Verordening actieve en passieve informatieplicht gemeente Apeldoorn

De raad van de gemeente Apeldoorn;

Overwegende dat:

• het niet tijdig, juist of volledig informeren van de raad het risico met zich meebrengt dat deze de controlerende en/of kaderstellende taak niet of te laat kan invullen;

• het daarom van belang is om de informatieplicht zo efficiënt mogelijk in te vullen via een combinatie van actieve en passieve informatieplicht;

• deze informatie op hoofdlijnen, maar bij politiek gevoelige onderwerpen uitgebreider wordt gegeven;

• deze informatie tijdig dient te zijn en gedurende het hele beleidsproces dient te worden verstrekt dus zowel in de voorbereidende, besluitvormende en uitvoerende fase als naar aanleiding van de beleidsevaluatie;

• als er sprake is van besluitvorming de raad de relevante informatie meestal als collegevoorstel krijgt, maar dat bij ingrijpende gevolgen dit ook moet in de vorm van een korte aanbiedingsnota of brief, die de onderliggende stukken vergezelt;

• er een verordening moet worden vastgesteld die deze spelregels vastlegt voor zowel college en raad als de ambtelijke organisatie en de griffie;

gelet op de artikelen 149, 160, lid 1, onder e, f , g en h, 169 en 180 van de Gemeentewet;

BESLUIT: vast te stellen de navolgende

Verordening actieve en passieve informatieplicht gemeente Apeldoorn.

Artikel 1 Definities

• Actieve informatieplicht: Het college geeft uit eigen beweging informatie aan de raad.

• Passieve informatieplicht: Het college beantwoord vragen van de raad.

Artikel 2 Informatie algemeen

• 1. Het college, ieder collegelid afzonderlijk en de burgemeester voorzien de raad of het presidium uit eigen beweging van alle (achtergrond)informatie die de raad nodig heeft om zijn taken te vervullen.

• 2. Het informeren van de raad, als bedoeld in het eerste lid, geschiedt:

  • a. tijdig via de in de gemeente gebruikelijke rapportagesystematiek;

  • b. zo juist en volledig mogelijk, maar op hoofdlijnen en op korte, bondige wijze;

  • c. gedurende een geheel beleidsproces, waarbij gehandeld wordt overeenkomstig de afspraken die ten aanzien van het specifieke proces zijn gemaakt;

  • d. over financiën primair via de tussentijdse rapportage (TURAP) en de jaarrekening;

  • e. in december over grote financiële afwijkingen ten opzichte van de TURAP;

  • f. door het verstrekken van de openbare notulen.

Artikel 3 Informatie bij ingrijpende gevolgen of ingrijpende financiële afwijkingen

• 1. Het college, ieder collegelid afzonderlijk en de burgemeester verstrekken aan de raad informatie over de uitoefening van de bevoegdheden en over externe gebeurtenissen die de huishouding van de gemeente raken, beide voor zover zij ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente.

• 2. Het college en de burgemeester verstrekken tevens informatie aan de raad over (voorgenomen) besluiten voor zover deze ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente. Hiervan is in ieder geval sprake indien een (voorgenomen) besluit

  • a. zodanig ingrijpende gevolgen heeft dat het niet binnen de door de raad vastgestelde financiële, beleidsinhoudelijke of procedurele (o.a. tijd en inspraak) kaders past, en/of

  • b. betrekking heeft op een beleidsterrein waar de raad nog geen kaders heeft gesteld of in voorbereiding heeft, en/of

  • c. een (majeure) wijziging tot gevolg heeft in de risico’s die de gemeente loopt, en/of

  • d. een politiek gevoelige kwestie betreft waarbij brede maatschappelijke dan wel media-aandacht of eventuele integriteit van het bestuur een rol speelt.

• 3. Voor de wijze van het verstrekken van informatie is artikel 2, tweede lid, van overeenkomstige toepassing.

• 4. Als er sprake is van urgentie wordt in afwijking van het gestelde in artikel 2, tweede lid, onder a, de informatie zo spoedig mogelijk nadat het college of de burgemeester een beslissing heeft genomen dan wel van de informatie heeft kennisgenomen, aan de raad ter beschikking gesteld.

