Nadere regel subsidie presentatieruimte beeldende kunst en ontwerp Berlijnplein gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• gelet op artikel 156 Gemeentewet;

• gelet op artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht;

Gezien:

• de Sectoranalyse Musea en Beeldende Kunst in Utrecht van 20 februari 2018

• de Cultuurvisie 2030 van 3 oktober 2019;

• het Ontwikkelplan Berlijnplein van 20 mei 2021;

• de Cultuurnota 2025-2028 van 21 september 2023;

Overwegende dat:

• er in Utrecht relatief weinig plek is voor beginnende en midcareer beeldende kunstenaars en ontwerpers om hun werk te presenteren;

• het toevoegen van een breed georiënteerde middelgrote presentatiezaal voor beeldende kunst en ontwerp is een lang gekoesterde wens binnen de beeldende kunst- en ontwerpsector omdat het een ontbrekende schakel betreft binnen de keten aan beeldende kunst- en ontwerpinstellingen;

• met het oog op deze invulling op Berlijnplein hiervoor een ruimte is ontworpen;

• een eerdere poging om deze ambitie te realiseren door middel van een bottom-up proces heeft niet geleid tot een passende invulling;

• het belangrijk is tijdig een nieuwe invulling te selecteren, zodat na de opening van de nieuwbouw op Berlijnplein direct een levendig programma kan starten;

• we in co-creatie met de pleingenoten op het Berlijnplein werken aan de ontwikkeling van een samenhangend programma-aanbod;

Besluiten vast te stellen de volgende Nadere regel subsidie presentatieruimte beeldende kunst en ontwerp Berlijnplein gemeente Utrecht.

Artikel 1 Definities

Deze nadere regel verstaat onder:

• a. Aanloopperiode: de periode lopende vanaf het moment dat de subsidie aanvangt middels een subsidiebeschikking tot de datum waarop de huurovereenkomst aanvangt voor de ruimte die gehuurd wordt binnen de nieuwbouw op het Berlijnplein;

• b. ASV: de Algemene subsidieverordening gemeente Utrecht;

• c. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• d. Berlijnplein: Cultuurcluster Berlijnplein;

• e. Burgemeester en wethouders: burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• f. Hedendaags Kunstoverleg Utrecht: de koepel van samenwerkende instellingen op het gebied van beeldende kunst en ontwerp in Utrecht;

• g. Kostprijsdekkende huur: de huurprijs die de gemeente rekent aan beleidsondersteunende organisaties;

• h. Samenwerkingsverband: een geen rechtspersoonlijkheid bezittend verband, bestaande uit ten minste twee deelnemers, dat is opgericht ten behoeve van uitvoering van activiteiten;

• i. Penvoerder: de door het samenwerkingsverband aangewezen rechtspersoon of natuurlijke persoon met een onderneming die in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is ingeschreven die als gemachtigde van het samenwerkingsverband optreedt;

• j. SWOT-analyse: is een opsomming van externe kansen en bedreigingen voor een organisatie en interne sterktes en zwaktes van de organisatie;

• k. Pleingenoten: de diverse culturele instellingen en makers die betrokken zijn bij de ontwikkeling van cultuurcluster Berlijnplein;

Artikel 2 Doel

Deze nadere regel draagt bij aan het doel om een presentatieruimte voor beeldende kunst en ontwerp van ca 450 m2 op het Berlijnplein te realiseren waarin een programma wordt ontwikkeld:

• a. waar publiek naar toe gaat voor een breed georiënteerd, actueel en vooruitstrevend aanbod op het vlak van hedendaagse beeldende kunst en design in de vorm van gedurfde tentoonstellingen en crossdisciplinaire events.

• b. waar kunstenaars van verschillende beeldende en/of ontwerpdisciplines met een (zich ontwikkelende) professionele beroepspraktijk ruimte krijgen om zich te presenteren, zowel solo als in groepsverband;

• c. dat een rol vervult op het spectrum tussen kunstenaarsinitiatieven en museale presentaties in Utrecht;

• d. waarmee wordt bijgedragen aan de verdere professionalisering en zichtbaarheid van beeldende kunstenaars en ontwerpers;

• e. dat een duidelijke eigen artistieke visie laat zien, waarbinnen makers de ruimte krijgen;

• f. dat zich richt op Utrechtse makers en zich ook verhoudt tot de (inter)nationale beeldende kunst en ontwerpcontext;

• g. dat zich vanuit de artistieke visie verhoudt tot de samenleving in de breedte, en meer specifiek in Utrecht en Leidsche Rijn;

• h. dat zich verhoudt tot de plannen voor de culturele voorziening Berlijnplein, als opgenomen in het ontwikkelplan Berlijnplein en passend is bij de geboden ruimte op het Berlijnplein;

• i. dat bijdraagt aan de versterking en diversiteit van het aanbod van beeldende kunst en ontwerp in Utrecht.

