rekening te storten dan de in artikel 3, lid 4 genoemde rekening.

Artikel 13 Uitvoering

De griffier is belast met de uitvoering van deze verordening.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 14 Aansprakelijkheid bij fractiewijzigingen

Indien de samenstelling van de oorspronkelijk verkozen fractie, bijvoorbeeld door fractiewijzigingen niet meer hetzelfde is, dan is het aan de fractie zelf om eventueel oud-fractiegenoten aansprakelijk te stellen.

Artikel 15 Uitleg verordening

• 1. In gevallen waarin deze verordening niet, of niet genoegzaam, voorziet beslist de raad, gehoord de accountant en op voorstel van de burgemeester.

• 2. De raad kan nadere regels stellen over de uitwerking van deze verordening.

Artikel 16 In werking treden

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening op de Fractieondersteuning 2026.

• 2. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2025.

• 3. Op dat tijdstip wordt de Verordening op de Fractieondersteuning 2022 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 5 maart 2026,

De griffier,

J. van der Rhee, Bha

de voorzitter,

M.H.F. Schuurmans-Wijdeven