Protocol geheimhouding en besloten vergaderen gemeenteraad Roosendaal 2025

De raad van de Gemeente Roosendaal;

gelet op de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur en hoofdstuk Va van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen Protocol geheimhouding en besloten vergaderen gemeenteraad Roosendaal 2025

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, commissie en het presidium is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, voor zover dat kan in een openbaar stuk of in een openbare vergadering.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie

Artikel 2:1 Geheim hanteren

• 1. lnformatie van of gericht aan de raad, de commissie, het presidium, het college of de burgemeester is openbaar of geheim. De term 'vertrouwelijk' kent geen wettelijke grondslag en wordt niet gehanteerd.

• 2. lnformatie van de raad, commissie, het presidium, het college of de burgemeester waarop geen geheimhouding is gelegd is openbaar.

Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door raad, commissie, presidium, college of burgemeester

• 1. De raad, commissie, het presidium, het college en de burgemeester leggen enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.

• 2. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de raad, commissie of het presidium overlegt wordt daarbij vermeld:

• 3. De grond(en) voor geheimhouding uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid en de motivering daarvoor;

• 4. De duur van de geheimhouding;

• 5. Welke onderdelen van de informatie geheim zijn.

• 6. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een geheime bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar kán zijn ook openbaar ís.

• 7. De duur van de geheimhouding wordt bepaald door het noemen van een einddatum, een voorwaarde die moet zijn vervuld of een moment dat zich voor zal doen. Is de duur niet te bepalen dan wordt opgenomen ‘voor onbepaalde tijd’ maar wordt wel bepaald wanneer het voor de hand ligt om de motivering van de geheimhouding opnieuw te beoordelen.

• 8. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk in de bestandsnaam van en het betreffende stuk vermeld.

Artikel 2:3 Publicatie geheime informatie

Geheime informatie wordt gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot raadsleden, burgerraadsleden en medewerkers van de griffie. Alleen in bijzondere gevallen, dit ter beoordeling van de griffier, wordt geheime informatie in het geheimenkastje in Het Huis beschikbaar gesteld. De griffier verstrekt een raadslid of burgerraadslid inzage indien hiervoor een afspraak is gemaakt.

Artikel 2:4 Delen geheime informatie

• 1. Geheime informatie wordt met álle raadsleden en burgerraadsleden gedeeld. Als de geheime informatie in eerste instantie met een beperkte groep (burger)raadsleden is gedeeld dan wordt de geheime informatie op zo kort mogelijk termijn alsnog met de andere (burger)raadsleden gedeeld.

• 2. De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet tevens aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een op grond van 155a Gemeentewet door de raad ingestelde onderzoekscommissie).

• 3. Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en openbare aanvang

• 1. Raads- en commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar, met uitzondering van de buitengewone raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Presidiumvergaderingen zijn niet openbaar.

• 2. Raads-, commissie- en presidiumvergaderingen worden op de website openbaar aangekondigd, raads- en commissievergaderingen beginnen openbaar.

• 3. Op de openbare agenda kan een agendapunt, dat naar verwachting in beslotenheid zal worden besproken c.q. ten aanzien waarvan naar verwachting door het presidium geheimhouding zal worden opgelegd, in algemene termen worden benoemd. Bij dat agendapunt wordt aangegeven wie om behandeling in een besloten vergadering verzoekt/aan het presidium voorstelt om geheimhouding op te leggen, welke grond(en) voor geheimhouding uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid daarvoor worden aangedragen, de motivering daarvoor en wat de duur van de geheimhouding zou moeten zijn.

• 4. Besluitvorming in een besloten raadsvergadering wordt altijd voorafgegaan door een besloten commissievergadering. Aan een besloten commissievergadering nemen raadsleden en burgerraadsleden deel.

• 5. Bij het aanleveren van voorstellen voor een besloten commissie- of raadsvergadering worden de reguliere termijnen daarvoor gehanteerd.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

• 1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.