Artikel 3 Eisen aan de subsidieaanvrager

De subsidie kan worden aangevraagd door:

• a. Een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;

• b. Een natuurlijke persoon met een onderneming die in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is ingeschreven;

• c. Een samenwerkingsverband, waarbij de penvoerder eindverantwoordelijk is voor de goede uitvoer en verantwoording van de gesubsidieerde activiteiten.

Artikel 4 Vaststellen subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

• 1. De volgende activiteiten komen voor subsidie in aanmerking:

  • a. Programma-activiteiten passend binnen de doelstellingen als omschreven in artikel 2;

  • b. Activiteiten die nodig zijn om te komen tot de onder onderdeel a genoemde activiteiten, waaronder inbegrepen activiteiten op het gebied van organisatieontwikkeling, administratie, kennisuitwisseling, fondsenwerving, promotie, deelname aan bijvoorbeeld netwerken, congressen, beurzen en trainingen, cultuureducatie en communityvorming.

  • c. Activiteiten die worden uitgevoerd gedurende de Subsidieperiode.

• 2. Burgemeester en wethouders verlenen geen subsidie voor de volgende kosten:

  • a. kosten van activiteiten die gestart zijn voordat burgemeester en wethouders een besluit hebben genomen op de subsidieaanvraag;

  • b. kosten van activiteiten waarvoor al subsidie is verleend door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

  • c. kosten van commerciële activiteiten of producten, zijnde goederen of diensten die worden aangeboden op een markt tegen betaling van een bepaalde prijs/vergoeding;

  • d. kosten van programma’s met activiteiten hoofdzakelijk gericht op de amateurkunst, amateurkunsteducatie of cultuureducatie;

  • e. kosten van programma’s waarbij één of meer dieren worden gebruikt bij de uitvoering van één of meer activiteiten, met name bij een voorstelling of project.

Artikel 6 Eisen aan de aanvraag

• 1. De aanvraag van de subsidie wordt ingediend met e-Herkenning via Subsidiehulp | gemeente Utrecht.

• 2. Een rechtspersoon, een natuurlijke persoon met een onderneming die in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is ingeschreven of een penvoerder dient de aanvraag in met e-Herkenning.

• 3. De activiteiten die de subsidieaanvrager op het Berlijnplein wenst uit te voeren zijn passend bij de functies die zijn toegestaan binnen het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan) voor deze locatie.

• 4. De aanvraag vindt in drie fasen plaatsen.

• 5. Bij de eerste fase van de aanvraag worden de volgende documenten aangeleverd:

  • a. een artistieke visie van maximaal 3000 woorden waarin de subsidieaanvrager in elk geval antwoord geeft op de volgende vragen:

    • i. Wat zijn op hoofdlijnen de activiteiten die subsidieaanvrager in de presentatieruimte wil gaan organiseren;

    • ii. Wat is de artistiek-inhoudelijke visie van de aanvrager op basis waarvan de activiteiten onder i worden georganiseerd;

    • iii. Welke kunstenaars en ontwerpers en welk publiek wil de aanvrager bereiken met de activiteiten onder i en de visie onder ii;

    • iv. Wat is het belang van de visie en/of de activiteiten van de aanvrager binnen het bredere culturele en beeldende kunsten- en ontwerpveld, en wat ziet de aanvrager als het maatschappelijke belang van haar visie en/of haar activiteiten;

    • v. Hoe zijn de beoogde activiteiten van de aanvrager van meerwaarde voor het Utrechtse beeldende kunstenveld en voor de specifieke locatie (Leidsche Rijn en Berlijnplein);

    • vi. Welke kennis en kunde brengt de aanvrager mee op het zakelijke vlak, waaronder ervaring met het opzetten en/of managen van een organisatie en/of programma.

  • b. Optioneel mag de subsidieaanvrager maximaal 6 pagina’s aan CV’s van sleutelpersonen en/of organisatiebeschrijvingen toevoegen;

  • c. Optioneel mag de subsidieaanvrager een bijlage met beeldmateriaal van maximaal 6 pagina’s toevoegen, waaronder maximaal 2 links naar eventuele video’s.

