/1/png-2/veenendaal.png)
Gemeenteblad van Veenendaal
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Veenendaal | Gemeenteblad 2026, 132090 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026
Uit oogpunt van efficiency heeft het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Veenendaal het besluit genomen om per 1 april 2026 volledig digitaal te gaan werken en al doende over te gaan tot vervanging van de analoge documenten. De Archiefwet 1995 maakt dit mogelijk.
Dit besluit is uitgewerkt in het Handboek vervanging. Het Handboek beschrijft hoe vervanging van analoge naar digitale documenten technisch en procedureel plaatsvindt, volgens de eisen van de archiefwetgeving.
Vervanging kan alleen na het nemen van een vervangingsbesluit. Het betreft het vernietigen van de originele papieren documenten na digitalisering en na controle op een correcte uitvoering van het vervangingsproces. Op dat moment nemen de digitale reproducties juridisch gezien de plaats in van de oorspronkelijke analoge documenten.
Het vervangingsbesluit en het handboek gelden voor alle processen en applicaties binnen de gemeente Veenendaal. Ook het uitvoeren van vervangingshandelingen met terugwerkende kracht, het zogenaamde retrospectief vervangen, valt onder de reikwijdte van dit handboek. Dit betreft de vervanging van al opgebouwd analoog archief dat onder beheer is van de gemeente. Hoe dit uitgevoerd wordt is opgenomen in Bijlage 2 van dit handboek.
Bij de gemeente Veenendaal worden papieren documenten gescand en digitaal opgeslagen, maar ook nog fysiek bewaard. Dit zorgt voor dubbele kosten, vermindert de betrouwbaarheid van overheidsinformatie en maakt archiefbeheer onnodig ingewikkeld. Het Vervangingsbesluit en Handboek vervanging geven de juridische basis om deze situatie te veranderen: alle informatie binnen de gemeentelijke organisatie wordt in principe digitaal behandeld.
Volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 mag de zorgdrager analoge, papieren documenten vervangen door digitale kopieën, waarna de originelen worden vernietigd. Daarvoor is een vervangingsbesluit nodig. De vervanging begint op de dag waarop het college van burgemeester en wethouders het vervangingsbesluit heeft goedgekeurd en gepubliceerd. De papieren documenten moeten na de vervanging worden vernietigd. Het Handboek vervanging geeft aan hoe het vervangingsproces verloopt.
Vanwege de onomkeerbaarheid van het vervangingsproces is zorgvuldigheid belangrijk bij het toepassen van de procedures. Het Handboek geeft inzicht in:
- •
- •
- •
Dit Handboek maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk en toont aan dat het college van burgemeester en wethouders zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging.
Dit handboek is afgestemd op alle processen van de gemeente Veenendaal. Als een team bijvoorbeeld zelf papieren documenten scant en de digitale versies beheert in MS SharePoint, een vakapplicatie of het centrale zaaksysteem dan worden de afspraken over deze procedure vastgelegd. De procedure wordt aan de gemeentearchivaris ter goedkeuring voorgelegd en na goedkeuring vastgelegd in het documentair structuurplan.
Dit hoofdstuk legt uit welke eisen gelden voor vervanging volgens artikel 26b, onderdeel a van de Archiefregeling. Het beschrijft welke documenten vervangen mogen worden en welke niet.
2.1 Reikwijdte vervangingsbesluit
Onder de reikwijdte van het vervangingsbesluit vallen alle analoge documenten die de gemeente Veenendaal opmaakt of ontvangt bij de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden digitaal opgenomen in de opslaglocaties die staan genoemd in het documentair structuurplan (in I-Navigator). Op basis van de huidige selectielijst gebeurt dit zowel voor de blijvend te bewaren analoge documenten, als ook voor de documenten die op termijn vernietigd moeten worden. Het betreft alle analoge documenten die worden ontvangen (inkomend), intern worden vervaardigd en geprint om een ‘natte’ handtekening of paraaf te kunnen zetten en die tijdens de (zaak)afhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar zijn geweest en waarop belangrijke inhoudelijke aantekeningen zijn gemaakt.
