Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van de Beleidsregel gegevensverstrekking basisregistratie personen Amstelveen

Zaaknummer: Z25-106024

Burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen;

gelezen het advies van afdeling Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken van 19 januari 2026 ;

gelet op

• Algemene verordening gegevensbescherming (Avg);

• Artikelen 3.2, 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

• Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Amstelveen;

besluiten vast te stellen de:

Beleidsregel gegevensverstrekking basisregistratie personen Amstelveen

Artikel 1 Definities

Deze beleidsregels verstaat onder:

• a. Aangehaakte gegevens: gegevens die door de gemeente worden verwerkt in hetzelfde systeem als de BRP, maar die geen deel uitmaken van de persoonslijst als bedoeld in de wet. Dit zijn afgeleide gegevens, zoals burgerlijke staat, voorletters en aanschrijfnaam, en administratieve gegevens, zoals BAG codes en een signaal dat een gegeven in onderzoek staat;

• b. basisregistratie: de basisregistratie personen als bedoeld in artikel 1.2 van de Wet basisregistratie personen;

• c. derde: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed;

• d. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen;

• e. ingezetene: de ingeschrevene, die zijn adres heeft in Amstelveen, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

• f. orgaan van de gemeente: een onderdeel, afdeling of team van de gemeentelijke organisatie van Amstelveen.

Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

• 1. Met inachtneming van het besluit als bedoeld in artikel 3.2 van de Wet BRP, kunnen gegevens uit de basisregistratie plus aangehaakte gegevens worden verstrekt aan organen van de gemeente Amstelveen, voor zover de organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken.

• 2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen (ad hoc verstrekkingen), door spontane verstrekkingen, selectie en/of via koppelingen met taakspecifieke applicaties.

• 3. Het afdelingshoofd Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken beslist aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft en de wijze van verstrekken.

• 4. Bij een beslissing als bedoeld in lid 3 van dit artikel betrekt het afdelingshoofd Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken zo nodig de Privacy Officer.

• 5. Van taken die zijn beschreven in het autorisatiebesluit van de minister, komt de gegevensset overeen met dat besluit, eventueel aangevuld met aangehaakte gegevens. Dit is beschreven in bijlage 2.

• 6. Het afdelingshoofd of andere verantwoordelijke van een orgaan aan wie gegevens worden verstrekt als bedoeld in lid 3 van dit artikel, houdt het register van verwerkingsactiviteiten overeenkomstig bij.

Artikel 3 Verstrekkingen aan derden

• 1. Over een ingezetene kunnen gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan een derde, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van deze inwoner.

• 2. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 4, kunnen over een ingezetene en over een overledene die op het moment van overlijden een inwoner was van de gemeente Amstelveen was, gegevens uit de basisregistratie worden verstrekt aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente.

• 3. De verstrekking als bedoeld in lid 2 van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde, bij de ingeschrevene niet een verstrekkingsbeperking als bedoeld in artikel 3.21 Wet BRP is opgenomen en de gegevens niet op een minder ingrijpende wijze kunnen worden verkregen.

• 4. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

• 5. Het afdelingshoofd Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken beslist aan de hand van bijlage 1 aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft en de wijze van verstrekken.

Artikel 4 Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën van derden

• 1. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 1 van deze regeling.

• 2. Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 1 van deze regeling.

• 3. Het afdelingshoofd Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken past zo nodig bijlage 1 aan.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dag van haar bekendmaking.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Beleidsregel gegevensverstrekking basisregistratie personen Amstelveen.

• 3. Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Beleidsregel gegevensverstrekking basisregistratie personen Amstelveen 2014 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 3 maart 2026.

De secretaris,

Bert Winthorst

De voorzitter,

Tjapko Poppens

Toelichting op Beleidsregel gegevensverstrekking basisregistratie personen Amstelveen

Algemeen

Overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, zijn verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de persoonsgegevens uit de Basisregistratie personen te gebruiken. Burgers hoeven sinds de invoering van die verplichting ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Deze regeling voorziet in een nadere invulling van de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen aan de gemeentelijke organisatie van Amstelveen.

Deze regeling voorziet daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet de gemeente aan de vereisten zoals gesteld in de Wet BRP.