  • d. Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:

    • i. Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;

    • ii. Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;

    • iii. De statuten of akte van oprichting, als de aanvrager een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is;

    • iv. Indien aanwezig het jaarverslag en de jaarrekening 2024.

  • e. Als de subsidie door een penvoerder wordt aangevraagd namens een samenwerkingsverband: een machtiging aan de penvoerder door alle aanvragers.

• 6. Bij de tweede fase worden de volgende documenten aangeleverd:

  • a. Een projectplan van maximaal 20 pagina’s met daarin in elk geval:

    • i. Een nadere uitwerking van de artistieke visie van de subsidieaanvrager, met daarin aandacht voor hoe deze visie zich verhoudt tot actuele ontwikkelingen, vraagstukken en praktijken binnen de samenleving als geheel en binnen de beeldende kunst- en ontwerpcontext in het bijzonder;

    • ii. Een conceptjaarprogramma met eventuele programmalijnen, met daarbij ook een nadere omschrijving van welke (soorten) kunstenaars, ontwerpers en/of partners de subsidieaanvragers daarbij wil betrekken;

    • iii. Een beschrijving van de positionering ten opzichte van andere spelers binnen het beeldende kunst en ontwerpveld, zowel nationaal als lokaal met daarbij een reflectie op de toegevoegde waarde van de plannen van de subsidieaanvrager;

    • iv. Een nadere omschrijving van de beoogde publieksgroepen en het publieksbereik van het programma dat de subsidieaanvrager wil gaan ontwikkelen, zowel kwantitatief als kwalitatief, als ook een visie op hoe deze een divers en inclusief publiek denkt te bereiken;

    • v. Meer informatie over hoe de plannen van subsidieaanvrager aansluiten bij het Ontwikkelplan Berlijnplein.

  • b. Een globaal ondernemingsplan van maximaal 20 pagina’s met daarin in elk geval:

    • i. een globale organisatieomschrijving, inclusief een beeld van hoe de subsidieaanvrager de artistieke en zakelijke leiding vorm wil geven en andere beoogde personele inzet die passend is voor de realisatie van de plannen in het projectplan onder sub a;

    • ii. een SWOT-analyse;

    • iii. een globale, sluitende meerjarenbegroting voor de gehele subsidieperiode, waarin in elk geval inzicht wordt verschaft in activiteitenlasten en beheerlasten en in de geprojecteerde samenstelling van baten die worden voorzien;

    • iv. nadere informatie over hoeveel ruimte de subsidieaanvrager in de permanente situatie wenst te huren en/of hoe deze de deelgebruik van de ruimte voor zich ziet, indien dit van toepassing is.

  • c. Optioneel mag de subsidieaanvrager een bijlage met beeldmateriaal van maximaal 6 pagina’s toevoegen, waaronder maximaal 2 links naar eventuele video’s.

• 7. Bij fase 3 worden de volgende documenten aangeleverd:

  • a. Een meerjarenbeleidsplan van maximaal 25 pagina’s met daarin in elk geval:

    • i. een artistiek-inhoudelijk plan met meerjarenvisie voor de gehele subsidieperiode en doelstellingen, met aandacht voor de plaats van de organisatie binnen het Utrechtse beeldende kunst- en ontwerpveld, de in de Cultuurnota 2025-2028 omschreven pijlers en uitgangspunten en de in het Ontwikkelplan Berlijnplein en de daarbij behorende bijlagen omschreven uitgangspunten en ambities;

    • ii. voor het eerste jaar van de subsidieperiode waarbinnen activiteiten plaats vinden een uitgewerkt jaarplan, waarin specifieke activiteiten en programma’s zijn uitgewerkt, met daarin ook aandacht voor welke makers- en publieksgroepen door deze programmaonderdelen worden bereikt en een toelichting op hoe deze programmaonderdelen aansluiten bij actuele ontwikkelingen, praktijken en/of vraagstukken die spelen binnen de samenleving, binnen de cultuursector en/of binnen de beeldende kunst- en ontwerpsector;

  • b. Een sluitende meerjarenbegroting en -dekkingsplan voor de gehele subsidieperiode, inclusief bijbehorende toelichting op de begroting met aandacht voor eventuele investeringskosten en liquiditeit;

  • c. Een uitgebreide omschrijving van de bedrijfsvoering van maximaal 25 pagina’s die aansluit op de doelstellingen en activiteiten onder lid a sub i en ii, met daarin in elk geval:

    • i. Een organogram en toelichting bij de organisatiestructuur;

    • ii. Nadere informatie over de personele omvang en honoreringsrichtlijnen;

    • iii. Een risicoanalyse met aandacht voor risico’s binnen de bedrijfsvoering, de potentiële impact van deze risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen;

    • iv. Een overzicht van beoogde samenwerkingspartners met intentieovereenkomsten van deze partners;

    • v. Een omschrijving van hoe de subsidieaanvrager uitvoering denkt te geven aan de drie codes (code cultural governance, code diversiteit en inclusie en de fair practice code) en aan een duurzaamheidsbeleid, conform de in hoofdstuk 4 van de Cultuurnota 2025-2028 genoemde richtlijnen en criteria.

    • vi. Optioneel mag de subsidieaanvrager een bijlage met beeldmateriaal van maximaal 6 pagina’s toevoegen, waaronder maximaal 2 links naar eventuele video’s.

• 8. De maximale lengte van documenten die in dit artikel worden benoemd is het aantal pagina’s op A4-formaat, inclusief eventueel voorblad, inhoudsopgave en achterblad. De maximale lengte van de toelichting op de begroting bedraagt 5 pagina’s op A4-formaat. De minimale regelafstand voor alle documenten is 1,2. De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype. Wanneer een aangeleverd document het maximumaantal pagina’s overschrijdt, zullen de boventallige pagina’s niet aan de adviescommissie ter beschikking worden gesteld.

• 9. In de optionele bijlagen met beeldmateriaal wordt geen inhoudelijk aanvullende informatie gegeven; het beeldmateriaal is puur bedoeld ter ondersteuning van de aanvraag.

Artikel 7 Indieningstermijn aanvraag

• 1. De aanvraag voor de eerste fase voor deze subsidie moet voor 1 mei 2026 om 12 uur ‘s middags zijn ingediend.

• 2. De aanvraag voor de tweede fase voor deze subsidie moet voor 28 augustus 2026 om 12 uur ’s middags zijn ingediend.

• 3. De aanvraag voor de derde fase voor deze subsidie moet voor 4 december 2026 om 12 uur ’s middags zijn ingediend.

Artikel 8 Maximale subsidie

• 1. De aan te vragen subsidie bedraagt maximaal € 175.000 per jaar (prijspeil 1-1-2027) gedurende de aanloopperiode tot aan de datum van ingang van de huurovereenkomst voor de nieuwbouw op het Berlijnplein.

• 2. Vanaf de datum van ingang van de huurovereenkomst voor de nieuwbouw op het Berlijnplein wordt de subsidie verhoogd naar maximaal € 200.000 per jaar (prijspeil 1-1-2027).

• 3. De subsidie start vanaf de toekenning van de subsidie door middel van een beschikkingsbrief en loopt voor een periode van maximaal 6 jaar tot en met uiterlijk 31 december 2032.

• 4. Gemeente Utrecht stelt tegen de zogenaamde Kostprijsdekkende huur een tijdelijke expositieruimte gelegen nabij de te ontwikkelen nieuwbouw beschikbaar voor de periode van de Aanloopperiode. Wanneer de subsidieaanvrager geen gebruik kan of wenst te maken van deze tijdelijke expositieruimte, zal de subsidie gedurende de aanloopperiode, zoals opschreven in lid 1, met 35% worden verlaagd.

• 5. Wanneer de subsidieaanvrager niet het gehele beschikbare oppervlakte wenst te huren binnen de nieuwbouw zal het maximale subsidiebedrag als volgt worden verlaagd:

  • a. Bij huur van minimaal 80% van het totale oppervlakte van de presentatieruimte bedraagt de aan te vragen subsidie maximaal € 170.000 per jaar (prijspeil 1-1-2027).

  • b. Bij huur van minimaal 65% van het totale oppervlakte van de presentatieruimte bedraagt de aan te vragen subsidie maximaal € 140.000 per jaar (prijspeil 1-1-2027).

• 6. Er wordt maximaal aan één aanvrager subsidie verstrekt.

• 7. De bovenstaande bedragen zijn indicatief. Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks het daadwerkelijke subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

• 8. Wanneer het Berlijnplein niet gebouwd wordt, dan wel de aanvang van de bouw wordt uitgesteld tot na 2032, komen de subsidies uit lid 1 en lid 2 te vervallen. In de gevallen zoals hiervoor genoemd zal de subsidie uit lid 1 worden ingetrokken en nog minstens 12 maanden worden doorbetaald om een zorgvuldige afhandeling te bewerkstelligen.