Hiervan wijken de in paragraaf 2.2 en 2.3 genoemde uitzonderingen af.
Als het digitaliseringsproces niet via team Communicatie en Secretariaat verloopt, valt het digitaliseren nog altijd onder dit vervangingsbesluit. We spreken dan over decentraal scannen. In zo’n situatie is het betreffende team zelf eindverantwoordelijk voor de kwaliteitscontroles en eventuele herstelwerkzaamheden. Deze werkzaamheden dienen uitgevoerd worden zoals aangegeven in dit handboek.
2.2 Bepalen van de intrinsieke waarde van analoge documenten en uitzonderingen op de vervanging
Bij het opstellen van dit handboek is rekening gehouden met de aspecten op grond van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. Op grond van de doelstelling onder punt 1.3 vormen de onderdelen a, b en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995, geen beletsel voor vervanging van de in paragraaf 2.1 aangeduide documenten.
De Archiefwet 1995 noemt 'archiefbescheiden' documenten ongeacht hun vorm. Het in dit document beschreven vervangingsproces voldoet aan de archiefwettelijke eisen en schaadt de belangen niet van overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Vervanging is gebonden aan de volgende voorwaarden:
a) vervanging gebeurt met volledige en correcte overname van de informatie uit de originele papieren documenten. Hoofdstuk 3, 4 en 5 van dit handboek beschrijven de technische en procedurele inrichting van dit proces.
b) de digitale beheeromgeving voldoet aan de eisen voor duurzaam beheer van de vervangen documenten.
Bepaalde analoge documenten zullen altijd waardevol blijven als cultureel erfgoed vanwege hun vorm en inhoud. Documenten die aan de navolgende voorwaarden voldoen worden altijd in de originele analoge vorm bewaard.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Medewerkers toetsen de papieren documenten op deze waarden. Het is uiteraard wel mogelijk deze documenten digitaal te kopiëren. Ze worden echter niet in juridische zin vervangen omdat het papieren origineel blijft bewaard.
Naast de bovengenoemde uitzonderingen, worden de volgende documenten niet vervangen zolang zij op basis van wetgeving op papier bewaard moeten worden of qua formaat niet scanbaar zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
3. Technische en functionele eisen voor vervanging
Dit hoofdstuk legt de technische en functionele eisen uit voor vervanging volgens artikel 26b, onderdelen b, c, d van de Archiefregeling. Het beschrijft de keuzes voor reproducties en de apparatuur en programmatuur die bij het scannen worden gebruikt.
Bij het scannen wordt momenteel (voorjaar 2026) gebruik gemaakt van de hieronder vermelde scanners en software. In de toekomst kunnen deze scanners weer vervangen worden door andere types. Bij de aanschaf van nieuwe apparatuur is een update van dit vervangingshandboek niet nodig, zolang de nieuwe apparatuur maar kan voldoen aan de gestelde eisen in paragraaf 3.2.
De scannerinstellingen (ook die van de multifunctionals) zijn vastgelegd in een scanprofiel en standaardinstellingen. De scanners zijn optimaal ingesteld volgens deze instellingen om de beeldkwaliteit van de scans te waarborgen, gebaseerd op de aard, inhoud en gebruik van de documenten. Hierdoor blijven alle gegevens behouden.
