Financiële verordening gemeente Medemblik 2025

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a) Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b) BBV: het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

• c) Raad: de gemeenteraad van de gemeente Medemblik;

• d) College; het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik;

• e) Organisatorische eenheid: een afgebakend geheel van taken, producten en diensten onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende;

• f) Rechtmatigheid (in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording): het overeenstemmen van financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving;

• g) inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

• h) uitgaven: totaal van de lasten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;

• i) Programmabegroting: het door de Raad vaststellen stellen document voor 15 november bij de provincie wordt aangeboden conform de vereisten van het BBV;

• j) Programma: een samenhangend geheel van taken, activiteiten en financiële middelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten;

• k) Jaarstukken: het door de Raad vast te stellen document dat een overzicht geeft van de financiële situatie van het afgelopen jaar en bestaat uit een jaarrekening en jaarverslag;

• l) Voorjaarsnota: de bundeling van de lentenota en de kadernota;

• m) Lentenota: het document dat een actueel financieel en beleidsmatig inzicht biedt in het lopende jaar en de raad helpt, waar nodig, bij te sturen. Dit document is de eerste tussenrapportage conform de financiële verordening;

• n) Kadernota: het document waarin keuze worden gemaakt voor de begroting van het komende jaar en de meerjarenbegroting. De keuzes hebben betrekking op ambities, de inzet van middelen en de hiervoor benodigde uitvoeringscapaciteit. In het jaar dat er verkiezingen worden gehouden voor de nieuwe gemeenteraad bestaat de kadernota uit het financieel perspectief en worden keuzes met betrekking tot ambities apart uitgewerkt voor de begroting op basis van een uitwerking van het coalitieakkoord.

• o) Financieel perspectief: het overzicht van de ontwikkeling van inkomsten en uitgaven de komende vier jaar op basis van het bestaande beleid en bekende ontwikkeling van lonen en prijzen;

• p) Herfstnota: het document dat inzicht geeft in de financiële ontwikkeling van het lopende jaar sinds de vaststelling van de lentenota;

• q) Tussenrapportage: het document waarin het college aan de raad rapporteert over de uitvoering van het beleid en de financiën en de voorstellen doet voor het wijzigen van de vastgestelde inkomsten en uitgaven, het wijzigen van investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt de programma-indeling van de programmabegroting vast. De programmabegroting volgt verder de indeling conform BBV voor wat betreft de verplichte paragrafen.

• 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

• 3. De raad stelt vast op welke onderwerpen hij in extra paragrafen kaders wil stellen in de begroting en de jaarstukken over de uitvoering daarvan wordt geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de lasten en baten weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

Het college biedt voor 1 juni aan de raad een brief aan met een voorstel voor de uitgangspunten en kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze brief vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het college informeert de raad als ze verwacht dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 200.000 informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

• 2. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting van financiële en beleidsinhoudelijke afwijkingen per programma. Ook bevat de rapportage de wijzigingen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 3. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten per programma en investeringskredieten in de begroting groter dan € 100.000 toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht

• 1. Het college informeert de raad onverwijld na de constatering van overschrijdingen van budgetten vanaf € 100.000.

• • 2. a. Het college informeert de raad over afgesloten verkopen vastgoed boven de € 100.000 bij de actieve informatie in de commissie.

  • b. Bij afgesloten verkopen vastgoed boven de € 1.000.000 legt het college de afgesloten overeenkomst vertrouwelijk ter inzage bij de griffie gedurende 2 weken.

  • c. Bij een wijziging van de afgesloten verkoop vastgoed met meer dan 5% met een ondergrens van € 50.000 legt het college, onder oplegging van geheimhouding, de wijziging van de overeenkomst ter inzage bij de griffie gedurende 2 weken.

• 3. Het college informeert de raad jaarlijks voorafgaand aan de geagendeerde vaststelling van de begroting door de raad over de septembercirculaire van het rijk en de gevolgen daarvan voor de financiële positie van de gemeente.

Artikel 8. EMU-saldo

Wanner het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

Voor de waardering en afschrijving van vaste activa geldt de door het college vastgestelde nota investerings- en afschrijvingsbeleid gemeente Medemblik.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1. Voor rechten en heffingen en voor goederen, werken en diensten te leveren aan derden en overheidsbedrijven wordt een kostprijs in rekening gebracht die bestaat uit:

  • a. directe kosten,

  • b. overheadkosten en

  • c. rente vaste activa

• 2. Voor het bepalen van deze kostprijs wordt een extracomptabel stelsel gehanteerd.

• 3. Bij het bepalen van de kostprijs van rechten en heffingen wordt compensabele belasting toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken. De loonkosten worden direct of indirect aan producten toegerekend.

• 4. Directe loonkosten die rechtstreeks een bijdrage leveren aan het primair proces worden op basis van tijdsbesteding toegerekend aan producten.