• 9. Wanneer de subsidieaanvrager stopt met de (voorbereidende) activiteiten zoals in de aanvraag omschreven, dan wel wanneer de gemeente vaststelt dat de activiteiten niet (meer) voldoende conform de ingediende aanvraag worden uitgevoerd dan wel dat de activiteiten niet of niet (langer) bijdragen aan de onder artikel 2 omschreven doelstellingen, kan Burgemeester en wethouders besluiten de subsidie voortijdig te beëindigen per 31-12-2029 of per 31-12-2031.

• 10. De subsidie wordt verleend onder de opschortende voorwaarde van een begrotingsvoorbehoud. Wanneer de gemeenteraad besluit om geen geld (meer) beschikbaar te stellen voor subsidie middels deze nadere regel in de gemeentebegroting, dan wordt de subsidierelatie beëindigd.

• 11. Wanneer de aanvrager meer aanvraagt dan de maximale subsidiebedragen onder lid 1 en lid 2, zal zijn subsidieaanvraag worden geweigerd.

Artikel 9 Verdeling subsidie

• 1. In afwijking van artikel 4, eerste lid, tweede volzin, van de ASV verleent burgemeester en wethouders de subsidie aan de aanvraag die in de derde fase van deze subsidieaanvraag met het hoogste aantal punten wordt gewaardeerd op basis van de in lid 3 genoemde criteria.

• 2. Ter beoordeling van de aanvragen wordt op grond van dit artikel een adviescommissie ingesteld door burgemeester en wethouders. De adviescommissie adviseert burgemeester en wethouders over de inhoudelijke beoordeling van aanvragen op basis van de criteria zoals opgenomen in deze nadere regel.

• 3. Aan de volledig en tijdig ontvangen aanvragen worden door de adviescommissie per fase telkens opnieuw punten toegekend aan de hand van de onderstaande criteria op basis van de in de betreffende fase aangeleverde documenten. De commissie mag documenten uit de vorige fase(n) betrekken bij de beoordeling om vast te stellen of de plannen voldoende samenhangend zijn.

  • a. Artistiek-inhoudelijke kwaliteit

    • i. De adviescommissie beoordeelt in hoeverre de aanvrager een onderscheidende, samenhangende artistieke visie formuleert en de manier waarop deze visie is vertaald in de voorgenomen activiteiten en werkwijze gedurende de subsidieperiode. De commissie kijkt daarbij naar welke keuzes de aanvrager maakt en waarom, en in hoeverre deze keuzes leiden tot artistieke kwaliteit, waarbij we voor kwaliteit de definitie hanteren zoals omschreven in de Cultuurvisie 2030. In de derde fase betrekt de commissie in haar oordeel tevens de vraag in hoeverre de artistieke visie aansluit bij de pijlers omschreven in de Cultuurnota 2025-2028 en bij de ambities en uitgangspunten voor het Berlijnplein, zoals geformuleerd in het Ontwikkelplan Berlijnplein en haar bijlagen (50%).

    • ii. De adviescommissie beoordeelt of en in hoeverre de artistieke visie van de aanvrager alsmede de concrete vertaling daarvan in programma-activiteiten, aansluiten bij actuele ontwikkelingen, vraagstukken en praktijken die relevant zijn binnen de lokale en (intern)nationale beeldende kunst- en ontwerpcontext (25%).

    • iii. De adviescommissie beoordeelt of de aanvraag leidt tot een aantrekkelijk, voldoende, actueel en crossdisciplinair programma-aanbod dat ruimte biedt aan verschillende beeldende kunst en/of ontwerpdisciplines (25%).

  • b. Bereik en betekenis voor de stad:

    • i. De adviescommissie beoordeelt of en in hoeverre de activiteiten van de aanvrager van betekenis zijn voor het (maak)klimaat binnen de beeldende kunst- en ontwerpsector in Utrecht. De aanvrager hoeft niet elke maker in Utrecht te bereiken. Belangrijker is de impact die de aanvrager maakt op de doelgroepen die de aanvrager zelf heeft gespecificeerd. Bij de beoordeling daarvan kijkt de adviescommissie naar de vraag of (de keuzes voor) deze doelgroepen helder en duidelijk zijn, en passend zijn bij de artistieke visie. Ook kijkt de commissie of de plannen ruimte bieden voor professionalisering van de maker binnen deze doelgroepen, of de plannen zich in voldoende mate richten op Utrechtse beeldende kunstenaars en ontwerpers en of de doelgroepen voldoende breed zijn, waarmee wordt bedoeld dat er binnen de plannen ruimte is voor een veelheid aan beeldende en/of ontwerpdisciplines. Tot slot kijkt de adviescommissie of en in hoeverre de plannen van de aanvrager leiden tot een programma dat een diverse en inclusieve groep makers aan zich weet te binden (50%).