|
Deze resolutie wordt in de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) nodig geacht om de minimale scherpte van 5 lp/mm (QI) te halen. Bij lagere resoluties wordt tekstherkenning (OCR) bemoeilijkt, waardoor de bruikbaarheid van gegevens vermindert. |
||
|
Deze bitdiepte wordt in DE BASIS voor vervaardiging van beeld (DEN) nodig geacht om de essentiële kleureigenschappen van het origineel te behouden. 48 bits kleur dient alleen te worden toegepast in uitzonderlijke gevallen waarbij archiefbescheiden een uitzonderlijk kleurbereik en/of diepe zwarte tinten hebben. Digitaliseren in 8 bits grijswaarden (16 bits alleen voor originelen met groot tonaal bereik) wordt alleen aanbevolen wanneer kleur geen betekenis heeft. Zie voor dit laatste ook de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze). Over het algemeen geldt dat de visuele kwaliteit van een kleurenreproductie doorgaans beter is dan een opname in grijswaarden, zelfs als het gaat om teksten waarop uitsluitend zwart en wit voorkomt. |
||
|
Artikel 26, eerste lid van de Archiefregeling vereist dat digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. |
||
|
Zowel de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) als DE BASIS voor vervaardiging van beeld (DEN) raden standaard geen compressie aan. |
||
|
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. |
||
|
Artikel 17, onderdeel a van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. |
||
|
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. |
||
|
In de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) worden automatische correcties, waaronder kleurcorrectie, afgeraden. |
||
|
Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. |
||
|
Ten behoeve van het behouden van een authentieke weergave van het origineel en de kwaliteit van de scan, worden in naleving van de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) objectieve (voorgeprogrammeerde) normen gebruikt. Als de scan achteraf geraadpleegd wordt, kan iedere gebruiker wel de scan naar eigen behoefte visueel aanpassen met behulp van de viewer: helderheid aanpassen en scherper maken is dan allemaal mogelijk, maar zonder dat de scan zelf verandert. |
||
|
Afbeeldingen met een hoog contrast kunnen eenvoudiger worden gescand dan beelden met een laag contrast. Volgens de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) kan het noodzakelijk zijn om zelf de scansettings aan te passen. |
||
|
De Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) schrijft voor dat autocroppen mag maar dat, als autocrop wordt toegepast, het gehele origineel zichtbaar blijft om een zo authentiek mogelijke weergave van het origineel te behouden. Om informatieverlies te voorkomen staat autocrop standaard uit. |
||
|
Deze instelling is toegestaan volgens de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze), maar de opnames moeten zo gemaakt worden dat rechtzetten van documenten eigenlijk niet nodig is. |
||
|
In de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) wordt voorgeschreven dat documenten met een doorschijnende achtergrond, op een witte ondergrond gedigitaliseerd moeten worden. |
4. Inrichting van het vervangingsproces
Dit hoofdstuk beschrijft de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel e, en f van de Archiefregeling. Beschreven is welke handelingen de gemeente uitvoert om tot vervanging te komen. Het vervangingsproces kent de volgende processtappen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
4.1 Procedure sorteren en selecteren
De postmedewerker opent alle inkomende en interne papieren documenten. Daarna bepaalt hij welke documenten voor vervanging in aanmerking komen. Dit gebeurt op basis van de criteria zoals opgenomen onder hoofdstuk 2.
4.2 Procedure voorbereiden en scannen
Voor het scannen wordt het vastgestelde scanprofiel gebruikt, zoals uitgewerkt in hoofdstuk 3 van dit handboek.
4.3 Procedure kwaliteitscontrole en herstelacties
De postmedewerker controleert aan de hand van de originelen na het scannen de gescande documenten Hij/zij vergelijkt het originele document met de digitale kopie en controleert het op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en afwijkingen van het origineel die tijdens het scanproces zijn ontstaan. Als een scan niet aan de kwaliteitseisen voldoet, voert de postmedewerker een herstelactie uit om de kwaliteit te verbeteren en worden de documenten digitaal hersteld of opnieuw gescand. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen nog steeds onvoldoende is, controleert de postmedewerker de scanner en wordt bij blijvende defecten contact opgenomen met de informatiebeheerder voor verdere stappen. Deze procedure wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 6 (Inrichting van de kwaliteitsprocedures).
Controle 1 : Direct na het scannen vindt de eerste controle plaats op de gescande documenten. De postmedewerker of decentraal medewerker controleert op de volgende punten:
Als een document aan ten minste één kwaliteitseis niet voldoet, dan herhaalt de postmedewerker of decentraal medewerker het scanproces om de kwaliteit te verbeteren. Eén of meer van de volgende herstelacties moeten mogelijk uitgevoerd worden:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Als het document wordt herscand wordt opnieuw gecontroleerd of de lens en/of glasplaat van de scanner schoon is, voordat een herstelactie wordt toegepast. Is dit niet het geval dan maakt de postmedewerker of decentraal medewerker deze opnieuw schoon.
