Besluit tot vervanging archiefbescheiden Geschillen Behandelen, gemeente Rotterdam, 2026

Routinematige vervanging van fysieke documenten in digitale reproducties, behorende tot vernietigbare processen, die de gemeente Rotterdam vanaf 01-01-2026 voor het proces “Geschillen behandelen” van de afdeling Juridische Diensten ontvangt en daarvoor scant.

Naam van de zorgdrager

College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Rotterdam, namens dezen, het hoofd van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) Claudia van der Windt,

Gelet op:

• artikel 7 en 9 van de Archiefwet 1995;

• artikel 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995;

• artikel 26b van de Archiefregeling 2014;

• de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

• artikel 5 en 8 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017;

• Concern Beleidskader Informatiehuishouding 2020;

• artikel 1.3, 1.8 en 3,8 van het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging Rotterdam 2021;

• Besluit Ondermandaat, Ondervolmacht en Ondermachtiging van de algemeen directeur 2021;

• Handboek Vervanging (vastgesteld door MT PBI op 26-04-2022);

• de onderbouwing in de oplegnotitie aan MT IDT.

Besluit(en):

Artikel 1

• 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 01 januari 2020 voor vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd. Een specificatie van deze archiefbescheiden is als bijlage gevoegd bij dit besluit.

• 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging van de Gemeente Rotterdam, welke is vastgesteld door MT PBI op 26-04-2022.

• 3. om de waarde voor het culturele erfgoed te bewaren, heeft Gemeente Rotterdam een aantal criteria gesteld, zoals omschreven in het Handboek Vervanging van de Gemeente Rotterdam. Die criteria bepalen of we analoge archiefbescheiden eventueel wel digitaliseren, maar niet vervangen. Met andere woorden: uitzonderen van vervanging.

• 4. archiefbescheiden die op grond van Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring in aanmerking komen, vallen óók onder de uitzonderingen op vervanging. Een specificatie van deze archiefbescheiden is in de bijlage gevoegd bij dit besluit.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in www.overheid.nl.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit tot vervanging archiefbescheiden Geschillen Behandelen, gemeente Rotterdam, 2026.

Aldus vastgesteld op 28 januari 2026.

Claudia van der Windt

Hoofd van het cluster Bestuurs- en Clusterondersteuning (BCO)

Rotterdam

Bijlage bij Besluit vervanging van archiefbescheiden Geschillen behandelen, gemeente Rotterdam, 2026

Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van het Besluit tot vervanging van archiefbescheiden Geschillen behandelen, gemeente Rotterdam, 2026 van zie datum ondertekening.

Specificatie van de te vervangen archiefbescheiden:

Nr. VNG-selectielijst	Productomschrijving	Waardering B/V	Bewaartermijn
Categorie 13.1	Geschillen behandelen; generiek resultaat	V	5 jaar nihil
Categorie 13.1.1	Geschillen behandelen; geschil met financiële consequenties	V	7 jaar nihil
Categorie 13.1.2	Geschillen behandelen; klacht afgehandeld via ombudsman	V	10 jaar nihil
Categorie 13.1.4	Geschillen behandelen; niet ontvankelijk geschil	V	1 jaar nihil
Categorie 13.1.5	Geschillen behandelen; geschil met invloed op waardering WOZ	V	12 jaar nihil
Categorie 13.2	Geschillen behandelen; afgebroken resultaat	V	1 jaar nihil

Het vervangingsbesluit is niet van toepassing op de volgende archiefbescheiden:

Categorie 13.1.3

Geschillen behandelen; geschil met invloed op een te bewaren zaak (wat voorafgaand aan het scannen te beoordelen is als ‘invloed op te bewaren zaak’)

B

Bewaren

Periode

Archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 01-01-2026.

Systemen waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, beheerd en beschikbaar gesteld

• Octopus (gehele dossier)

• E-Suite (hooguit aanleiding gevende stukken)

Verklaring met betrekking tot de volledigheid van het dossier

Het digitale zaakdossier in Octopus omvat alle ingekomen, interne en uitgaande documenten die in het proces ontstaan.

Claudia van der Windt

Hoofd van het cluster Bestuurs- en Clusterondersteuning (BCO)

Rotterdam