    • ii. De adviescommissie beoordeelt of en in hoeverre de activiteiten van de aanvrager van betekenis zijn voor bewoners en bezoekers uit Utrecht en daarbuiten. De aanvrager hoeft niet elke mogelijke bezoeker uit de wijk, stad of daarbuiten te bereiken. Belangrijker is de impact die de aanvrager maakt op de doelgroepen die de aanvrager zelf heeft gespecificeerd. Bij de beoordeling kijkt de commissie naar de vraag of deze doelgroepen helder en logisch zijn geformuleerd, in hoeverre deze aansluiten bij de demografische kenmerken (zoals leeftijd, gender, opleidingsniveau, culturele herkomst, inkomen e.d.) van Nederland, Utrecht, en Leidsche Rijn. De commissie beoordeelt ook of de plannen van de aanvrager leiden tot een programma waarvan aangenomen kan worden dat het een divers en inclusief publiek weet te bereiken (35%).

    • iii. Beoordeeld wordt of en in hoeverre de activiteit van de aanvrager aansluit op bredere maatschappelijke vraagstukken, waarbij we in het bijzonder ook kijken naar het overkoepelende thema voor Berlijnplein: ‘De toekomst van de stad’ (15%).

  • c. Plaats en betekenis binnen het ecosysteem van beeldende kunst en ontwerp:

    • i. We beoordelen of en in hoeverre de plannen van de aanvrager bijdragen aan de versterking en diversiteit van het aanbod van beeldende kunst en ontwerp in Utrecht (40%)

    • ii. We beoordelen of de plannen van de aanvrager kwalitatief en kwantitatief aansluiten bij de ambitie om te komen tot een breed georiënteerd middenpodium voor beeldende kunst- en ontwerppresentaties in de keten tussen kunstenaarsinitiatieven en museale presentaties, waarbij ‘breed georiënteerd’ in elk geval inhoud dat er in de plannen ruimte is voor meerdere beeldende kunst- of ontwerpdisciplines en voor een diversiteit aan makers(groepen). (40%)

    • iii. We beoordelen of en in hoeverre de plannen van de aanvrager zich onderscheiden van andere pleingenoten op het Berlijnplein en tevens of en in hoeverre de plannen de kansen realiseert die cultuurcluster Berlijnplein biedt om discipline- en/of domeinoverstijgende samenwerkingen en experimenten aan te gaan (20%).

  • d. Uitvoerbaarheid:

    • i. In de eerste fase beoordeelt de adviescommissie dit criterium op basis van de aangeleverde CV’s en op de door de aanvrager overlegde informatie over ervaring. (100%)

    • ii. In fase 2 en 3 beoordeelt de adviescommissie of de plannen van de aanvrager een realistische samenhang laten zien tussen en bedrijfsvoering en het soort en aantal activiteiten dat wordt omschreven. Daarbij kijkt de commissie niet alleen naar de omvang en het realisme van de begroting, maar ook naar, onder meer, een evenwichtige financieringsmix, de verhouding tussen activiteitenlasten en beheerlasten, eventuele investeringskosten, de voorgestelde personele inzet. In fase 3 weegt de commissie tevens de liquiditeit van de begroting mee (40%).

    • iii. In fase 2 en 3 kijkt de adviescommissie naar de organisatorische en zakelijke plannen, inclusief de begroting, als samenhangend geheel in de volle breedte en beoordeelt daarbij onder meer de omgang met risico’s en onzekerheden in de bedrijfsvoering en de efficiëntie en effectiviteit van de organisatiestructuur. Hierbij wordt uitdrukkelijk rekening gehouden met de vraag of de begroting en de organisatorische en zakelijke plannen passend zijn bij de fase waarin de organisatie zich bevindt en of deze voldoende vertrouwen geven dat de organisatie een professionele, duurzame culturele instelling is of kan worden, passend bij de beoogde doelstelling om een middelgrote instelling op deze plek te realiseren. (35%).