Controle 2 : Driemaandelijks controleert een informatiebeheerder steekproefsgewijs de kwaliteit van de gescande documenten. Dat gebeurt aan de hand van de onder Controle 1 genoemde controlepunten. De uitwerking van deze steekproeven staat in 6.3 steekproefmethode
4.4 Procedure valideren, registreren en toekennen metadata
Na het scannen en controleren worden de scans geregistreerd in Mozard, opgeslagen en voorzien van metadata. Een deel van de metadata wordt automatisch ingevuld door de scansoftware of bij registratie. De overige gegevens moeten handmatig worden ingevuld. De postmedewerker of decentraal medewerker voert deze handelingen uit.
De registratie van het gescande document in het zaaksysteem Mozard of in andere daartoe aangewezen procesapplicaties wordt beschouwd als registratie in het register van vervanging. Dit betekent dat geen afzonderlijk register van vervanging wordt bijgehouden.
Bij de registratie van documenten in Mozard worden de volgende instructies gevolgd:
4.5 Procedure opslaan analoge, voor vervanging in aanmerking komende documenten
De papieren documenten worden nu door de organisatie als ‘kopie’ beschouwd en, in afwachting van vernietiging, tijdelijke opgeslagen. De analoge documenten dienen in afwachting van hun vernietiging tijdelijk te worden opgeslagen. Hierdoor ontstaan de volgende reeksen:
4.6 Procedure: decentraal scannen van documenten door de eigen medewerkers
In principe verzorgt het team Communicatie en Secretariaat de postbehandeling en dus ook de scanning. Als medewerkers zelf documenten scannen voor dossiervorming vallen de daar bij behorende handelingen ook onder dit handboek. De betreffende medewerkers dienen volgens het Handboek vervanging te handelen en daarvoor geïnstrueerd te worden door het team Communicatie en Secretariaat . Zij zijn dan zelf verantwoordelijk voor het vervangingsproces. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de teamleider waaronder de medewerker die zelf scant ressorteert, niet bij het team Communicatie en Secretariaat. De kwaliteitseisen van dit handboek gelden voor de gehele organisatie van de gemeente Veenendaal, ook als er decentraal gescand wordt.
5. Vernietiging van documenten die zijn vervangen
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel g van de Archiefregeling. De analoge documenten die zijn gescand, gecontroleerd op kwaliteit en opgenomen in de archiefdoos zoals genoemd in hoofdstuk 4.5 worden vernietigd en daardoor onbruikbaar gemaakt. Na de vernietiging hebben de digitale scans de formele status gekregen van origineel archiefstuk.
5.1 Voorbereiding op vernietiging en vervanging
De analoge documenten worden vernietigd na één jaar bewaring. De vernietiging hiervan zal aansluiten bij de jaarlijkse gemeentelijke vernietigingsronde.
Daarbij zal ieder kwartaal een steekproefsgewijze kwaliteitscontrole plaatsvinden. Dit biedt ruime mogelijkheid om een fysiek document opnieuw te scannen, mocht ondanks de toegepaste kwaliteitscontroles worden geconstateerd dat de scans geen getrouwe weergave zijn van het analoge origineel. Deze werkwijze geldt uitsluitend voor de reeks ‘Vervangen’ zoals omschreven in hoofdstuk 4.5 Procedure opslaan analoge, voor vervanging in aanmerking komende documenten.
5.2 Controle en verwerking van de uitzonderingen
Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging van de analoge documenten wordt een controle uitgevoerd door de informatiebeheerder door middel van een steekproef zoals genoemd in de paragrafen 4.4 en 6.3 van dit handboek. Bij deze controle wordt nagegaan of:
- 1.
- 2.
- 3.
