Instructie voor de griffier van de gemeente Houten 2026

De raad van de gemeente Houten,

Gelezen het raadsvoorstel van 12 februari 2026,

Besluit vast te stellen de volgende instructie:

Instructie voor de griffier van de gemeente Houten 2026

• 1. De Instructie voor de griffier van de gemeente Houten 2026 vast te stellen.

• 2. De Instructie voor de griffier van de gemeente Houten 2012 in te trekken.

Artikel 1 Definities

Deze instructie verstaat onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten;

• griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

• griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;

• seniorenconvent: orgaan ingesteld ingevolge artikel 5 Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de gemeente Houten;

• werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.

Artikel 2 Algemene taken en verantwoordelijkheden

• 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad (hierna te noemen: ‘raad’) en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

• 2. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de raad, de voorzitter van de raad, de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden

• 3. De griffier draagt zorg voor de informatievoorziening van de leden van de raad, via het raadsinformatiesysteem en de gebruikelijke kanalen, die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap.

• 4. De griffier draagt er, zo nodig in overleg met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische en zo nodig inhoudelijke bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke.

• 5. De griffier voert de werkzaamheden uit die hem worden opgedragen in de bepalingen uit het Reglement van Orde voor de werkzaamheden van de gemeenteraad, de Verordening Rondetafelgesprekken, de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en de Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad en de bepalingen uit de Verordening Burgerinitiatief.

Artikel 3 Taken besluitvorming

• 1. De griffier adviseert de voorzitter van de raad en de voorzitters van de rondetafelgesprekken over een goede voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

• 2. De griffier adviseert de raad en de voorzitter van de raad over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

• 3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

• • 4. a. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de raad, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

  • b. De griffier draagt zorg voor een tijdige verzending van de voorlopige agenda’s, notulen en overige stukken aan raadsleden.

• 5. De griffier registreert de toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad.

Artikel 4 Taken jaarplanning

De griffier draagt zorg voor de jaarplanning van de raadsvergadering en rondetafelgesprekken.

Artikel 5 Taken seniorenconvent en agendacommissie

• 1. De griffier is als secretaris aanwezig bij het seniorenconvent en de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2. De griffier is de agendacommissie behulpzaam bij het vaststellen van de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de raad en de rondetafelgesprekken.

• 3. Indien het seniorenconvent of de agendacommissie aanvullende ondersteuning of advies nodig heeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Externe communicatie en voorlichting burgers

• 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de externe communicatie van de raad.

• 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

• 3. De griffier verleent ondersteuning aan burgers van Houten die contact zoeken met de raad, in de vorm van gesprekken of ten behoeve een burgerinitiatief.

Artikel 7 Management griffie

• 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie.

• 2. De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een activiteitenplan dat in overleg met de medewerkers wordt vastgesteld.

• 3. De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

• 4. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten van de griffie.

Artikel 8 Periodieke overleggen

• • 1. a. De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

  • b. In aanvulling op het eerste lid, overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

• 2. De griffier voert periodiek overleg met de voorzitters van de rondetafelgesprekken.

Artikel 9 Verantwoording raad

De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt.

Artikel 10 Verhindering en vervanging

• 1. Indien de griffier langer dan dertig dagen verhinderd is zijn functie te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan het seniorenconvent.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voert de griffier, voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie en informeert vervolgens het seniorenconvent.

• 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

• 3. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Gemeente Houten (2026)

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 3 maart 2026

De raad van de gemeente Houten,

de griffier a.i.,

M.A.J.R. Hermans

de voorzitter,

H.C. Heerschop

Toelichting:

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de gemeenteraad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de individuele leden van de gemeenteraad, voorop. De instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de gemeenteraad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert.

In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.

Gezien de genoemde wijzigingen en de verdere ontwikkelingen van het duale stelsel volgt hier nu een aangepaste instructie voor de griffier.

De instructie voor de griffier kan gezien worden als het kader van onder andere verschillende verordeningen die de werkzaamheden van de griffier regelen, zoals: het Reglement van Orde voor de werkzaamheden van de gemeenteraad Houten en de verordening Rondetafelgesprekken.