Verordening auditcommissie 2026

De raad van de gemeente Ouder-Amstel,

Gelezen het voorstel d.d. 20 januari 2026, nummer 2026-012470,

Gelet op de bepalingen van de Gemeentewet;

Overwegende dat het voor de rechtmatigheid van de taken en bevoegdheden, de samenstelling en werkwijze van de commissie wenselijk is om hieromtrent een verordening vast te stellen,

Besluit

vast te stellen de volgende verordening:

‘Verordening auditcommissie 2026’

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissie: de auditcommissie zijnde een adviescommissie van de raad en een over-legcommissie namens de raad ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.

Artikel 2 Doelstelling

De commissie is een financieel-technische commissie met inbegrip van controle(risico)beheersing. De commissie behartigt een algemene (advies)functie voor de gehele raad over de taakvelden, die staan beschreven in artikel 5. De commissie is een zelfstandig overlegorgaan voor de taakvelden die beschreven staan in artikel 5 waarin de raad, vertegenwoordigd door de leden van de commissie, in overleg treedt met het college en de accountant om op die manier het auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt op elkaar af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten te voorkomen.

Artikel 3 Leden en voorzitter

• 1. Elke fractie uit de gemeenteraad kan een afgevaardigde, zijnde raadslid of burgerraadslid, voordragen als lid voor de commissie.

• 2. De leden worden door de raad benoemd. De raad benoemt voor elk lid een plaatsvervangend lid.

• 3. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. Een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter zijn in ieder geval raadslid.

• 4. De voorzitter heeft de volgende taken:

  • a. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van ten minste zeven dagen voor de betreffende vergadering;

  • b. De voorzitter geeft indien gewenst een toelichting over de werkzaamheden van de auditcommissie tijdens een vergadering met de fractievoorzitters;

  • c. De voorzitter licht de adviezen van de commissie toe in de gemeenteraad voor de taken die zijn genoemd in artikel 5.

• 5. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en doet daarvan mededeling aan de raad.

• 6. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, draagt de betreffende fractie een nieuwe afgevaardigde voor.

Artikel 4 Vaste adviseurs en gesprekspartners

• 1. De commissie heeft de volgende vaste gesprekspartners: de accountant, de portefeuillehouder financiën, en het afdelingshoofd verantwoordelijk voor financiën;

• 2. Hiernaast kunnen anderen door de commissie als adviseur of gesprekspartner worden uitgenodigd.

• 3. De commissie wordt ondersteund door de griffier of een adviseur vanuit de griffie.

Artikel 5 Taakomschrijving

De commissie:

• 1. voert namens de raad de coördinatie ten aanzien van de controlerende instrumenten voor de raad (waaronder accountantscontrole, doelmatigheidsonderzoeken college en vragen van externe adviezen);

• 2. houdt toezicht op de interne en externe financiële rapportages en maakt zo nodig afspraken met vaste gesprekspartners over de planning en controlecyclus binnen de gemeente;

• 3. adviseert de raad over de uitvoering en eventuele aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet;

• 4. is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en benoeming van een accountant;

• 5. is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant en voert voor aanvang van de controles met de accountant het afstemmingsoverleg;

• 6. bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim)-controles en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. De commissie draagt voorafgaand aan de interimcontrole onderzoeksonderwerpen aan aan de gemeenteraad ten behoeve van de interim-controle door de accountant;

• 7. adviseert zo nodig aan de raad over het jaarverslag en de programmarekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

• 8. adviseert over het controleprotocol en de onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De auditcommissie stelt hiervoor een vergaderschema vast tijdens het derde kwartaal van het jaar voorafgaand aan het betreffende vergaderjaar inclusief de onderwerpen die daarbij aan de orde moeten komen. De auditcommissie vergadert minimaal vier keer per jaar. Verder vergadert de commissie zo dikwijls als er zaken aan de orde zijn welke binnen haar taakomschrijving vallen en waaromtrent een vergadering, naar het oordeel van tenminste twee leden van de commissie exclusief de voorzitter is gewenst.

• 2. De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats.

• 3. De stukken, adviezen van de commissie en de verslagen van de vergaderingen zijn openbaar tenzij dat in strijd is met de artikelen 5.1 en 5.2 Wet open overheid. De stukken en adviezen behorende bij een vergadering worden minimaal zeven dagen voorafgaand aan de vergadering geplaatst in het raadsinformatiesysteem.

• 4. Met de accountant zullen afspraken worden gemaakt bij welke vergadering hij aanwezig zal zijn (minimaal vier keer per jaar).

• 5. In principe zijn alle vaste gesprekspartners voor alle bijeenkomsten uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs en vaste gesprekspartners.

Artikel 7 Besluitvorming

• 1. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2. De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

• 3. Het staken van de stemmen wordt in het verslag vermeld.

Artikel 8 Geheimhouding

De commissie of de voorzitter van de commissie kan op grond van het gestelde in artikelen 5.1 en 5.2 Wet open overheid over hetgeen besproken is in de commissievergadering geheimhouding opleggen. Hiernaast kan naast de commissie de voorzitter van de commissie of het college omtrent de inhoud van de stukken die worden voorgelegd geheimhouding opleggen.

Artikel 9 Verantwoording

De commissie legt middels haar verslagen verantwoording af aan de raad over haar werkzaamheden.

Artikel 10 Slotbepaling

Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als 'Verordening auditcommissie 2026'. De Verordening auditcommissie 2012 vervalt bij inwerkingtreding van deze verordening.

Ouder-Amstel, 5 maart 2026

De raad voornoemd,

de raadsgriffier,

mevr. L.W.F. (Linda) Örseck-Moolenaar

de Roy van Zuidewijn-Rive

de voorzitter,

mevr. S.C.T. (Susanne) de Roy van Zuidewijn-Rive