5.3 Verslaglegging en verklaring van vervanging
Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit wordt jaarlijks gelijktijdig met een steekproefcontrole een verklaring van vervanging opgesteld door de informatiebeheerder. Hierin wordt ten minste opgenomen:
- 1.
- 2.
Zie voor het model bijlage 3. Een exemplaar van deze verklaring wordt samen met het bewijs van vernietiging opgenomen in de opslaglocatie en blijvend bewaard.
Volgens Artikel 17, onderdeel d van de Archiefregeling legt de informatiebeheerder op documentniveau in Mozard of een daartoe aangewezen procesapplicatie vast dat vervanging heeft plaatsgevonden. Daarbij voegt de informatiebeheerder de volgende metadata toe:
- 1.
- 2.
- 3.
6. Inrichting van de kwaliteitsprocedures
Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de kwaliteitseisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel h van de Archiefregeling. Elke digitale reproductie moet een getrouwe weergave van het origineel vormen. Het vervangingsproces moet zodanig zijn ingericht dat een constante kwaliteit gewaarborgd en aangetoond kan worden.
Routinematige controles vinden dagelijks plaats gedurende het vervangingsproces door de postmedewerker, de decentraal medewerkers en de informatiebeheerder. Deze controles zijn uitvoerig beschreven in hoofdstuk 4 van dit handboek.
Periodieke controles vinden op verschillende momenten plaats. Het gaat daarbij om:
- 1.
- a.
Controle op de scanners en scaninstellingen. De leverancier van de scanapperatuur zorgt voor periodiek onderhoud (zie ook 3.3 beheer en onderhoud). De informatiebeheerder voert maandelijks een controle uit waarna als noodzakelijk bijstelling of reparatie plaats zal vinden. De resultaten worden vastgelegd in een logboek. Na het onderhoud aan de scanner wordt gecontroleerd of het scanprofiel voldoet aan de vereisten zoals aangegeven in 3.2 instellingen van dit handboek.
- a.
- 2.
NB: de decentraal gescande documenten worden ook meegenomen in de kwaliteitscontroles. Hiertoe verzamelt de Informatiebeheerder periodiek de gescande documenten op de scanlocaties en slaat deze op in dag-, week- of maanddozen.
Om de kwaliteit van de werkwijze en scans te beoordelen kunnen steekproeven uitgevoerd worden. Dit is ook van toepassing op de gedigitaliseerde documenten die onder retrospectieve vervanging vallen. Voor het bepalen van de omvang van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens vallen, wordt gebruik gemaakt van de Acceptable Quality Level-methode (AQL) zoals omschreven in de Handreiking Vervanging van het Nationaal Archief. Dit maakt het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de totale hoeveelheid scans in een week.
Geaccepteerd kwaliteitsniveau: Dit is het laagste kwaliteitsniveau dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Bijvoorbeeld: in 1% van de aangeleverde documenten mogen fouten zitten. Hoe hoger het controleniveau, des te kleiner de kans dat een batch wordt goedgekeurd omdat deze niet voldoet aan het kwaliteitsniveau (bijvoorbeeld door een te groot aantal fouten).
Steekproeven op de registraties en scans
Binnen Veenendaal worden iedere week gemiddeld 400 analoge documenten geregistreerd en gescand door de postmedewerker. Per werkdag komt dit neer op 80 registraties/scans en per maand op 1600. Driemaandelijks neemt de gemeente steekproeven op de registraties en scans. Dit komt neer op ongeveer 4800 scans.
Bij de driemaandelijkse steekproef controleert de gemeente 10% van het gemiddeld aantal binnengekomen documenten. De scans worden gecontroleerd op basis van de in paragraaf 4.4 vastgestelde kwaliteitseisen. Dit betekent dat van de 1600 scans die in een maand zijn gemaakt, de gemeente Veenendaal 160 scans per maand controleert, per driemaandelijkse controle worden in totaal 480 scans gecontroleerd.
Er zijn drie controleniveaus. Van de 480 scans die worden gecontroleerd, mogen 48 scans (1% van totale aantal scans in drie maanden) een fout bevatten.