Op de persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van de Wet BRP is sinds 25 mei 2018 de Algemene verordening gegevensbescherming (avg) van toepassing. De regeling is daarmee in overeenstemming gebracht.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

Organen van de gemeente Amstelveen zijn ook de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie Amstelveen en Aalsmeer, die persoonsgegevens verwerken in de bedrijfsprocessen die ze uitvoeren. Tot die organen worden ook gerekend, organen van een gemeenschappelijke regeling waaraan de gemeente deelneemt en die onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur van Amstelveen overheidstaken uitvoeren.

Persoonsgegevens niet-inwoners uit de landelijke voorziening BPR-V

De minister van BZK verstrekt aan de gemeente gegevens over personen, die niet in de gemeente Amstelveen woonachtig zijn. Welke gegevens voor welke taak mogen worden verstrekt, is op grond van artikel 3.2 Wet BRP beschreven in een autorisatiebesluit voor de gemeente.

Het afdelingshoofd Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken toetst de verzoeken aan dat autorisatiebesluit. Verzoeken worden alleen ingewilligd voor zover ze voldoen.

Persoonsgegevens van inwoners

Het autorisatiebesluit van de minister van BZK wordt ook gebruikt als basis voor verstrekkingen van gegevens van inwoners van de gemeente op grond van artikel 3.8 Wet BRP. Naast de BRP-gegevens zijn ook aangehaakte gegevens noodzakelijk voor de uitvoering, zoals burgerlijke staat, de aanschrijfnaam en een aantekening over lopende zaken van de ingeschrevene. Voor de taken uit het autorisatiebesluit is de matrix in bijlage 2 aangevuld met de aangehaakte gegevens die nodig kunnen zijn.

Andere taken, die de gemeente op grond van lokaal beleid uitvoert, zijn niet opgenomen in deze matrix. Het afdelingshoofd Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken is gemandateerd om over nieuwe verstrekkingen en technische koppelingen voor het uitvoeren van gemeentelijke taken te besluiten namens het college. Hierbij worden alle bepalingen van de wet BRP en avg in acht genomen.

Uit praktische overwegingen is de bevoegdheid om gegevens uit de BRP te verstrekken aan de organisatieonderdelen toegewezen aan het afdelingshoofd Burgerzaken, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken. Dit biedt de mogelijkheid om op flexibele wijze te kunnen inspelen op de voortdurende wijzigende vraag om gegevens uit de organisatie. Deze verstrekkingen zijn niet meer als bijlage bij deze regeling opgenomen, maar te vinden in het register van verwerkingen van de gemeente.

Gegevens van personen die verstrekkingsbeperking hebben verzocht

Indien persoonsgegevens gebruikt worden voor een enquête door of namens de gemeente, worden gegevens van personen die om verstrekkingsbeperking/geheimhouding hebben gevraagd niet verstrekt.

AVG register van verwerkingen

In het register wordt weergegeven welke persoonsgegevens een organisatieonderdeel verwerkt. Dit bevat ook het inzien of verkrijgen van gegevens uit de BRP en van aangehaakte gegevens.

In het register is onder andere de grondslag voor de verstrekking vermeld en op welke wijze de verstrekking plaatsvindt. Het afdelingshoofd of andere verantwoordelijke van een organisatieonderdeel en de Privacy Officer hebben hierbij een verantwoordelijkheid.

BRP API

In de toekomst zal gebruik worden gemaakt van zogenaamde BRP API (Application Programming Interface). De BRP API is een product van het project Haal Centraal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkszaken (BZK). Met API’s kunnen personen uit de BRP worden opgezocht en geraadpleegd. Ook kunnen gebruikers met API’s gerichte informatievragen stellen over personen, bijvoorbeeld over gezag en de historische bewoning op een adres.

Artikel 3 Gegevensverstrekking aan derden

De gemeente verstrekt geen gegevens aan derden uit de landelijke voorziening BRP-V, dus van personen die in een andere gemeente of in het buitenland wonen.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast het geven van gegevens aan derden die belangrijk werk doen met een maatschappelijk belang, mag de gemeente ook gegevens geven aan een derde als die vooraf schriftelijke toestemming heeft van de persoon over wie de gegevens gaan.

Verzoek van een derde om gegevens van een persoon met verstrekkingsbeperking

Als er een verzoek wordt gedaan waarbij een belangafweging moet worden gedaan, weegt de gemeente het belang van het verstrekken van de gegevens af tegen het belang van de burger. Het verstrekken mag de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig schaden. De gemeente verzoekt de burger aan te geven wat de reden is van het hebben van verstrekkingsbeperking(beperkte geheimhouding). Indien de burger geen zienswijze indient binnen de gestelde termijn, worden de gegevens verstrekt. Als na afweging wordt besloten om tot verstrekking over te gaan, wordt de burger hiervan direct schriftelijk op de hoogte gesteld. In het besluit wordt een termijn opgenomen waarbinnen niet wordt verstrekt (artikel 3.21 lid 3 Wet BRP).