    • iv. In fase 2 en 3 beoordeelt de adviescommissie of de organisatorische en zakelijke plannen, inclusief de begroting, in algemene zin voldoende aansluiten bij de Code Cultural Governance, de Fair Practice Code en de Code Diversiteit en Inclusie (wat betreft deze laatste uitsluitend op de punten partners en personeel). In fase 3 worden aanvullend de omschrijvingen beoordeeld van hoe de aanvrager uitvoering denkt te geven aan de drie codes, alsmede de informatie die de aanvrager geeft over duurzaamheidsbeleid (25%).

• 4. Een verificatiegesprek met de adviescommissie maakt onderdeel uit van de tweede en derde fase van deze subsidieaanvraag. Informatie uit die gesprekken wordt meegewogen in de beoordeling.

• 5. De bovengenoemde criteria worden als volgt gewogen:

  • a. In fase 1:

    • i. Artistiek-inhoudelijke kwaliteit: 30 punten

    • ii. Bereik en betekenis voor de stad: 30 punten

    • iii. Plaats en betekenis binnen het ecosysteem: 30 punten

    • iv. Uitvoerbaarheid: 10 punten

  • b. In fase 2:

    • i. Artistiek-inhoudelijke kwaliteit: 25 punten

    • ii. Bereik en betekenis voor de stad 25 punten

    • iii. Plaats en betekenis binnen het ecosysteem: 25 punten

    • iv. Uitvoerbaarheid: 25 punten

  • c. In fase 3:

    • i. Artistiek-inhoudelijke kwaliteit: 20 punten

    • ii. Bereik en betekenis voor de stad: 20 punten

    • iii. Plaats en betekenis binnen het ecosysteem: 20 punten

    • iv. Uitvoerbaarheid: 40 punten

• 6. Voor het toekennen van een score aan de bovengenoemde criteria en de bijbehorende punten wordt de volgende puntenschaal gehanteerd:

Score	Omschrijving	Percentage van maximale score
Uitstekend	De beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is volledig. Er zijn geen ontbrekende elementen.   De beschrijving/aanpak is specifiek, concreet en sluit uitstekend aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium. Er zijn hierin geen onduidelijkheden geconstateerd en de beschrijving/aanpak draagt naar oordeel van de adviescommissie zonder twijfel bij aan de realisatie van de doelstellingen opgenomen in artikel 2.    De beschrijving/aanpak is op alle aspecten realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	100%
goed	De beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is bijna volledig bevonden.   De beschrijving/aanpak is op de meeste aspecten concreet en specifiek beschreven. Uw beschrijving/aanpak is over het algemeen duidelijk en zij sluit op de meeste aspecten aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium en draagt naar oordeel van de adviescommissie in ruime mate bij aan de realisatie van de relevante doelstellingen opgenomen in artikel 2.   De beschrijving/aanpak is op de meeste aspecten realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	75%
Voldoende	De beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is voldoende uitgewerkt, maar niet volledig bevonden.   De beschrijving/aanpak is voldoende specifiek en/of duidelijk beschreven. Er zijn meerdere aspecten die meer specifiek of duidelijk beschreven hadden mogen zijn. Uw uitwerking sluit voldoende aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium en draagt naar oordeel van de adviescommissie voldoende bij aan de realisatie van de relevante doelstellingen opgenomen in artikel 2.    De beschrijving/aanpak is op enkele aspecten realistisch en voor de Gemeente voldoende toepasbaar en/of effectief bevonden.	50%
onvoldoende	De beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is onvoldoende uitgewerkt en niet volledig bevonden.   De beschrijving/aanpak is onvoldoende duidelijk en specifiek beschreven en sluit onvoldoende aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium en draagt naar oordeel van de adviescommissie onvoldoende bij aan de realisatie van de relevante doelstellingen opgenomen in artikel 2.   De beschrijving/aanpak is grotendeels niet realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	25%
slecht	Geeft geen invulling aan het gunningcriterium of de beschrijving/aanpak ontbreekt.	0%

• 7. De aanvraag wordt afgewezen wanneer de aanvrager niet meer dan 50 punten scoort op basis van de aanvraag.

• 8. Op basis van de bovenstaande criteria en puntentelling adviseert de adviescommissie aan burgemeester en wethouders om maximaal 5 partijen (de partijen met de hoogste puntenscore) door te laten gaan naar de tweede fase van deze subsidieaanvraag. Deze partijen ontvangen elk voor het nader uitwerken van deze plannen een vergoeding van € 2.500.