Bevatten de scans meer dan 49 fouten, dan is de toegestane foutmarge van 1% overschreden en worden de volgende acties uitgevoerd:
- •
- •
- •
- •
Door deze stappen kan het team Communicatie en Secretariaat voorkomen dat fouten zich herhalen en kan de kwaliteit van het vervangingsproces worden verbeterd.
7. Beheer, onderhoud en herziening van het vervangingsproces
Wijzigingen in het vervangingsproces kunnen de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden, de beheerprocedures of de digitale omgeving beïnvloeden. Deze procedure zorgt ervoor dat wijzigingen bij de gemeente Veenendaal geen negatieve resultaten opleveren en dat het vervangingsproces blijft voldoen aan de wet- en regelgeving.
7.1 Bevoegdheden voor wijzigingen
De teamleider Informatisering en Automatisering is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten en de duurzaamheid van de archiefbescheiden. Werkzaamheden die voorkomen uit dit handboek zijn voornamelijk belegd bij team Communicatie en Secretariaat en tot op zekere hoogte bij team Informatisering en Automatisering.
De teamleider Informatisering en Automatisering is integraal verantwoordelijk voor:
- 1.
- 2.
De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beoordelen van voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces volgens het informatie- en archiveringsbeleid en de wet- en regelgeving. Deze voorstellen moeten schriftelijk worden ingediend. Voorstellen die de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden verminderen, worden niet uitgevoerd.
Het team Communicatie en Secretariaat is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit van werkzaamheden in het vervangingsproces als deze niet door hen worden uitgevoerd, namelijk in het geval van decentraal scannen. Dit valt onder een afwijkende procedure zoals beschreven in paragraaf 4.6.
Majeure wijzigingen in het vervangingsproces zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Een majeure wijziging kan leiden tot een aanpassing in de processen in dit handboek (zie wijzigingsoverzicht in bijlage 3) of tot een volledige herziening van het vervangingsbesluit. In alle gevallen dient de gemeentearchivaris in te stemmen met de wijziging.
Alle overige wijzingen in het vervangingsproces betreffen mineure wijzgingen die onmiddellijk in het handboek doorgevoerd kunnen worden. Deze wijzigingen moeten tevens worden opgenomen in het wijzigingenoverzicht. Zo blijft het handboek altijd actueel en kan op elk moment gereconstrueerd worden hoe de gemeente Veenendaal invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen voor vervanging.
Een mineure wijziging heeft geen invloed op het geldende vervangingsbesluit. Wel dient een mineure wijziging te worden opgenomen in het documentair structuurplan/ de i-Navigator
Als twijfel bestaat over de consequenties van een voorgenomen wijziging, moet met de gemeentearchivaris worden overlegd of sprake is van een majeure of mineure wijziging. Als het een majeure wijziging betreft dient bepaald te worden of dit wordt geregistreerd of leidt tot een algehele herziening van het vervangingsbesluit. Voordeel van deze werkwijze is dat niet voor elke wijziging een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden, wat leidt tot verlichting van de administratieve druk.
7.5 Beheer Handboek vervanging
Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen tot een wijziging leiden van het handboek. Het handboek wordt indien nodig aangepast naar aanleiding van deze ontwikkelingen. Dit gebeurt zodra een mineure of majeure wijziging plaatsvindt. Daarnaast vindt jaarlijks toezicht plaats op het vervangingsproces door de gemeentearchivaris.
Archiefwet 1995 Artikel 7 maakt vervanging van archiefbescheiden mogelijk: “De zorgdrager mag archiefbescheiden vervangen door reproducties en de originele bescheiden vernietigen.” Juridisch gezien is er al sprake van vervanging zodra het besluit is genomen. De vernietiging van de originele documenten is de afronding van dit proces. Na het scannen krijgen de digitale reproducties de status van origineel en zijn ze archiefbescheiden volgens de Archiefwet 1995. De papieren documenten zijn dan niet langer archiefbescheiden.