• 5. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

• 6. Indirecte overheadkosten worden in verhouding van de totale loonsom primair proces doorgerekend. Dit percentage wordt elk jaar in de programmabegroting vermeld in de toelichting op het onderdeel overhead.

• 7. Aan specifieke uitkeringen en subsidies wordt naast de directe loonkosten de indirecte overhead toegerekend als de regeling dit toestaat. Voor de toerekening van de overheadkosten worden binnen het taakveld overhead apart de ondersteunende inzet geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 8. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 9. In de kapitaallasten wordt betrokken de afschrijvingskosten en de rentekosten voor de financiering van de in gebruik zijnde activa. Voor het bepalen van de rentekosten wordt jaarlijks bij de begroting het percentage van de omslagrente vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen en kortlopende financiering.

• 10. In afwijking van het negende lid wordt bij een te verstrekken lening voor de bepaling van de rente uitgegaan van de rente van de lening die de gemeente voor de financiering moet aantrekken . Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

• 11. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen, onderwijsinstellingen of publieke media-instellingen; en

  • e. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen en heffingen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

Voor de financieringsfunctie geldt het door de gemeenteraad vastgestelde Treasurystatuut 2014 gemeente Medemblik of het vigerende statuut zodra dit is vastgesteld.

Hoofdstuk 4. Administratie, financiële organisatie, interne controle en rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 17. Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet en de rechtmatigheid als bedoeld in artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 18. Rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het college biedt jaarlijks aan de raad ter vaststelling een normenkader voor de financiële rechtmatigheid aan.

• 2. Het college geeft jaarlijks als onderdeel van de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording, conform het BBV. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen opgenomen.

  Het betreft hier fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens uitkomen.

• 3. Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het college na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• 4. Overschrijdingen en onderschrijdingen van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen, die een van de volgende oorzaken hebben, worden als acceptabel meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel:

  • a. Begrotingsoverschrijdingen, op taakveldniveau, die kleiner zijn dan € 100.000;

  • b. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van onvoorzienbare verplichte uitgaven;

  • c. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen of zware ongevallen of vrees daartoe);

  • d. Begrotingsoverschrijdingen waarbij sprake is van een open einde (subsidie)regeling;

  • e. Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat;

  • f. Begrotingsoverschrijdingen, waarover het college al expliciet verantwoording heeft afgelegd;

  • g. Verschuivingen van investeringslasten tussen jaarschijven worden beoordeeld als acceptabel zolang het totaal van het geautoriseerd investeringskrediet niet is overschreden.

  • h. Begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de vastgestelde kaderstelling van de grondexploitaties.

• 5. Bij het opstellen van deze rechtmatigheidsverantwoording hanteert het college de verantwoordingsgrens overeenkomstig de controleverordening. Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording en benoemt daarin, voor zover van toepassing, het volgende:

  • a. een toelichting op alle afwijkingen boven de rapportagegrens als genoemd in de controleverordening, op afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

  • b. een toelichting op begrotingsoverschrijdingen als bedoeld in artikel 5.4. De wijzigingen die gemeld zijn aan de raad en waarvoor geldt dat de begroting daarna niet is gewijzigd.

  • c. indien de normen uit de gids proportionaliteit (inzake inkoop- en aanbestedingen) veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn een toelichting op de onderliggende oorzaken en ingezette verbetermogelijkheden.

  • d. niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen worden toegelicht.

  • e. een toelichting op geconstateerde fraude door eigen medewerkers.

• 6. Voor begrotingsoverschrijdingen en -onderschrijdingen die na de herfstnota zijn ontstaan en daarom niet meer voor het eind van het kalenderjaar als een begrotingswijziging aan de raad kunnen worden voorgelegd geldt het volgende:

  • a. afwijkingen waarover de raad actief is geïnformeerd voor opstelling van de jaarrekening worden tellen niet mee als begrotingsonrechtmatigheid;

  • b. informatie aan de raad over afwijkingen wordt aangemerkt als tijdig als deze zijn gemeld in de jaarstukken van het betreffende jaar.

  • c. begrotingsonrechtmatigheden worden in alle gevallen toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering voor zover de rapportagegrens, als genoemd in de controleverordening, is overschreden.

5. Slotbepalingen

Artikel 19. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële verordening gemeente Medemblik 2023 wordt ingetrokken.

• 2. In afwijking van de in deze verordening genoemde bedragen van € 100.000 in artikel 6 lid 3, artikel 7 lid 1 en lid 2 en artikel 18 lid 4 sub a voor de onderstaande begrotingsjaren de volgende bedragen te hanteren:

  • a. Voor het begrotingsjaar 2025 en 2026: € 50.000;

  • b. Voor het begrotingsjaar 2027: € 75.000.

• 3. ⁠Vanaf het begrotingsjaar 2028 zijn de in deze verordening genoemde grensbedragen van € 100.000 onverkort van toepassing.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Medemblik 2025

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op 18 december 2025

De griffier,

De voorzitter,