• 9. Op basis van de bovenstaande criteria en puntentelling adviseert de adviescommissie aan burgermeester en wethouders om maximaal 3 partijen (de partijen met de hoogste puntenscore) door te laten gaan naar de derde fase van deze subsidieaanvraag. Deze partijen ontvangen elk voor het nader uitwerken van hun plannen een vergoeding van € 4.000.

Artikel 10 Beslistermijn

Burgemeester en wethouders beslissen bij alle fasen binnen 13 weken over de aanvraag.

Artikel 11 Verplichtingen

In aanvulling op de verplichtingen uit hoofdstuk 4 van de ASV gelden de volgende verplichtingen:

• 1. De subsidieontvanger gaat direct na oplevering van de nieuwbouw op het Berlijnplein voor eigen rekening en risico voor minimaal 65% van de oppervlakte van de presentatieruimte van ca 450 m2 een huurovereenkomst aan voor mimimaal de gehele resterende subsidieperiode. De huurprijs voor de gehele ruimte bedraagt indicatief ca. € 43.000 per jaar exclusief servicekosten en BTW (prijspeil 1-1-2027).

• 2. De subsidieontvanger neemt actief deel aan de ontwikkeling in co-creatie van Berlijnplein, in samenwerking met gemeente, pleingenoten en het ontwikkelconsortium dat de gebouwen aan het ontwerpen is en gaat bouwen en onderhouden.

• 3. De subsidieontvanger zal, in het geval dit nog niet het geval is, binnen 3 maanden na verlening van de subsidie een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid oprichten en zal de rechten en plichten verbonden aan deze subsidieregeling overdragen aan deze rechtspersoon.

• 4. De subsidieontvanger zal gedurende de looptijd van de subsidie jaarlijks voor 1 oktober een activiteitenplan indienen voor het opvolgende subsidieplan, waarin wordt gereflecteerd op hoe de activiteiten die in dit jaar worden ontwikkeld bijdragen aan de doelstellingen als opgenomen in artikel 2.

• 5. De subsidieontvanger dient binnen 6 maanden na afloop van ieder subsidiejaar een verantwoording in bestaande uit:

  • a. Een financieel jaarverslag dat voldoet aan het bepaalde in de Asv;

  • b. Een inhoudelijk jaarverslag over hoe de activiteiten zijn gegaan. Geef een toelichting als u bent afgeweken van uw plannen;

  • c. Een controleverklaring door een accountant over uw jaarrekening, conform het bepaalde in de Asv.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking de dag na bekendmaking in het gemeenteblad.

Artikel 14 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als: Nadere regel subsidie presentatieruimte beeldende kunst en ontwerp Berlijnplein.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, in de vergadering van 10 maart 2026.

De burgemeester

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Michiel J. Ruis

Toelichting

Algemene toelichting

Burgemeester en wethouders hebben deze nadere regel vastgesteld met het doel een organisatie te selecteren die binnen de voor beeldende kunst en ontwerp gereserveerde presentatieruimte van ca 450 m2 binnen cultuurcluster Berlijnplein programma’s gaat maken:

• 1. waar publiek naar toe gaat voor een breed georiënteerd, actueel en vooruitstrevend aanbod op het vlak van hedendaagse beeldende kunst en design in de vorm van gedurfde tentoonstellingen en crossdisciplinaire events, en daarmee bijdraagt aan de versterking en diversiteit van het aanbod van beeldende kunst en ontwerp in Utrecht;

• 2. waar kunstenaars van verschillende beeldende en/of ontwerpdisciplines met een (zich ontwikkelende) professionele beroepspraktijk ruimte krijgen om zich te presenteren, zowel solo als in groepsverband, waardoor zij zich verder kunnen professionaliseren en wat hun zichtbaarheid ten goede komt;

• 3. dat zich verhoudt tot de samenleving in de breedte, tot Utrecht en Leidsche Rijn in het bijzonder, tot de (intern)nationale beeldende kunst- en ontwerpcontext en tot de overige gebruikers van cultuurcluster Berlijnplein.

Daarmee geven we invulling aan de door de gemeenteraad vastgestelde ambitie om op Berlijnplein een toegankelijk maar verdiepend publieksprogramma te realiseren op het gebied van beeldende kunst en ontwerp, en tevens aan de beleidsambitie om een middelgrote presentatie-instelling te realiseren welke fungeert als een schakel tussen kunstenaarsinitiatieven en museale presentaties.