Archiefbesluit 1995 Artikel 2, eerste lid stelt dat een vervangingsbesluit rekening moet houden met: a. de taak van het overheidsorgaan. b. de relatie met andere overheidsorganen. c. de waarde als cultureel erfgoed. d. het belang voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Artikel 6, eerste lid bepaalt dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging de gegevens juist en volledig weergeeft.
Artikel 6, tweede lid vereist dat bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit wordt vermeld hoe artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d zijn toegepast.
Artikel 6, derde lid geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en gelden formeel alleen voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Dit handboek past deze eisen toe op alle te vervangen archiefbescheiden.
Artikel 8 stelt dat een verklaring van de vervanging moet worden opgemaakt, met een specificatie van de vervangen bescheiden en hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt bewaard in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.
Archiefregeling Artikel 17 schrijft voor dat alle beheeractiviteiten, zoals vervanging, kunnen worden vastgesteld. Artikel 19, tweede lid, vereist dat elke beheerhandeling door middel van metadata aan de betreffende archiefbescheiden wordt gekoppeld. Artikel 26, onderdeel b geeft aan dat inzicht moet worden gegeven in:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Bijlage 2: Retrospectieve vervanging
Bij retrospectieve vervanging digitaliseert men bestaande documenten of archieven onder beheer van de gemeente Veenendaal. De minimale vereisten uit dit handboek gelden ook hiervoor. Dit zijn vaak eenmalige projecten om fysieke collecties digitaal beschikbaar te maken en ruimte te besparen. Deze projecten kunnen gebruikmaken van bestaande scanvoorzieningen en richtlijnen. Extra vereisten zoals documentlogistiek, speciale bevoegdheden, beveiliging en mogelijke uitbesteding worden ingeregeld.
Bij uitbesteding stelt de gemeente Veenendaal eisen en houdt toezicht op de kwaliteit.
Retrospectieve vervangingstrajecten worden als afzonderlijke projecten beschouwd met de volgende uitgangspunten:
- •
- •
- •
- •
- •
De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de vervanging van zijn archiefbescheiden. De gemeente Veenendaal blijft eindverantwoordelijk en voert altijd een eindcontrole uit.
Beleids-, toezichthoudende en ondersteunende teams worden betrokken bij vervangingstrajecten. Zij bieden advies en ondersteuning bij het inrichten van scantrajecten, aansluiting op archiefsystemen en duurzame archivering en toegankelijkheid van digitale documenten volgens wet- en regelgeving.
Bijlage 3: Model Verklaring van vervanging
Ondergetekende(n), de [verantwoordelijke team Informatisering en Automatisering] en de [verantwoordelijke organisatieonderdeel], beheerder(s) van de archieven van de gemeente Veenendaal verklaart/verklaren:
Dat op grond van het besluit van het College, d.d. [datum], nr. [nummer vervangingsbesluit], de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn in de container voor vernietiging gedeponeerd en worden daarna vernietigd door versnippering en verbanding door [naam vernietigingsbedrijf] te [stad].
Analoge opgemaakte en ontvangen stukken, over de periode [datum], gescand en opgeborgen in dagdozen, die op grond van de vingerende Selectielijst voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.
Beschreven in het register van het Handboek vervanging, met uitzondering van de categorieën die daarin zijn benoemd.
De digitale reproducties zijn opgenomen in het <zaaksysteem of andere plek waar digitale reproducties worden neergezet> en worden als zijnde beschouwd als de originele versie.
Namens de [verantwoordelijke team Informatisering en Automatisering] van de gemeente Veenendaal,
Namens de [verantwoordelijke organisatieonderdeel] van de/het [naam organisatie],
Bijlage 4: Wijzigingsoverzicht Handboek vervanging
Leg bij een wijziging in de omschrijving daarvan ook vast wat de oorspronkelijke situatie was. Voorbeeld: als hard- of software gewijzigd wordt, zorg dan dat de oorspronkelijke hard- of software in de wijziging vermeld wordt. Zo kan later altijd eenvoudig gereconstrueerd worden welke wijzigingen zijn doorgevoerd.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2026-132090.html