• 2. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de livestream via internet wordt stopgezet en dat de vergadering ook niet langer in de Burgerzaal of de Gewelvenzaal is te volgen.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren/niet openbare presidiumvergaderingen

• 1. Nadat de deuren zijn gesloten legt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen ter besluitvorming voor. Alleen als de raad of de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2. Vervolgens besluit de raad of de commissie of leden van het college, direct betrokken ambtenaren en andere personen aanwezig mogen zijn bij de besloten vergadering.

• 3. Bij aanvang van de besloten vergadering worden de aanwezigen genoteerd op de presentielijst.

• 4. Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid kort toe.

• 5. Wanneer de raad of de commissie heeft besloten om met gesloten deuren te vergaderen, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle informatie die tijdens die vergadering besproken of anderszins gedeeld wordt. Wanneer het presidium besluit tot geheimhouding van informatie, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle informatie die tijdens die vergadering besproken of anderszins gedeeld worden. In alle drie de gevallen wordt de geheime informatie op zo kort mogelijke termijn gedeeld met raadsleden die niet bij deze vergaderingen aanwezig waren. De door het college, de burgemeester en presidium opgelegde geheimhouding duurt voort tot die gremia de geheimhouding opheffen of de raad besluit de door die gremia opgelegde geheimhouding op te heffen.

• 6. Raadsleden en burgerraadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, hebben zonder enige belemmering toegang. Ook kunnen zij tussentijds de vergadering verlaten. Bij het betreden van de besloten vergadering wijst de voorzitter het betreffende lid op de beslotenheid van de vergadering en de daaruit volgende verplichting tot geheimhouding. Voor het verslag maakt de voorzitter melding van raadsleden en burgerraadsleden die tijdens de besloten vergadering aankomen of voor het einde van de vergadering vertrekken.

• 7. Het is de in een raads-, commissie- of presidiumvergadering aanwezige leden en andere aanwezigen toegestaan hun mobiele telefoon aan te hebben staan. Het is niet toegestaan om met een mobiele telefoon of ander device beeld- of geluidsopnamen te maken.

• 8. Voor de afloop van een besloten raads- of commissievergadering beslist respectievelijk de raad of commissie of de geheimhouding in stand dient te blijven dan wel kan worden opgeheven.

• 9. Als de raad, de commissie of het presidium de geheimhouding op hetgeen is besproken heeft opgeheven wordt (dat deel van) het verslag dat geheim was (ook) openbaar gemaakt.

Artikel 3:4 Verslaglegging

• 1. In de openbare besluitenlijst wordt opgenomen wie wel en niet hebben ingestemd met het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen.

• 2. Van een besloten raads- of commissievergadering wordt altijd een audioverslag, of zo mogelijk, een videoverslag gemaakt.

• 3. Besluitenlijsten van besloten raads- en commissievergaderingen worden ter vaststelling aangeboden in een volgende raads- of commissievergadering. Deze besluitenlijsten worden achter een digitaal slotje op de vergaderapplicatie geplaatst. Dit geschiedt in de openbare vergadering als vaststelling kan plaatsvinden zonder het verslag te bespreken en in een besloten vergadering als om bespreking van het verslag is verzocht.

• 4. De besluitenlijst wordt door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend.

• 5. Audio- en videoverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie door raadsleden en andere aanwezigen bij de desbetreffende besloten vergadering en door collegeleden en ambtenaren als daar noodzaak toe bestaat.

• 6. De verslagen van presidiumvergaderingen worden binnen 14 dagen nadat de presidiumvergadering heeft plaatsgevonden vastgesteld en zijn na vaststelling in beginsel openbaar tenzij het presidium heeft besloten tot geheimhouding van (een deel van) het verslag. Verslagen die (deels) geheim zijn worden na vaststelling gedeeld met alle raadsleden.

Hoofdstuk 4 Opheffen en schending geheimhouding

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

• 1. Als een commissie of het presidium geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie en dit presidium ook de raad (als orgaan dat de commissie en het presidium heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

• 2. Zodra het college of de burgemeester informatie, ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd, met de raad heeft gedeeld is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

• 3. Als de raad voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt ten aanzien van dat voornemen, aan het college, de burgemeester, de commissie of het presidium om een zienswijze gevraagd en zo nodig in een besloten commissie- of raadsvergadering met het college, de burgemeester, de commissie of het presidium overleg gevoerd.