Artikel 4 Informatie voorafgaande aan besluitvorming (Voorhangprocedure)

• 1. Indien het college voornemens is een besluit te nemen dat ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente en dat betrekking heeft op respectievelijk:

  • a. het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

  • b. het voeren van rechtsgedingen en bezwaarprocedures namens de gemeente, het college of de raad, en het verrichten van handelingen ter voorbereiding daarop;

  • c. de instelling, wijziging en afschaffing van jaarmarkten of gewone marktdagen;

  • d. het voorbereiden van de civiele verdediging;

• informeert het college de raad hierover uit eigen beweging voordat het besluit wordt genomen.

• Het college neemt geen besluit dan nadat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake, aan de hand van een ontwerpbesluit, ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

• 2. De laatste volzin van het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op besluiten van het college tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang.

• 3. Het eerste lid onder a. betreft in ieder geval:

  • a. privaatrechtelijke rechtshandelingen inzake overeenkomsten met andere bestuursorganen die de vaststelling van beleid raken;

  • b. het aanvaarden van een schenking, waaraan (majeure) bezwarende lasten of voorwaarden van enig gewicht dan wel financiële consequenties, die de beschikbare budgetten te boven gaan, zijn verbonden;

  • c. bindende afspraken voor zover de bevoegdheid van de raad in het geding is, bijvoorbeeld door financiële toezeggingen of het wijzigen van een bestemmingsplan ¹ .

• 4. Bij het eerste lid onder b. geldt een wettelijke uitzondering als het besluit geen uitstel duldt. Dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk over het genomen besluit.

Artikel 5 Besluitvorming Voorhangprocedure

• 1. De raad neemt bij meerderheid van stemmen een besluit ten aanzien van de wensen en bedenkingen, als bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, en neemt de uitkomst hiervan op in de besluitenlijst.

• 2. De raad verwoordt zijn reactie op een ontwerpbesluit van het college in een aan het college gerichte brief. Dit geldt zowel als de raad geen wensen en bedenkingen heeft als wanneer die er wel zijn.

• 3. Indien de raad niet binnen zes weken na ontvangst van het ontwerpbesluit zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt, wordt de raad geacht met het ontwerpbesluit in te stemmen.

• 4. De definitieve collegebesluiten ontvangt de raad ter kennisname en als er is afgeweken van het advies van de raad geeft het college dat aan.

Artikel 6 Geheimhouding en uitgestelde openbaarheid

• 1. Het college verstrekt de raad alle informatie die de raad nodig heeft of vraagt, tenzij het verstrekken daarvan door zwaarwegende omstandigheden conform artikel 169 van de Gemeentewet in strijd is met het openbaar belang.

• 2. Indien de informatie (nog) niet buiten de ambtelijke en bestuurlijke organisatie verstrekt kan worden, ontvangt de raad deze onder geheimhouding of - in geval van het eerder op de hoogte stellen van de belanghebbende bij een collegebesluit - als stuk met een uitgestelde openbaarmaking.

Artikel 7 Evaluatie

• 1. Het college en de raad bespreken de actieve en passieve informatieplicht één keer per raadsperiode om vast te stellen hoe het in de praktijk gewerkt heeft en wat de doelstelling voor de komende periode moet zijn.

• 2. Het streven is dat de raad de informatieplicht een voldoende tot goede waardering geeft op de volgende aspecten:

  • a. het college informeert de raad actief tijdig op hoofdlijnen over de opgetreden ontwikkelingen met ingrijpende gevolgen;

  • b. het college verstrekt tijdig en actief de informatie die de raad bij besluitvorming voor haar controlerende en/of kaderstellende taak nodig heeft;

  • c. het college beantwoordt tijdig en compleet de door de raad gestelde vragen;

  • d. bij financiële afwijkingen houdt het college zich aan de gestelde spelregels voor de rapportage van afwijkingen en het maken van begrotingswijzigingen;

  • e. de voor het openbaar maken van niet openbare informatie opgestelde Handreiking werkt.

• 3. Als majeure incidenten zich onverwachts voordoen worden die eveneens geëvalueerd.

Artikel 8 Intrekken oude verordening

De verordening actieve informatieplicht (versie 2) vastgesteld door de raad op 7 december 2006 en gewijzigd door de raad op 10 maart 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van de vaststelling.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening actieve en passieve informatieplicht gemeente Apeldoorn’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 18 december 2025

Griffier

S.M. Stam

Burgemeester

A.J.M. Heerts