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang

De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de wet BRP, zoals de belastingdienst en de politie. Maar er kunnen lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Amstelveen. Die gegevens mogen worden verstrekt aan de categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren, genoemd in bijlage 1.

Beperkte set aan gegevens

Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de wet kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 4 Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën derden

Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden slechts aangewezen de werkzaamheden die samenhangen met een taak van de gemeente Amstelveen. Er volgt een afweging of de verstrekking gerechtvaardigd is, op grond van de algemene verordening gegevensbescherming (avg).

Verstrekking op grond van internationale regeling

Soms kunnen de gevraagde gegevens al, buiten de BRP om, op grond van een andere internationale regeling worden verstrekt en is verstrekking uit de BRP niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk ook uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen. Dit betreft uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook verstrekking van gegevens in verband met alimentatieverplichtingen of aan verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlandse ingezetenen.

In een aantal gevallen is het verzoek dat de ambtenaar van de BRP ontvangt dan ook gericht aan het verkeerde ‘loket’. De ambtenaar kan dan doorverwijzen of het verzoek doorsturen naar een andere overheidsinstelling, oftewel een ander ‘loket’. Denk hierbij aan de verzoeken die gericht moeten worden aan de Internationale Rechtshulp Centra (IRC). Ook verzoeken op het gebied van internationale alimentatieverplichtingen moeten niet bij de gemeente, maar bij het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO) worden ingediend.

Het komt soms voor dat er in een verzoek van een ambassade of een consulaat verwezen wordt naar het Verdrag van Wenen inzake consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de BRP. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene.

Uit praktische overwegingen is de bevoegdheid om bijlage 1 aan te passen toegewezen aan het afdelingshoofd Burgerzaken , Facilitaire Zaken en Juridische Zaken van de gemeente Amstelveen. Dit biedt de mogelijkheid om op flexibele wijze te kunnen inspelen op de voortdurende wijzigende vraag om gegevens uit de maatschappij.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

De Beleidsregel gegevensverstrekking basisregistratie personen Amstelveen, treedt in werking op de dag na de dag van haar bekendmaking. De vorige beleidsregel verwees nog naar de Wet bescherming persoonsgegevens, die vervallen is per 25 mei 2018. Juridisch inhoudelijk hebben de wijzigingen geen gevolgen voor het verstrekken van gegevens over de periode vanaf de datum waarop de avg in werking trad.

Bijlage 1 bij artikel 4 Derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente aan wie verstrekt kan worden

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om geheimhouding.

Werkzaamheden	Voorbeelden van categorieën van derden
Bevorderen van culturele en maatschappelijke activiteiten	Bibliotheken
De uitvoering van taken met betrekking tot onderbewindstelling, ondercuratelestelling of zaakwaarneming	Bewindvoerder, instelling of organisatie t.b.v. onderbewindstelling, ondercuratelestelling of zaakwaarneming
Bijhouden begraafplaatsadministratie en uitvoering Wet op de Lijkbezorging	Crematoria en begraafplaatsen
Verstrekken van informatie en het geven van voorlichting aan nabestaanden van oorlogsslachtoffers en vervolgingsslachtoffers	Instelling of organisatie t.b.v. nabestaanden van oorlogsslachtoffers en vervolgingsslachtoffers, zoals stichting 40-45
Huisvesting, woonruimteverdeling en bestrijding van woonfraude	Woningcorporaties, Stichting Het Vierde Huis, DUWO
Maatschappelijke zorg, (Jeugd)welzijn, ouderenzorg, (geestelijke) gezondheidszorg, gehandicaptenzorg, sport en cultuur. Alleen voor niet-commerciële doeleinden.	Instelling of organisatie t.b.v. maatschappelijke zorg, maatschappelijke dienstverlening, (geestelijke) gezondheidszorg, verenigingen en filantropische doelen.
Patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en innen van rekeningen i.v.m. de verleende zorg	Ziekenhuizen
Aangifte doen van overlijden in het buitenland	Uitvaartverzorgers binnen en buiten de Europese Unie

Bijlage 2 bij artikel 2 Matrix gegevens BRP en aangehaakte gegevens