• 4. De griffie houdt een geheimhoudingsregister, zoals bedoeld in artikel 6.1, bij en zorgt ervoor dat dit register minimaal twee keer per jaar ter kennisname aan de raad wordt aangeboden voorzien van een voorstel voor opheffing van de geheimhouding op informatie waarvan de geheimhouding niet meer noodzakelijk is.

• 5. De griffie zorgt er daarnaast voor dat dit register op de agenda van iedere presidiumvergadering staat. Tijdens die vergadering kunnen fractievoorzitters aangeven dat zij de geheimhouding van bepaalde informatie opnieuw tegen het licht gehouden willen zien.

• 6. De zienswijze zoals bedoeld in lid 3 wordt tezamen met een advies van de griffier opgenomen in een door de griffie op te stellen raadsvoorstel.

• 7. In het (openbare) voorstel zoals bedoeld in lid 6 worden alleen algemene termen benoemd en voor zover dat onmogelijk is worden nummers van zaakdossiers gebruikt.

• 8. Besluitvorming over het opheffen van geheimhouding geschiedt in de openbare vergadering zolang er niet om bespreking van het voorstel is verzocht. Is om bespreking van het voorstel verzocht dan wordt de raad of de commissie door de voorzitter voorgesteld om besloten te vergaderen.

Artikel 4:2 Schending geheimhouding

• 1. Bij schending van de geheimhouding kan de burgemeester besluiten namens de gemeente aangifte te doen. Het presidium kan bij die afweging een klankbord vormen.

• 2. Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raadslid of burgerraadslid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust.

Artikel 4:3 Opheffing op initiatief van college of burgemeester

In aanvulling op artikel 4:1, tweede lid, kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie

Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt door de griffie de desbetreffende raads- of commissievergadering zichtbaar gemaakt op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem en de dan openbare informatie bij die raads- of commissievergadering geplaatst. Over het opheffen van de geheimhouding wordt gecommuniceerd.

Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen

Artikel 5:1 Andere bijeenkomsten en vergaderingen

• 1. Zowel opiniërende themabijeenkomsten als informatieve themabijeenkomsten zijn openbaar met dien verstande dat informatieve themabijeenkomsten digitaal plaatsvinden en daarom niet via de livestream worden uitgezonden maar achteraf terug te kijken zullen zijn op de website.

• 2. Het presidium besluit over de beslotenheid van alle andere bijeenkomsten en vergaderingen wanneer dit niet bij wet, verordening of raadsbesluit is geregeld. Als tijdens de bijeenkomst of vergadering geheime informatie wordt besproken of gedeeld dan wordt bij aanvang van die bijeenkomst of vergadering door de voorzitter medegedeeld wat de wettelijke grondslag en motivering daarvoor zijn en tot wanneer de in die bijeenkomst besproken en gedeelde informatie geheim is.

Hoofdstuk 6 Registratie geheime informatie

Artikel 6:1 Register

• 1. De griffie houdt een register bij van alle geheime informatie die door het college of de burgemeester aan de raad, de commissie of het presidium is aangeboden.

• 2. De griffie houdt een register bij van alle raads- en commissievergaderingen of delen van raads- en commissievergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden en waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust. De griffie houdt een register bij van alle presidiumvergaderingen of delen daarvan ten aanzien waarvan het presidium heeft besloten geheimhouding op te leggen.

• 3. Het register bevat de datum van het aanbieden van geheime informatie of waarop de vergadering heeft plaatsgevonden, de datum van oplegging van geheimhouding en door welk bestuursorgaan, het onderwerp, de grond(en) voor geheimhouding uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid, de motivering daarvoor en de duur daarvan.

• 4. Het register wordt gepubliceerd op de website.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 7:1 Slotbepalingen

Dit protocol treedt in werking nadat deze door de gemeenteraad is vastgesteld en gepubliceerd.

Dit protocol kan worden aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeenteraad Roosendaal 2025’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18 december 2025.

De griffier, De voorzitter,